Jira aus der Müllkippe holen, wo ich anfangen soll

Plötzlich stellen wir fest, dass Jira zu einer Müllkippe geworden ist. Jede zweite RP konfigurierte Jira, da es für ihn unkontrolliert bequemer war. Und als das Projekt zu brennen begann, löschte es Brände manuell und ließ die Aufgaben in einem Zustand, der noch lange nicht abgeschlossen war, im Tracker zurück. Wenn das Projekt eine vollständige CI / CD erstellt hat, befinden sich die meisten Entwicklungsaufgaben im richtigen Endstatus, der Rest jedoch ...

Einige der Projekte froren ein, andere fielen aus, die RPs wurden rausgeschmissen, aber die Aufgaben in Jira wurden nicht gereinigt. Sie haben 10 bis 20 laufende „Projekte“ zur Hand und müssen schnell verstehen, wo es mehr weh tut.

Wir haben die Erfahrungen der Teilnehmer an den Versammlungen des KiFB (Francis Bacon Club) bei der Lösung dieses Problems verglichen und diese Erfahrungen in aufgezeichneter Form präsentiert (wofür wir uns bei allen Teilnehmern bedanken).

Am Anfang kamen Sie zu einer Organisation mit mehr als 50 Projekten, in der ein Tracker mit dem starken Wunsch eingeführt wurde, ein systematisches Projektmanagement einschließlich transparenter Berichterstattung einzurichten.

Ein Verständnis des Projektstatus, das auf etwas anderem als der Meinung des Projektmanagers (RP) basiert, wird in Objektivität investiert.
Warum so? RPs sind es wie die meisten Menschen gewohnt, für Fehler geschlagen zu werden. Was macht RP? Versteckt seine Fehler, bis es zu spät ist.

Einige Berichte werden vom Finanz- und Rechtsmanagement bereitgestellt. Zahlungen, Verträge, Ausgaben, Handlungen usw. Diese Mittel sind jedoch für die frühzeitige Diagnose von Problemen von geringem Nutzen, wenn Probleme im Arbeitsprozess selbst auftreten. Wenn der Workflow über den Task-Tracker gesteuert wird, können Informationen daraus abgerufen werden.

(Aber das funktioniert natürlich, wenn jemand in der RP diese Berichte liest, Schlussfolgerungen zieht und Entscheidungen trifft, für die er verantwortlich ist).

Warum brauche ich Berichte?

Bericht für Bericht nicht erforderlich



Aufnahme aus dem Film "The Pentagon Wars". Der Wirtschaftsprüfer brachte Berichte. ALLE Berichte.

Ein Manager, der einer Masse von Daten in einer Masse von Berichten gegenübersteht, kann in eine Betäubung geraten. (Streikformular: Wenn Sie Berichte wünschen, erhalten Sie Berichte).

Das Unternehmen erhält Geld durch die Erledigung von Aufgaben.

Die Berichte sollten in erster Linie den eingehenden Geldfluss, das damit verbundene Kapital, die Gewinngenerierungsrate und die Betriebskosten enthalten. Wenn das Tracking zum Verwalten von Änderungen verwendet wird, ist dies auch die Änderungsrate.

Es gibt verschiedene Arten von Aktivitäten (die gemeinsam stattfinden und sich ergänzen): Design, Prozess, Organisation und Forschung, deren Analyse etwas variiert.

Projektaktivitäten

Bei Fixkostenprojekten ist es wichtig, die Verbrennungsrate eines Auftrags zu verfolgen. Wenn die Arbeit als Aufgaben in Jira gestartet wird, können Berichte (auf die wir in diesem Artikel nicht eingehen) hilfreich sein. Eine andere übliche Methode besteht darin, den Status eines Projekts mithilfe eines Gantt-Diagramms zusammen mit einem Budgetplan zu verfolgen (leider wird das Schließen von Aufgaben in Jira häufig vergessen).

Forschung

Die Forschungstätigkeit erfordert nicht die Lösung aller zugewiesenen Aufgaben einerseits, andererseits schaffen die gelösten Aufgaben normalerweise kein Einkommen. Organisationen, für die dies nicht die Hauptaktivität ist, forschen in kleinen Teams und kurzen Zyklen, in denen das Management „an den Fingern“ des Ergebnisses erfolgt. Jira-Berichterstattung hilft wenig bei der Verwaltung.

