Ich setze eine Reihe von Veröffentlichungen über das Management einer Projektorganisation unter Bedingungen fort, unter denen es dringend erforderlich ist, alle Verpflichtungen rechtzeitig und vollständig zu erfüllen, und es gibt ein Ressourcenlimit. Das
letzte Mal habe ich über das Konzept des Pulsmanagements (Pulsmethode, im Folgenden als „Methode“ bezeichnet) gesprochen, und jetzt werden wir das Thema Werkzeuge ansprechen.
Wenn Sie im Training über agile Ansätze wie Scrum oder eXtreme Programming sprechen, berühren Sie unweigerlich das Thema Werte und Prinzipien. Wenn Sie jedoch beginnen, dieselben Methoden in die Organisation einzuführen, stellt sich heraus, dass die Werte gut sind, aber nicht den Unternehmenszielen entsprechen. Da dies die
Werte der Existenz des Prozesses selbst sind , sind diese Werte wichtig für die Verbesserung der Prinzipien des Arbeitsprozesses, um die Methoden des Prozesses auf der Grundlage von Prinzipien zu verbessern. Ein Unternehmen kann seine eigenen Werte haben, was für es als "lebender Organismus" wirklich wichtig ist. Oft wird dies zur Mission des Unternehmens gemacht.
Tools für Organisationsverwaltungsmethoden
Basierend auf dem Konzept der Methode entwickelt sich die Organisation in drei Richtungen: Ziele, Prozesse, Technologien und es gibt drei Gedankenflüsse, zwischen denen wir wechseln. Die Methode bestimmt die Hauptinstrumente zur Maximierung der Bemühungen der gesamten Organisation zur Erfüllung von Verpflichtungen:
- Einigung über Grundsätze, Werte und Ziele
- Die Regeln
- Qualitätsvereinbarung
- Rhythmus
Jedes separat verwendete Methodenwerkzeug hat nicht den gleichen Effekt wie alle zusammen.
Einigung über Grundsätze, Werte und Ziele
Die Pulsmethode bietet keine vorgefertigten Prinzipien und Werte für die Organisation des Prozesses, sondern kann nur Ihre Werte und Prinzipien sein, nach denen Sie Entscheidungen treffen. Die Methode basiert auf Annahmen. Wenn Sie diesen zustimmen, können Sie die Methodenwerkzeuge vollständig verwenden oder ein Analogon finden, das Ihrer Realität entspricht.
Organisationsregeln und Methodenvoraussetzungen
Die Impulsmethode basiert auf den folgenden Prämissen (Regeln):
- Es gibt ein Unternehmen, das heute und in Zukunft Geld verdient.
- Hochwertige Erfüllung der Verpflichtungen gegenüber dem Kunden pünktlich und vollständig
- Die Vorhersehbarkeit der Erfüllung von Verpflichtungen durch eine Organisation ist für jeden Kunden wichtig.
Organisationsziele
Basierend auf diesen Prämissen müssen Sie für Ihre Organisation bestimmen
- Die Mission und die Ziele der Organisation.
- Werte - Was ist wichtig und was ist für Ihre Organisation nicht wichtig? Was schätzen Sie am meisten am Verhalten Ihrer Mitarbeiter?
- Arbeitsprinzipien - die Regeln, nach denen Sie nach Methoden suchen und diese verbessern, um die Ziele der Organisation zu erreichen
Die Regeln
Vereinbaren Sie die Regeln
Die Organisation muss Regeln haben. Wenn es Regeln gibt, können Sie deren Implementierung steuern. Die Regeln legen Klarheit über Absicht und Zweck fest. Es sollte jedoch beachtet werden, dass Menschen nicht nur nach den Regeln arbeiten. Je detaillierter die Anweisung ist, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass sie ausgeführt werden. Erstellen Sie daher Regeln, damit sie implementiert werden können.
