✋🏻 🧔🏿 🏓 So bleiben Sie im Open Space verrückt: Erstellen Sie ein neues Büro von Grund auf neu ⬜️ 🤚 🎁

In der Branche ist es so, dass die meisten Büros im Open Space-Format eingerichtet sind. Und das bereitet jedem, der in einem solchen Raum arbeitet, oft Schmerzen und Leid: Es gibt zu viele Menschen und sie sind zu nahe, ständig laut, ein riesiger Raum sieht unangenehm aus. Sie können weder das Fenster öffnen noch die Klimaanlage ausschalten, es wird definitiv jemand durchbrennen, und ein anderer wird sofort stickig. Bei der Planung eines neuen Büros wurde uns jedoch sofort klar, dass es sich um Freiflächen handeln würde. Wir waren uns aller Nachteile bewusst und begannen im Voraus darüber nachzudenken, wie wir den künftigen Freiraum für die Arbeit unserer Kollegen so angenehm wie möglich gestalten können. Natürlich waren sie skeptisch, aber jemand hielt das einfach für unmöglich.

Kurz gesagt, fast ein Jahr nach dem Umzug kann ich mit Sicherheit sagen, dass das neue Büro um ein Vielfaches besser ist als die Vergangenheit. Meine Kollegen sagen, sie fühlen sich zu Hause, wenn sie zur Arbeit kommen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Lamoda Home zu uns kam, was wir gut gemacht haben und woran wir noch arbeiten müssen. Ich hoffe, unsere Erfahrung wird für diejenigen von Nutzen sein, die in naher Zukunft vor einer solchen Leistung stehen werden.

Was war los mit dem alten Büro?

Die Idee, sich zu bewegen, kam nicht von Grund auf. Wir mochten das alte Büro, als wir gerade hineingefahren sind. Aber die Firma wuchs, und wir stellten fest, dass die Raumaufteilung für so viele Menschen nicht die bequemste ist, und es war verboten, etwas für uns selbst umzubauen. Es gab mehr Angestellte und irgendwann hatten wir einfach nicht mehr genug Platz. Der Tech-Block ist auf 300 Spezialisten angewachsen: Informationstechnologie und Datenanalyse , die sich auf drei und manchmal vier Stockwerke verteilen mussten. Die Verhandlungen waren ständig beschäftigt und es gab überhaupt keinen anderen Ort für Gespräche, so viele sprachen direkt mit dem offenen Raum. Auch die IT-Infrastruktur musste ausgebaut werden: Am deutlichsten zeigte sich, wie viele zusätzliche Drähte in den Räumen verstreut waren.

Mit dem Wachstum des Unternehmens begannen wir, immer mehr Veranstaltungen durchzuführen. Der einzige verfügbare Konferenzraum war für 300 Personen ausgelegt und musste für alle Besprechungen gemietet werden, auch wenn nur 30 Teilnehmer an der Besprechung teilnahmen.

Das Esszimmer im alten Büro gefiel uns nicht. Seien wir ehrlich - sie war schrecklich. Es gab Automaten in den öffentlichen Bereichen, aber sie waren eindeutig nicht genug, und das Essen dort war so lala.

Einige dieser Probleme wurden irgendwie durch Verhandlungen mit dem Vermieter gelöst. Es war jedoch immer noch klar, dass dies nur eine vorübergehende Maßnahme war. Wir brauchten mehr Platz, der an unsere Bedürfnisse angepasst war. Dies ist eine Aufgabe, für die es keine ideale Lösung gibt: Es ist offensichtlich, dass es unmöglich ist, innerhalb des Garden Rings einen Standort für 1000 Mitarbeiter zu finden, der von Grund auf nach Ihren Wünschen und für angemessenes Geld gebaut werden kann.

