Jetzt wird die asynchrone Kommunikation nicht nur an einem Remote-Standort implementiert

Abbildung: Yin Weihung

Eine Studie nach der anderen zeigt einmal mehr, dass Remote-Mitarbeiter produktiver sind als ihre Kollegen im Büro.

Nur ist nicht ganz klar warum.

Ja, Menschen sparen Zeit (und Vernunft), indem sie Staus während der Hauptverkehrszeit vermeiden. Sie sind nicht von Ablenkungen im Büro betroffen. Sie bekommen ein Gefühl der Kontrolle über den Arbeitsplan. Es bleibt mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbys.

Abgesehen von der Reise zur Arbeit sind all diese Vorteile weniger das Ergebnis eines autonomen Standorts als vielmehr ein Nebenprodukt der asynchronen Kommunikation. Die Mitarbeiter entscheiden, wann sie mit Kollegen kommunizieren möchten.

Viele Manager denken darüber nach, Remote-Arbeit zu organisieren, aber nur wenige Menschen denken über eine asynchrone Kommunikation nach. Obwohl ich glaube, dass die Zukunft in der Remote-Arbeit liegt , ist die asynchrone Kommunikation ein noch wichtigerer Faktor für die Teamleistung, unabhängig davon, ob sie remote funktioniert oder nicht. Asynchronität liefert nicht nur das beste Ergebnis, sondern ermöglicht es den Menschen, wichtigere Arbeit zu leisten und ein freieres und erfüllteres Leben zu führen.

Basierend auf den Erfahrungen von Doist , meinem eigenen Remote- und weitgehend asynchronen Unternehmen, werde ich versuchen zu erklären, was asynchrone Kommunikation ist, wie sie die Produktivität verbessert und welche spezifischen Schritte Sie unternehmen können, um eine asynchrone Umgebung zu erstellen.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Im Wesentlichen erfolgt asynchrone Kommunikation, wenn Sie eine Nachricht senden, ohne auf eine sofortige Antwort zu warten . Zum Beispiel eine E-Mail. Ich öffne und beantworte Briefe in wenigen Stunden.

Im Gegenteil, synchrone Kommunikation ist, wenn Sie eine Nachricht senden und der Empfänger sie sofort liest und sofort antwortet . Persönliche Kommunikation ist wie Besprechungen ein Beispiel für rein synchronisierte Kommunikation. Sie sagen etwas, ich erhalte sofort Informationen und antworte sofort.

Digitale Kommunikationsformen wie Echtzeitnachrichten können jedoch auch synchron sein. Sie senden eine Nachricht, ich erhalte eine Benachrichtigung und öffne Slack, um die Nachricht in Echtzeit zu lesen und zu antworten. Auch E-Mails werden in erster Linie als synchrone Kommunikationsform angesehen. Eine Studie von Yahoo Labs aus dem Jahr 2015 ergab, dass die durchschnittliche Antwortzeit auf E-Mails nur zwei Minuten beträgt.

Bevor wir uns mit den Vorteilen eines asynchroneren Ansatzes für die Zusammenarbeit befassen, wollen wir uns ansehen, warum wir unsere aktuellen, meist synchronen Arbeits- und Kommunikationsmethoden in Frage stellen sollten.

Probleme mit der ständigen Kommunikation in Echtzeit

Wenn Mitarbeiter außerhalb des Büros produktiver sind, stimmt etwas mit dem Büro nicht.

Laut dem Artikel Collaborative Overload in der Harvard Business Review haben Mitarbeiter in den letzten zwanzig Jahren begonnen, 50% mehr Zeit mit der Kommunikation mit Kollegen zu verbringen. Bis zu 80% dieser Zeit werden für E-Mail-Kommunikation (durchschnittlich sechs Stunden pro Tag), Besprechungen (durchschnittlich 15% ) und in jüngerer Zeit für Instant Messenger-Anwendungen (durchschnittlich Slack sendet 200 Nachrichten an ) aufgewendet Tag , obwohl tausend Nachrichten "keine Ausnahme" für die aktivsten sind).

Dieser Trend zu fast ständiger Kommunikation bedeutet, dass der durchschnittliche Geistesarbeiter einen Arbeitstag um mehrere Besprechungen herum planen sollte. Dazwischen arbeitet er geistesabwesend und wird durch E-Mail und Slack abgelenkt.

