Drei Tipps für den Manager / Manager zur Vorbereitung der Buchhaltungsautomatisierung"Buchhaltungssystem - ein Informationssystem zum Sammeln, Verarbeiten und Berichten von Daten über die Vermögenswerte und Geschäftsabläufe einer Organisation"
Mikhail Drobitko, Tecman
Sie sind der Eigentümer des Unternehmens. Sie haben erkannt, dass es Zeit ist, Ihr Unternehmen in Zahlen zu betrachten. Finden Sie Engpässe, Geld- und Informationslecks, rationalisieren und berechnen Sie alles.
Oder Sie, der mittlere Manager des Unternehmens, und informierten schließlich den Big Boss, dass Buchhaltung und Geschäftsautomatisierung nicht nur cool, sondern auch wichtig sind.
Und jetzt gehen Sie zum IT-Unternehmen, damit die Experten Sie bei der Implementierung des Buchhaltungssystems unterstützen. Sie gehen und haben Angst: "Was ist, wenn sie mir jetzt 100500 Millionen Dollar in Rechnung stellen, aber ich werde nicht einmal verstehen - wofür? Was ist, wenn sie sich wie bei einer technischen Inspektion von mir scheiden lassen, anstatt eines geplanten Austauschs von Öl und Bremsflüssigkeit, neue Blöcke und Motorentleerung aufkochen? "
Insbesondere damit Eigentümer und mittlere Manager verstehen, was sie zu erwarten haben, beginnen wir mit den Grundlagen - wir erklären Ihnen, woher IT-Unternehmen kommen, wenn sie verschiedene Buchhaltungslösungen anbieten.
Drei Aufgabenebenen für Buchhaltungssysteme
Die Hauptaufgaben, die Buchhaltungssysteme für Unternehmen lösen, sind in drei Ebenen unterteilt. Jede nachfolgende Stufe ist in Bezug auf die vorherige weiter fortgeschritten.
Stufe 1. Sammeln Sie alle Daten in einem großen Stapel und erstellen Sie einen einzigen Informationsraum. Meistens wird dieses Problem ohne Rücksicht auf die Benutzerfreundlichkeit gelöst. Mitarbeiter von Unternehmen spucken, schwören und beherrschen irgendwie neue Funktionen - obwohl sie sie für unnötig und überflüssig halten. Aber immer noch Meister, und ein einzelner Informationsraum beginnt sich mit Bedeutung und Zahlen zu füllen.
Stufe 2. Die Aufgabe der zweiten Stufe besteht darin, das Buchhaltungssystem „mit menschlichem Antlitz“, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer klaren Funktionalität zu gestalten. Mit einem solchen System sollte es für jeden Benutzer einfach zu arbeiten sein. Die Lösung von Aufgaben der zweiten Ebene kann unterschiedliche Auswirkungen haben - von der Reduzierung der Arbeitskosten und der Anzahl der Mitarbeiter bis hin zum Beginn der Arbeit mit Aufgaben, die im Prinzip vor der Automatisierung nicht erreicht werden konnten.
Stufe 3. Auf dieser Stufe beginnen die Aufgaben des Geschäftsinhabers gelöst zu werden - was die Transparenz und Verwaltbarkeit des Geschäfts erhöht. Buchhaltungssysteme helfen bei der Bildung von Datenschnitten, auf deren Grundlage der Eigentümer oder Manager bestimmte Managemententscheidungen treffen kann. Zu diesem Zweck sollten die Kosten und der Nutzen vieler spezifischer Vorgänge numerisch dargestellt werden. Dies wird dazu beitragen, Lecks, ineffiziente Ausgaben oder Diebstahl zu erkennen oder umgekehrt - um die effektivsten Bereiche zu identifizieren und sie zu stärken.
Spezialisten, die mit Buchhaltungssystemen arbeiten, werden von Ihren Aufgaben geleitet. Wenn Sie nur einen einheitlichen Informationsbereich benötigen, verfügt der verantwortliche Profi nicht über coole Tools, um Managemententscheidungen zu treffen. Weil es länger, teurer, komplizierter ist und Sie es höchstwahrscheinlich nicht verwenden können - es erfordert Qualifikationen. Wenn Sie beispielsweise ein praktisches Tool für „schnelle Verkäufe“ erhalten möchten und Managemententscheidungen nicht Ihre Diözese sind, werden dies auch von Spezialisten berücksichtigt.
Fazit: Das Business Accounting System löst drei Hauptaufgaben.
- Schaffung eines einzelnen Informationsraums.
- Identifizierung von Engpässen, Wachstumspunkten.
- Unterstützung bei Managemententscheidungen.
Tipp eins: Schauen Sie sich um, schaudern Sie nüchtern und identifizieren Sie die Aufgaben, die das Buchhaltungssystem lösen sollte. Wie wird sich Ihr Unternehmen durch die Einführung des Systems verändern? Und wenn Sie kein erfahrener Benutzer von Buchhaltungssystemen sind, sollten Sie dies vielleicht finden und fragen: „Was kann das System im Allgemeinen geben? Zeig mir deins? "
Drei Kameraden
Stellen Sie sich vor, drei Kameraden leben in derselben Stadt - Mitya, Gennady und Oleg.
