Apothekenoptimierung: Was wir mit Mathe gemacht haben

Es stellte sich heraus, dass das Apothekengeschäft in Bezug auf die Inbetriebnahme recht einfach ist (eine Apotheke eines großen Franchise-Unternehmens wird fast von den Mechanikern von „weiter, weiter in Ordnung“ eröffnet), aber es ist ziemlich schwierig zu verwalten. Dies scheint ihm jedoch nicht zu sein. Der schwierige Teil liegt in der Bestandsverwaltung, dh in der Lieferung von Medikamenten, Medikamenten und anderen Dingen an den endgültigen Einzelhandelspunkt. In Wirklichkeit tun die Leute dies mit ihren Händen und bekommen es oft schwer.

Es kommt sehr häufig vor, dass Waren unterbestellt werden (wenn die benötigte populäre Medizin in der Apotheke einfach nicht verfügbar ist), nachbestellt werden (die Waren werden für die nächsten Jahre geliefert) oder dass sie nicht ordnungsgemäß über das Apothekennetz verteilt werden (eine hat keine und die andere hat eine Lieferzeit von sechs Monaten). Die Tabletten sind kompakt, das Auslegen in Apotheken ist gut, wenn 5% des Inventars vorhanden sind, sodass acht bis zehn Millionen Rubel auch auf 15 Quadratmetern in Kartons leicht versteckt werden können. Und dann verfallen diese Medikamente plötzlich nach einem Jahr.

Das Problem liegt in der manuellen Bestandsverwaltung und in der falschen Prognose der Nachfrage: Der Markt ist so beschaffen, dass zu Beginn des Jahres häufig Verpflichtungen für das kommende Jahr unterzeichnet werden und der Hersteller Tonnen von sich langsam bewegenden Waren an Drogerieketten weiterleitet.

In dieser Situation fehlt natürlich ein mathematisches Modell. Nun, wir sind mit ihr gekommen. Dabei haben wir einige weitere wundervolle Entdeckungen über den Markt gemacht.

Wie es funktioniert

Es gibt zwei Arten von Medikamenten:

1. Was nur von einem Lieferanten bezogen werden kann. Zum Beispiel gab es letztes Jahr einen Marktdefekt für Diprospan (Gelenkinjektionen): Irgendwann kaufte das Management in der letzten Apotheke zehn Packungen und verkaufte oder verwendete sie auf dem Sekundärmarkt.
2. Welche Generika haben (dh direkte Analoga, dieser Begriff in der Apothekenumgebung bedeutet keine Verschlechterung der Qualität). Aspirin oder Omeprazol sind eindeutig viele verschiedene Dinge, und wenn es von einem Lieferanten verschwindet, können Sie immer ein Arzneimittel mit derselben INN finden.

Bei der ersten Art von Waren ist es viel schwieriger. Wenn der Hersteller nicht produzieren konnte oder etwas in der Bestellung nicht berechnet wurde, besteht die Möglichkeit, mehrere Apotheken oder sogar das gesamte Netzwerk ohne die erforderlichen Medikamente zu verlassen. Ungefähr von hier aus folgt eine logische Konsequenz, wonach die meisten ernsthaften Verträge für ein Jahr abgeschlossen werden und Sie viel von allem auf einmal kaufen müssen. Das heißt, vereinbaren Sie einen bestimmten Betrag und erhalten Sie ihn nach und nach, verteilen Sie ihn an die Apotheken und zahlen Sie.

Zu Beginn eines jeden Jahres melden Sie sich an, um eine bestimmte Menge eines Arzneimittels zu verkaufen. Dies liegt im Versorgungsplan des Händlers (drei davon sind in Russland groß) und weiter im Produktionsplan.

Ein weiteres Merkmal ist, dass Sie mit dem Händler verhandeln müssen, da Sie die Waren nicht immer direkt vom Hersteller erhalten können. Und es gibt so etwas wie einen Mengenrabatt. Dies ist der zweite Grund, große Volumenvereinbarungen im Voraus zu unterzeichnen.

Infolgedessen befinden sich Apotheken mit einer falschen Prognose ihrer Fähigkeiten in einer engen Rezession. Sie kommen auf unterschiedliche Weise heraus: Sie motivieren Mitarbeiter, Beförderungen. Aber hier haben sie kein Recht, für ein Produkt zu werben, weil es Medizin ist. Am Ende geht alles durch den erstmaligen Apotheker in der Apotheke. Sie haben Motivation: Sie haben teureres Nitroglycerin von einem solchen Unternehmen verkauft als das übliche - Sie bekommen mehr. Oder er verkaufte auch nach jeder zwanzigsten Bestellung Vitamine.


