Wie wir ein super Team an einem entfernten Standort zusammengestellt haben und es nie bereut haben

Ich fordere keine Revolution, aber ich möchte, dass die Büros in Russland massiv geschlossen werden und die meisten Mitarbeiter zu einem entfernten Standort wechseln. Dies scheint mir zu ermöglichen, dass sowohl Menschen als auch Unternehmen effizienter arbeiten können.

Ich werde meine persönlichen Erfahrungen darüber teilen, wie man Remote-Mitarbeiter anstellt, Arbeitsprozesse gestaltet und ein gemütliches virtuelles „Büro“ ausstattet.

Jetzt arbeiten 10 Personen in unserem YouGile- Team und alle sind in einem Remote-Format. Wir ziehen seit 2 Jahren keine Investitionen an, machen keinen Gewinn und wachsen bei aktiven Nutzern um 10% pro Monat.

Tägliche Planung

Und ich kann sagen, dass die Bildung eines Superteams an einem entfernten Standort durchaus realistisch ist - der Markt für Fernarbeit wächst von Jahr zu Jahr. Ich habe etwas zu vergleichen: Unser erstes IT-Unternehmen (RedHelper) hat 250 m2 in Paveletskaya in Moskau gemietet.

Der Artikel besteht aus zwei Teilen: "Teil 1. Wie wir nach Menschen suchen" und "Teil 2. Wie wir die Arbeit organisieren". Vor der Organisation der Prozesse ist es schließlich wichtig, ein gutes Team zu bilden.

Ich lade Sie ein, in unsere "Backstage" zu schauen.

Teil 1. Wie wir starke Profis finden

Ein Wettbewerb von 100 Personen um eine freie Stelle ist selbst für das kleinste Unternehmen eine echte Perspektive, wenn es bereit ist, Remote-Mitarbeiter einzustellen. Ich werde einige Regeln aufzeigen, die uns helfen, viel Feedback zu erhalten und wirklich starke Kollegen aus ihnen auszuwählen.

Hier ist ein Beispiel, wie wir in 10 Tagen 294 Antworten auf hh.ru erhalten haben:

HH Stellenausschreibungen

Dies ist kein absoluter Indikator, die Anzahl der Antworten hängt von der Position, der Höhe des Gehalts und anderen Faktoren ab. Es ist jedoch klar, dass es viele gibt, die arbeiten wollen.

Wie schreibe ich eine freie Stelle?

In der Berufsbezeichnung geben wir immer an, dass es sich um Fernarbeit handelt. Dieser Name wird manchmal auf hh.ru moderiert, aber ich bearbeite ihn zurück und rufe den Support an. Das Ergebnis (dreimal mehr Antworten ohne regionale Einschränkungen) ist es wert.

Darüber hinaus können Sie so die besten Spezialisten, die immer beschäftigt sind, zu sich "locken". Und Udalenka ist fast der einzige Weg, um mit ihnen zu arbeiten. Dies gilt insbesondere für Startups, die von einem coolen Entwickler träumen, ihm aber nicht den gleichen schicken offenen Raum bieten können, wie zum Beispiel bei Yandex. Aber sie können eine demokratische Udalenka anbieten.

In der Stellenbeschreibung halten wir uns an den "Home" -Stil. Kein Amt und keine Bürokratie. Eine Sache ist die Bürofläche einer großen Bank, eine andere eine freie Stelle für einen Remote-Mitarbeiter in einem modernen IT-Unternehmen. Wir schreiben nur, wer wir sind und was wir tun.

Oft bitten wir Kandidaten, eine kurze Aufgabe in einem Anschreiben zu erledigen:

"Schreiben Sie in 3-4 Sätzen in Ihren eigenen Worten, was ein Projektmanagementsystem ist."

So können Sie in 30 Sekunden verstehen, ob Sie ein Interview führen sollen. Dies funktioniert gut, wenn Sie Texter, Designer und Manager einstellen. Für Technikfreaks ist es jedoch besser, diesen Schritt nicht zu verwenden. Die Antworten cooler Programmierer reichen nicht aus, deshalb versuchen wir, sie zu schützen.

Warum immer einen Job offen halten?
Es ist sinnvoll, 1 von 100 Kandidaten zu interviewen, aber der interessanteste. Wenn Sie in 2-3 Wochen dringend einen Spezialisten suchen müssen, müssen Sie zwangsläufig harte Kompromisse eingehen und die Messlatte senken. Wenn Sie sich für eine Strategie der permanenten Rekrutierung entscheiden, können Sie sicher auf einen Kandidaten mit einer höheren Stufe zielen und wirklich starke Kollegen auswählen.

