Reagieren Sie leicht auf eine Bitte um Hilfe? Ist es nicht schwierig für Sie, ein paar zusätzliche Aufgaben zu erledigen? Wiederholen Sie stillschweigend einen nicht so guten Job für Kollegen oder Untergebene? Höchstwahrscheinlich führt Ihre Arbeitsbelastung zu einer „Überhitzung“.
In kleinen Unternehmen erledigen wir häufig alles hintereinander, ohne dies zu bemerken: Der Testserver wird neu gestartet, und wir selbst benachrichtigen den Client im Chat anstelle des Ingenieurs. Hängen Sie ein Banner auf - warten Sie eine Minute, ich habe Zugriff auf das Admin-Panel, bereit; Analysecode - Lassen Sie uns den Tag-Manager aufhängen und Ihnen zeigen, wie Sie Tags darin platzieren. Hier beim Abladen gab es verdächtige Peaks und Ausfälle, ich habe zusätzliche Details für Sie gemacht ... Die Situation ist besonders schwierig in Unternehmen, die aktiv an Kundenwünschen arbeiten, und jeder Mitarbeiter übernimmt die unterschiedlichsten Aufgaben. Als Folge: Müdigkeit, Burnout, Fehler und Blockaden der eigenen herausragenden Aufgaben. Ist das bekannt Lassen Sie uns nach Gründen und Lösungen suchen.
Warum passiert das?
Es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter eine unerträgliche Menge an Aufgaben übernimmt. Wenn Sie kein Geschäftsinhaber sind und keinen direkten Anteil am Gewinn erhalten, sollten Sie in der folgenden Liste nach Ihren Gründen suchen. Ja und wenn der Besitzer allerdings auch - und das passiert.
- Der Mitarbeiter bemüht sich, seinen Wert zu beweisen. Wenn ein Mensch sich nicht sicher ist, hat er Schwierigkeiten, sich in einem Beruf zu identifizieren. Er ist deprimiert, wenn er sich mit anderen Kollegen, beruflichen Erfolgsgeschichten und sogar mit erfolgreichen Entdeckungen von Wettbewerbern vergleicht. Deshalb findet er einen Weg: Multitasking zu betreiben und sich zu bewähren, indem er Aufgabe für Aufgabe schließt, 12 Stunden am Tag arbeitet und nicht am Wochenende anhält.
- Manchmal ist der Grund, sich in andere Berufe zu begeben, der Wunsch, auf Nummer sicher zu gehen : Wenn Sie viele Arbeitsfäden haben und an allen Fronten arbeiten, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, in schwierigen Zeiten entlassen oder verringert zu werden. Sie müssen also die Trägheit und Faulheit der Kollegen ausnutzen und unverzichtbar werden.
- Die Arbeit eines anderen wird oft nur von fähigen, klugen und versammelten Leuten erledigt. Sie erhalten leicht ihre Aufgaben, es ist nicht schwer, Fremde aufzunehmen und sogar einen Teilzeitjob als Freiberufler zu organisieren. Sie sind starke Workaholic-Profis, die gerne gute Aufgaben erledigen und nicht gerne fünf Mal am Tag mit Kollegen Kaffee trinken. In der Regel schätzen und lieben sie das Unternehmen und die Projekte, deshalb arbeiten sie ziemlich selbstlos, damit alle besser sind als sie.
- Es gibt Zeiten, in denen ein Mitarbeiter seine Arbeit einfach mag , sich für sie begeistert und sie gerne macht. Sie bemerken nicht einmal, dass ein solcher Arbeitstag vorbei ist. Darüber hinaus ist es einfach unanständig, den Fall im Endstadium fallen zu lassen. Hier ist noch eine halbe Stunde - ich beende diese Projektion und renne nach Hause, damit ich morgen nicht mehr zurückkomme, sondern andere Dinge tue :).