Mitya trübte das Geschäft mit dem Verkauf von Luftballons und der Dekoration von Feiertagen und Veranstaltungen. Gennady eröffnete einen Taxiservice und Oleg begann, Mikrokredite an die Betroffenen zu vergeben.
Mitya führt Aufzeichnungen auf einfache Weise, in Google Text & Tabellen und teilweise in Excel, und er zählt sogar etwas an seinen Fingern (Profis nennen dies manchmal ein Mist- und Stock-Buchhaltungssystem). Wenn (und wenn) das Verkaufsvolumen steigt, kann eine solche Rechnungslegung problematisch werden.
Gennady identifizierte die Geschäftsbereiche, in denen die Automatisierung am wichtigsten ist, und kaufte eine speziell für die Taxiindustrie entwickelte Boxlösung. Es verfügt über eine begrenzte Anzahl von Modulen - eine Treiber-Workstation, eine Dispatcher-Workstation und eine mobile Anwendung für Benutzer. Für die Steuer- und Personalbuchhaltung verwendet Gennady traditionelle 1C-Produkte. Ein solches Set ist speziell für Taxis gut geeignet, aber wenn Gennady im Frachttransport tätig ist, kann er diese Eule nicht auf den Globus ziehen - er muss nach anderen Werkzeugen suchen.
Die Arbeit von Olegs Griff erfordert die strengste Buchhaltung und Kontrolle. Wenn er die Finanzströme nicht gut verwaltet, endet sein Geschäft so laut und schnell wie Drevprom, Elephant Finance und Home Money. Oleg baute in seinem Unternehmen mehrere vorgefertigte Buchhaltungssysteme ein, wuchs jedoch schnell aus den Box-Lösungen heraus und dachte über etwas Fein abgestimmtes, weniger Typisches nach - über ein System, das zu 100% genau für seine Besonderheiten relevant war.
Die Antwort auf die Frage "Hier in diesen drei Unternehmen - welche der Lösungen ist richtig, ideal?" Ich habe nicht. Alle Optionen haben ein Existenzrecht, sie alle arbeiten und helfen, die geschäftlichen Probleme ihrer Eigentümer zu lösen. Der Unterschied zwischen ihnen besteht nur in den Kosten und dem Komfort für die Benutzer. Wenn also drei Geschäftsmannnachbarn zu IT-Entwicklern kommen, um Buchhaltungstools zu erhalten, werden ihnen unterschiedliche Lösungen angeboten - und das ist richtig.
Tipp 2: Bereiten Sie Informationen für die IT-Spezialisten über den Umfang des Unternehmens vor. darüber, wer das System wie nutzen wird; wie Sie jetzt Aufzeichnungen führen; darüber, was Ihnen jetzt nicht gefällt und was Sie in Zukunft vom System erwarten.
Hier ist der Brief, den ich an Kunden sende. Einerseits erleichtert es die Suche nach einer gemeinsamen Sprache für IT-Spezialisten, die das Produkt entwickeln, und andererseits hilft es Ihnen, den Zweck des zukünftigen Systems besser zu verstehen.
Geld und Einschränkungen "von oben" und "von unten"
Zwei Schlüsselparameter, die die Wahl der Buchhaltungssysteme für das Unternehmen beeinflussen, sind das Budget und die Kompetenz des Entscheidungsträgers.
Heutzutage gibt es auf dem Markt eine Reihe von Tools, mit denen sich die Buchhaltung etablieren lässt, von Shareware bis zu einem Wert von mehreren Millionen Rubel pro Monat. Je größer Ihr Budget für die Entwicklung / Implementierung eines Buchhaltungssystems für Unternehmen ist, desto mehr Lösungen stehen Ihnen zur Verfügung. Sowohl das Budget als auch die Anzahl der geeigneten Optionen hängen jedoch nicht nur von der Verfügbarkeit von Geldern für Ihr Unternehmen ab, sondern auch von Ihrem Verständnis der Aufgaben, die Ihr System lösen sollte.
Wenn Mitya, der teilweise naiv im Geschäft ist, angeboten wird, ein ausgeklügeltes, cooles, äußerst praktisches und kalkulierendes Buchführungssystem für alle Geschäftsprozesse im Allgemeinen zu entwickeln, wird er dem nicht zustimmen. Erstens hat er kein Geld dafür. Und zweitens, wenn er Geld hat, dann braucht er es sowieso nicht - das System von "Mist und Stöcken" auf seinem Niveau funktioniert ganz gut! Und er wird angeboten - was? - Ja, nur Verfeinerung und Verbesserung dieses Arbeitssystems. Dies kann als Einschränkung „von oben“ bezeichnet werden: Es gibt Lösungen, die für Mitya zu gut sind, offensichtlich zu viel.