Wen rufen wir für ein Interview an?

• Der Kandidat hat die Mini-Aufgabe erfolgreich abgeschlossen, was wir ihn in einem Anschreiben gebeten haben.
• Es ist ratsam, dass der Kandidat bereits Erfahrung in der Fernarbeit hat. Nach meiner Beobachtung kann in 80% der Fälle eine Person ohne Erfahrung an einem entfernten Standort nicht in Arbeitsprozesse einbezogen werden. Aber es gibt immer mehr Menschen mit einem solchen Hintergrund. Noch vor drei Jahren arbeiteten bisher nur 5 von 100 Kandidaten aus der Ferne, jetzt jeden vierten.
• Für mich ist es auch wichtig, dass der Kandidat messbare Ergebnisse und Erfolge erzielt. Wenn nicht professionell, dann zumindest persönlich. Zum Beispiel ist mir der Titel eines Sportmeisters wichtig. Es zeigt, dass eine Person hart arbeiten, Ziele erreichen und gewinnen kann.

Ein guter Schritt ist es, entfernte Mitarbeiter für die Halbzeit einzustellen. (4 Stunden am Tag)
Meine Erfahrung zeigt, dass es oft Profis sind, die dieses Format wählen. Sie haben bereits einen Job, aber sie wollen mehr. Vielleicht kombinieren sie mehrere Projekte. Und dies ist ein Indikator dafür, dass der Spezialist steht. Auf diese Weise optimieren Sie außerdem die Kosten selbst: Wenn ein Mitarbeiter Ihre Erwartungen nicht erfüllt, trennen Sie sich zu geringeren Kosten als im Vollzeitmodus.

Wie man interviewt

Die Hauptaufgabe, die ich mir beim Interview gestellt habe, ist zu verstehen, ob eine Person die Testaufgabe erfüllen kann. Dies unterscheidet sich von den üblichen Ansätzen, wenn versucht wird, eine Entscheidung über einen Probetermin für ein Interview zu treffen.

Warum ist mir das wichtig? Wenn der Kandidat in der nächsten Phase die Testaufgabe nicht vollständig besteht, besteht das Problem darin, wie wir die Auswahl organisiert haben, nicht der Kandidat. Daher beziehen sich alle meine Fragen darauf, ob eine Person das Problem lösen kann.

Ich führe das Interview im Videoformat über das Whereby- System (eine gute Alternative zu Skype) durch.

Wie wir bei einem Interview mit Segeln spielen
Beim Interview für die Position des Verkaufs verlieren wir 2-3 mal unterschiedliche Verkäufe. Das erste Spiel ist mit einem Produkt, das der Antragsteller früher verkauft hat. Das zweite Spiel ist mit jedem Produkt, das mir in den Sinn kommt. Wir verkaufen Pferde, Orangen ... Ich treibe den Verkauf gezielt in eine Sackgasse: "Ich muss nicht", "Ich habe bereits einen Jahresvertrag mit einem anderen Lieferanten unterschrieben" - und beobachte, wie er rauskommt. Der Schlüssel hier sind nicht gespeicherte Vorlagenskripte, sondern Flexibilität und die Fähigkeit, nach verschiedenen Ansätzen zu suchen. Manchmal „drehen“ wir Rollen um, und als Verkäufer biete ich selbst Optionen zur Lösung einer Sackgasse an. Wenn der Kandidat schnell meinen Gedankengang fängt und die Aufgabe im nächsten Spiel bewältigt, ist dies eindeutig ein guter Herausforderer.

Bezahlte Testaufgabe (der wichtigste Auswahlpunkt!)

In dieser Phase der Einstellung besteht die Hauptaufgabe darin, die Denkweise des Bewerbers zu überprüfen und festzustellen, ob er für die Ausführung der Aufgaben geeignet ist. Und die Testaufgabe selbst sollte eine kleine echte Aufgabe sein.

Für eine Stelle als Texter empfehlen wir beispielsweise, einen Artikel in einem beliebigen Format für 4 Stunden und 2.000 Rubel zu schreiben - „Vergleich verschiedener Steuerungssysteme“. In diesem Fall kann (sollte) der Kandidat Fragen stellen.


