Die Geschichte der E-Mail reicht mehrere Jahrzehnte zurück. In dieser Zeit ist dieser Standard der Unternehmenskommunikation nicht nur nicht veraltet, sondern wird von Jahr zu Jahr beliebter, da in verschiedenen Unternehmen Kollaborationssysteme eingeführt werden, die in der Regel auf E-Mails basieren. Aufgrund der mangelnden Effizienz von E-Mails verzichten jedoch immer mehr Benutzer auf Text-Chat, Sprach- und Videoanrufe sowie Videokonferenzen. Solche Methoden der Unternehmenskommunikation helfen den Mitarbeitern, viel Zeit zu sparen, effizienter zu sein und dem Unternehmen mehr Geld zu bringen.
Die Verwendung von Chats und Videokommunikation zur Lösung geschäftlicher Probleme führt jedoch häufig zu neuen Bedrohungen für die Informationssicherheit des Unternehmens. Tatsache ist, dass die Mitarbeiter mangels einer geeigneten Unternehmenslösung unabhängig voneinander beginnen können, im öffentlichen Dienst zu korrespondieren und zu kommunizieren, was zum Verlust wichtiger Informationen führen kann. Andererseits ist das Management des Unternehmens keineswegs immer bereit, Mittel für die Einführung von Unternehmensplattformen für Videokonferenzen und Chatrooms bereitzustellen, da viele zuversichtlich sind, dass sie die Mitarbeiter eher von der Arbeit ablenken als ihre Effizienz steigern. Der Ausweg aus dieser Situation kann die Bereitstellung von Unternehmenschat und Videokonferenzen sein, die auf vorhandenen Informationssystemen basieren. Diejenigen, die die Open-Source Edition der Zimbra Collaboration Suite als Kollaborationsplattform verwenden, können das Problem der Erstellung von Unternehmenschat und Videokonferenzen über das Zextras-Team lösen, eine Lösung, die Zimbra OSE eine Menge neuer Funktionen im Zusammenhang mit der Online-Kommunikation von Unternehmen hinzufügt.
Zextras Team wird in zwei Editionen geliefert: Zextras Team Basic und Zextras Team Pro und unterscheidet sich in einer Reihe der bereitgestellten Funktionen. Die erste Zustelloption ist völlig kostenlos und ermöglicht es Ihnen, Text-Chats auf der Basis von Zimbra OSE sowohl im Einzel- als auch im Gruppen-Chat-Format sowie Video-Chats und Audioanrufe im Einzelformat zu organisieren. Gleichzeitig stehen alle diese Funktionen direkt vom Zimbra OSE-Webclient zur Verfügung. Darüber hinaus können Benutzer von Zextras Team Basic die auf iOS- und Android-Plattformen verfügbare mobile Anwendung verwenden. Mit diesen Anwendungen können Sie auf privaten Chat und Text-Chat zugreifen und in Zukunft Videoanrufe tätigen. Beachten Sie nur, dass Zextras Team-Benutzer für Video-Chat- und Audioanrufe eine ordnungsgemäß funktionierende Webcam und / oder ein Mikrofon benötigen.
Zextras Team Pro bietet jedoch viel umfangreichere Funktionen. Zusätzlich zu den bereits aufgeführten Funktionen haben Benutzer des Zextras-Teams die Möglichkeit, Videokonferenzen für eine große Anzahl von Mitarbeitern zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Besprechungen zwischen Mitarbeitern abhalten, die sich geografisch an verschiedenen Orten befinden. Aufgrund dieser Zeitersparnis wurde zuvor Zeit aufgewendet, um Besprechungsteilnehmer in einem Raum zu sammeln und für eine eingehendere Untersuchung von Problemen oder für die Lösung bestimmter Arbeitsaufgaben aufzuwenden.
Zextras Team Pro bietet auch die Erstellung virtueller Räume und virtueller Besprechungsräume für Mitarbeiter. Der Raum kann mehrere Gespräche gleichzeitig enthalten, in denen verschiedene Teilnehmer des Raums gemeinsame Themen diskutieren können. Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen mit einer Vertriebsabteilung von 16 Mitarbeitern vor. Davon arbeiten 5 Mitarbeiter im B2C-Vertrieb, 5 Mitarbeiter im B2B-Vertrieb und weitere 5 Mitarbeiter im B2G-Vertrieb. Die gesamte Abteilung wird vom Leiter der Verkaufsabteilung geleitet.
