Ich setze die Publikationsreihe zum Thema Pulsmanagement - Projektorganisationsmanagement (Pulsmethode) fort. In diesem Artikel werde ich über den „leckersten“ Teil sprechen: Projektplanung. Planung ist der einfachste und schwierigste Teil eines Projekts, dessen Ziel die Schaffung von geistigem Eigentum ist. Einfach - weil "Sie den Algorithmus der Aktionen nehmen und nach Plan gehen" und schwierig - weil der Teufel in den Details steckt, die wir ständig vergessen.
Ich möchte Sie an den Inhalt der vorherigen Reihe erinnern, auf der die Berechnungen in diesem Artikel basieren:
Organisationsmodell ,
Prinzipien der Methode . und
Zielverwaltungsregeln . Wenn wir uns also entschlossen haben, Ziele zu setzen und das Ziel zu wählen, ist es Zeit, uns mit der Projektplanung zu befassen.
Planung
Ein Plan entspricht nie der Realität, aber es ist wichtig, ihn zu haben, um die Unsicherheit und die Bedrohungen irgendwie zu verringern. Und Sie müssen nach folgenden Grundsätzen planen:
Planungsgrundsätze
- Jede Arbeit nimmt genau so viel Zeit in Anspruch, wie sie zugewiesen ist oder mehr. (Parkinson-Gesetz) .
- Die Leute haben alle Arbeiten bis zum letzten Moment verschoben. (Studentensyndrom).
- Die Menschen neigen dazu, optimistische Prognosen hinsichtlich der Komplexität kleiner Jobs abzugeben. Außer in Fällen, in denen ihnen wegen Verletzung von Noten Boni entzogen wurden, sind die Noten in diesen Fällen pessimistisch und überbewertet.
- Die Menschen geben pessimistische Prognosen über die Mühsal großer Jobs. Weil sie "sicher" pünktlich sein und einen "siegreichen Krieg" führen wollen.
- Menschen beginnen ihre Arbeit nie zu einem Zeitpunkt, an dem die Arbeit geplant ist, und beenden die Aufgabe nie rechtzeitig .
- Alle Projekte sind mit Unsicherheit verbunden. (Murphys Gesetz - wenn etwas schief gehen kann, wird genau dies passieren. Wir wissen nie, wann sich Murphys Gesetz manifestieren wird).
- Die Realität wird niemals in den Plan passen . Egal wie gut wir planen, unser Plan wird nicht alles abdecken.
- Der Umfang des Projekts ist nicht konstant . Die Essenz des Projekts besteht darin, etwas Einzigartiges zu schaffen, und wir wissen nie, „was genau getan werden muss“, bis wir damit beginnen.
- Menschen tun niemals genau das, was in der Leistungsbeschreibung steht . Sie tun mehr oder weniger oder auf andere Weise.
- Menschen können effektiv immer nur eine Aufgabe gleichzeitig ausführen .
Zwei Planungsebenen
Basierend auf den Planungsgrundsätzen und den externen Verpflichtungen der Organisation müssen zwei Planungsebenen angewendet werden:
- Die erste Ebene ist die strategische Planung, die Großblockprojektplanung auf der Grundlage der Projektplanungsregeln.
- Die zweite Ebene ist die taktische Sprintplanung und die Definition kurzer Ziele.
Eine solche Aufschlüsselung ist mit dem Prinzip „Notwendigkeit und Hinlänglichkeit“, der Unsicherheit des Projektinhalts und der Unvorhersehbarkeit menschlichen Verhaltens verbunden.
Die Ebene der Projektplanung bietet die Planung des Arbeitsablaufs durch die Organisation, legt klare Fokussierungsziele fest und kontrolliert die Erfüllung der Verpflichtungen.
Das Niveau der taktischen Sprintplanung bietet den Mitarbeitern, die das Projekt umsetzen, kurze und verständliche Ziele und berücksichtigt die hohe Unsicherheit der Umsetzungsmethode.
Planung ist ein Prozess
Planung als Prozess sollte nicht auf „gemachte und vergessene“ Sitzungen beschränkt sein. Dies ist ein Prozess, der genauso viel Aufwand erfordert wie das Produktdesign. Die Planung und Auswahl der Prioritäten für die künftige Arbeit sollte erfolgen, solange die derzeitige Arbeit noch nicht abgeschlossen ist
abgeschlossen. Die Planung kann nur erfolgen, indem der „Stream erstellen“ - der Implementierungsstrom - im Kontrollstrom belassen wird.
Regeln:- Die Planung für zukünftige Projekte und die Produktentwicklung erfolgt regelmäßig.
- Planungssitzungen werden in den Workflow eingenäht.
- Jeder Mitarbeiter kann an der Planung teilnehmen, wenn er seinen eigenen Nutzen darin sieht.
- Planungssitzungen werden regelmäßig einberufen, um alle Pläne und Visionsentscheidungen zu synchronisieren.
Projektplanung
Wenn Sie einen Projektplan erstellen, programmieren Sie die Entscheidungsfindung in der Organisation über einen langen Zeitraum. Einen Projektplan und eine Reihenfolge der Aufgaben haben, nicht
Es ist mühsam, jedes Mal die wichtigste und vorrangigste Aufgabe auszuwählen, wenn Sie sie benötigen. Dies spart Entscheidungsaufwand.
