Wie kann man bei der Arbeit in einem Großraumbüro konzentriert bleiben?

Wo arbeitest du am besten?

Letztes Jahr war ich sehr fasziniert von der Debatte über Großraumbüros und ich war an Ratschlägen interessiert, wie ich unter dem Einfluss von Ablenkungen konzentriert bleiben kann. Manager bestehen darauf, dass es notwendig ist, mit Kollegen zu interagieren. Professoren - worauf Sie sich konzentrieren müssen . Wie finde ich ein Gleichgewicht zwischen diesem und jenem?

Die Antwort ist möglicherweise nicht so einfach wie die Rückkehr zu den eingezäunten Kabinen. Selbst in Büros hinter verschlossenen Türen war es nicht immer möglich, sich vor den Ablenkungen der virtuellen Welt zu verstecken. Wenn Sie dank neuer Technologien immer in Kontakt bleiben können, hat sich die Einstellung zur Kommunikation mit Kollegen geändert.

Dank SMS wurden Anrufe als übermäßig aufdringliche Kommunikationsmittel wahrgenommen. Chats haben E-Mails zu einer langweiligen Routine gemacht. Das Ausschalten von Benachrichtigungen hilft, nicht abgelenkt zu werden, aber ermöglicht es wirklich, in einen Zustand des "Flusses" zu gelangen - oder bauen wir nur immer mehr isolierte Bunker?

Jennifer Brook, Spezialistin für Personalforschung bei Dropbox, interviewte viele Menschen aus der ganzen Welt . In Gesprächen mit Wissensarbeitern aus verschiedenen Bereichen lernte sie, wie sie zwischen zwei Arbeitsumgebungen wechseln.

Übersetzt nach Alconost

"Es gab ein so interessantes Beispiel, als sie mir sagten:" Ich mag es im Büro, aber dort kann ich nicht daran arbeiten, was Konzentration erfordert. "
- Jennifer Brooke

Brooke sagt: „Viele äußerten die Idee, dass die optimale Zeit für die Arbeit im Büro zwei bis drei Tage die Woche und die gleiche Menge von zu Hause aus beträgt. Die Befragten sagten regelmäßig: "Ich mag es wirklich im Büro, aber dort kann ich nicht daran arbeiten, was Konzentration erfordert."

Studien zeigen, dass sich Mitarbeiter häufig über die Ablenkungen bei Großraumbüros beschweren. Eines der Probleme ist beispielsweise, dass die Leute, wenn sie im Büro sprechen, oft über etwas sprechen, das Sie interessieren könnte. David Barkus schreibt in einem Artikel der Harvard Business Review :

„Leises Geschwätz der Kollegen und ein leichtes Summen der Belüftung sollten helfen, sich zu konzentrieren. Das Problem kann sein, dass wir in Büros uns nicht davon abhalten können, Gespräche anderer zu führen und uns nicht unterbrechen zu lassen, wenn wir uns konzentrieren wollen. “

Um nicht abgelenkt zu werden, verwenden Mitarbeiter externe Signale, z. B. Kopfhörer, mit denen Sie in die Arbeit eintauchen können. Wenn Kollegen Sie jedoch kontaktieren möchten, führt dies zu Unannehmlichkeiten. Infolgedessen müssen Teamleiter ihre Untergebenen häufig vor Ablenkungen schützen.

„Sie isolieren ihre Untergebenen vom Rest, damit sie sich konzentrieren können. Teamleiter im Unternehmen sind eine Art Vermittler, der ihren Mitarbeitern Schutz und Unterstützung bietet, sagt Brook. - So geht das Gespräch über Bunker in ein Gespräch über Grenzen über. Teams, Abteilungen innerhalb von Organisationen, insbesondere große, benötigen Grenzen. Gleichzeitig brauchen wir Mitarbeiter, die den Informationsaustausch und die Abfrageverarbeitung auf eine für beide Seiten vorteilhafte Weise ermöglichen und die Anforderungen unseres Teams und der Organisation erfüllen können. “

"Der Mechanismus der zufälligen Interaktion von Ideen wurde in die Architektur des Raums eingebaut."

Die Frage ist: Wie kann man flexible Grenzen setzen, ohne den Workflow zu unterbrechen?

Viele erinnern sich an die Art und Weise, wie Bell Labs einen Arbeitsbereich organisiert , der die gegenseitige Befruchtung von Ideen fördert. "Die Wissenschaftler hatten ihre eigenen Labors, Räume und Büros", sagt Brooke. "Aber um in den richtigen Raum im Gebäude zu gelangen, mussten sie einen langen Spaziergang entlang des Korridors machen, in dem sie sich unweigerlich mit anderen Mitarbeitern trafen." Der Mechanismus der zufälligen Interaktion von Ideen wurde in die Architektur des Raums eingebaut. “

Dies ebnete den Weg für eine Art „ gemeinsames Simulationslernen “, das dazu beiträgt, das gewonnene Wissen anzuwenden und den Austausch innerhalb der Organisation zu verbessern.

