Habr, hallo!
Jeder, der in mindestens einem großen geografisch verteilten Unternehmen mit einem Netzwerk von Niederlassungen im ganzen Land gearbeitet hat, sah sich mit dem Problem konfrontiert: „Wie können Interessenten über die Dienstleistungen und Dienstleistungen informiert werden, die Sie in Ihrer Einheit erbringen? Wie kann man Doppelberichte / Funktionsentwicklung aufgrund der Fragmentierung von IT-Teams aus verschiedenen Regionen eines riesigen Landes vermeiden, wie kann man Daten und Berichte zentralisieren, wie kann man die Kosten des Unternehmens für die Entwicklung von Berichten senken? “
Dieses Problem hat unser Team, das Business Intelligence-Team für Datenmanagement, nicht bestanden. Aber wie können wir Informationen darüber vermitteln, was wir derzeit haben, an welchen Projekten wir arbeiten und wie wir mit uns interagieren können? Wir werden über unsere Kommunikationsinstrumente sprechen und ich hoffe, Sie werden Ihre Empfehlungen teilen.
Wir haben mit dem Aufbau eines Portals begonnen. Für einen schnellen Start wurde ein Wiki erstellt, in dem sie die Hauptaspekte ihrer Dienste und Prozesse widerspiegelten. Dann haben sie ihre Aktivitäten parallelisiert. Einerseits begannen sie mit der Arbeit an einem vollwertigen Portal mit einer praktischen und funktionalen Oberfläche. Auf der anderen Seite füllten sie Inhalte im Wiki mit dem Ziel, sie weiter zu verwenden.
Sprechen wir also über den Inhalt, den wir senden möchten. Unser Hauptziel war es, die Datenbank der im Unternehmen implementierten Berichte zu erstellen - „Register of Reports“. Die Idee ist großartig, aber ... es stellt sich sofort die Frage: "Welche Daten sollten in der Registrierung angegeben werden, damit der Benutzer versteht, um welche Art von Bericht es sich handelt und ob sie zu ihm passen?"
Wenn wir den Namen angeben, reicht dies offensichtlich nicht aus, und wenn wir alles angeben, was wir aus dem Bericht wissen, einschließlich des technologischen Stapels, ist dies ein deutlicher Überschuss an Informationen, der abschrecken kann.
Wo ist dann dieser Mittelweg, der es dem Benutzer ermöglicht, die wichtigsten Informationen im Bericht zu verstehen, aber für ihn nicht redundant ist? Jeder wird diese Frage wahrscheinlich auf seine Weise beantworten, aber wir werden Ihnen unseren Ansatz bei der Erstellung der Liste mitteilen:
- Der Name des Berichts - nun, alles ist klar, ohne den Namen zu kennen, ist es unmöglich, den Bericht zu verwenden.
- Eine kurze Beschreibung des Berichts - auch hier ist alles klar, der Name spiegelt nicht immer das Wesentliche des Berichts wider. Daher haben wir in der kurzen Beschreibung die Hauptindikatoren und Abschnitte angegeben, für die er erstellt wurde.
- Berichtssystem - Dieses Element ist relevant, wenn Sie über mehr als ein Berichtssystem verfügen. Sie müssen wissen, in welchem Berichtssystem der Bericht implementiert ist.
- Häufigkeit der Datenverfügbarkeit - dies kann für Benutzer sehr wichtig sein. Beispielsweise wird ein Bericht monatlich aktualisiert, und für bestimmte Zwecke ist eine tägliche Aktualisierung erforderlich.
- Die Tiefe der Datenverfügbarkeit - Es ist wichtig zu verstehen, wie viele Daten im Bericht enthalten sind.
- Link zur Dokumentation - Wenn der Benutzer nach dem Betrachten aller zuvor angegebenen Informationen an dem Bericht interessiert ist, können Sie ein Dokument mit einer detaillierteren Beschreibung anzeigen, in der alle detaillierten Anforderungen beschrieben sind.
- Ansprechpartner - ein Mitarbeiter, der Kollegen bei Fragen zum Bericht beraten kann.
- Link zum Bericht - Wenn Sie der Meinung sind, dass der Bericht geeignet ist, können Sie sofort auf den Link klicken und in das Berichtsformular gelangen.
Und jetzt in Ordnung.
1. Glossar
In großen Unternehmen spricht jeder verschiedene Sprachen. Für eine Abteilung ist die Adresse die Adresse für die Registrierung und für die andere die Adresse des tatsächlichen Wohnsitzes.
Wie kann man dieses Problem lösen? Ein einziges Vokabular hochspezialisierter Begriffe, Abkürzungen und Konzepte hilft dabei - ein Glossar. Zu dessen Entwicklung haben wir begonnen.
2. Die Registrierung
In der Registrierung haben wir alle Berichte wiedergegeben, aber es gab viele davon. Es ist nicht erforderlich zu zählen, dass der Benutzer alles sieht, was darin aufgeführt ist. Die Suche nach Schlüsselwörtern funktioniert möglicherweise nicht immer richtig. Um die Suche zu erleichtern, haben wir alle Berichte nach Themenbereichen unterteilt und dieses Feld in den Filtern angezeigt.