Erschwerend kommt hinzu, dass das Wachstum der Mobiltechnologie bedeutet, dass die Arbeitskommunikation nicht mehr auf einen physischen Arbeitsplatz oder eine Arbeitszeit beschränkt ist. Wir können zu jeder Tageszeit E-Mails abrufen und auf Nachrichten antworten. Infolgedessen schalten wir nie vollständig aus. Ein Büroangestellter sagte in einem Kommentar des New York Magazine: „Früher bin ich aufgewacht, habe den Alarm ausgeschaltet und Tinder überprüft. Jetzt wache ich auf und schaue mir Slack an. “


Slack rühmt sich, dass Benutzer neun oder mehr Stunden am Arbeitstag verbringen. 90 Minuten aktiver Gebrauch, neun Stunden lang, sind eine ganze Reihe von Ablenkungen

Ein derart außergewöhnlich synchroner Arbeitsstil wäre gerechtfertigt, wenn er zu einem Ergebnis führen würde. Es gibt jedoch zunehmend Hinweise darauf, dass der Kommunikationsaufwand in Echtzeit es schwierig macht, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die geistigen Ressourcen erschöpft und es im Allgemeinen schwierig macht, bedeutende Fortschritte zu erzielen.

Ich habe mich bereits gegen Echtzeit-Messaging-Anwendungen ausgesprochen , aber es lohnt sich, die Hauptprobleme zusammenzufassen, die für die meisten Formen der synchronen Kommunikation gelten:

• Ständige Ablenkungen . Sie lenken die Aufmerksamkeit ab und behindern den Arbeitsfortschritt. Hochwirksame, kognitiv anspruchsvolle Aktivitäten wie Programmieren, Schreiben, Entwerfen, Entwickeln von Strategien und Lösen von Problemen erfordern lange Zeiträume intensiver, konzentrierter Arbeit . Die synchrone Kommunikation erlaubt es nicht, dafür lange Zeiträume zuzuweisen.
  
  

  Beispiele für kleine Arbeiten	Beispiele für tiefe Arbeit
  Analysieren von Briefen in der Mailbox	Skizze eines Plans zum Starten einer neuen Funktion
  Antworten an Kollegen in Chats wie Slack	Programmierung
  Telefonanrufe für die Logistik	Vorbereitung der Schlüsselpräsentation
  Anwesenheitsbesprechungen	Suche und Analyse von Informationen zu einem bestimmten Problem

  
  Der Ausdruck „Deep Work“ wurde vom Professor für Informatik an der Georgetown University und Autor der Bücher Cal Newport eingeführt
  
  
• Konnektivitätspriorität statt Produktivität . In Echtzeit werden Sie aufgefordert, in Kontakt zu bleiben und jederzeit verfügbar zu sein. Wenn Sie die Verbindung trennen, werden die Diskussionen ohne Sie fortgesetzt, sodass Sie sie nicht beantworten oder gar sehen können. Um wichtige Entscheidungen und Diskussionen nicht zu verpassen, versuchen die Menschen, immer online und bei so vielen Besprechungen wie möglich zu sein, was ihr Wohlbefinden und ihre Produktivität beeinträchtigt.
  
• Unnötiger Stress . Permanente Verfügbarkeit bedeutet, dass der Mitarbeiter seine Zeit nicht kontrolliert. Tagsüber reagiert er auf Anfragen und legt nicht proaktiv seinen eigenen Zeitplan fest. Eine Studie zeigte, dass Menschen die durch Ablenkungen verlorene Zeit kompensieren und versuchen, schneller zu arbeiten, was zu "mehr Stress, Frustration, Verschwendung von zusätzlicher Energie und Druck" führt. Synchrone Kultur führt direkt zu Burnout.
  
• Verminderte Diskussionsqualität und suboptimale Lösungen . Wenn Sie sofort antworten müssen, haben die Leute keine Zeit, wichtige Fragen sorgfältig zu durchdenken und nachdenkliche Antworten zu geben. Ihre erste Reaktion auf die Situation ist oft nicht die beste.

Vorteile einer asynchroneren Umgebung

Die meisten Menschen empfinden Ablenkungen als Routine, aber einige Unternehmen wie Doist, Gitlab , Zapier , Automattic und Buffer versuchen, einen asynchronen Ansatz zu implementieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile einer besseren Kontrolle über die persönliche Kommunikation:

• Arbeitszeitkontrolle = glücklichere und produktivere Mitarbeiter . In einer asynchronen Umgebung gibt es keine festgelegten Geschäftszeiten. Die Mitarbeiter haben fast die vollständige Kontrolle darüber, wie sie ihre Arbeitstage entsprechend ihrem Lebensstil, ihrem Biorhythmus und ihrer Verantwortung strukturieren (z. B. Kinderbetreuung!). Einige arbeiten nachts, weil es für sie bequemer ist. Jeden Morgen verbringe ich eine Stunde mit meinem Sohn, und niemand in meiner asynchronen Organisation bemerkt dies.
  
