Projektmanager werden regelmäßig in verschiedenen Phasen von anderen Projektmanagern oder Unternehmen mit der Akzeptanz von Projekten konfrontiert. Normalerweise ist die Übertragungszeit begrenzt: einige Wochen oder weniger. Ob dieser Prozess reibungslos verläuft, hängt von der Projektphase sowie dem Projektmanagementsystem ab, in dem er durchgeführt wurde.
Vier erste Schritte
Erstens dreht sich der Kopf um die Fülle neuer Informationen, Menschen, Verbindungen und Kommunikationen. Es besteht der Wunsch, alle vergangenen und zukünftigen Aufgaben zu verstehen.
- Wie dem auch sei, die Hauptaufgabe des Projektmanagers besteht darin, effektive Kommunikationskanäle mit allen Projektteilnehmern zu bilden. Auch wenn zu Beginn nicht klar ist, worüber mit jedem Teammitglied gesprochen werden soll, ist es besser, die Namen, Positionen und Kontaktinformationen sofort aufzuschreiben.
- Als nächstes sollten Sie eine Überarbeitung des Projekts durchführen, in der Sie das Projekt näher kennenlernen und verstehen können, in welchem Zustand es sich befindet.
- Als Nächstes müssen Sie überlegen, was getan werden muss, damit das Projekt dieses Projekt erfolgreich abschließt. Dazu lohnt es sich, ein BackLog (Task Registry) zu erstellen, auszuwerten und zu planen.
- Da klar wird, dass Sie für wie lange und in welchem Modus effektive Prozesse für Berichte, Warnungen, Überarbeitungen, Tests usw. einrichten müssen.
Bekanntschaft mit dem Projekt
Bevor Sie mit der Aktion beginnen, sollten Sie versuchen, den Zweck des Projekts herauszufinden. Entdecken Sie ähnliche Projekte. Der einfachste Weg, sie zu finden, ist über Google. So lernen Sie die Best Practices in diesem Bereich kennen und erweitern Ihren Horizont in diesem angewandten Thema.
Sobald Sie sich einen Überblick über den Umfang des Projekts verschafft haben, können Sie mit einer eingehenden Recherche beginnen.
Zunächst sollten Sie alle verfügbaren Dokumente zum Projekt sammeln.
Für den Fall, dass einige Dokumentationen nicht ausreichen, lohnt es sich, sie zumindest allgemein selbst zu entwickeln, ohne die subtilen Details, die schwer aus der Luft zu nehmen sind.
Zunächst sollten Sie sich für die Beschreibung des Systems, seine Struktur und Merkmale der Arbeit interessieren. Dies hilft zu verstehen, aus welchen Teilen das Projekt besteht. Es wird auch klar sein, welche Spezialisten an jedem Teil arbeiten können.
Informationen zu technischem Support, Test- und Produktionsumgebungen sowie grundlegenden Entwicklungsansätzen sind ebenfalls wichtig.
All dies kann auf 5-10 Blatt Papier beschrieben werden. Es ist jedoch besser, ein Wiki-ähnliches System zu verwenden, da eine solche Dokumentation für alle Teammitglieder nützlich ist - nicht nur für den Projektmanager.
Die Dokumentation
Wenn Sie eine Liste von Dokumenten erstellen, die das Projekt beschreiben, und eine private Vorstellung davon geben, können Sie verschiedene Sätze und Vorlagen von Beschreibungen verwenden.
In der einen oder anderen Form ist es wichtig, folgende Dinge zu beschreiben:
- Die Hauptziele und -ziele des Projekts oder seiner einzelnen Phasen. Vielleicht wird die Beschreibung nicht detailliert sein, aber es hilft zu verstehen, was es wert ist und was es nicht wert ist, in diesem Projekt getan zu werden.
- Geschäftslogik des Projekts. Wenn in diesem Projekt eine Geschäftslogik implementiert ist, ist es besser, eine Beschreibung davon zu haben. Eine Charakterisierung in Form eines Textes oder eines Blockdiagramms ist besonders nützlich.
- Interaktionssysteme externer und interner Integrationen. Wenn unser Projekt irgendwelche Integrationen hat, ist es notwendig, Beschreibungen für jede von ihnen zu haben. Zumindest müssen Sie den Zweck von Integrationen kennen und über API-Dokumentation verfügen.
Arbeitsorganisation
Wenn das Team effizient arbeitet, verfügt es höchstwahrscheinlich über ein optimiertes System von Aktionen und Verfahren, denen alle Entwickler folgen. In diesem Fall kann diese Nuance zunächst nicht gesteuert werden. Es ist jedoch ratsam, die Anleitung zur Organisation der Teamarbeit am Projekt zu erstellen oder zu ergänzen.
Zunächst lohnt es sich zu entscheiden, welches Team Sie haben und welche Aufgaben jeder seiner Teilnehmer löst. Es ist gut, wenn das Team vollständig ist und alle Aufgaben von der Entwicklung bis zum Testen und Release abschließen kann. Schlimmer noch, wenn einige Spezialisten unregelmäßig oder teilweise beteiligt sind.
Bei Überarbeitungen und geplanten Arbeiten sollte der Projektmanager auf die Arbeitsmethodik und die Vollständigkeit ihrer Verwendung achten und auch das Verfahren zum Testen der Arbeitsergebnisse klären.
Wenn alle Aufgaben in Sicht sind und zu jedem Zeitpunkt jedes Mitglied des Teams den aktuellen Status des Projekts ermitteln kann, ist es für den Projektmanager viel einfacher, Entscheidungen über die Arbeit von ihm und einer anderen Person zu treffen.
Die Visualisierung der Arbeit wird am einfachsten mit einem
Task-Management-System erreicht . Mithilfe der Aktivitäten zur Backlog-Pflege und ihrer Priorisierung können Sie einen stetigen Arbeitsstrom erstellen.
Wenn alle Aufgaben über ein gemeinsames Projektmanagementsystem ausgeführt werden, ist es für den Projektmanager außerdem viel einfacher, Informationen für die Berichterstattung über das Projekt und seine Arbeitskosten zu sammeln.
Fazit
Bei der Annahme eines Projekts lohnt es sich, die angewandten Themen zu studieren und effektive Kommunikationskanäle mit allen Teilnehmern zu schaffen.
Erhalten oder entwickeln Sie eine Dokumentation, die die Geschäftsziele des Projekts, seine Struktur, Architektur und alle möglichen Anforderungen beschreibt.
Prüfen Sie das Projekt, klären Sie und ergänzen Sie gegebenenfalls die Abrechnung von Aufgaben, Arbeitszeiten und die Berichterstattung über das Projekt.
Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen dabei, sich einfach in den Workflow zu integrieren und kompetent Teamwork aufzubauen. Ich wünsche Ihnen erfolgreiche Projekte!