Sitzplatzwahl

Valentin Shchitov, STO

Wir suchten nach Räumen mit großen Grundflächen, um möglichst wenig von einer Etage in eine andere zu verlegen. Wir untersuchten verschiedene Standorte in Moskau, die einen Raum mit der richtigen Größe bieten könnten, und bewerteten sie anhand des Komfortniveaus, der Lage und einer Reihe anderer Faktoren. Sehr wichtig für uns war die Möglichkeit, unsere eigenen Reparaturen durchzuführen, um den Platz für uns selbst komplett anzupassen. Infolgedessen wurde aus den verschiedenen Finalisten BC 1Zhukov ausgewählt. Dort konnten Sie das gewünschte Büro einrichten.

Natürlich haben wir die Idee des Umzugs von Paveletskaya nach Polezhaevskaya, das sich merklich weiter vom Stadtzentrum entfernt befindet, nicht sofort mit einem Knall angenommen. Viele fanden es jedoch bequem, mit dem MCC zum Bahnhof Khoroshevo zu gelangen. Jemand mietete eine Wohnung, die nur wenige Gehminuten vom Büro entfernt war, billiger als die vorherige. Wir haben mehr Plätze auf einem bewachten Parkplatz, und für ein Carsharing-Auto finde ich immer einen Platz auf einem freien Parkplatz um das Gebäude herum.

Externes Atrium-Geschäftszentrum

Vorstufe: Ideen sammeln

Die Vorbereitungen für den Umzug begannen sechs Monate vor dem Transport. Unser Bauunternehmer IND Architects stellte die ursprüngliche Vision vor. Danach haben wir alle Kollegen gebeten, ihre Wünsche für das neue Büro zu äußern. Alle Ideen wurden im gesamten Büro direkt mit den Designern in offenen Meetings aufgenommen, bewertet und diskutiert. Designer und Bauherren schlossen sich erst an, nachdem sie über jede Idee und das Erscheinungsbild des endgültigen Konzepts gesprochen hatten.

Liste der häufigsten Wünsche unserer Kollegen

Es werden hohe Lärmschutzwände und bewegliche Trennwände benötigt.
brauchen Orte für individuelle Arbeit;
brauche Sofas und Birnenstühle;
Sie brauchen viele Besprechungsräume auf dem Boden;
brauche einen Besprechungsraum für 50 Personen;
brauchen Platz zum Sammeln für 200 Personen;
brauchen schalldichte Telefonzellen;
Der Bereich mit Druckern sollte geschlossen sein, um Geräusche zu vermeiden.
Die Küche sollte groß, schallgedämmt und geruchsintensiv klimatisiert sein.
brauche mehr Kühlschränke;
brauche mehr Mikrowellen;
Wir brauchen Kaffeepunkte auf dem Boden, nicht nur in der Küche.
Kicker und Tischtennis sollten in einem separaten Raum mit Schallschutz und Belüftung sein;
brauche ein Fitnessstudio;
Brauchen Duschräume;
benötigen vollständig geschlossene Kabinen in der Toilette mit maximaler Isolierung;
Sie müssen die Platzierung der Überwachungsausrüstung in jedem Team berücksichtigen.
brauchen Jobs für Geschäftsreisende aus anderen Orten.

Wunschliste und Träume sind verständlich, aber nicht die einfachste, dennoch ist es uns gelungen, fast alles in die Tat umzusetzen.

Das Lamoda-Büro befindet sich auf drei Etagen, die technischen Abteilungen wohnen in der zweiten

Verwandelbares Büro

Timur Nurutdinov, Leiter Entwicklung, E-Commerce-Plattform

Unser neues Gebäude hat drei Stockwerke, von denen eines vollständig von IT-Spezialisten belegt ist. Jetzt befinden sich Entwickler, Tester, Analysten, Projekte und Produkte auf einem großen Raum, aber sie sitzen nicht an endlosen, parallelen Tischreihen im gesamten Bürobereich. Dank der Säulen, ungewöhnlichen Winkeln und einer durchdachten Anordnung der Arbeitsplätze haben wir für jedes Team separate Zonen. In der Tat Schränke, nur ohne feste Wände. So können sich Kollegen schnell gegenseitig Fragen stellen, komplexe Probleme lösen. Gleichzeitig sind solche Arbeitsbereiche von Abteilungen aufgrund der Größe des gesamten Raums sehr weit voneinander entfernt - Kollegen sehen die ständige Anwesenheit voneinander und die Kommunikation zwischen den Teams wird einfacher. Aber das Gefühl von "Ameisenhaufen" entsteht nicht.