• Hochwertige Kommunikation statt oberflächlicher Antworten . Zugegeben, die asynchrone Kommunikation ist langsamer, aber normalerweise von höherer Qualität. Die Menschen lernen, klarer und gründlicher zu kommunizieren, um unnötiges Geschwätz zu vermeiden. Sie haben Zeit, über ein bestimmtes Problem oder eine bestimmte Idee nachzudenken und nachdenklichere Antworten zu geben. Anstelle von reflexiven Reaktionen können die Menschen antworten, wenn sie dazu bereit sind (als zusätzlicher Vorteil: Wenn wir Zeit haben, darüber nachzudenken, ist es viel weniger wahrscheinlich, dass wir in den letzten acht Jahren gedankenlose emotionale Ausbrüche sehen, wir hatten in den letzten acht Jahren kein einziges ernstes Problem mit falscher Kommunikation).
  
• Bessere Planung = weniger Stress . Wenn es nicht mehr möglich ist, eine ASAP-Anfrage in letzter Minute zu senden, ist eine erweiterte Planung erforderlich. Die Mitarbeiter lernen, ihre Arbeitsbelastung zu planen und ihre Aktivitäten sorgfältiger zu koordinieren, damit die Kollegen genügend Zeit haben, um ihre Anfragen zu beantworten. Dies baut Stress ab und letztendlich wird die Arbeit effizienter erledigt.
  
• Deep Work standardmäßig . Da Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Eingangs keine Nachrichten lesen müssen, können sie viel Zeit für die Arbeit aufwenden, die den größten Wert für das Unternehmen schafft. Sie kehren 1-3 Mal am Tag für eine Stapelantwort auf Nachrichten zurück und springen nicht zwischen Arbeit und Nachrichten / Besprechungen hin und her.
  
  

  Gut	Schlecht
  Finden Sie Zeit für ein interessantes Gespräch und kehren Sie dann in den Tiefenmodus zurück	Jonglierversuche, während der Arbeit zu kommunizieren

• Automatische Dokumentation und bessere Transparenz . Da die meisten Mitteilungen schriftlich erfolgen, werden wichtige Diskussionen und wichtige Informationen automatisch dokumentiert, insbesondere wenn Sie ein offeneres Tool als E-Mail verwenden. Diese Gespräche sind einfacher zu verknüpfen. In Doist ist es beispielsweise üblich, anstelle der Gründe für die Entscheidung oder den Status eines bestimmten Projekts einen Link zu den relevanten Twist-Themen anzugeben.
  
  
  In der Zusammenfassung dieses Monats bezieht sich unsere Marketingleiterin Brenna auf verwandte Themen, damit die Leute leicht asynchron verstehen können.
  
• Gleichheit der Zeitzonen . Durch die reibungslose Verbindung zwischen Zeitzonen wird niemand aufgrund seiner Zeitzone benachteiligt. So erweitern Sie Ihren Pool möglicher Kandidaten. Sie können ein sternenklares und wirklich vielfältiges Team von Mitarbeitern aus der ganzen Welt zusammenstellen.
  
  Obwohl die Mitarbeiterbindung eine Art Eitelkeitsindikator ist, glauben wir, dass wir dank der asynchronen Kultur in den letzten fünf Jahren praktisch keine Fluktuation haben. Die Mitarbeiterbindung liegt bei über 90% und damit weit über dem Branchendurchschnitt. Selbst in Google mit seinen legendären Standorten, einer Reihe von Vorteilen von kostenlosen Mahlzeiten bis hin zu kostenlosen Haarschnitten, beträgt die durchschnittliche Lebensdauer der Mitarbeiter nur 1,1 Jahre . Die Freiheit, jederzeit und überall zu arbeiten, ist wichtiger als Cookies und unser Unternehmen kostet genau null.

Aber! Sie benötigen noch synchrone Kommunikation

Wie bei allem im Leben hat eine asynchrone Kultur Vor- und Nachteile. Doist hat beides erlebt.