Da alle Mitarbeiter in einer Abteilung arbeiten, ist es ratsam, einen gemeinsamen Raum für sie zu schaffen, in dem Sie alle Themen diskutieren können, die sich auf jeden Mitarbeiter der Verkaufsabteilung beziehen. Gleichzeitig entstehen häufig Themen, die sich nur auf die Einheit beziehen, die beispielsweise mit b2b arbeitet. Natürlich sollten Mitarbeiter der Verkaufsabteilung, die in anderen Bereichen arbeiten, nicht an der Diskussion solcher Themen teilnehmen. Der Abteilungsleiter sollte jedoch an den Diskussionen der einzelnen Abteilungen teilnehmen. Aus diesem Grund ist es möglich, innerhalb des für die Bedürfnisse der Verkaufsabteilung zugewiesenen Raums separate virtuelle Besprechungsräume für jede Richtung auszuwählen, damit die Mitarbeiter in jedem von ihnen miteinander und mit dem Abteilungsleiter kommunizieren können. Darüber hinaus werden alle drei virtuellen Besprechungsräume an der Spitze bequem in einem separaten Raum zusammengestellt. Und wenn man bedenkt, dass die gesamte Kommunikation auf den Servern des Unternehmens stattfindet und keine Daten von diesen irgendwo übertragen werden, können diese Chats unter dem Gesichtspunkt der Informationssicherheit als ziemlich sicher bezeichnet werden. Neben der Verkaufsabteilung kann das Prinzip der Räume und virtuellen Besprechungsräume auf das gesamte Unternehmen angewendet werden.
Neben Videoanrufen stehen Benutzern auch Audioanrufe zur Verfügung. Abgesehen von der Tatsache, dass sie Kommunikationskanäle viel weniger laden, ist es vielen Mitarbeitern oft einfach peinlich, im Videoformat zu kommunizieren, und sie kleben oft sogar eine Webcam auf ihre Laptops.
Zusätzlich zu Video-Chats und Audioanrufen mit Mitarbeitern können Sie mit Zextras Team Video-Chats und Audioanrufe mit jedem Benutzer erstellen, der kein Mitarbeiter des Unternehmens ist, indem Sie ihm einen speziellen Link generieren und senden, um eine Verbindung zum Meeting herzustellen. Da das Zextras Team nur einen modernen Browser benötigt, können Sie mit dieser Funktion immer schnell mit einem Kunden oder einer Gegenpartei kommunizieren, wenn die regelmäßige Korrespondenz zu lange dauert. Darüber hinaus unterstützt das Zextras-Team die Dateifreigabe, die Mitarbeiter während eines Videoanrufs oder eines Text-Chats direkt aneinander senden können.
Wir können nur die spezielle mobile Anwendung Zextras Team erwähnen, mit der Mitarbeiter an Unternehmens-Chats teilnehmen können, während sie nicht an ihrem Arbeitsplatz sind. Die Anwendung ist für iOS- und Android-Plattformen verfügbar und ermöglicht Benutzern derzeit Folgendes:
- Korrespondenz, Empfangen und Senden von Nachrichten auf Ihrem Smartphone
- Erstellen, löschen und verbinden Sie private Chats
- Erstellen, löschen und verbinden Sie Gruppenchats
- Verbinden Sie virtuelle Räume und Chatrooms und erstellen und löschen Sie sie
- Laden Sie Benutzer in virtuelle Räume und Besprechungsräume ein oder löschen Sie sie von dort
- Erhalten Sie Push-Benachrichtigungen und stellen Sie eine sichere Verbindung zum Unternehmensserver her.
In Zukunft wird die Anwendung Funktionen für den privaten Video-Chat sowie für Videokonferenzen und die gemeinsame Nutzung von Dateien hinzufügen.
Ein weiteres interessantes Merkmal von Zextras Team ist die Möglichkeit, den Inhalt des Computerbildschirms in Echtzeit zu übertragen und die Steuerung an einen anderen Benutzer zu übertragen. Diese Funktion kann bei Schulungswebinaren sehr nützlich sein, bei denen Mitarbeiter in die neue Benutzeroberfläche eingeführt werden müssen. Diese Funktion kann der IT-Abteilung des Unternehmens auch dabei helfen, Probleme mit ihren Computern zu lösen, ohne dass ein IT-Mitarbeiter physisch anwesend ist.
Somit ist das Zextras-Team eine Komplettlösung für die Organisation einer bequemen Online-Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowohl im internen Netzwerk des Unternehmens als auch darüber hinaus. Aufgrund der Tatsache, dass Zextras Backup alle im Zextras-Team generierten Informationen vollständig sichern kann, gehen die Informationen von dort nicht verloren. Abhängig vom Schweregrad der Sicherheitsrichtlinien kann der Systemadministrator verschiedene Einschränkungen für Benutzer unabhängig konfigurieren.
Bei allen Fragen zur Zextras Suite können Sie sich per E-Mail an katerina@zextras.com an den Vertreter der Firma "Zextras" Ekaterina Triandafilidi wenden