Die traditionellen Arbeitsräume für jede Gruppe, die mit Mauern eingezäunt sind, würden viel mehr kosten. Ja, und mit der Flexibilität gäbe es Probleme - wir entwickeln uns aktiv weiter, Teams ändern sich, sodass die Aufteilung in Schränke schnell an Relevanz verlieren würde. Jetzt hat jedes Team genug Platz, um an langen Tischen mit breiten Gängen dazwischen zu sitzen. Mobile Development beklagte sich sogar darüber, dass sie zu groß und zu weit voneinander entfernt saßen, sodass wir mehr Leute für Teams einstellen mussten :) (eigentlich wollen wir diese Teams jetzt verdoppeln, um Produktprobleme zu lösen).

Wir haben mit dem gesamten Tech-Management den allgemeinen Grundriss gezeichnet, aber gleichzeitig die Meinungen der Kollegen aktiv befragt: Jemand hat die Bilder abgeworfen, jemand hat im Wesentlichen fertige Ideen angeboten, jemand hat die Vorschläge des Design-Studios auf einer Hauptversammlung geäußert. Die endgültige Version wurde nicht beim ersten Mal geboren - wir haben wiederholt die Anordnung der Tische, den Zweck der Besprechungsräume und die Platzierung der Abteilungen geändert. Dank der zonalen Verteilung des Freiraums weiß jetzt jeder, wo sich welche Abteilung befindet. Darüber hinaus ist der Raum so geplant, dass bei der Erweiterung des Unternehmens keine Verwirrung entsteht.

Karte mit 2 Etagen, auf denen die technischen Abteilungen sitzen

Dank der aktiven Teilnahme von Kollegen und ihren Ideen, die in Diskussionen mit Designern entstanden sind, haben wir einen sehr lebendigen Raum bekommen. Trotz des großen Raums gibt es fast keine langen, langweiligen Wände, jede Zone sieht ausgestattet aus, es ist klar, dass die Menschen sie aktiv nutzen. Gleichzeitig ist der gesamte Raum einheitlich und wirkungsvoll gestaltet. Die Glaswände, die die offenen Räume von den Besprechungsräumen trennen, sind mit einem Spiegel und einer dichroitischen Folie bedeckt, die je nach Blickwinkel die Farbe ändert. Die Designer wollten die Atmosphäre eines Modegeschäfts mit einer Reihe von Umkleidekabinen und Spiegeln nachbilden. Übrigens schienen viele zunächst in einem Labyrinth herumzulaufen, aber dann haben wir uns daran gewöhnt, und es wurde interessant.

Der dichroitische Film sieht so aus (an der Tür der Telefonzelle)

Die ultimative Frage: Wie kann der Geräuschpegel in OpenSpace auf ein Minimum reduziert werden?

Schon in der Phase der Wandplanung haben wir begonnen, den Raum in kleine Stücke zu schneiden und die Sprechanlagen zwischen den Arbeitsblöcken zu verteilen, da sie vom Boden bis zur Decke durchgehend sind und den Weg zum Schall vollständig versperren. Sogar die Türen zu benachbarten Besprechungsräumen wurden von verschiedenen Seiten gestaltet, um den Personenfluss auf einmal zu maximieren. Von den Durchgangsbereichen entfernte Arbeitsplätze: Niemand sitzt in der Nähe der Toilette oder der Küche.

Indirekte Durchgänge, Zoneneinteilung des Raumes

Gemütliche und abwechslungsreiche Tagungsräume sind die interessantesten und wichtigsten Dinge, die wir getan haben, um den Arbeitskomfort zu erhöhen. Auf drei Etagen mit 43 Tagungsräumen ist dies das 2,5-fache des vorherigen Büros. Hier kamen die Designer heraus! Sie können sich plötzlich in einem Ledersattel in einem Cowboy-Besprechungsraum wiederfinden oder sich auf einem weichen Stuhl aus Wollfilz in Übergröße ausbreiten - wir haben unseren eigenen stilisierten Raum für jeden Kleidungsstil.