- Es kommt vor, dass Sie geholfen haben und es zur Norm wurde . Tatsächlich scheint es auf den ersten Blick nichts Besonderes zu sein, Kollegen zu helfen. Wahrscheinlich sind jedoch viele Leser mit diesem Gewirr vertraut: Senden Sie zuerst den Link, dann helfen Sie, kommen Sie dann und zeigen Sie am Ende: "Mach es, pliz, schnell, sonst wähle ich diese drei Zeilen des Berichts zwei Stunden lang aus." Allmählich werden solche Appelle zur Norm und wenn Sie sich weigern, werden Sie die schlechteste Person. Der Mitarbeiter will nicht schlecht sein und berät links und rechts, tut, hilft und dann geht das Licht in seinem Büro nach 22:00 aus ...
- Überraschenderweise wird das Novizen-Syndrom zum Grund für die „Stapelarbeit“. Ein Mann kommt in ein neues Büro, zeigt sein Wissen und Können in vollem Umfang, um den Schmutz nicht ins Gesicht zu treffen, und dann gemäß dem Standardszenario: "Nun, wenn Sie so schlau sind, können Sie dies auch tun."
- Eines der häufigsten Szenarien: Der Kopf erledigt die Arbeit für Untergebene , weil er Angst hat oder notwendig ist oder sich für die schlechte Arbeitsqualität der Einheit schämt. Und dies ist nicht das berüchtigte Mikromanagement und der Perfektionismus, sondern nur der Wunsch, die Arbeit zumindest akzeptabel zu machen. Untergebene entspannen sich natürlich, weil der Chef gut gemacht ist, sie Aufgaben noch schlechter erledigen und er vergisst nicht nur zu essen, sondern auch auf die Toilette zu gehen.
- Manchmal zieht sich die Arbeit wegen der Routine hin . Dies ist das Ergebnis einer schlechten Geschäftsorganisation: Mehrere Prozesse ziehen sich gleichzeitig hin, und es gibt keine Optionen, um etwas nacheinander zu tun. Sie müssen alles auf einmal tun.
- Während einer Krise (in der Wirtschaft oder in der Führungsebene von Top-Managern) ist der Grund für das Laden von Aufgaben für ein oder zwei Mitarbeiter der Wunsch, alle Löcher mit Hilfe eines Paares von Stabsabteilungen zu schließen . Das ist richtig, warum neue einstellen, wenn diese
noch nicht gestorben sind ? Die gleiche Geschichte passiert, wenn sie nach einem Ersatz fragen, bis sie einen neuen Mitarbeiter finden, aber auch nach der Einstellung von drei weiteren ändert sich nichts - sie sind neue Kinder , sind noch nicht eingezogen und haben dann einen neuen Job, für den sie nicht zuständig sind Sie wurden eingestellt.
- Es gibt Menschen, die der Art des "Retters" entsprechen : Sie müssen sich keine Gunst verschaffen, sie sind professionell, sie kaufen nicht die Freundschaft von Kollegen, sie haben eine normale Last, aber sie übernehmen die Arbeit trotzdem für sich. Die Gründe sind einfach - Mitleid und Freundlichkeit, sie sind so erzogen, dass sie aus der Kindheit stammen. Das Team nimmt Freundlichkeit für Schwäche und die Dienste eines guten Kollegen aktiv in Anspruch.
- Der abscheulichste Grund, die Arbeit eines anderen zu übernehmen, sind Freunde im Team . Denken Sie daran: Wenn Ihr Freund Ihnen erlaubt, für ihn zu arbeiten, ist er kein Freund. Nach Ihnen oder seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen werden Sie nicht einmal mehr von ihm hören.
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In der Regel werden in einem Büro mega-workaholic mehrere Gründe vermischt, lediglich ein oder zwei Motive sind selten. Es gibt jedoch allgemeine äußere Anzeichen, an denen eine solche Person erkannt werden kann.
- Solche Leute sind in der Regel langweilig im Gespräch - und das nicht nur, weil sie von der Arbeit leben, sondern weil ihre Köpfe mit Gedanken über Arbeitsprozesse beschäftigt sind und es psychologisch schwierig ist, zu einer Samstagsreise zu wechseln oder eine neue Serie zu diskutieren, die nachts angesehen wird.
- Solche Leute sind oft wütend - sie sind müde. Nein, sie beschuldigen niemanden für eine Überlastung, nur eine müde Person mit einem harten Lächeln, die Sie in der Praxis überprüfen können.