Selbst mit einem sehr guten Lebenslauf und einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch erledigen nur 4 von 5 Bewerbern diese Aufgabe schlecht. Das Hauptproblem ist der Versuch, "Wasser zu gießen", sie schreiben einen langen und bedeutungslosen Text. Oder sie schreiben zu werblich und „billig“.

Ich erwarte einen Autorentext, gut durchdachtes Material mit Fakten und wertvollen Ratschlägen. Natürlich ist es fast unmöglich, 4 Stunden lang unbekannte Themen gründlich zu studieren. Aber ich schätze genau den Versuch, dies zu tun, sowie die Fähigkeit, Informationen zu extrahieren und zu verarbeiten. Die besten Kandidaten stellen viele Fragen und schreiben kurze Artikel mit Bedeutung in jedem Satz.

Warum muss die Testaufgabe bezahlt werden?
Wir bieten nur bezahlte Testartikel an. Dies erhöht die Chancen auf einen guten Spezialisten erheblich. Nicht jeder Kandidat mit Selbstachtung wird Zeit für einen kostenlosen Test aufwenden, und wenn ja, wird er ohne ein angemessenes Maß an Beteiligung zögern. Die Testaufgabe mit Bezahlung ist der tatsächlichen Arbeit viel näher. Jemand kann Einwände erheben, dass dies zusätzliche Kosten für das Unternehmen sind, und Kandidaten erklären sich häufig damit einverstanden, sich ohne Bezahlung zu zeigen. In Wirklichkeit ist es nur Elend, im Rahmen der Ausgaben des Unternehmens sind es im Allgemeinen kleine Beträge, und die Anzahl der Kandidaten wird sehr unterschiedlich sein.

Teil 2. Wie wir die Arbeit organisieren

Also kamen wir zum Punkt. Das Team wurde gebildet, aber wie kann man sich jetzt an einem entfernten Ort organisieren? Wie kann man die Arbeit verfolgen, wie man versteht, was im Unternehmen vor sich geht? Ich werde meine Erfahrungen darüber teilen, wie wir diese Probleme lösen.

Mythos: Ein Fernseher, ein Kühlschrank und ein Sofa gewinnen bei einem entfernten Mitarbeiter
Wenn Sie jedoch eine Person an das Büro gebunden haben, bedeutet dies nicht, dass sie arbeiten wird. Facebook, eine Kaffeemaschine und ein Raucherzimmer können auch im Büro gewinnen. Sowohl im Büro als auch auf der Fernbedienung - die Person arbeitet entweder oder nicht. Auf einem Remote-Standort hingegen ist es für Sie einfacher, die Produktivität der Mitarbeiter zu bewerten. Da Sie sich voll und ganz auf Aufgaben konzentrieren und der Mitarbeiter seine Untätigkeit nicht durch angenehme Kommunikation bei einer Tasse Kaffee und Firmenveranstaltungen verschleiern kann. An einem abgelegenen Ort ist es fast unmöglich, gewalttätige Aktivitäten nachzuahmen, da sie nicht sichtbar sind. Die Ergebnisse sind jedoch sofort sichtbar. Die Mitarbeiterproduktivität lässt sich anhand der Anzahl der gelösten Aufgaben sehr einfach bewerten.

Wie kann man verstehen, ob ein Mitarbeiter arbeitet oder den Narren spielt?

Auf keinen Fall. Dies kann aber im Büro nicht verstanden werden. Hier ist es wichtig, nicht Menschen, sondern Aufgaben zu überwachen. Jeder Mitarbeiter kann alles und jederzeit tun, das ist seine Sache. Unser Geschäft ist es zu sehen, ob er Probleme löst oder schöne Geschichten erzählt, warum es nicht geklappt hat.

Manager, die an das Büro gewöhnt sind, haben oft ein starkes Gefühl: Mitarbeiter arbeiten nicht, wenn sie nicht getreten werden. Wenn Sie an einem entfernten Standort arbeiten, müssen Sie dieses Gefühl genau umgekehrt umkehren - Mitarbeiter arbeiten standardmäßig!

