Der Wert der Ressourcenplanung für ein IT-Unternehmen ist schwer in Frage zu stellen. Viele haben Ressourcenpläne. Aber wirklich wenige Menschen können sich eines wirklich funktionierenden Ressourcenplanungssystems rühmen. Warum so? Lass es uns herausfinden. 
Was ist ein wirklich funktionierendes Ressourcenplanungssystem?
Schauen wir uns eines der gängigsten Modelle eines mittelständischen Unternehmens an, das nicht nur an der Softwareentwicklung arbeitet. Kein Lebensmittelgeschäft. Normalerweise haben wir darin:
- 20-50 bestehende Projekte für die Entwicklung / Umsetzung;
- 5-20 Projektmanager (RP);
- 100-300 Mitarbeiter im Entwicklungsteam (wir schließen alle Mitarbeiter ein, die direkt an der Entwicklung und Implementierung beteiligt sind);
- 5-10 Linien- / Ressourcenmanager / Abteilungsleiter (RM);
- 2-5 Mitarbeiter der Personalabteilung / Personalvermittler (HR);
- 2-7 Vertriebsmitarbeiter mit jeweils 3 bis 6 potenziellen Projekten (Vertrieb).
Dann in einem funktionierenden System (vereinfacht):
- RP aktualisiert regelmäßig seine Ressourcenpläne unter Berücksichtigung der Tatsache, dass sie ausgearbeitet wurden, und berücksichtigt akzeptierte Änderungswünsche, Personalprognosen und Risiken.
- Sails aktualisiert regelmäßig die Liste und die Wahrscheinlichkeit des Abschlusses von Verträgen für potenzielle Projekte (Vorverkauf). Für jeden Vorverkauf wird eine vorläufige Bewertung vorgenommen. Jedem Vorverkauf wird eine RP mit hoher Verkaufswahrscheinlichkeit zugewiesen, die die Ressourcenpläne für diese Vorverkäufe regelmäßig aktualisiert.
- RM analysiert regelmäßig das zusammengesetzte Bild ihrer Ressourcenpools, stellt in kurzer Zeit leere Positionen ein, führt aktive Arbeit mit externen Ressourcenpools durch und aktualisiert regelmäßig den langfristigen Bedarf an Ressourcen und deren Profil.
- Die Personalabteilung erhält vom RM regelmäßig ein zusammenfassendes Bild des aktuellen und des langfristigen Ressourcenbedarfs, der RPO-Projektprioritäten (als Option) und plant / aktualisiert auf der Grundlage der erhaltenen Informationen Schulungspläne, Auswahlpläne und Arbeitspläne mit externen Ressourcenpools.
Natürlich steckt hinter jedem Punkt dieser Liste eine große Schicht Arbeit, tägliche Verantwortung, interne und externe Kommunikation und ein seriöser Workflow. Jeder Artikel ist ein Thema für einen separaten Artikel oder eine Schulung. Wenn Sie sich jedoch vorstellen, dass all diese und einige andere Bedingungen erfüllt sind, erscheint im Unternehmen ein leistungsstarkes und gut skalierbares Tool für die Unternehmensführung, bei dem das Management immer weiß:
- das wirkliche Bild mit der Nutzung von Ressourcen (in einem nicht funktionierenden System verstecken viele RPs Ressourcen in ihren Replans und es ist kaum zu glauben, dass es Analysen gibt);
- eine verlässliche Prognose über die Rentabilität jedes Projekts, Programms oder Unternehmens als Ganzes (in einem nicht funktionierenden System wird eine solche Prognose entweder überhaupt nicht berücksichtigt oder wird selten aktualisiert, und wenn sie aktualisiert wird, werden die Projektkosten normalerweise überbewertet - es gibt viele Stunden in den Knochen, die endgültig übertragen werden müssen zum Projekt "nichts tun");
- realer kurzfristiger und langfristiger Bedarf an Ressourcen und deren Profil - kann die Entwicklung des Unternehmens und der Budgets planen;
- dass alle für die Unterzeichnung vorbereiteten Projekte gründlich analysiert werden und das Unternehmen wirklich weiß, wie und von wem das Projektteam gebildet wird, und bei der Unterzeichnung keinen weiteren Notfall auslöst;
- Damit die Mitarbeiter im Unternehmen nicht überlastet sind und im optimalen Modus arbeiten, werden die durchschnittlichen Kosten für interne und externe Stunden nicht überbewertet. Das Unternehmen zahlt nicht zu viel für Ressourcen.