„Wie können Organisationen die Arbeit der Mitarbeiter in Teams sicherstellen, damit sie einerseits Grenzen für den Schutz vor Ablenkungen und andererseits eine gewisse Kommunikationsdurchlässigkeit haben? - fragt Brooke. „Damit Ideen entstehen, dass Mitarbeiter an Aufgaben arbeiten, die nicht vom Projekt abgedeckt werden, damit sie Themen finden, die für sie, andere Personen und Gruppen von Interesse sind, mit denen sie interagieren können?“

Die Mitarbeiter müssen nicht warten, bis ein Manager eingreift, ein anderer Vermittler oder ein anderes Unternehmen ihren Arbeitsstil ändert. Brooke sagt, dass es verschiedene Strategien gibt, mit denen Sie experimentieren können, um einen Weg zu finden, konzentriert zu bleiben und dennoch offen für Interaktionen zu sein.

Jennifer bemerkte, dass die Mitarbeiter der Organisation den Zugang zu ihren Kalendern sperrten.

„Viele der Gespräche, die im Rahmen der Studie im letzten Sommer geführt wurden, hatten großen Einfluss darauf, wie ich mein Leben und meine Arbeit im letzten Jahr organisiert habe“, sagt Brooke. - Als eine der Methoden einer solchen Organisation habe ich meinen Kalender gewählt. "Ich verlagere die Sorgfalt bei der Aufrechterhaltung der Grenzen auf den Kalender, weil es mein Vermittler bei der Arbeit mit dem Unternehmen ist."

„Ich habe versucht, dies zu tun: An drei Tagen in der Woche sollte die Zeit in meinem Kalender nicht von anderen Mitarbeitern belegt werden, und an den anderen beiden Tagen wird im Gegenteil die Interaktion gefördert. Aus irgendeinem Grund hat die Methode „Drei Tage Stille + zwei Tage Kommunikation“ einwandfrei funktioniert. “

Jennifer bemerkte, dass die Mitarbeiter der Organisation den Zugang zu ihren Kalendern sperrten, und dies inspirierte sie, dasselbe zu tun - ihren eigenen Zeitplan zu kontrollieren.

„Ich habe Zeitintervalle, die mit den Arbeitsstunden gefüllt werden können, die für die Fertigstellung meiner Arbeit erforderlich sind“, erklärt Brooke. - Das ist das Konzept der durchlässigen Grenze, oder? "Ich möchte, dass jeder in der Organisation versteht, dass Sie mit mir sprechen oder eine Auszeit in meinem Kalender nehmen können."

Brooke sagte, dass solche einfachen Manipulationen am Kalender die Beziehung anderer zu Besprechungen mit ihr beeinflussten: „Leute, die mich nicht kennen, wenden sich normalerweise an mich, um um Erlaubnis zu bitten und den Kontext der bevorstehenden Kommunikation zu klären. Und das ist respektvollere Kommunikation. Wenn Sie einen schönen Garten und einen Zaun haben, wird niemand nur Ihre Tomaten pflücken. Sie werden höchstwahrscheinlich zuerst gefragt, ob dies möglich ist. “

Nach der Zustimmung zu einem Treffen muss jedoch eine weitere wichtige Entscheidung getroffen werden: Wie viel Zeit sollte dafür bereitgestellt werden?

"In Kalendern ist die Standardzeiteinheit die Stunde", sagt Jennifer. - Und ich denke, das kontrolliert in gewisser Weise unsere Zeit und Aufmerksamkeit. Gleichzeitig scheint es mir dumm, eine Stunde für ein Meeting vorzusehen. Eine Stunde für ein Gespräch erfordert eine weitere Stunde für die Vorbereitung und den gleichen Betrag für weitere Überlegungen und andere Aktionen. Es stellt sich heraus, dass eine stündliche Besprechung normalerweise drei bis vier Arbeitsstunden dauert. “

Dadurch bleibt weniger Zeit für die erforderlichen Arbeiten. Wie finden Sie einen Ort und eine Zeit dafür - in Kalendern und in Büros?

Großraumbüros sind keine Utopie für Arbeitgeber im Sinne einer Zusammenarbeit geworden, aber es scheint, dass wir in absehbarer Zukunft in ihnen arbeiten müssen. In der Zwischenzeit haben wir kein neues Paradigma für die Organisation von Büroräumen gefunden. Verbessern Sie Ihre Fähigkeit, konzentriert zu bleiben und nach Möglichkeiten zu suchen, Ihre Arbeitszeit vor „Eingriffen“ zu schützen. Denn selbst wenn Sie die Umgebung, in der Sie arbeiten, nicht kontrollieren, können Sie die Kontrolle über Ihre Grenzen übernehmen.

Über den Übersetzer

Der Artikel wurde von Alconost übersetzt.

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