- Diese Leute reden selten über die Verarbeitung, erkennen und realisieren sogar ihre Arbeitsbelastung. Sie betrachten ihre Arbeitsweise und ihre Intensität als die Norm und stoßen sogar auf Begeisterung.
- Im Team gelten diese Mitarbeiter als Kurbeln, Schwächlinge oder harte Karrieristen - dies hängt von anderen Optionen des Charakters eines Kollegen ab. Leider überwiegt das Missverständnis die Wertschätzung und die Dankbarkeit (ha ha ha).
- Auf hundert farbenfrohen Seiten und Gebäuden suchen diese Mitarbeiter niemals nach Führungsqualitäten, zeigen oder berichten über Ergebnisse. Portal, für das sie sich oft als unterschätzt herausstellen oder sogar unter die heiße Hand fallen, weil "du mehr ziehst - mehr Verantwortung".
- Auf den Tischen solcher Jungs und Mädchen steht eine fast volle Tasse gekühlten Tee oder Kaffee :-)
Sicherlich haben Sie beim Lesen dieses Artikels gelächelt, als Sie sich selbst oder einen Kollegen erkannt haben. Aber die Zeit für eine schwierige Enthüllung ist gekommen: Solche Leute im Team sind sehr schlecht für ein Unternehmen, insbesondere in einem kleinen Unternehmen, in dem jeder Mitarbeiter großen Einfluss hat. Und es scheint, dass das übliche Pareto-Prinzip funktioniert: 20% der Mitarbeiter leisten 80% der Arbeit. Aber wie beschissen es sich in Bezug auf die Personalkosten anhört ...
Warum ist es so schlimm?
- Die produktivsten Mitarbeiter werden schnell ausgebrannt sein, weil die Last und die Verantwortung ihre Arbeit erledigen werden. Infolgedessen werden sie entweder krank und versuchen, den Burnout zu überwinden, oder die Arbeit steigt, weil ihre Hände gefallen sind.
- Es ist schwierig, viel Arbeit gut zu machen, daher werden Sie entweder Fehler in der Arbeit bekommen (oft dumm und beleidigend) oder eine Frist (bis alles gut gemacht ist).
- Mitarbeiter, die in der Lage sind, viele verschiedene Aufgaben zu erledigen, sind in ihrer Karriere schwer zu erreichen, obwohl sie es wie kein anderer verdienen. Tatsache ist, dass der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Arten von Arbeiten es Ihnen ermöglicht, ein breiter Spezialist zu sein, und keine Chance und Zeit lässt, in die Tiefen eines engen Wissensbereichs einzudringen.
- Die entspannten Mitarbeiter, für die die Arbeit erledigt ist, entscheiden, dass der Rest des Geschäfts von selbst erledigt wird, sodass Sie die Ärmel senken, Kaffee einschenken und YouTube einschalten können.
- Früher oder später kommt es zu Konflikten im Team, die entweder von überlasteten Mitarbeitern aufgrund allgemeiner Ungerechtigkeit, gleichem Entgelt für unterschiedliche Arbeitsbelastungen usw. oder von „unterlasteten“ Mitarbeitern aufgrund von Spannungen in den Beziehungen herrühren und noch mehr Arbeit erfordern , Probleme mit der Führung und sogar wegen allgemeiner Arroganz.
In jedem Fall führt dies früher oder später zu Einkommens- oder Kundenverlusten (und damit zu Einkommensverlusten).
Grundsätzlich kann diese Situation in jeder Einheit auftreten, aber Überlastungen aufgrund von Aufgaben anderer Personen treten meistens in mehreren Situationen auf:
- Technischer Support und jeglicher Support: "Nimm ein Ticket, dein Thema", "Nimm ein Ticket, ich renne zur Apotheke", "Antworte dort, sonst weiß ich es nicht", "Oh, du antwortest so cool - antworte mir auch";
- Entwicklung: "Ihr Code ist sauberer, aber Sie haben keine Zeit", "OOP ist an mir vorbeigekommen", "Nun, was kostet es Sie, drei Bugs dort zu schließen?"
