Meetings sind aus unserer Arbeit nicht mehr wegzudenken. Wir werden Probleme oder Probleme lösen, Aufgaben zuweisen, Pläne besprechen und eine Retrospektive durchführen. Aber nicht jedes Meeting kann als nützlich und effektiv bezeichnet werden. Wie macht man Arbeitstreffen nicht zur Zeitverschwendung? Welche Besprechungen kann ich ablehnen? Was kostet ein Meeting? Diese Fragen wurden von EPAT-Business-Coach Dmitry Tatti beantwortet.
Welche Art von Treffen gibt es?
Es gibt viele Arten von Arbeitstreffen: tägliche Kundgebungen, Stand-ups, Brainstorming-Sitzungen, Rückblicke und SCRUM-Zeremonien. Alle lassen sich - je nach Verwendungszweck - zu drei großen Gruppen zusammenfassen.
Informative Treffen
Diejenigen, über die die Organisatoren den Teilnehmern einige Informationen mitteilen. In der Regel werden viele Leute zu solchen Meetings eingeladen, um über Neuigkeiten oder Innovationen zu sprechen. Zum Beispiel, um darüber zu informieren, dass im Unternehmen ein Feedback-Prozess stattgefunden hat.
Diskussionsrunden
Diejenigen, bei denen die Teilnehmer überlegen, wie sie ein Problem oder eine Frage lösen und ihre Ideen teilen können. Sie diskutieren beispielsweise, welche neuen Funktionen der Anwendung hinzugefügt werden sollen.
Treffen zur Entscheidungsfindung
Diejenigen, bei denen die Teilnehmer zu einer gemeinsamen Entscheidung kommen müssen. Wählen Sie beispielsweise einen Aufgaben-Tracker aus, den das gesamte Team verwenden wird.
Oft kombiniert das gleiche Treffen Elemente der Information, Diskussion und Entscheidungsfindung. In einer Rallye kann der Teamleiter dem Team die neuen Anforderungen des Kunden mitteilen, deren Implementierung mit den Entwicklern besprechen und gemeinsam entscheiden, wer was tun wird.
Welche Meetings kann ich ablehnen?
Während des Meetings erfüllen die Mitarbeiter ihre Arbeitsverantwortung nicht und bringen daher keinen Gewinn für das Unternehmen. Hier ist ein Online-Zähler, mit dem Sie berechnen können, wie viel Geld das Unternehmen bei jeder Rallye "verliert". Dies ist der sogenannte „Tagungsaufwand“. Sie müssen die Anzahl der Teilnehmer und ihr durchschnittliches Gehalt pro Arbeitsstunde eingeben und den Zähler zu Beginn des Meetings starten.
Bevor Sie einen Termin vereinbaren, muss der Veranstalter wissen, ob er wirklich benötigt wird. Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen, bei denen Sie sich abmelden können.
Grundzüge der Tagesordnung
Dies sind Treffen, die sich mit einer Vielzahl von Themen aus verschiedenen Bereichen befassen. Sie sind unwirksam, weil zu einem anderen Zeitpunkt eine bestimmte Anzahl von Personen an der Diskussion teilnimmt und der Rest in der Schlange steht und Arbeitszeit verbringt.
Was zu tun ist? Verstehen Sie zunächst, wie viele Fragen Sie bei der Rallye stellen möchten. Dann - anstatt eines langen Meetings - planen Sie ein paar kurze und laden Sie jeweils nur interessierte Teilnehmer ein.
Ansprachen mehrerer Abteilungen an das Management
In der Regel handelt es sich dabei um Sitzungen, bei denen die Abteilungen abwechselnd dem Geschäftsführer über die Arbeitsergebnisse des Monats Bericht erstatten. Es sieht aus wie eine Reihe von Berichten vor dem General - man sagt, und alle anderen stehen vor Aufmerksamkeit und hören zu.
Was zu tun ist? Ersetzen Sie solche Besprechungen durch eine Reihe von kurzen Besprechungen mit jedem Team, und senden Sie anschließend einen allgemeinen Brief mit den wichtigsten Informationen zu den Ergebnissen der Arbeit der einzelnen Abteilungen.
Informative Treffen
Dies sind Besprechungen, bei denen die Unternehmensleitung mit den Mitarbeitern kommuniziert. Im Allgemeinen ist nichts falsch daran, wenn die Nachrichten wirklich wichtig sind und alle betreffen. Es ist jedoch fast unmöglich, eine große Anzahl von Personen gleichzeitig zu sammeln. Dies bedeutet, dass keine Informationen die Mitarbeiter erreichen.
Was zu tun ist? Senden Sie zunächst Nachrichten per E-Mail an die Mitarbeiter und vereinbaren Sie anschließend einen Termin für die Q & A-Sitzung. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit, die Informationen zu einem für sie geeigneten Zeitpunkt zu studieren und über die Fragen nachzudenken, anstatt sie während des Meetings in Eile zu formulieren.
Treffen für strategische Entscheidungen mit einer großen Anzahl von Teilnehmern
Hier geht es um die Besprechungen, bei denen Sie eine Entscheidung auf höchster Ebene treffen müssen. Das Problem bei solchen Treffen ist, dass sie Leute einladen, die nicht direkt am Entscheidungsprozess teilnehmen können. Zum Beispiel ein Meeting, bei dem der Projektmanager und der Architekt berechnen, wie viel es den Kunden kosten wird, ein neues Modul in das System einzuführen, und die Entwickler einfach sitzen und schweigen.
Was zu tun ist? Zur Rallye nur diejenigen Teilnehmer einladen, die die Entscheidungsfindung wirklich beeinflussen können.