Und was kann zum Zwecke der Information noch in das Register aufgenommen werden? Es liegt bereits in Ihrem Ermessen, aber es gibt noch viele Optionen: den berichtenden Kunden (d. H. Der im Allgemeinen die Anforderungen für diese Berichte festlegt), die ursprünglichen Informationsquellen (d. H. Woher die Daten in den Speicher gelangen), ein Visualisierungstool und vieles mehr.
Reicht die Registrierung aus, um die Anforderungen des Benutzers ohne eine detaillierte Beschreibung der Attributzusammensetzung zu erfüllen? Natürlich nicht. Und für jeden Bericht haben wir begonnen, diese Beschreibung vorzubereiten.
Nur den Namen des Attributs anzugeben, ist natürlich klein. Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, folgende Punkte anzugeben:
- Der Name des Attributs - alles ist klar
- Attributbeschreibung - hier wird die Geschäftsbedeutung des Begriffs angegeben und, wenn er berechnet wird, die Geschäftslogik der Berechnung
- Attributtyp - Dimension oder Metrik
- Attributkategorie - Ein Attribut ist einfach ein Filter oder wird nur im Bericht wiedergegeben oder ist im Allgemeinen sowohl als Filter als auch als Attribut des Berichts vorhanden
Glossar und Registrierungsinteraktion
Und jetzt haben wir ein praktisches Tool zum Anzeigen von Berichten, die im Unternehmen implementiert sind, und dies ist bereits ein großer Sieg. Und ABER erscheint wieder ...
Aber wie ist die Beziehung zwischen der Berichtsregistrierung und der allgemeinen Berichtsbeschreibung, der Berichtsregistrierung mit einer detaillierten Berichtsbeschreibung und einem Glossar?
Um diese Frage zu beantworten, schauen wir uns das Diagramm an:
So kann der Benutzer die Suche entweder über die Berichtsregistrierung mit einer allgemeinen Beschreibung oder über das Glossar starten.
Und dann werden die Übergänge konfiguriert:
- Glossar - Detaillierte Beschreibung der Berichte - Wenn Sie bei diesem Übergang auf den Namen des Begriffs klicken, werden Sie zur Seite mit einer detaillierten Beschreibung des Begriffs weitergeleitet, auf der Berichte angezeigt werden, die diesen Begriff verwenden. Über den Namen des Berichts können Sie in das Berichtsregister wechseln.
- Berichtsregistrierung - Detaillierte Beschreibung der Berichte - Wenn Sie in diesem Übergang auf den Namen des Berichts klicken, werden Sie zu einem Blatt mit einer detaillierten Beschreibung des Berichts weitergeleitet, in dem die Attributstruktur angegeben ist. Über jedes Attribut können Sie zum Glossar gehen.
So konnten wir die beiden wichtigsten Berichterstellungstools für die implementierte Berichterstellung verbinden und den Grundstein für einen vollständigen Data Lineage-Prozess legen.
Dies sind jedoch nicht alle Informationsdienste, die wir implementiert haben. Zusätzlich zu den entwickelten Berichten wollten wir zeigen, welche Daten sich im Repository befinden und wie oft sie heruntergeladen werden. Zu diesem Zweck haben wir eine Datenkarte im Portal veröffentlicht.
3. Datenkarte
Da wir ein einfaches, verständliches Tool benötigten, das jeder interessierte Benutzer verwenden konnte, haben wir ein Dashboard erstellt, das aus zwei Registerkarten besteht:
- Auf der Hauptregisterkarte wurden alle mit unserem Repository verbundenen Quellen angezeigt. Und wir haben viele davon - mehr als 150 Stück. Informationen über den Namen der Quellen wären jedoch nicht hilfreich, wenn wir die Vorschriften und geplanten Ladetermine nicht berücksichtigen würden. Also haben wir diese Informationen hinzugefügt.
- Auf der zweiten Registerkarte haben wir bereits detaillierte Informationen zu Tabellen und Attributen nach Speicherebenen. Die Struktur und Beschreibung der Tabellen der Betriebsschicht, die im Quellformat aus der Quelle geladen wurden. Und die Struktur der analytischen Schicht - die Schicht der Berichtsvitrinen.
Nach dem erhaltenen Feedback zu urteilen, war dieses Tool für unsere Benutzer und Geschäftskunden sehr nützlich. Ohne die Spezialisten unserer Abteilung zu kontaktieren, konnten sie sich einen allgemeinen Überblick über die Daten verschaffen, die wir im Repository betreiben.
Was möchten Sie noch über das Portal vermitteln? Zusätzlich zu den Informationsdiensten, die uns über die Implementierung informieren, haben wir Abschnitte zu aktuellen Aktivitäten auf dem Portal veröffentlicht. Unsere Aktivitäten sind in zwei große Bereiche unterteilt: lineare Entwicklung und Projekte. Im Rahmen der linearen Entwicklung entwickeln wir Berichte über die aktuellen Bedürfnisse von Geschäftskunden und im Rahmen von Projekten wichtige Infrastrukturaktivitäten im Zusammenhang mit der Entwicklung des Lagers selbst. Daher veröffentlichen wir auf dem Portal alle Informationen zu diesen Aktivitäten - Ziele, Projektteilnehmer, Arbeitsplan, Meilensteine.