- Marketing und Werbung: "Sehen Sie sich die Einstellungen für Werbung an", "Und schreiben Sie eine Anzeige", "Oh, wie ist das auf Englisch?", "Und machen Sie diese Kampagne auch, Sie verstehen es."
Also feuere sie, oder was?
Nein, natürlich - Sie möchten die Arbeitseffizienz nicht selbst verringern. Es ist notwendig, Management- und Betriebsmaßnahmen zu ergreifen, um dieses Potenzial zum Nutzen des Unternehmens zu nutzen und gleichzeitig den Rest nicht zu dämpfen.
Keine Notwendigkeit zu schieben
Beziehen Sie sich unbedingt auf die oben genannten Typen und versuchen Sie zu verstehen, mit welchen Sie es zu tun haben. Auf dieser Grundlage müssen Sie mit einem Mitarbeiter zusammenarbeiten und eine Konversation aufbauen. Wenn Sie die Gründe für die Überlastung der Mitarbeiter oder Ihrer Kollegen nicht sehen, wissen Sie nicht viel über das Unternehmen. Werfen Sie Hobbys während der Arbeitszeit und lesen Sie Forbes (oder Habr) und seien Sie den Untergebenen oder Kollegen näher.
Bedrohungen für harte Arbeiter werden in keiner Weise helfen - sie werden nicht verstehen, warum sie kritisiert werden, weil so viel Arbeit geleistet wurde. Daher werden Vorwürfe, Drohungen, jeglicher Druck als negativ angesehen und die Miliz gegen den Mitarbeiter wird Ärger und Stress verursachen. Das Schlimmste, was man sagen kann, ist: "Du warst lange nicht im Urlaub, geh." Dies wird als Wunsch interpretiert, nachzuweisen, dass Sie einen unnötigen Mitarbeiter haben.
Suchen Sie nach Managementpraktiken
Automatisieren Sie die Arbeit in den Einheiten, in denen ein Problem auftritt. Wenn es um Vertrieb und Marketing geht, installieren Sie CRM mit getrennten Zugriffsrechten, in denen jeder Mitarbeiter seinen eigenen Verantwortungsbereich, seinen Plan, seine KPIs und etwaige Delegierungsfälle hat. Wenn Sie beispielsweise einen regelmäßigen Managerwechsel bei Ivanovs Kunden bemerken, werden diese protokolliert zu Prokhorov, dann verarbeitet Prokhorov eindeutig, und Ivanov entschied sich eindeutig, Arbeitszeit in Freizeit umzuwandeln.
Wenn es sich um Support, technischen Support und Mitarbeiter handelt, die mit externen Kunden oder Mitarbeitern als internen Kunden (z. B. Systemadministratoren) kommunizieren, Ticketsysteme verwenden, sind diese kostengünstig, zeigen jedoch die Aufgaben (Anrufe und Anfragen) und den Fortschritt klar auf Arbeit, Ergebnis und, wie in CRM, Managerwechsel. Zu diesem Zweck haben wir beispielsweise den
Cloud-Helpdesk ZEDLine Support entwickelt , in dem es sehr praktisch ist, alle Kundenanfragen zu berücksichtigen und mit ihnen zu arbeiten. In diesem Fall verlieren Sie keine Zeit für die Schulung und Anpassung des Personals an die Software. Die Einrichtung dauert nicht länger als eine Stunde, und die Entwicklung der Benutzeroberfläche dauert 5 bis 10 Minuten.
Versuchen Sie KPI
Wenn es schwierig und in vielen Fällen einfach unerwünscht ist, KPI auf Programmierer anzuwenden, ist KPI für die Handels- und Supportdienste eine Managementnotwendigkeit und ein cooler Motivator. Die Hauptsache ist, die Indikatoren messbar, verständlich und abhängig von den tatsächlichen Ergebnissen und nicht von persönlichen Beziehungen zu machen (zum Beispiel ist „knapp 17 Serviceaufgaben“ ein Indikator, aber „nach Einschätzung der Kollegen ist es höflich, -2 zu sein“ eine Gelegenheit, den Urheber eines solchen KPI zu entlassen).
Wie kann man für den Mitarbeiter selbst aus einem solchen Höhepunkt herauskommen?