Zu Beginn unserer asynchronen Reise haben wir die meisten Meetings auf die schwarze Liste gesetzt, da wir sie als Zeitverschwendung betrachteten. Fast alles kann schriftlich gelöst werden. Aber kürzlich sagte unsere Marketingleiterin Brenna offen, dass wir den menschlichen Kontakt verloren hatten und sie sich ohne persönlichen Kontakt mit anderen Mitarbeitern isoliert fühlte.


Wir haben festgestellt, dass übermäßige Asynchronität ebenfalls schlecht ist

Als Ergebnis haben wir gelernt, dass Sie die synchrone Kommunikation immer noch dort mischen müssen, wo es sinnvoll ist: zum Beispiel bei Einzelgesprächen oder Ausflügen. Es ist schwierig, gegenseitiges Verständnis und persönliche Beziehungen nur schriftlich aufzubauen - wir sind schließlich Menschen © Daft Pank.

Hier sind einige Tricks, die uns helfen, persönliche Beziehungen in einem Team aufzubauen:

• Jeder Mitarbeiter spricht mindestens monatlich von Angesicht zu Angesicht mit seinem direkten Vorgesetzten, um den Boden zu untersuchen, Probleme zu besprechen, Ziele für die berufliche Entwicklung festzulegen usw.
  
• Experimente mit zufälligen Team-Treffpunkten über Zoom, bei denen Leute aus verschiedenen Teams zusammenkommen und über nicht funktionierende Dinge sprechen können.
  
  
  
  
• Jährliche Unternehmens- und Teamreisen, bei denen Menschen persönlich kommunizieren.
  
  
  Doist Firmenausflug. Azoren, 2019
  
• Für alle Anfänger eine Woche persönliche Arbeit mit dem führenden Teamleiter. Dies hilft Anfängern, sich bequemer in den Prozess zu integrieren und Fragen zu stellen.
  
• Wir erstatten die Kosten für Coworking, damit die Leute, wenn sie möchten, ihre Häuser verlassen und mehr im Büro / in der Gemeinde kommunizieren.
  
  (Bei Interesse hier mein ausführlicherer Artikel über Fernarbeit und psychische Gesundheit ).

Heute minimieren wir die Anzahl der Besprechungen, verbieten sie jedoch nicht. Unser aktueller Kommunikationsstapel sieht ungefähr so ​​aus:

• 70% asynchron über Twist, Github, Papier
  
• 25% synchron über Tools wie Zoom, Appear.in oder Google Meet
  
• 5% der persönlichen Treffen, zum Beispiel jährliche Naturbesuche des gesamten Unternehmens oder Teams

Weitere Informationen zu den verwendeten Tools und unseren Kommunikationsmethoden finden Sie im Artikel „Die Pyramide der Fernkommunikation in einem Team“.


Unser Kommunikationsstapel

Verwenden Sie im Allgemeinen die synchrone Kommunikation in den folgenden Fällen:

• Sie möchten ein gegenseitiges Verständnis zwischen Personen herstellen (z. B. sind Einzelgespräche oder Teambesprechungen geeignet).
  
• Es ist notwendig, wichtige Informationen mitzubringen oder einige sensible Themen zu diskutieren.
  
• Es gibt viele unbekannte Faktoren, und Sie möchten verschiedene Ideen und Lösungen erarbeiten.
  
• Es gibt viele sich schnell ändernde Variablen, und Sie möchten jedem schnell die gleichen Informationen zur Verfügung stellen, z. B. bei einem Meeting über den Start eines Projekts.
  
• Es gab eine Krise, die sofortige Aufmerksamkeit erforderte, zum Beispiel einen Serverabsturz. Wir verwenden Telegramm mit den enthaltenen Benachrichtigungen nur für die Notfallkommunikation.

Synchrone Kommunikation sollte die Ausnahme sein, nicht die Regel.


Anstelle (und manchmal auch zusätzlich) wöchentlicher Besprechungen startet jedes Team am Montag einen Stream und veröffentlicht die Ergebnisse des Plans der letzten Woche für den aktuellen. So kann jeder sehen, woran alle anderen in verschiedenen Teams arbeiten.

So erstellen Sie eine asynchrone Kultur innerhalb eines Teams

Der Übergang zur Asynchronität erfolgt nicht über Nacht. Es erfordert eine tiefgreifende Veränderung der Werkzeuge, Prozesse, Gewohnheiten und der Kultur. Hier sind einige spezifische Schritte, die Sie sowohl einzeln als auch als Teamleiter ausführen können.