- dass sich das Unternehmen ein ernsthaftes Wachstum der Teamgröße, der Anzahl der Projekte, ihrer Größe und Komplexität leisten kann.
Natürlich ist die obige Liste für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen näher an der Science-Fiction als am tatsächlichen Stand der Dinge. Und warum?
Wie es normalerweise der Fall ist?
Natürlich gibt es viele Faktoren, die die Arbeit des Ressourcenplanungssystems behindern. Selbst wenn alle Akteure im Unternehmen das gesamte Schema und die Ziele der Interaktion richtig verstehen (nehmen Sie mein Wort dafür, auch dies ist nicht üblich), bricht oft alles aus einem sehr einfachen Grund ab. Alles dreht sich um Ressourcenmanager.
Was ist los mit ihnen, fragst du? Aber lassen Sie es uns herausfinden. Einerseits sollten sie eine Schlüsselrolle bei der Konsolidierung und Validierung, der Besetzung von Nachplanungen und der Planung des langfristigen Auswahlbedarfs für HR-Dienstleistungen spielen. Auf der anderen Seite sind es Ressourcenmanager, die häufig im Status eines „spielenden Trainers“ arbeiten.
Wenn Sie schon lange in der IT tätig sind, haben Sie wahrscheinlich die gängige IT-Weisheit aus der Kategorie "Ein guter Entwickler macht sehr schnell einen schlechten Lead", "Es ist einfach, einen schlechten Tech-Manager von einem guten Lead zu bekommen" usw. gehört. Der Punkt ist überall der gleiche - wenn ein intelligenter Mitarbeiter die Karriereleiter hinaufsteigt, hat der Mitarbeiter häufig keine Zeit, sich entweder aufgrund seiner Trägheit oder aufgrund des Prinzips neu zu organisieren (wie kann ich das Codieren beenden? Ich mag es so / mein Marktwert sinkt). seiner Meinung nach viel Zeit wichtig, aber nicht charakteristisch für seine aktuellen Positionsaktivitäten.
Versuchen wir zu erraten, was in der jüngeren Vergangenheit der Architekt / Hauptentwickler und jetzt der Abteilungsleiter und Eigentümer des internen Ressourcenpools eine Wahl treffen wird:
- um einen dringenden Fehler auf dem Produkt zu finden oder das konsolidierte Replan zu aktualisieren?
- den Code überarbeiten oder die Ergebnisse der Arbeit von Partnern / externen Ressourcenpools analysieren?
- Helfen Sie beim Schreiben einer interessanten und komplexen Integration oder aktualisieren Sie einen langfristigen Ressourcenbedarf?
- zum Kunden gehen, um eine neue Version der Plattform zu starten oder den Verkauf vorübergehend nicht genutzter interner Ressourcen vorzubereiten?
Und wenn das Unternehmen in der jüngeren Vergangenheit die Rolle eines Ressourcenmanagers mit den besten Analysten / Entwicklern / Qualitätssicherern hat, wer wird dann am häufigsten in die Hitze eines brennenden Projekts geworfen? Nun, natürlich Abteilungsleiter / Ressourcenmanager.
Dies kann und sollte natürlich nur für kurze Zeit und nur in Form großer Ausnahmen erfolgen. Aber als großer Zeitgenosse sang er mit einer Gitarre:
Was *** wenn nicht?
Und dieses Szenario wird nach meinen Beobachtungen nur am häufigsten umgesetzt. Viele Unternehmen arbeiten die meiste Zeit im Notfallmodus. Ressourcen- / Funktionsmanager sind an einem oder mehreren Projekten als führende Entwickler / Architekten und andere Heldenhelden beteiligt. Und wie Sie leicht erraten können, haben unsere Helden einfach keine Zeit mehr, um ihre Aufgaben als Ressourcenmanager zu erfüllen. Aus völlig scheinbar objektiven Gründen. Was haben wir in den trockenen Rückständen:
- die Qualität der Ressourcenplanung stark beeinträchtigt;
- Der HR-Service versteht nicht mehr, was passiert, und verringert die Qualität der Auswahl.