Prozessaktivitäten

Berücksichtigen Sie die Prozessaktivität - dies ist die Ausführung des eingehenden Aufgabenflusses, wobei die Zahlung an ihre Implementierung gebunden ist, während die Aufgaben regelmäßig mit einer gewissen Regelmäßigkeit eintreffen (mit anderen Worten, es gibt keinen festen Umfang). Zum Beispiel Verbesserungen am IT-System. In diesem Fall können Berichte den Status des Prozesses direkt widerspiegeln.

Die eingehende Aufgabe ist zukünftiges Geld. Hängende Aufgabe = Geld hängen. Ein Problem, das faul ist (nicht mehr benötigt wird) = Geldverlust. Die Aufgabe, für die gearbeitet wurde, die aber nicht geschlossen ist = zugehöriges Kapital, das weggeworfen werden kann, wenn die Aufgabe schlecht wird.

Wie viel zukünftigen Umsatz haben Sie? Dies sind neue Aufgaben mit einer mit dem Kunden vereinbarten Einschätzung. Aber um dies zu sehen, müssen Sie die Schlacke entfernen - veraltete, nicht relevante Aufgaben.

Was ist das zugehörige Kapital? Bei den Verkaufspreisen handelt es sich um Aufgaben, die in Arbeit genommen und nicht erledigt wurden. Bei den Selbstkostenpreisen sind dies die Arbeitskosten für solche Aufgaben in Stunden oder im Wert der Gehaltsabrechnung. Weniger Schlacke.

Wie hoch ist die Umsatzgenerierungsrate? Der Geldbetrag zur Lösung des Problems im Sprint abzüglich der Betriebskosten des Teams. Dafür ist es jedoch erforderlich, dass die Aufgaben ihren Status ändern. Die Mitarbeiter haben die für das Projekt aufgewendete Zeit notiert. Bei diesen Problemindikatoren tritt jedoch in der Regel das geringste auf.

Organisatorische Aktivität ist in erster Linie eine Veränderungsaktivität.
Wie schnell veränderst du dich? Zeit zum Umziehen? Dies ist die Geschwindigkeit organisatorischer Aufgaben und die Akkumulationsrate neuer Aufgaben. Und Berichterstattung über Aufgaben, die an Mitarbeitern hängen, sodass Sie sich daran erinnern können, die getroffenen Entscheidungen umzusetzen.

Der weitere Weg zu Lean wird durch komplexere Berichte unterstützt (die bei Versammlungen nicht sehr berührt wurden und nicht im Detail unterschreiben).

Welche Ideen kommen mir in den Sinn:

• Zeitverlust durch Warten. Das Verhältnis der Zeit, die für die Zeit von der Einstellung bis zur Implementierung aufgewendet wurde. Backlog-Timeout.
• Verluste durch unnötigen Transport. Die Anzahl der Retouren über den Lebenszyklus mit der Berechnung des Zeitverlusts für das Warten in der Verarbeitung
• Verluste durch unnötige Verarbeitungsschritte. Ausfallzeiten aufgrund unnötiger Phasen bei der Koordinierung von Aufgaben mit Vorgesetzten oder Vorgesetzten.
• Verluste durch Überbestände. Ausfallzeiten für Mitarbeiter, die nicht mit Schulungen, PR oder Vorverkauf belastet sind
• Verluste durch unnötige Bewegungen. Zeitverlust beim Organisieren von Besprechungen, Finden von Kontakten, Warten auf das Kompilieren von Code und Ausführen von Unit- und anderen Tests.
• Verluste durch Freisetzung fehlerhafter Produkte. Das Verhältnis der im Kampf gefundenen Fehler zu den im Test gefundenen. Der Arbeitsaufwand zur Korrektur von Fehlern. Der Arbeitsaufwand für Änderungen aufgrund schlechter Inszenierung.
• Verluste der Überproduktion. Implementierung von Funktionen, die die Geschäftsleistung nicht beeinträchtigten. Verluste zum Testen unkritischer oder nicht betroffener Funktionen. Unterstützung für veraltete Browser oder deren Versionen.

Aber vorher müssen Sie den Tracker von der Schlacke reinigen.

Wir putzen Jira

Schritt 1. Wir konfigurieren nichts

Ändern Sie nicht Workflow, Status, Auflösungen. Es ist zwar ungewöhnlich, mit ungewöhnlichen Status umzugehen, aber dies sind Daten, in die die Menschen einen gewissen Sinn investiert haben.

