Trotz der Popularität des Themas der elektronischen Dokumentenverwaltung werden in russischen Banken und im Finanzsektor im Allgemeinen die meisten Transaktionen auf altmodische Weise auf Papier ausgeführt. Dabei geht es weniger um den Konservatismus der Banken und ihrer Kunden als vielmehr um das Fehlen angemessener Software auf dem Markt.
Je komplexer die Transaktion ist, desto weniger wahrscheinlich ist es, sie im Rahmen von EDI durchzuführen. Beispielsweise ist eine Leasingtransaktion insofern kompliziert, als mindestens drei Parteien daran beteiligt sind - eine Bank, ein Leasingnehmer und ein Lieferant. Oft werden ihnen eine Bürgschaft und eine Hypothek hinzugefügt. Wir haben beschlossen, dass solche Transaktionen vollständig digitalisiert werden können, wofür wir das E-Leasing-System geschaffen haben - den ersten Dienst in Russland, der in solchen Szenarien EDI vollständig bereitstellt. Infolgedessen werden Anfang Juli 2019 37% der Gesamtzahl der mit Leasing abgeschlossenen Transaktionen über E-Leasing abgewickelt. Im Rahmen der Kürzung werden wir E-Leasing im Hinblick auf Funktionalität und technische Implementierung analysieren.
Wir haben Anfang 2017 mit der Entwicklung des Systems begonnen. Am schwierigsten war es, zu beginnen: Produktanforderungen zu formulieren, Ideen in eine bestimmte technische Aufgabe umzuwandeln. Als nächstes folgt die Suche nach einem Auftragnehmer. Vorbereitung der TK, Konsultationen - das alles dauerte ungefähr vier Monate. Vier Monate später, im November 2017, wurde die erste Version des Systems veröffentlicht, die für ein so ehrgeiziges Projekt schnell genug ist. Die erste Version von E-Leasing hatte die Funktion, Dokumente anzufordern und zu unterzeichnen - nicht nur die wichtigsten, sondern auch Bürgschaftsvereinbarungen und andere zusätzliche Vereinbarungen, die bei der Arbeit im Rahmen eines Leasingvertrags erforderlich sein können. Im März 2018 haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, Dokumente im Rahmen der Überwachung anzufordern und im Juli desselben Jahres elektronische Rechnungen zu versenden.
Wie E-Leasing funktioniert
Wir haben Anfang 2017 mit der Entwicklung des Systems begonnen. Der gesamte Weg von der Formulierung der Produktanforderungen über die Auswahl eines Auftragnehmers bis zur Veröffentlichung der ersten Version dauerte weniger als ein Jahr - wir wurden im November veröffentlicht.
Die Anforderung eines Pakets von Dokumenten von Gegenparteien erfolgt über unser Geschäftssystem, basierend auf der Corus SQL-Datenbank und Microsoft Dynamics NAV 2009. Alle Dokumente, die Teilnehmer im Rahmen der Transaktion eingereicht haben, werden dort zur Speicherung gesendet. Frontend ist ein E-Leasing-Portal, über das Lieferanten und Kunden Dokumente mit UKEC (Enhanced Qualified Electronic Signature) anfordern, herunterladen, drucken und signieren können.
Nun analysieren wir den Betrieb des Systems detaillierter gemäß dem obigen Schema.
Eine Anfrage wird von der Entität "Kontrahentenkarte" oder "Projekt" generiert. Beim Senden einer Anfrage werden Datensätze in der Abfragetabelle generiert. Es enthält eine Beschreibung der Anforderung und der Parameter. Das Codeunit-Objekt ist für die Generierung der Anforderung verantwortlich. Ein Eintrag in der Tabelle wird mit dem Status Bereit erstellt. Dies bedeutet, dass die Anforderung zum Senden bereit ist. Die Abfragetabelle enthält eine Beschreibung des Anforderungshauptteils. Alle angeforderten Dokumente befinden sich in der Dokumententabelle. Wenn ein Dokument angefordert wird, wird im Feld "EDI-Status" der Wert "Angefordert" festgelegt.
Ein Job auf einem CORUS-Server, der auf einem SQL-Agenten ausgeführt wird, überwacht Einträge mit dem Status Bereit in der Abfragetabelle. Wenn ein solcher Datensatz gefunden wird, sendet die Aufgabe eine Anfrage an das E-Leasing-Portal. Wenn das Senden erfolgreich war, wird der Datensatz in der Tabelle mit dem Status "Beantwortet" markiert, wenn nicht, mit dem Status "Fehler". Das Ergebnis der Antwort wird in verschiedenen Tabellen aufgezeichnet: Der Antwortcode vom Server und eine Beschreibung des Fehlers, falls die Anforderung nicht gesendet werden konnte, in einer Tabelle; Datensätze, die den Hauptteil der Antwort beschreiben, werden an einen anderen gesendet, und im dritten Datensatz Datensätze mit Dateien, die als Ergebnis der Anforderung erhalten wurden, mit dem Wert "Erstellen" im Feld "Status" und dem Wert "Überprüfen" im Feld "Scan-Status". Darüber hinaus überwacht die Aufgabe Ereignisse aus dem E-Leasing-Portal und generiert Abfragen in den Abfragetabellen, die sie selbst verarbeitet.