- Projektmanager beginnen untereinander Guerillakriege und führen offene Auseinandersetzungen um Ressourcen.
- Die Anzahl der Konflikte um Ressourcen nimmt rapide zu.
- Ein Teil der Ressourcen ist mehrfach überlastet, ein Teil ist in fiktiven Replans für die Zukunft „versteckt“ und befindet sich im Leerlauf.
- Der Planungshorizont des kombinierten Ressourcenbedarfs wird auf 1-2 Monate oder weniger reduziert.
- Das Unternehmen beginnt, Lücken zu schließen, indem es teure externe Ressourcen kauft und abgemagerten Mitarbeitern regelmäßig Überstunden zahlt.
- Der Notfallmodus wird zum Hauptbetriebsmodus des Unternehmens.
- Die Entwicklung interner Ressourcenpools wird immer weniger in Erinnerung gerufen.
- Die Mitarbeiter betrachten ein solches Unternehmen nicht mehr als komfortablen Arbeitsplatz und verlieren ihre Loyalität zu ihm.
- Aktionäre erhalten ihr Geld nicht.
Ich habe mich hier etwas verdickt, aber der Vektor der Ereignisse ist ziemlich zuverlässig.
Was zu tun ist?
Es gibt kein universelles Rezept. Jemand wählt Ressourcenmanager als Ganzes aus, um im Ressourcenplanungssystem zu arbeiten (es besteht das Risiko, dass der Manager die "Verbindung zum Land" verliert), jemand versucht, das optimale Gleichgewicht mit den Projektaktivitäten zu finden (aber hier muss beachtet werden, dass dies mit Zeitmangel die Aufgabe ist der Ressourcenplanung wird der erste sein, der unter das Messer geht), jemand stellt Assistenten usw. neben den Ressourcenmanager. Die Aufgabe wird auch durch die Tatsache erschwert, dass:
- Für den Erfolg eines Ressourcenplanungssystems müssen viele Bedingungen erfüllt sein.
- Es gibt keine zwei identischen Ressourcenplanungssysteme.
Eine der möglichen Optionen für den Aufbau eines Ressourcenplanungssystems besteht darin, ein internes Projekt zur Transformation des Managementsystems des Unternehmens zu starten, in dem:
- Die Regeln und Grundsätze der Ressourcenplanung in einem bestimmten Unternehmen werden formuliert.
- Entwerfen und formulieren Sie die entsprechenden Geschäftsprozesse.
- Leistungsmetriken für jede Phase des Geschäftsprozesses werden entwickelt.
- Messungen der aktuellen Werte von Schlüsselmetriken werden durchgeführt;
- Zielwerte aller Metriken werden festgelegt;
- Es wird eine Entscheidung über die Methode und die Werkzeuge zur Automatisierung der Ressourcenplanungsprozesse getroffen.
- Alle wichtigen Mitarbeiter des Unternehmens (und nicht nur die Projektmanager) werden mit den Regeln und Grundsätzen der Ressourcenplanung vertraut gemacht und geschult.
- Änderungen werden am Motivationssystem der Teilnehmer am Ressourcenplanungssystem vorgenommen.
- Es wird eine regelmäßige Überwachung der Qualität der Ressourcenplanung durchgeführt, eine Analyse der Gründe für die Abweichung und die Einführung von Korrekturmaßnahmen in das System.
Offensichtlich wird der Erfolg eines solchen Projekts wiederholt die Kosten seiner Umsetzung im ersten Jahr decken. Sie können natürlich reibungsloser vorgehen und Schritt für Schritt Änderungen am Managementsystem vornehmen. Jeder Ansatz hat seine Vor- und Nachteile. Wenn Sie jedoch Ihr Ziel erreichen und das Ressourcenplanungssystem ordnungsgemäß funktionieren lassen, wechselt Ihr Unternehmen einfach in eine andere Liga.
Frühere Artikel zur Ressourcenplanung:
Ressourcenplanung. Teil 1. Worum geht es?
Ressourcenplanung. Teile 2 und 3. Was vom Ressourcenplan abhängt. Was bestimmt den Ressourcenplan?