Kein einziges Portal
Wenn Sie dachten, dass wir auf das Portal fixiert waren, ist dies nicht der Fall. Um die Transparenz der Prozesse zu gewährleisten und die Kunden über die Phasen der Aufgaben zu informieren, haben wir Jira übernommen. Im Kern ist Jira ein System, das sich besser für die Organisation von Support und Entwicklung eignet. Der Nachteil von Jira ist jedoch, dass es praktisch keine Zeitmanagementfunktionen gibt. Termine müssen außerhalb von beispielsweise in MS Project erfolgen.
Wie kann man dem Kunden ein vertrautes Zeitplanungsformat in einem modernen Tool zur Organisation der Arbeit unserer Einheit geben? Für uns haben wir eine Lösung gefunden, indem wir das BigGantt-Plugin installiert haben.
Welche neuen Funktionen brachte dieses Plugin in die JIRA-Funktionalität:
- Es gibt eine Hierarchiefunktion für alle Epics \ Tasks \ Subtasks
- Jetzt können Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben auf der Grundlage des Gantt-Diagramms erstellen
- Jetzt können Sie den bevorstehenden Sprint direkt in der Plugin-Oberfläche planen
- Jetzt können Sie aktuelle Aktivitäten im Format eines Gantt-Diagramms visuell anzeigen.
Dadurch hatte der Kunde jederzeit die Möglichkeit, die aktuellen Statistiken zur Aufgabenausführung in Form eines Berichts und eines Gantt-Diagramms einzusehen.
Mit den Portal-Tools scheint alles klar zu sein. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Benutzer sich über unsere Produkte informieren, sobald sie erscheinen und auf den Markt kommen? Um dieses Problem zu lösen, haben wir die Praxis eingeführt, regelmäßige Digests zu senden. Das Format und der Inhalt des Digests wurden vor der Abreise zum Newsletter mehrmals verarbeitet. Aber am Ende kamen wir zum bequemsten Ansatz:
- Sie enthielten nur minimal nützliche Informationen über die Aufgabe, einen Link zu den geschäftlichen Funktionsanforderungen und eine Kontaktperson für das Projekt.
- Wir haben Digests in zwei Typen unterteilt: monatlich für die lineare Entwicklung und vierteljährlich für die Projektaktivitäten.
- Verantwortlich für die Vorbereitung, Überprüfung und vereinbarten Schulungsbestimmungen.
Wenn der Digest fertig ist, stellt sich bei den Empfängern die Frage: An wen soll er gesendet werden und wie wird eine Mailingliste erstellt? Zunächst haben wir die Mailingliste auf der Grundlage des Feedbacks der Geschäftspartner der Regionen erstellt. Dann baten sie die Empfänger selbst um Empfehlungen zu Kontakten. Also haben wir eine Liste bekommen, die die Hauptzielgruppe abdeckt. Im Übrigen haben Interessenten des Newsletters die Möglichkeit erarbeitet, sich selbst im DataOffice-Portal anzumelden oder eine Anfrage an eine einzelne Mailbox zu senden.
Die nächste Art der Information, die wir zu Hause zu nutzen begannen, sind Webinare. In Webinaren sprechen wir über unsere Prozesse, Ansätze zur Implementierung von Aufgaben, die Haupttätigkeitsbereiche für die lineare Entwicklung der Berichterstattung, einen Plan / eine Tatsache zur Implementierung von Berichtsaufgaben. Dieses Format erwies sich als sehr praktisch, da Sie sofort Feedback erhalten und offene Fragen diskutieren konnten.
Damit nützliche Informationen nirgendwo verloren gehen und schnell abgerufen werden können, speichern wir alle Webinare im Portal.
Aber wir haben nicht bei diesen Informationsmethoden Halt gemacht, sondern begonnen, aktiv mit Kollegen im Rahmen der Gilden, selbstorganisierten Gemeinschaften von Spezialisten aus verschiedenen Richtungen und Projekten, zu interagieren. Unser Unternehmen hat bereits Gilden von Architekten, Projektmanagern und Analysten gegründet. Innerhalb der Gilde diskutieren wir gängige Praktiken, entwickeln ein gemeinsames Toolkit und einen gemeinsamen Ansatz. Jetzt entwickeln wir aktiv das Projekt „Internes Mitapnaya“, um die Effektivität von Mitaps zu erhöhen und andere Kollegen für eine Verbindung mit ihnen zu interessieren.
Bisher war das alles, was wir Ihnen über unsere Werkzeuge erzählen wollten. Aber wir hören hier nicht auf und arbeiten weiter an der Entwicklung unserer Kommunikation. Wir freuen uns, wenn unsere Erfahrung für Sie nützlich ist!
DataOffice-Team