Spezielle Telefonkabinen haben die Situation erheblich verbessert, wir haben 5 von 25 solchen Kabinen auf dem technischen Parkett platziert. Jeder weiß, dass es schlimmer als eine laute Stimme in OpenSpace nur eine laute Stimme geben kann, die vom Sprecher verzerrt und verstärkt wird. Die Kabinen rund um den Perimeter sind mit schallisolierendem Material gepolstert - Sie können problemlos per Zoom oder Skype telefonieren, ohne die psychische Gesundheit der Kollegen zu gefährden. Und es gibt weich gepolsterte Stühle. In einige Kabinen passen problemlos zwei Personen, sodass sie manchmal auch für schnelle vertrauliche Gespräche verwendet werden.

Telefonzelle im 2. Stock

Atrium-Telefonzelle

Alle lauten Räume - Küchen, Räume mit Druckern, Kickerbereiche - sind durch Türen vom Arbeitsbereich getrennt, damit die Unterhaltung einiger die produktive Arbeit anderer nicht beeinträchtigt. Selbst für die Arbeit von Spezialisten des technischen Supports mit Eisen ist ein separater Raum vorgesehen, um nicht im Gemeinschaftsraum zu rasseln. Spezialisten der Support-Abteilung nennen es "Füllen".

Der Kickerbereich ist ebenfalls durch immer geschlossene Türen getrennt.

Wir haben das gewünschte Ergebnis erzielt: Der Lärm im Büro wird minimiert. Die Gäste sind überrascht, dass wir nicht die typischen Freiräume haben, und sind doppelt überrascht, als sie feststellen, dass 300 Personen auf dem Boden arbeiten.

Aber manchmal erfordert die Arbeit einen besonderen Fokus, und Sie möchten dies in völliger Stille und Einsamkeit tun. Für solche Fälle haben wir bis zu zwei Lösungen.

Separate schallisolierte Räume mit Steckdosen, WLAN, Tischen und Stühlen - dort können Sie stundenlang in aller Ruhe über die Lösung des Problems nachdenken. Hierbei handelt es sich nicht um gepanzerte Besprechungsräume, sondern um Räume für Einzelarbeiten, in denen selbst der Atem des Nachbarn ablenkt. Es gibt 3 von ihnen auf der Tech-Etage.

One Day Home Office - die Idee wurde von den Mitarbeitern der Abteilung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen vorgeschlagen, und das Management startete den Pilotversuch und rollte das Programm dann auf alle Ingenieurspositionen in der Entwicklung aus. Nach dem mit dem Teamleiter vereinbarten Zeitplan kann ein Ingenieur (und manchmal sogar ein Teamleiter) einmal pro Woche von zu Hause aus arbeiten.

Raum für individuelles Arbeiten

Nicht umsonst heißt unser Büro Lamoda Home - wir wollten, dass es zu Hause gemütlich und komfortabel ist. Und zu Hause sitzt eine Person mit einem Laptop normalerweise nicht den ganzen Tag am Platz, sondern bewegt sich zwischen einem Sofa, einem Sessel und einem Küchentisch. Um die Möglichkeit zu schaffen, vom Hauptarbeitsplatz im Büro aus zu entspannen, haben wir spezielle schallisolierte Nischen in den Wänden entworfen, in denen wir Plüschsofas in verschiedenen Farben installiert haben. Es ist sehr angenehm, sich darauf hinzulegen.

Gemütliche Sofas neben den Arbeitsbereichen

Weiche Zone für Coworking

Osmanen in ruhiger Entspannung gibt es Massagesessel und eine Schlafkapsel

In großen Sofabereichen halten einige Teams sogar Stand-Ups. Sofas mit einer sehr hohen Rückenlehne haben ebenfalls sehr gut funktioniert: Sie stehen sich gegenüber und bilden einen isolierten Raum für Gespräche innerhalb und außerhalb. Sie bilden eine zusätzliche Schallbarriere, wenn sie als Trennzeichen zwischen den Teams platziert werden.