Aus dieser Grafik ist ersichtlich, dass für dieses Medikament der Rest fast doppelt so groß ist wie nötig.

Bedarfsprognose

Vor unserer Ankunft hat das Apothekennetz unabhängig eine Prognose mit einem gleitenden Durchschnitt erstellt und viele manuelle Anpassungen vorgenommen, da das Modell nicht immer passte. Genauer gesagt nutzten sie die automatische Formgebung der Bestellung und die Möglichkeit, sie zu bearbeiten. Unserer Meinung nach wurde die Bearbeitung etwas missbraucht, da fast jede Bestellung manuelle Eingriffe beinhaltete. Dies geschah eher aufgrund des Fehlens eines Modells: Bei der automatischen Bestellung wurde also nicht berücksichtigt, was bereits in die Apotheke ging, aber es wurde noch nicht in ein Einzelhandelslager gebracht.

Infolgedessen wickelten sie jede Bestellung mit einer Wolke von mentalen Krücken ein und nahmen Korrekturen an ihren Fingern vor: „Das geht, es ist doppelt so viel nötig, hier ist der Lieferant schlecht, wir werden mehr bestellen, und in dieser Saison ist der Winter kalt, wir brauchen das auch.“ Der Ansatz hat das Recht auf Leben, erweist sich jedoch unter dem Strich als sehr ungenau. Es ist unmöglich, nur nach der verfügbaren Prognose zu arbeiten: Sie haben einen Patch erstellt - es hat an einem Ort funktioniert, aber an einem anderen ist es kaputt gegangen - sie haben dort einen Patch erstellt. Infolgedessen kann sich niemand erinnern, wie alles begann und warum. Aber eine Reihe von Korrekturen funktionieren für alles:

"Warum haben Sie zehn Packungen aller Medikamente auf diese Liste gesetzt?"
- Ja, das System macht hier unten immer Fehler, also korrigiere ich.

- Und warum haben Sie 12 Packungen pro Punkt genommen, wenn der durchschnittliche monatliche Verbrauch zwei Stück beträgt?
- Nun, ich dachte, es wäre nicht genug, also fügte ich hinzu!
"Verstehst du, dass dies fünf Apotheken sind und jetzt jemand ohne sie bleibt?"
- Ja? Autsch. Nun, bestellen Sie mehr.

"Warum transportierst du nur drei Flaschen?"
"Weil es ein oder zwei Stück pro Monat dauert."
"Sie haben letzte Woche fünf Stücke genommen!" Trage zehn, Herodes !!!

Es stellte sich heraus, dass die KPIs des Käufers für fehlende Waren berücksichtigt werden. Nicht durch die Effektivität des Umsatzes, nicht durch einige Kriterien, die dem Handel noch näher kommen, sondern durch die Anzahl der Tabletten, die er in jede Apotheke schiebt. Die Tatsache, dass sie dann nach dem Ablaufdatum abgeschrieben werden, ist nicht länger sein Kopfschmerz. Reduzierte Margen und Verkäufe zu Anschaffungskosten auch am Ende der Haltbarkeit.

Die tatsächliche Ausführung des Auftrags betrug ca. 20%.

Was hat getan

Als nächstes lösen wir das klassische Problem der Einzelhandelsprognose. Es wurde hundertmal eingesaugt und ist vielleicht jedem bekannt.


Wiederhergestellte Nachfrage, Prognose und optimale Reserven für das kritische Medikament - Viagra.

Die Frage ist beim Einrichten des Modells. Wir verwenden die folgenden Regeln:

1. Der übliche Ansatz zur Optimierung der Lagerbestände besteht darin, die Nachfrage wiederherzustellen (Dumping-Plots ohne dieses Produkt für Statistiken verfügbar), die Nachfrage durch autoregressive Modelle unter Berücksichtigung von Trends, Saisonalität, Kalenderereignissen zu prognostizieren, einen Lieferplan zu erstellen, optimale Lagerbestände in Apotheken und Lagerbeständen zu berechnen und Bestellungen zu erstellen.
2. Berücksichtigung der Unzuverlässigkeit von Lieferanten: Je mehr Überraschungen ein Lieferant präsentieren kann, desto mehr Lagerbestand wird für das Netzwerk benötigt.
3. Berücksichtigung der Unentbehrlichkeit des Arzneimittels für die operative Beschaffung: Es macht keinen Sinn, Aktivkohle zu lagern: Jeder Lieferant hat sie. Arzneimittel nach der Formel auch nach Patentoffenlegung. Aber einzigartige neue Medikamente - ja.
4. Einige Produkte erfordern eine Kühllagerung: Im Einzelhandel wird der Lagerbestand strenger optimiert.
5. Betäubungsmittel werden unter besonderen Bedingungen geliefert.
6. Sie können keine Waren zwischen Apotheken bewegen, daher müssen Sie nach Möglichkeit häufigere und kleinere Liefertransaktionen durchführen.