Organisation des Regelprogramms
Wenn die Regeln erstellt wurden und funktionieren, wird die Kultur der Organisation „hier wird sie akzeptiert“ angezeigt. Indem Sie neue Regeln gestalten und vereinbaren, ändern Sie das Verhalten der Organisation. Akzeptierte und erzwungene Regeln programmieren die Organisation.
Konflikt - Wachstumschance
Das Vorhandensein von Konflikten ist weder gut noch schlecht. Konflikt ist der Wachstumspunkt der Organisation. Wenn es einen Konflikt gibt, wählen Sie keine Kompromisslösung und verzögern Sie die Lösung des Konflikts nicht. Die Verzögerung einer Lösung des Konflikts führt zur Zerstörung der Organisation und zu einer Kompromisslösung für die Stagnation. Die Ursache des Konflikts liegt häufig in der Nichtübereinstimmung mit den Regeln oder der Art und Weise, wie die Aufgabe ausgeführt wird. Entscheide die Situation, nicht die Person. Suchen Sie nach einem Punkt, an dem Ihre Ziele und Interessen zusammenlaufen.
Qualitätsvereinbarung
Arbeitsqualität
Die Qualität des Ergebnisses sollte „ausgezeichnet“ oder „so gut wie möglich“ sein. Eine schlechte Arbeitsqualität "verschmilzt" die Bemühungen der Organisation. Egal wie gut Sie planen, schlechte Qualität wird Ihre Pläne aufgrund von Änderungen zunichte machen. Eine Vielzahl von Veränderungen verletzt den Rhythmus der Arbeit von Spezialisten und reduziert die Motivation.
Qualitätsqualifikationen der Mitarbeiter
Die Qualität der Mitarbeiter sollte so hoch wie möglich sein. Was auch immer Ihre ehrgeizigen Ziele sind und Sie nicht versucht haben, die hohe Qualität der Produkte sicherzustellen, Sie werden dies nicht erreichen können, wenn Ihren Spezialisten die Qualifikationen fehlen. Das Qualifikationsniveau ist auch ein Qualitätsindikator.
Qualität der Entscheidungen
Die Qualität der getroffenen Managemententscheidungen führt unabhängig von der Qualität anderer Komponenten zu Erfolg oder Misserfolg. Nur die Sicherstellung der Qualität auf allen Ebenen und die Vermeidung von Kompromisslösungen können eine Organisation effektiv und bahnbrechend machen.
Rhythmus
Der Rhythmus synchronisiert die gesamte Organisation und alle Aktionen. Der Rhythmus bietet eine garantierte Zeit für die Weitergabe der Lösung von der strategischen Managementebene an die operative. Alle Entscheidungen von bester Qualität können begraben werden, wenn das Unternehmen nicht synchron ist und es kein Verständnis dafür gibt, wann die Entscheidung den normalen Auftragnehmer erreicht und ihre Umsetzung überwacht wird.
Der Rhythmus kann sein:
- Tag
- Woche (oder zwei, drei)
- Monat
- Viertel
- Jahr
Der Rhythmus stellt die Rückkopplungsschleife und die Reaktionsgeschwindigkeit auf Änderungen der Bedingungen und der Umgebung ein. Wenn Kataklysmen auftreten oder jemand stirbt, müssen Sie natürlich nicht auf das nächste Rhythmusereignis warten, um es zu melden. In allen anderen Fällen ist es notwendig, den Rhythmus einzuhalten.
Der Rhythmus eines lebenden Organismus ist Puls. Wenn sich eine Organisation ändert, verbessert sie sich - sie lebt. Puls ist der Rhythmus einer lebendigen Organisation.
Rhythmus der Synchronisation
Der Rhythmus der Synchronisation bietet Punkte der Zwischenkontrolle und konzentriert sich auf aufkommende Schwierigkeiten im Prozess. Die Leute sagen in der Regel nicht gern, dass sie ein Problem haben. Wenn Sie fragen "Haben Sie ein Problem mit der Aufgabe?", Erhalten wir die Antwort "Nein, ich habe keine Probleme". Und wenn „kein Problem“, gibt es nichts zu verbessern.