Regelmäßige Teambesprechungen
Besprechungen, bei denen jedes Teammitglied darüber spricht, woran es arbeitet und welche Aufgaben es in naher Zukunft zu bewältigen hat. Mit dem Arbeitsteam Schritt zu halten ist nicht schlecht. Das Problem ist, dass wir manchmal solche Besprechungen abhalten, weil es im Unternehmen üblich ist, die Methode so vorschreibt, es in einem intelligenten Buch geschrieben ist und nicht, weil es einen echten Bedarf dafür gibt.
Was zu tun ist? Planen Sie jedes Meeting nach Bedarf - wenn es Themen gibt, die wirklich vom gesamten Team besprochen werden müssen.
Wie organisiere und führe ich ein effektives Meeting?
Ein effektives Meeting ist ein Meeting, das allen Teilnehmern sowie im Idealfall einem Projekt oder Unternehmen zugute kommt. Jeder Teilnehmer an der Rallye muss verstehen, warum er eingeladen wurde, wie er nützlich sein kann und was er am Ausgang bekommt.
Um ein Meeting so effektiv wie möglich zu gestalten, müssen Sie:
- Formulieren Sie das Thema, den Plan und den Zweck des Treffens
Der Veranstalter muss den Teilnehmern zu Beginn so viele Informationen wie möglich über das Meeting geben. Dazu müssen Sie das Thema des Meetings so klar wie möglich formulieren, eine Liste der Themen und Fragen aufschreiben, die Sie ansprechen und welche Ergebnisse Sie erzielen möchten.
- Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, den Besprechungsplan zu beeinflussen
In einer Einladung zu einer Besprechung möchte der Veranstalter die Teilnehmer fragen: „Stimmen Sie dem Besprechungsplan zu, müssen Sie ihn irgendwie ändern? Gibt es noch andere Fragen, die Sie besprechen möchten? " Auf diese Weise kann der Initiator des Meetings vor dem Meeting Feedback einholen und den Plan anpassen, wobei die Wünsche und Bedürfnisse der Teilnehmer berücksichtigt werden.
Ein Projektmanager möchte beispielsweise mit einem Projektteam über die Implementierung neuer Funktionen sprechen. Entwickler können ihrerseits anbieten, die Mängel der vorhandenen Anwendungsarchitektur zu erörtern, die sich auf den Betrieb dieser Funktionalität auswirken können.
- Geben Sie den Teilnehmern Zeit zur Vorbereitung
Die Vorbereitung auf eine Rallye ist sehr wichtig. Oft sind Besprechungen ineffektiv, weil die Teilnehmer keine Zeit hatten, die erwarteten Informationen zu erfassen, zu verarbeiten und zu strukturieren.
Besprechungen und Treffen zur Entscheidungsfindung sollten in ein bis zwei Wochen vereinbart werden. Informationsveranstaltungen - in ein oder zwei Werktagen, damit die Teilnehmer ihre Ladung in naher Zukunft planen und verteilen können. Dies ist jedoch kein Axiom - jede Rallye muss einzeln angegangen werden.
- Definieren Sie einen klaren Zeitrahmen
Es lohnt sich sicherzustellen, dass die Besprechung so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nimmt, um das Ziel zu erreichen. Idealerweise sollte es nicht länger als 45 Minuten dauern. So viel Zeit können wir Informationen qualitativ erfassen und verarbeiten. In der 90. Minute ist unsere Aufmerksamkeit stark geschwächt, und nach zwei Stunden des Meetings werden wir so müde, dass wir bereit sind, allen Entscheidungen zuzustimmen, wenn wir das Meeting nur so schnell wie möglich beenden wollen.
Die Tagesordnung für das Treffen festzulegen ist die halbe Miete. Damit ein Meeting wirklich effektiv ist, müssen Sie es befolgen. Dazu benötigen Sie eine Person, die den Fortschritt des Meetings kontrolliert. Der Moderator kann sowohl Organisator der Rallye als auch einer der Teilnehmer sein.
Ohne einen Moderator besteht die Gefahr, dass eine Kundgebung zum Basar wird. Die Teilnehmer können anfangen zu streiten, zu anderen Themen wechseln und andere daran hindern, sich zu äußern. Der Moderator muss sicherstellen, dass die Teilnehmer während des Meetings Zeit haben, alle im Plan festgelegten Themen zu besprechen. Man kann solche Sätze von ihm hören: "Wir sind vom Thema abgewichen", "Dies ist eine sehr weit gefasste Frage, lasst es uns auf einem separaten Treffen besprechen", "Wir geben das Wort weiter ...".
Der Sekretär wird benötigt, um getroffene Entscheidungen, Vereinbarungen, Ideen und andere wichtige Punkte des Treffens aufzuzeichnen. Wenn diese Informationen nirgendwo aufgezeichnet werden, können wir davon ausgehen, dass die Entscheidungen nicht getroffen wurden, die Vereinbarungen nicht festgelegt wurden und das Treffen eine Zeitverschwendung war.
Nach dem Treffen sendet die Sekretärin allen Teilnehmern einen sogenannten Follow-up-Brief mit den Ergebnissen der Kundgebung. Jedes Mitglied kann die Sekretariatsrolle übernehmen.
Die Teilnehmer um Feedback zu bitten, ist eine sehr gute Idee. Dies kann in den letzten fünf Minuten des Meetings erfolgen. Wenn Sie ein Veranstalter sind, fragen Sie die Teilnehmer: „Hat Ihnen dieses Treffen als effektiv erschienen? Wie könnte es verbessert werden? "
Besprechungen müssen als Werkzeuge für die Arbeitsinteraktion angesehen werden. Die Verbesserung der von uns verwendeten Tools ist wichtig und notwendig.