Schritt 2. Wir entfernen alte Projekte

Bericht im Format (Projekt, Letztes Datum der letzten Änderung des Aufgabenstatus).

Projekte, für die es keine Bewegungen gab, sind Kandidaten für die Übertragung in das Archiv.

Wenn die für das Projekt verantwortliche Person noch arbeitet, gibt sie den Status an. Wenn nicht, beginnt die Suche nach dem Ende.

Wir übertragen die Aufgaben von Archivierungsprojekten in den endgültigen Status mit nicht zu beheben. Es gibt eingefrorene Projekte. Der Status solcher Aufgaben wird eingefroren.

Schritt 3. Wir entfernen alte Aufgaben

Bericht über nicht geschlossene Aufgaben mit der letzten Statusänderung von weniger als X (zwei Jahre mehr als genug. Wenn die Aufgabe jedoch 90 Tage lang hängt - sie wird "schlecht"), gruppiert nach Beauftragten. Höchstwahrscheinlich sind sie faul, sagt der Verantwortliche (wenn er ernannt und nicht entlassen wird).

Schritt 4. Entfernen Sie unnötige Aufgabentypen

Ein Bericht über die Verteilung nicht geschlossener Aufgaben nach Aufgabentyp, um unnötige Typen zu löschen.

Schritt 6. Wir analysieren die Aufgaben der Entlassenen

Wir wählen Aufgaben mit entlassenen Darstellern aus.

Es ist besonders interessant, die Aufgaben entlassener Mitarbeiter durch ihre Vorgesetzten zu betrachten. Der Leiter des Mitarbeiters erlaubte die „Entleerung“ des zugehörigen Kapitals der für die Aufgabe aufgewendeten Zeit und organisierte die Erledigung der Aufgabe nicht.

Wir nehmen in die Entlassungsverordnung die Verpflichtung auf, irrelevante Aufgaben zu überwiegen / zu schließen.

Schritt 5. Suchen und analysieren Sie den größten Heap

Bericht über den Status nicht geschlossener Aufgaben. Wir identifizieren, in welchem ​​Status die meisten Aufgaben.

Wenn der Status eine Aufgabe in Arbeit ist, erstellen wir einen Bericht über die Verteilung der Aufgaben in diesem Status nach Ausführenden. Wir wählen Aufgaben ohne zugewiesenen Executor aus, wir betrachten Aufgaben von "Live" -Exekutoren. Bei einigen Künstlern haben sich 2000 Aufgaben angesammelt. Hmm ...

Schritt 7. Wir standardisieren Status, Auflösungen und Lebenszyklen

Eine Gelegenheit, jedes Projekt gleichermaßen zu betrachten. Wir treffen und brechen den Widerstand der RP. Leider denken die Leute nicht gerne über ihre Austauschbarkeit nach, ein typisches Argument: „Ich bin einzigartig in der Verwaltung eines Projekts, ich brauche einen einzigartigen Lebenszyklus.“

Schritt 8. Wir suchen nach den problematischsten Projekten. Wir schauen uns die Berichte über die Verbrennung an

Jira - es kann zwei Arten von Projekten geben

• Projekte mit einem bekannten Aufgabenbereich (dies geschieht), bei denen Verbrennungsberichte anwendbar sind. Manchmal passiert es.
• Prozesse: Verarbeitung fortlaufender Aufgaben

Projekte

Wenn der Aufgabenpool gestartet wird, sehen wir uns die Abschlussprognose an und ergreifen Maßnahmen, wenn die Prognose nicht beruhigend ist.

Die Prozesse

Wir betrachten die gelösten Probleme gegen eingehende Aufgaben.

Geteilte Aufgaben sind in externe und interne Aufgaben unterteilt (Schulung, Refactoring usw.). Wir zeigen nur externe Aufgaben in der Tabelle an.

Wie man Diagramme liest

Es gibt drei bedingte Diagramme:



Die Realität der IT ist, dass die mit der Freigabe von Aufgaben verbundenen Arbeitskräfte eine erhebliche statistische Streuung aufweisen (es sei denn, es handelt sich natürlich um Aufgaben wie die Gewährung von Rechten).