Ein Projektplan ist eine Regel, die die Priorität der Aufgaben bestimmt, die befolgt werden sollen. Wenn sich im externen oder internen Umfeld etwas geändert hat, sollte eine Neuplanung durchgeführt werden, um alle interessierten Parteien und die Verpflichtungen der Organisation zu berücksichtigen. Die Fortsetzung der Arbeit am alten Plan ist für die Organisation gefährlich. Das Vorhandensein eines Kalenderplans ermöglicht es Ihnen, die ungefähren Daten für das Erreichen von Zielen auf und auf der Grundlage dieser Synchronisierung anderer Arbeiten besser zu verstehen.
Projektplanungsstrategie
Bei der Planung der Durchführung von Projekten sollten mehrere Faktoren berücksichtigt werden:
- Projektdauer
- Direkter Gewinn aus dem abgeschlossenen Projekt.
- Indirekter Gewinn aus dem umgesetzten Projekt oder die Höhe der Änderung des Unternehmenseinkommens für 12 Monate bei Einführung des im Rahmen des Projekts erstellten Produkts. Das Einsparen von Ressourcen bei der Ausführung von Arbeiten ist auch der Gewinn der Organisation.
- Die Kosten für die Verzögerung der Lieferung des Ergebnisses in der versprochenen Zeit.
- Die Möglichkeit, vom entwickelten Produkt bis zum Abschluss des gesamten Projekts zur Erstellung des Produkts zu profitieren.
Basierend auf diesen Faktoren ist es notwendig, eine Strategie für die Umsetzung des gesamten Projektportfolios zu wählen.
Strategieoptionen:
- Alle Organisationsressourcen konzentrieren sich auf ein profitables Projekt, um die Ausführungszeit zu verkürzen.
- Projekte werden nach Ressourcenlimit kaskadiert (ausgerichtet).
Konzentrieren Sie die Strategie auf ein Projekt
Die Konzentration auf ein Projekt bietet ein hohes Maß an Interaktion zwischen allen Projektteilnehmern und gegenseitige Unterstützung. Selbst wenn ein Mitarbeiter mit keiner Arbeit beschäftigt ist, kann er anderen dabei helfen. Dadurch wird die Projektausführungszeit reduziert.
Die Nachteile dieses Ansatzes bestehen darin, dass die Illusion von „Ausfallzeiten der Ressourcen“ entsteht. Insbesondere, wenn einige Ressourcen nur zu Beginn des Projekts benötigt werden und dann nicht benötigt werden. Das ist aber auch eine Illusion. Zum Beispiel:
- In einem IT-Projekt gibt es Phasen: Analyse, Entwicklung, Test. Die Analyse wird von Analysten durchgeführt, von Entwicklern entwickelt und von Testern getestet. Wenn alle Analysearbeiten zu Beginn des Projekts durchgeführt wurden, besteht die Illusion, dass die Analyse inaktiv ist. Tatsächlich sind sie jedoch ständig verpflichtet, die Anforderungen an das Produkt zu klären oder zu klären. Natürlich nicht vollständig, aber erforderlich.
- Im Bauprojekt in der Phase der "Implementierung" gibt es eine "Feldüberwachung" durch die Konstrukteure der Struktur. Das heißt, regelmäßige Überprüfung der Übereinstimmung des Ergebnisses mit den technischen Spezifikationen und der Konstruktionsdokumentation.
Denken Sie daran: Der Mangel an rechtzeitiger Unterstützung durch Kollegen verringert die Motivation des Auftragnehmers und die Geschwindigkeit der Implementierung des Produkts.
In der Abbildung: Projekte A, B, C, D werden nacheinander ausgeführt. Grüne Ressource - Die Einschränkung muss warten, bis die roten und blauen Ressourcen funktionieren.
Strategie zur Ausrichtung von Ressourcenbeschränkungen
Ressourcenbeschränkung - eine Ressource der Organisation, eines bestimmten Mitarbeiters oder Teams oder eine materielle Ressource, die die Fähigkeit der Organisation einschränkt, Geld zu verdienen.
Die Strategie zur Ausrichtung von Ressourcenbeschränkungen reduziert die Ausführungszeit aller Projekte. Aufgrund dieser Planung wird die teuerste Ressource der Organisation zu 100% beschäftigt sein.
Im Bild: Projekte A, B, C, D sind auf die grüne Ressource ausgerichtet - die Einschränkung. Diese Ressource ist eine Einschränkung, da sie in dieser Gruppe von Projekten die meiste Arbeit leistet. Bei einer solchen Planung ist es wichtig, dass zu Beginn der Arbeit der grünen Ressource alles, was zur Fertigstellung der Arbeit benötigt wird, mit der höchstmöglichen Qualität vorbereitet wird.
Denken Sie daran: Die Kosten für die Zeit der Ressourcenbeschränkung sind die Einnahmen der Organisation für diesen Zeitraum.Die Nachteile dieses Ansatzes bestehen darin, dass die Projekte B, C, D eine hohe Unsicherheit über den Starttermin des Projekts aufweisen. Dies liegt an der Tatsache, dass wir nicht genau wissen, "wann die Ressourcenbeschränkung endet".
Teil Schlussfolgerung
Wir haben die Grundprinzipien der Planung und Optionen für kaskadierende Projekte untersucht. Jede Strategie hat Vor- und Nachteile, schlimmer noch, wenn es keine Strategie gibt. Zwei Planungsebenen gewährleisten die Angleichung externer Verpflichtungen und eine hohe Unsicherheit in der Umsetzungsphase.
Wenn Sie in den Kommentaren schreiben, welche Planungsprinzipien Sie bei der Planung Ihrer Projekte verwenden, wird es super!
Fortsetzung folgt.
PS: Wenn Sie jedoch alles auf einmal möchten, gibt es ein Handbuch „Pulsmanagement: Projektorganisationsmanagement“.