In diesem Block wäre es möglich, psychologische Methoden und andere Unternehmenstherapien positiv und instruktiv zu beschreiben, aber nein. Dies wird nicht funktionieren.
Das erste, was Sie tun müssen, ist zu verstehen, dass das Überladen der Arbeit eines anderen Sie nicht zu einem Superhelden macht, sondern Sie das Gleichgewicht zwischen einem wertvollen Teamplayer (nämlich dem, der das Unternehmen bewegt) und der überlasteten Arbeit mit einer Stirn (sie pflügen höllisch und bewegen sich nicht immer, weil keine Zeit mehr bleibt) verliert Vektordefinition).
Die zweite besteht darin, zu verstehen, was Sie Ihren Kollegen schlecht antun: Sie verlieren an Wert, sie sehen vor Ihrem Hintergrund blass aus und sie hassen und fürchten Sie sehr.
Drittens: Sie müssen die Arbeit an diejenigen zurückgeben, die sich von ihr verabschiedet haben und den Kontakt zu diesem Teil des Geschäfts verloren haben. Sie müssen Ihren Arbeitsbereich und Ihre Beschäftigung ablehnen und verteidigen. Du wirst ein Bastard. Demütige dich, das ist nicht lange.
Sie können Hunderte von Methoden für den Umgang mit Arbeitsbelastung und Unfähigkeit, Nein zu sagen, zu einem Psychologen gehen, mit dem Chef unter einem Glas Bourbon oder mit Kollegen unter einer Kiste Bier sprechen, kündigen (das Dümmste ist übrigens, dass der neue Job beginnt). - das wird einfacher für dich. Zuallererst müssen Sie jedoch das Arbeitsschema mit weiteren Anfragen, Anfragen oder Ihrem Wunsch, die Fäden aller Aufgaben des Unternehmens in den Händen zu halten, lernen.
Der Algorithmus ist einfach
Bewerten Sie die Anfrage
Verstehen Sie zunächst, wer sich an Sie gewandt hat: der von der neuen Aufgabe erschreckte Mitarbeiter, dem es genügt, ihn zu senden, oder der Frottier-Delegierte, der am besten zu Ihnen geschickt wird. Berechnen Sie dann, was Sie opfern müssen, um die Aufgabe eines Kollegen zu erfüllen, wie ressourcenintensiv es für Sie ist. Geben Sie nicht sofort eine Antwort, denken Sie nach und kehren Sie mit einer nachdenklichen Ablehnung oder Zustimmung zurück - Sie werden also nur Respekt hervorrufen.
Prioritäten identifizieren
Denken Sie bei der Analyse einer Aufgabe daran, dass Sie nicht nur eine Ihrer Aufgaben verschieben, sondern Ihre gesamte persönliche Planung, einschließlich der persönlichen Zeit nach der Arbeit, „erledigen“, da niemand Ihre Arbeit für Sie erledigt. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Chef bereit ist, die Aufgabe auf jemanden zu verlagern, leidet sie in der Regel, dh Sie können zustimmen, dies zu tun, wenn Sie mit Ihrer Hauptaufgabe fertig sind. Außerdem sage ich jetzt etwas Schreckliches: 90% der Büroarbeit kann mehrere Stunden warten.
Schätzen Sie die Zeitachse
Geben Sie Ihren Kollegen an, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe aufwenden, wie viel Sie ihr zuweisen können und wann genau. Beispiel: "Ich werde eine Anfrage für diesen Upload vorbereiten, aber erst morgen Nachmittag dauert es ungefähr drei Stunden." Wenn Ihr Unternehmen die Praxis hat, stündliche Berichte über die Arbeit bereitzustellen (leider gibt es solche Unternehmen in der IT und es gibt viele weitere in anderen Bereichen), warnen Sie Ihren Kollegen, dass Sie gezwungen sein werden, diese Aufgabe in den Bericht aufzunehmen ("Vasya, ich bin drei) Ich stelle mir keine Stunden vor, ich muss diese Arbeit direkt spezifizieren. ") Ich werde Ihnen ein Geheimnis verraten: Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Delegator plötzlich alleine zurechtkommt, steigt nach solchen Worten dramatisch an.