Wenn Gennady nicht zusätzlich zu einem Taxi, Carsharing oder Frachttransport startet, ist es unwahrscheinlich, dass er ein individuelles Buchhaltungssystem entwickeln muss. Er benötigt Hilfe bei der Auswahl bequemer, moderner und informativer Box-Lösungen, die speziell für seinen Geschäftsbereich entwickelt wurden. Und natürlich in ihrer Umsetzung und Integration untereinander. Das bieten ihm gute Experten.
Aber wenn Oleg zu IT-Entwicklern kommt, wird die Situation grundlegend anders sein. Oleg ist ein erfolgreicher Geschäftsmann, er versteht vollkommen, dass Buchhaltung und Kontrolle gut die Hälfte des Erfolgs seines Mikrokreditgeschäfts ausmachen. Ohne die Effektivität aller Geschäftsprozesse zu verfolgen und zu bewerten, repräsentiert er nicht die Arbeit seines Unternehmens. Er muss ein Buchhaltungssystem von Grund auf neu und speziell für seine Bedürfnisse entwickeln. Daher wird Oleg feststellen, dass ein Teil der Entscheidungen, die er sich leisten kann, als nicht flexibel und informativ genug angesehen werden kann - und dies ist eine Begrenzung der Anzahl der verfügbaren Buchhaltungslösungen „von unten“.
Tipp 3: Entscheiden Sie, wie viel Sie basierend auf der finanziellen Situation und Ihrem Verständnis der Geschäftsaufgaben bereit sind, für Buchhaltungstools auszugeben. Häufig beginnen erfahrene IT-Spezialisten aus der Diskussion über das Budget mit Ihnen zu kommunizieren (sie kennen Dutzende von Lösungen für Ihr Problem und wählen aus den Lösungen, die Sie sich leisten können).
Warum sich so die Mühe machen? Excel ist die coolste Lösung!
Ich bin der Meinung:
Automatisierungs- und Buchhaltungssysteme in der Wirtschaft sind nicht nur eine Mode. Dies ist eine Notwendigkeit und eine Gelegenheit für ein Unternehmen, ein neues Niveau zu erreichen.
Lassen Sie mich ein Beispiel geben: Ich kenne den Inhaber der Firma X, die sich mit dem Online-Verkauf von Kinderwaren befasst hat. In nur 4 Betriebsjahren hat sich dieses Unternehmen zum Marktführer entwickelt. Wie haben sie das gemacht? Sie gaben zunächst eine sehr ehrgeizige Erklärung ab: "Wir liefern Ihre Bestellung innerhalb von 24 Stunden an einen beliebigen Ort in Russland." Für einen Tag überall in einem riesigen Land - das ist sehr cool! Und es erfordert eine hohe Genauigkeit und Effizienz jedes Geschäftsprozesses. Nachdem sie alles debuggt, standardisiert und automatisiert hatten, was sie in ihrer Arbeit konnten, schafften sie es - und stiegen damit in die Top 3 ihrer Branche ein.
Es gibt Hunderte anderer Online-Shops für Kinderprodukte, die mit ihrem Marktanteil und ihren Gewinnen sehr zufrieden sind: Sie investieren ein Minimum in die Buchhaltung und Kontrolle von Geschäftsprozessen und erzielen die gleiche
minimale organische Entwicklung.
Können „andere“ ohne das von Unternehmen X entwickelte ausgefeilte System funktionieren und profitieren? Ja natürlich! Aber können sie mit Excel zum Top-End werden? Ich nehme an, Sie selbst kennen die Antwort.
Zusammenfassend
Verwenden Sie unsere drei Tipps, um
zu verstehen, was und warum IT-Experten Ihnen anbieten . Entscheiden Sie sich für Ihre Aufgaben, überlegen Sie, wo und wie Sie wachsen werden, und entscheiden Sie, wie viel Sie bereit sind, in die Entwicklung Ihrer persönlichen Buchhaltungssysteme zu investieren.
Wo soll ich anfangen?
Erfahrene Business Analysten haben ein Sprichwort: Chaosautomatisierung erzeugt automatisiertes Chaos. Wenn Sie sich fragen, wo Sie anfangen sollen - vielleicht handelt dieses Sprichwort von Ihnen. In solchen Fällen wird der erste Schritt häufig die Einstellung der betrieblichen Rechnungslegung. Hier geht es mehr um Prozeduren und Prozesse als um Programmierung. Der Business Analyst oder Finanzdirektor erledigt diese Arbeit und hilft dem Eigentümer zu verstehen, welche Aufgaben im Prinzip vom Buchhaltungssystem gelöst werden können. Und sehen Sie sich sogar ihre Arbeitsmöglichkeiten an, bevor Sie mit dem Programmieren beginnen und in die Anschaffung eines Systems investieren. Probieren Sie es aus - und vielleicht sehen wir Sie als nächstes in den Top 3. Viel Glück