Was ein Mitarbeiter tun kann:

• Über Kommunikation . Geben Sie beim Senden einer Nachricht so viele Informationen wie möglich an. Visualisieren Sie Screenshots oder Screencasts. Sagen Sie klar, was Sie von einer anderen Person benötigen und in welchem ​​Zeitraum. Ein paar Minuten für Details und das Bearbeiten des Textes (zum besseren Verständnis) können Tage des Hin- und Hersprechens in einer asynchronen Umgebung sparen.
  
  

  Mangel an Kommunikation	Über Kommunikation
  Können Sie einen Bericht über den Inhalt senden, sobald Zeit ist?	Können Sie bis nächsten Dienstag bis 14:00 Uhr EST einen kurzen Bericht (≈1 S.) mit Blog-Metriken von Google Analytics senden? Beachten Sie Folgendes: Top-Posts, Anzahl der eindeutigen Ansichten, Absprungrate, Klickrate und Plan für zukünftige Posts. Hier ist ein gutes Beispiel für einen solchen Bericht: eine Vorlage für Inhaltsberichte . Ich wäre dankbar!

  
  Verfassen Sie Ihre Nachricht so klar und sorgfältig wie möglich.
  
• Planen Sie im Voraus, damit die Leute Zeit haben, Ihre Nachricht zu überprüfen . Zum Beispiel: "Ich möchte dies in zwei Tagen beenden, vorzugsweise mit Ihrer Teilnahme" und nicht "Ich brauche Ihre Antwort innerhalb einer Stunde."
  
• Überprüfen Sie immer Ihre Einstellungen für die Dokumentfreigabe . Dies scheint eine Kleinigkeit zu sein, aber wenn jemand Zugriff anfordern muss, kann dies den gesamten Prozess um mehrere Stunden oder sogar Tage verzögern.
  
• Starten Sie vor Besprechungen einen Stream oder erstellen Sie ein Dokument . Teilen Sie alle Informationen und diskutieren Sie wichtige Themen vor dem Meeting, damit jeder das Thema vollständig verstehen kann.
  
• Schreiben Sie nach dem Meeting die Diskussion und das Ergebnis auf . Starten Sie den Stream oder setzen Sie das Dokument fort, damit alle, die es verpassen, diese Informationen finden können. Wir haben sogar angefangen, mit der Aufzeichnung von Besprechungen auf Video zu experimentieren, damit jeder asynchron teilnehmen kann.
  
• Benachrichtigungen deaktivieren . Legen Sie stattdessen bestimmte Zeitintervalle für den Tag fest, um E-Mails und Nachrichten zu überprüfen und zu beantworten.
  
  
  
  
  
• Wartezeit produktiv nutzen . Das Warten auf eine Antwort ist kein großes Problem, wenn etwas zu tun ist.

Was kann ein Teamleiter tun:

• Ermutigen Sie alle, die schriftliche Kommunikation als Kernkompetenz zu beherrschen . Dies reduziert die Wartezeit und vermittelt schnell die Essenz der Dinge. In einer asynchronen Umgebung muss jeder ein großartiger Schriftsteller sein.
  
• Bewerten Sie Personen anhand ihrer Ergebnisse, nicht anhand der Reaktionsgeschwindigkeit oder der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden . Wir haben bereits ausführlich über die Leistungsbewertung geschrieben .
  
• Stornieren Sie obligatorische Stunden oder Bürozeiten . , .
  
• , , . . , Doist , — , . , .
  
• (Direct Responsible Individual, DRI) . Apple. , , . , , , , . , , . , .
  
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• . , Doist , . . , .
  
  
  
  
  Doist « Doist» (Doist Heads)
  
  
• , , , - GitHub, Basecamp Twist . . , , . , . . .
  
• . Telegram. . . .

Asynchronität ist ein harter Kampf, der den üblichen Zustand in Frage stellt.

Wir wissen, dass wir den Status Quo in Frage stellen und dass leise, asynchrone Kommunikation nicht die derzeitige Norm ist. Ein echter Paradigmenwechsel ist erforderlich.

Wir wetten, dass die erfolgreichsten Unternehmen in Zukunft diejenigen sein werden, die sich für eine solche Verschiebung entscheiden. Teams, bei denen die Mitarbeiter nicht ständig in Kontakt bleiben müssen und die der asynchronen Kommunikation Priorität einräumen, um die Voraussetzungen für tiefgreifende Arbeit zu schaffen. Dadurch können Mitarbeiter offline gehen und sich vollständig erholen. Wir freuen uns, unsere Reise in diese Welt zu teilen und Sie einzuladen, sie zu erkunden.