Bewerten und diskutieren Sie Optionen
Manchmal ist es für Sie einfacher, die Arbeit zu erledigen, damit Ihr Kollege sie los wird. Manchmal ist es einfacher, einmal Zeit zu verbringen und zu lernen, wie man die Aufgabe schnell und gut erledigt. Bewerten Sie, was in Bezug auf die Arbeitskosten für Sie optimal und strategisch rentabler ist. Sie können auch einen Teil der Arbeit erledigen und einem Kollegen anbieten, sie selbst zu beenden - aber seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie noch hundert Mal gezogen werden.
Am effektivsten ist es, mit Krediten (wie Geld) zu arbeiten. Wenn Sie aufgefordert wurden, etwas für einen anderen zu tun, müssen Sie eine „Rechnung“ erstellen. Ich mache dich jetzt, du hilfst mir später. Wenn ein Kollege seiner Pflicht nicht nachkommt, haben Sie das nächste Mal, wenn er um Hilfe bittet, ein eisernes Argument: Sie schließen zuerst die alte und holen dann eine neue Schuld ein.
Erst nach ihrer Arbeit!
Wenn Sie sich entscheiden, die Aufgabe zu übernehmen, tun Sie dies erst nach Ihrer Hauptarbeit, wobei Sie unbedingt darauf hinweisen, dass es sich um eine einmalige Hilfe handelt und nicht um eine Übersetzung der Arbeit.
Einige Tipps
Unabhängig davon, wie sich Ihre Beziehungen zu Kollegen und Raffinerien aufgrund der Aufgaben anderer entwickeln, aus welchen Gründen auch immer Sie führen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie im Dreieck der Beziehungen „Team - Sie sind der Chef“ agieren und mit allen rechnen müssen.
- Sagen Sie nicht "Das ist nicht meine Aufgabe, ich werde es nicht tun" - die meisten Führungskräfte werden es negativ wahrnehmen. Normalerweise ist der Leiter am Ergebnis interessiert und nicht, wer und wann dieses Ergebnis erzielen wird. Aus dem gleichen Grund sollten Sie die Stellenbeschreibungen nicht vor dem Kopf schütteln und sie mit der Langeweile eines Anwalts vorlesen - Ihre Grundsätze werden durch die festgestellten Pfosten und Fehler schnell verbreitet.
- Nehmen Sie nicht die Mission des Unternehmensrettungsdienstes an - löschen Sie nicht die Feuer anderer Personen und ziehen Sie alle fehlgeschlagenen Prozesse des Unternehmens auf sich. Es ist nicht so, dass Sie gleichgültig sein müssen - die Tatsache ist, dass Sie nicht in der Lage sind, alles auf einmal zu bewältigen, nur Ihre Energie auszugeben und für die meisten Ausfälle verantwortlich zu werden. Auch wenn das Team gescheitert ist, ist dies kein Grund, sich selbst die Schuld zu geben - es ist eine Gelegenheit für Sie, zusammen mit Ihren Kollegen und dem Management, die Fehler zu analysieren und möglicherweise ein neues Level zu erreichen.
- Vermeiden Sie den Kontakt mit den Hauptliebhabern, um ihre Aufgaben zu delegieren - lassen Sie sie nach anderen Opfern suchen.
Mit diesen drei Regeln können Sie den ersten Schritt zur Aufrechterhaltung einer Arbeitsbeziehung innerhalb des Teams und zur Vermeidung von Überlastungsproblemen tun.
Es mag unhöflich klingen, aber Ihr Wissen, Ihre Fähigkeiten und Ihre Erfahrung sind Ihr Produkt, das Sie verkaufen und bewerten müssen. Es ist sehr schwierig und je schwieriger es ist, desto mehr lieben Sie Ihre Arbeit und das Produkt, das Sie herstellen. Dies ist auf Beschwerden und schwierige Beziehungen zurückzuführen, wenn Sie möglicherweise der am meisten unterschätzte Mitarbeiter sind. Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie über fundierte Kenntnisse verfügen, unabhängig und professionell sind und für jede Gelegenheit bereit. Es bleibt zu lernen, sich selbst zu respektieren.