Der letzte Punkt mag seltsam erscheinen, aber der richtige Prozess für Medikamente ist, dass Sie sie aus der Apotheke nehmen und an das Zentrallager zurücksenden müssen. Akzeptieren, führen Sie dort ein neues Stapelkonto (dh starten Sie als neue SKU mit einem anderen Ablaufdatum) und verteilen Sie es erneut. Darüber hinaus durchläuft jede Warencharge des Lieferanten den Zertifizierungsprozess, was den Workflow etwas verkompliziert. Der gesamte Prozess ist natürlich manuell.


Für einige Waren gibt es eine Rückerstattung (das erforderliche Angebot, das nach Ansicht von Sortimentsspezialisten immer in der Apotheke sein sollte), hier erfolgt die Wiederherstellung der Nachfrage und die Modellierung von Salden für eine von ihnen.

Infolgedessen ist es für sie einfacher, Waren nach dem Verfallsdatum wegzuwerfen, als zu versuchen, sie neu zu verteilen. Es gibt einen Life-Hack mit „Büschen“ von Apotheken, wenn mehrere Einzelhandelsgeschäfte demselben Direktor gehören, und er kann relativ leicht zwischen ihnen umverteilt werden, aber es gibt auch ein paar Fallstricke. Erstellen Sie korrekt ein mehrstufiges Optimierungssystem, bei dem der Lagerbedarf aus den Anforderungen von Apotheken mit regulierter Abdeckung gebildet wird. Der Bedarf an Apotheken wird auf der Grundlage einer statistischen Prognose unter Berücksichtigung des Trends und der Saisonalität berechnet. Das Produkt wird nach Verkäufen auf alle Apotheken verteilt, wodurch die negative Funktion für entgangenen Gewinn verringert wird. Der Lagerbestand ist in mehrere virtuelle Lagerbestände unterteilt, von denen einer Apotheken mit Waren versorgt und die anderen zur Erfüllung von Marketingverpflichtungen, Großhandelsverkäufen usw. verwendet werden. Der zweite ist jedoch sehr schwer nachzuweisen. Infolgedessen erstellen wir jetzt eine durchschnittliche Marktprognose für alle Apotheken, bilden dann die richtige allgemeine Bestellung für das Lager und verteilen sie dann mit kleinen Transaktionen, während wir sie ausgeben.


Diese Grafik zeigt, dass sich die Waren in einer Apotheke an der Börse befanden und in den anderen beiden zu diesem Zeitpunkt nicht.

Die ersten Ergebnisse gingen, hier sind die Grafiken für einige Medikamente:


Das erste Beispiel.


Zweites Beispiel.

Zuvor hatte die Verteilung der Apotheken ein weiteres Merkmal. Das Produkt ging an diejenigen, die alphabetisch näher an der Spitze der Liste stehen! Das heißt, bei 12 Packungen mit Medikamenten mit einem durchschnittlichen Konsum über einen Zeitraum von zwei Jahren erhalten die ersten sechs Apotheken auf „A“ diese und die übrigen nicht. In einem anderen Netzwerk wurden vorrangige Apotheken vergeben: Dort gingen die Waren zunächst nach einer Liste, dann nach einer anderen. Aber ungefähr gleich. Wenn Sie eine Apotheke eröffnen, versuchen Sie, sie nicht "Y" zu nennen. Nennen Sie es besser "Aachenosaurus", und die juristische Person ist "AAA" LLC. Es wird viele Fragen geben, aber Sie werden mit der Ware sein.

Die Apothekendirektoren kannten diese Funktion und versuchten, sich im Voraus zu einigen, um alle Waren zu schnappen: Es ist besser, zu Hause zu lagern, als auf das Wetter am Meer zu warten. Dies verursachte auch Unebenheiten im alten Modell und erzeugte einen einzigartigen Geschmack gegenläufiger IT-Maßnahmen, da das übliche Schema in Richtung einer kostengünstigeren für das gesamte Netzwerk brach.