Eine andere Aufgabe überwacht Einträge in der Tabelle der empfangenen Dokumente mit dem Wert "Erstellen" im Feld "Status" und dem Wert "Verifiziert" im Feld "Scanstatus". Die Aufgabe wird alle 10 Minuten ausgeführt. Das Antivirenprogramm ist für das Feld Scanstatus verantwortlich. Wenn der Scan erfolgreich war, wird der Wert Verifiziert geschrieben. Diese Funktionalität gehört zum IB-Dienst. Das Codeunit-Objekt ist für die Verarbeitung der Datensätze verantwortlich. Wenn der Eintrag in der Tabelle der empfangenen Dokumente erfolgreich verarbeitet wurde, wird er im Feld Status mit dem Wert Erfolg markiert und das angeforderte Dokument im Feld „EDI-Status“ in der Dokumententabelle erhält den Status „Empfangen“. Wenn es nicht möglich war, den Datensatz in der Tabelle der empfangenen Dokumente zu verarbeiten, wird er im Feld Status mit dem Wert Fehler markiert und die Fehlerbeschreibung im Feld "Fehlertext" aufgezeichnet. In der Dokumententabelle ändert sich nichts.
Die dritte Aufgabe überwacht alle Datensätze in der Dokumententabelle, deren Status einen nicht leeren Wert und nicht den Wert "Akzeptiert" enthält. Die Aufgabe wird einmal täglich um 23:30 Uhr erfüllt und alle für den aktuellen Tag nicht unterzeichneten Vertragsunterlagen werden zurückgezogen. Die Aufgabe generiert eine Anforderung zum Löschen der Vertragsdokumentation in den Tabellen mit Anforderungen und Antworten und ändert das Feld "Status" in den Wert "Abgerufen" in der Tabelle mit Dokumenten.
E-Leasing durch den Benutzer
Für den Benutzer beginnt alles mit dem Erhalt einer Einladung zum EDI von unserem Kundenmanager. Der Kunde erhält einen Brief und durchläuft ein einfaches Registrierungsverfahren. Schwierigkeiten können nur auftreten, wenn der Arbeitsplatz des Benutzers nicht bereit ist, mit einer elektronischen Signatur zu arbeiten. Ein wesentlicher Teil der Anrufe beim technischen Support ist damit verbunden. Das System ermöglicht der Gegenpartei den Zugriff auf das persönliche Konto ihrer Mitarbeiter - beispielsweise Buchhalter, um mit Rechnungen usw. zu arbeiten.
RegistrierungDas weitere Arbeitsschema ist für jede Partei so einfach wie möglich. Die Anforderung von Transaktionsdokumenten sowie die Unterzeichnung der Vertragsdokumentation erfolgt durch Festlegen von Aufgaben in unserem internen System.
DossieranfrageNach dem Senden einer Anfrage oder eines Dokuments zur Unterzeichnung an einen Kunden wird eine Benachrichtigung an seine E-Mail gesendet, dass eine entsprechende Aktivität in seinem persönlichen Konto generiert wurde. Über seine Benutzeroberfläche lädt der Kunde ein Paket von Dokumenten in das System hoch, legt eine elektronische Signatur ab und wir können die Transaktion prüfen. Danach wird die Vertragsdokumentation auf dem Weg "Lieferant - Kunde - Sberbank Leasing" unterschrieben.
Aktueller VertragDie elektronische Dokumentenverwaltung impliziert in unserem Fall nicht unbedingt Kundenaktionen von Anfang bis Ende. Sie können in jeder Phase der Transaktion eine Verbindung zum System herstellen. Beispielsweise hat ein Kunde ein Dossier auf Papier bereitgestellt und dann beschlossen, einen Vertrag in EDI zu unterzeichnen. Dieses Szenario kann implementiert werden. Ebenso können Kunden, die einen gültigen Leasingvertrag mit Sberbank Leasing haben, eine Verbindung zu E-Leasing herstellen, um elektronische Rechnungen zu erhalten.
Nachdem wir die wirtschaftlichen Auswirkungen der Nutzung von E-Leasing berechnet hatten, boten wir unseren Kunden einen zusätzlichen Rabatt für die Nutzung des Dienstes an. Es stellte sich heraus, dass das Fehlen der Notwendigkeit, zum Kunden und Lieferanten zu gehen, um die Verträge zu unterschreiben sowie zu drucken und zu nähen, letztendlich
die Transaktionskosten (Erstellung und Wartung) um 18% reduziert .
Wie sich das Projekt entwickeln wird
Im Moment ist E-Leasing stabil, wenn auch nicht fehlerfrei. Der Mechanismus zum Versenden elektronischer Rechnungen an unsere Mitarbeiter ist immer noch nicht benutzerfreundlich. Das Problem erklärt sich aus der Tatsache, dass dieses Verfahren selbst recht kompliziert ist, da der EDI-Operator ständig daran beteiligt ist. Er stellt eine Quittung aus, dass er eine Rechnung ausgestellt hat, der Manager unterschreibt diese Quittung. Dann unterschreibt der Benutzer auf der anderen Seite (der Kunde) den Hinweis und die Quittungen, die wiederum über den Betreiber der elektronischen Dokumentenverwaltung erfolgen. In zukünftigen Versionen werden wir versuchen, diesen Prozess komfortabler zu gestalten. Die für Großkunden sehr relevante Funktion „Anforderung zur Überwachung von Dokumenten“ befindet sich ebenfalls in der „Entwicklungszone“.
In den nächsten sechs Monaten planen wir, das System auf eine neue Plattform zu verlagern, die die Arbeit mit EDI optimiert, die Benutzeroberfläche benutzerfreundlicher und angenehmer macht und die Funktionalität Ihres persönlichen Kontos erweitert. Fügen Sie außerdem neue Funktionen hinzu - von der Generierung einer Anfrage bis zur Anzeige von Dokumenten für alle Transaktionen, die der Kunde über E-Leasing durchgeführt hat. Wir hoffen, dass das System, dem Kunden, Lieferanten und Garantiegeber bereits aktiv beitreten, für alle noch komfortabler wird.