Um die für die Unterstützung erforderliche SLA sicherzustellen, müssen Ressourcen daher mit einem gewissen Spielraum geplant werden. Andernfalls werden die Aufgaben in den eingehenden Aufgabenpuffern angesammelt, wodurch die Fristen unzulässig werden. In den Pausen sind die Mitarbeiter nicht immer mit eingehenden Aufgaben, Schulungen oder anderen nicht zum Kerngeschäft gehörenden Arbeiten beschäftigt.

Während der Produktentwicklung versuchen sie, Entwickler vor Ausfallzeiten zu schützen, um maximale Entwicklungsgeschwindigkeit zu gewährleisten = Geld zu verdienen. Dazu müssen Sie immer einen Vorrat an Aufgaben im Backlog haben, was bedeutet, dass ein Teil der Aufgabe meistens nicht erledigt wird. Da Aufgaben allmählich an Relevanz verlieren, bedeutet dies, dass Aufgaben niemals erledigt werden.

Option A.

Es ist normal, wenn dies eine Implementierung von Funktionen ist. Es werden mehr Funktionen eingegeben, als das Team verarbeiten kann.

Wenn dies Unterstützung ist (Administration und Fehlerbehebung), ist die Situation schlecht. Je mehr Fehler, desto langsamer ist ihre Korrektur. Je langsamer die Korrektur ist, desto mehr Fehler häufen sich. Unter dem Schießpulverfass tickt etwas. Tick-to-Tick-to-Tick ....

Option B.

Wenn ein Team genau so viele Aufgaben erledigt, wie es um den Rückstand geht, bedeutet dies Folgendes

• Entweder wird der Rückstand in einem anderen Projekt / an einem anderen Ort aufrechterhalten, und infolgedessen sehen Sie keinen zukünftigen Umsatz in den Berichten und können keine Entscheidung auf der Grundlage von Berichten über die Wichtigkeit der Vergrößerung des Teams treffen.
• oder Menschen haben zum Zeitpunkt der Ausfallzeit Aufgaben für sich selbst (zu Empfindungen und Intuition, ohne Custdev, Marktanalyse usw.); Wie viele solcher Aufgaben sind unklar und dies ist alarmierend (was ist, wenn es bereits 90% von ihnen gibt)?
• oder die Berichte sind gefälscht.

Option C.

OK, wenn es Unterstützung ist. Das Team muss Ausfallzeiten haben, damit es Probleme und Aufgaben schnell und effizient lösen kann.

Wenn dies eine Implementierung von Funktionen ist, ist die Situation meistens nicht normal. Sobald sich ein Rückstand an Aufgaben angesammelt hat, versteht das schneller als neue. Warum könnte das sein?

• Zum Beispiel wurde das Team dramatisch vergrößert und es analysiert die Schulden, aber gleichzeitig werden die Bedürfnisse des Unternehmens nicht mehr. Das Unternehmen reagiert nicht (hat es nicht geschafft) auf das Wachstum von Chancen oder noch schlimmer, das Produkt hat seinen Platz eingenommen und aufgehört zu wachsen.
• Oder das Produkt stagniert und muss nicht weiterentwickelt werden.
• Oder das Marketing hat aufgehört, neue Möglichkeiten zu schaffen.

Schritt für den Sicherheitszugriff

Wir erfassen Aufgaben mit Links im Internet zu Google Dox. Alle Dokumente müssen sich innerhalb des Umfangs befinden. Wir haben die Aufgabe, Materialien nach innen zu übertragen

Analystenkontrollschritt

Stufen werden wo gemacht?

Option A. Direkt im Fett.
Option B. Im persönlichen Google Doks-Mitarbeiter.

Richtige Option: Eine Änderung der Funktionalität sollte meistens mit einer Änderung der technischen und funktionalen Dokumentation in Confluence einhergehen. Wie kann man es kontrollieren?

Wir verknüpfen die Anweisungsseite mit der Aufgabe in Fett (fügen Sie einfach den Link ein, dies führt automatisch zur Erstellung bidirektionaler Links).

Wir erstellen einen Bericht über Seitenänderungen im Zusammenfluss und fassen ihn in Analysen mit Jira-Berichten über Verbesserungen der Arbeitskosten zusammen. Alle Verbesserungen mit erheblichen Arbeitskosten sollten mit Änderungen an den Artikeln korrelieren.

Danksagung

Vielen Dank an die aktiven Mitglieder des KiFB für die vorbereiteten Materialien und die Organisation der Diskussion sowie an alle Personen, die an der Diskussion teilgenommen haben.