Wenn der Synchronisationsrhythmus nicht definiert ist, erhöht sich die Fähigkeit, den Mitarbeiter aus dem Zustand des „Denkens über ein Problem“ herauszuziehen, wodurch der Arbeitsrhythmus des Mitarbeiters zerrissen und unproduktiv wird. Infolgedessen entsteht eine Situation, in der es „unmöglich ist, in einer solchen Umgebung zu arbeiten“ und der Ingenieur einfach aufhört, in das zu lösende Problem einzutauchen, und von nicht arbeitenden Problemen abgelenkt wird.
Der Rhythmus der operativen Planung
Der Rhythmus der operativen Planung sorgt für eine kontinuierliche Abstimmung der Pläne mit den Ergebnissen und eine Anpassung der Pläne. Es ist unmöglich, etwas Neues zu planen, wenn Sie nicht überprüft haben, was bereits gemäß Ihren vorherigen Plänen getan wurde. Der Rhythmus der operativen Planung kann sein: eine Woche, 2-3 Wochen oder ein Monat. Die Hauptsache ist, dass er dauerhaft ist. Die Zeitspanne zwischen Planungsereignissen wird als Sprint bezeichnet.
Der Planungsrhythmus gewährleistet die Übertragung von Entscheidungen auf höchster Ebene von der Führung der Organisation auf die untere Ausführungsebene. Planungsaktivitäten konzentrieren sich auf unmittelbare Ziele, aber vergessen Sie nicht, strategische Ziele auf die Ausführungsebene zu übertragen, die alle Aktivitäten in Sprint kombiniert.
Der Rhythmus der strategischen und taktischen Planung
Der Rhythmus der strategischen und taktischen Planung sieht eine Arbeitsplanung für mehrere Monate im Voraus vor. Je weiter der Plan entwickelt wird, desto höher ist das Vertrauen in die Zukunft der Mitarbeiter und desto geringer ist das Maß an Angst und Stress. Denken Sie jedoch daran, dass es nicht der Plan selbst ist, der als Ergebnis der Planung wichtig ist. Alle Pläne ändern sich ständig. Die Schritte zum Erstellen eines Plans sind wichtig.
Das externe Umfeld ändert sich ständig, daher muss jeder langfristige und mittelfristige Plan überprüft werden. Periodizität der Überprüfung - Quartal, Jahr.
Der Rhythmus der Einführung von Verbesserungen
Verbesserungsrhythmusereignisse legen die Disziplin für die kontinuierliche Verbesserung in einer Organisation fest. Aktivitäten in diesem Rhythmus sollten mit den Rhythmen von Strategie und Planung synchronisiert werden, da sie unterschiedliche Analyseperioden abdecken.
Die Veranstaltung zur Analyse vergangener Erfahrungen und zur Entwicklung eines Verbesserungsplans wird als Retrospektive bezeichnet.
Teil Schlussfolgerung
Wir haben uns 4 grundlegende Tools für das Pulsmanagement angesehen. Höchstwahrscheinlich werden Sie Ähnlichkeiten mit anderen Managementansätzen feststellen. Wie ich bereits sagte, basiert die Methode auf vorhandenen Lösungen und definiert die Spielregeln in einer Organisation mit mehreren Projekten. Und kurz gesagt, die gesamte Methode in vier Formulierungen:
- Definieren Sie die Mission, Werte und Prinzipien Ihrer Organisation
- Vereinbaren Sie die Regeln, programmieren Sie die Organisation
- Arbeiten Sie im konstanten Rhythmus. Wenn es einen Rhythmus gibt, lebt die Organisation.
- Bestimmen Sie das Qualitätsniveau. Schlechte Qualität führt alle Bemühungen zusammen.
Alle anderen Teile der Methode sind eine Reihe von Regeln, die auf den Prämissen basieren.
Fortsetzung folgt .PS: Wenn Sie jedoch alles auf einmal möchten, gibt es ein Handbuch „Pulsmanagement: Management einer Projektorganisation“.