Es gab ein Problem mit Parapharma, dh mit denselben therapeutischen Shampoos. Sie können einfach nicht eine Röhre liefern, die verkauft wird: Ein ganzes Regal muss geliefert werden. Lieferanten zahlen für Open Display, dies ist eine Apotheke in zwei Hälften mit einem Werbegeschäft. Im Einkaufsmodell verkaufen sie dieses Segment jedoch einfach weiter. Theoretisch ist das Versorgungsmanagement dort flexibler als bei Arzneimitteln, aber der Sortimentsmatrix wird viel weniger Aufmerksamkeit geschenkt. Solange Käufer Zeit für das Hauptprodukt benötigen, wurde auf einem Parapharm beschlossen, die Matrix einmal im Jahr zu überarbeiten. Dies bedeutet, dass während des ganzen Jahres kein neues Produkt eingeführt werden kann oder ein Produkt, das nicht zum Verkauf steht, zurückgezogen wird. Fazit: Ja, sie erhalten Boni, aber die betriebliche Effizienz leidet.

Wie sich herausstellte, werden beim Auslegen von Medikamenten manchmal ungefähr ähnliche Dinge getan: Es kann durchaus ein Medikament geben, das jahrelang nicht verkauft wird.

Eine andere Richtung, in die sich das Netzwerk zu entwickeln versucht, ist die Verlagerung Ihres Großhandels. Da sie bereits große Mengen zu guten Preisen kaufen, wäre es logisch, sie weiter zu verkaufen. Es besteht ein Recht zum Weiterverkauf, der Markt leidet nicht unter Dumping, da es sehr einfach ist, den empfohlenen Verkaufspreis zu kontrollieren. Erst jetzt wird der Großhandel auch in großen Mengen verkauft, und manchmal kommt es vor, dass eine solche Sendung das hinterlassen hat, was für das eigene Einzelhandelsnetzwerk nützlich sein könnte. Es gab dort nicht viel Gleichgewicht.

Und schließlich: Lieferverträge sind eigenartig, das heißt, es gibt Zahlungsunterbrechungen. Es ist so direkt auf den Nagel. Da es kein ordnungsgemäßes Geldmanagement gibt (auch hier nicht immer das beste Personal und nicht immer zumindest eine Art Automatisierung der Routine), bedeutet dies Probleme mit den folgenden Aufträgen.

Warum gibt es keine besseren Frames? Denn im Bereich der hohen Fluktuation, auch in der Führung. Dies führt zu einem Chaos bei der Verwaltung von Berichtssystemen und einem ungenauen Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse. Die Sätze "Ich weiß nicht, wo ich suchen soll" und "Ja, das kann nicht sein!" Wie haben Sie das gefunden? " - Einer der häufigsten in unseren Dialogen für IT-Systeme.

Denkst du genug? Nein. Wenn Sie etwas in der realen Welt automatisieren wollen, dann gibt es alles andere als reine Mathematik, sondern viele, viele Suchen nach Quelldaten und deren Vereinheitlichung. In unserem Fall mehr Funktionen:

• Unternehmen verwenden mehrere Warenverzeichnisse gleichzeitig. In den Verzeichnissen gibt es häufig grammatikalische Fehler oder Rechtschreibmerkmale, aufgrund derer ähnliche Produkte in verschiedene Kategorien fallen können.
• Die Zähigkeit, dh die Anzahl der Tablettenpackungen in einer Transportverpackung, ändert sich ständig und wird stellenweise in den Köpfen der Menschen gespeichert.
• Logistikbögen werden nicht immer richtig beschrieben: Sie beziehen sich auf geschlossene Apotheken oder auf aus der Matrix abgeleitete Produkte.
• Sie können nicht die gesamte Produktverteilung sehen. Nicht von einem System, aber einfach unmöglich. Es ist notwendig, es durch Echo von vielen Systemen und Papieren zu sammeln.

Infolgedessen reduzierten wir das Defizit um 15% und reduzierten unseren Lagerbestand um fünf Tage, indem wir die Waren korrekt umverteilten und die Nachfrage genauer prognostizierten (ohne die Promo bestellten wir sie trotzdem mit unseren Händen). Der Umsatz stieg um 1,5%. Mathe hat diese Runde gewonnen.