Muss ich überprüfen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat?
Versuchen Sie es nicht einmal. Das ist es, was das Remote-Arbeitsformat vom Office-Format unterscheidet. Wir arbeiten nicht remote von Anruf zu Anruf. Einige Unternehmen bieten Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit, Programme zur Aufzeichnung der Zeit auf einem Computer zu installieren. Und damit Fachleute abschrecken, die das entfernte gerade wegen seiner demokratischen Natur, seines flexiblen Zeitplans und seiner Konzentration auf Ergebnisse schätzen (unabhängig von der Zeit, die für den Prozess aufgewendet wird). Indem Sie die Arbeitszeit verfolgen, können Sie tatsächlich alle Vorteile der Fernarbeit ausgleichen, die Selbstdisziplin der Mitarbeiter schwächen und ihre Motivation verringern, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Besonders wenn ihr Gehalt von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden abhängt. In diesem Fall verlängern die Mitarbeiter speziell die Zeit, die sie an der Aufgabe arbeiten.

Wie planen wir die Arbeit?

Wir entwickeln ein Projektmanagementsystem, bei dem jede Aufgabe ein Chat ist, und natürlich führen wir die gesamte Kommunikation und Planung in YouGile durch . Manchmal führen wir zu Testzwecken einige Prozesse in Konkurrenzprodukten durch.

Wir halten montags gemeinsame wöchentliche Treffen ab. Wir stellen Aufgaben für die aktuelle Woche in allen Bereichen: Entwicklung, Design, Marketing, Testen. Wir zeigen alles auf der Plantafel an. Wenn wir in einer Woche keine Zeit haben, die Aufgabe zu erledigen, formulieren wir sie genauer um. Die Aufgabe lautete beispielsweise "Artikel schreiben" und in "Artikel veröffentlichen" umformuliert. Es gibt keine Geldstrafen für überfällige Aufgaben, alles basiert auf gesundem Menschenverstand.


Wöchentliche Planungstafel

Außerdem treffen wir uns jeden Morgen mit Mitarbeitern in einem 20-minütigen Meeting, um zu besprechen, was gestern erfolgreich umgesetzt wurde und was heute noch zu tun ist.

Wie sind die Arbeitsprozesse in verschiedenen Abteilungen organisiert?

Entwicklungsabteilung

So sieht das Development Board aus. Alles dreht sich um Sprints. Es gibt einen speziellen Sprint-Aufkleber, mit dem Sie Aufgaben filtern können. Standardmäßig werden aktuelle Aufgaben angezeigt. Es gibt einen Rückstand, in dem Ideen und anstehende Aufgaben fallen. Die Abteilung ist noch klein und alles ist sehr einfach zu implementieren, wir erschweren es nicht speziell.


Entwicklungsausschuss

Marketingabteilung

Die Marketingabteilung ist kein gewöhnlicher Vorstand. Es hat ein kontinuierliches Brainstorming und diskutiert verschiedene Werbemethoden. Bisher haben wir uns auf 5 wichtige Punkte konzentriert: Kontextwerbung, Videos, Artikel, E-Mail-Newsletter und soziale Netzwerke. Wichtige Aufgaben werden auch auf die wöchentliche Plantafel gesetzt, damit alle sie sehen können.


Marketing Board

Verkaufsabteilung

Auf der Grundlage des Vorstands der Verkaufsabteilung wird ein vollwertiges CRM-System gebildet. Kunden werden nach ihrem Status in Kategorien eingeteilt: "Kontakt fehlgeschlagen", "In Bearbeitung", "Skype durchführen", "Zahlungsdiskussion", "In Rechnung gestellt", "Bezahlt". Es gibt auch viele Aufkleber: Woher kam der Vorsprung, was wurde vereinbart, was ist der nächste Schritt. Mehrere hundert Karten sind ständig in Arbeit. An der Tafel können mehrere Personen arbeiten. Um die Aufgaben jedes Managers separat anzuzeigen, können Sie sie nach Künstler filtern.


CRM-Vertrieb

Technischer Support

Alle Anrufe von Benutzern, die zu uns kommen, werden automatisch auf einem separaten Helpdesk-Board in das System eingegeben. Der technische Support arbeitet mit Tickets und priorisiert. Außerdem wird auf der anderen Karte ein allgemeines Bild von Anrufen mit Zählern für jede Anforderung erstellt.


Das Bild der Berufungen

PS Dennoch gibt es Nachteile bei der Organisation eines Remote-Teams. Beispielsweise gibt es an einem entfernten Standort kein einziges Regime, das ein Büro bildet, und dies ist ein wirklich wichtiger Aspekt. Dies ist jedoch ein Thema für ein separates Material.

Und zum Schluss noch eine kleine Umfrage ...