Sofas mit hoher Rückenlehne

Hier führt das Desktop-Entwicklungsteam Stand-Ups durch

Planen Sie mit einem Rand und multiplizieren Sie mit zwei. Drei besser

Vlad Almazov, Leiter der Abteilung Support für Informationstechnologie

Lamoda wächst stetig und wir haben versucht, die Aufstellung von Teams sorgfältig zu überlegen, um überall und überall Reserven zu schaffen.

Während des Umzugs haben wir endlich die Server aus dem Büro in das Rechenzentrum gebracht und die Serverräume und deren Wartung entfernt. Dies erlaubte es, dem Rest der technischen Ausrüstung mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Für ein kabelgebundenes Netzwerk haben wir die doppelte Netzwerkkapazität festgelegt und Sockets auch dort platziert, wo keine Jobs vorhanden sind. Wir haben auch viele Schlussfolgerungen für zusätzliche Geräte gezogen - Monitore, Fernseher usw.

Übrigens Ratschläge aus eigener Erfahrung: Für Unternehmen, die nur an einen Umzug denken, empfehle ich, sich vor jeder Planung die Räumlichkeiten immer persönlich anzuschauen. Und noch besser: Laden Sie Teams ein, die in diesem Raum arbeiten, oder zumindest deren Leiter. Es kann durchaus vorkommen, dass die Sonne an Orten, an denen sich Desktops befinden, zu hell scheint. Tische müssen aufgestellt werden, und dann befindet sich die Steckdose an einem unbequemen Ort. Sie sollten auch sehen, wie die Kommunikation mit den Arbeitsplätzen hergestellt wird - zum Beispiel, ob Mitarbeiter zusätzliche Geräte an sich selbst anschließen können. Die frühzeitige Beachtung dieser Kleinigkeiten spart viel Zeit.

Wir haben ein Wi-Fi-Netzwerk sorgfältig geplant, dank dessen sich die Mitarbeiter mit Laptops und Telefonen frei im Büro bewegen können und gleichzeitig mit allen Zugriffen im Unternehmensnetzwerk bleiben. Jetzt ist das drahtlose Netzwerk für die Verbindung von 2000 Geräten ausgelegt, und wir haben eine Reserve für seine Erweiterung hinterlassen. Beim Aufbau des drahtlosen Netzwerks ist ein unerwartetes Problem aufgetreten: Der schöne Film, der über alle Besprechungsräume geklebt wurde, war metallisiert und ließ das Wi-Fi-5-GHz-Signal nicht vollständig durch. Ich musste separate Zugangspunkte in die Besprechungsräume stellen.

Es gibt nie zu viele Anzeigen

In unserem Büro hängen Displays mit nützlichen Informationen: wichtige OKR-Unternehmen, Nachrichten aus der Region, Ankündigung anstehender Veranstaltungen.

Es gab die Idee, in Echtzeit zu übertragen, was in unserem Lager in Bykovo, in Transitlagern in Lieferstädten und an Abholpunkten geschieht. Der Pilot war technisch erfolgreich, aber wir haben das Projekt aus rechtlichen Gründen nicht gestartet. Nach dem Gesetz ist für eine solche Sendung die Einholung von Drehgenehmigungen für jeden Mitarbeiter erforderlich. Aber für Abholpunkte, an denen andere Leute kommen, ist dies überhaupt nicht realisierbar. Also musste ich diese coole Idee aufgeben, obwohl wir ähnliche Dinge in den Büros von Weltunternehmen gesehen haben - sie sieht großartig aus und hilft, verteilte Strukturen zu vereinen.

In der zweiten Etage, in der die technischen Abteilungen sitzen, hat fast jedes Team die Überwachung mit Schlüsselindikatoren für die Dienste abgestimmt, die das Team entwickelt und unterstützt. Im Vorbeigehen können sich Kollegen für die Situation interessieren oder die Aufmerksamkeit des Teams auf die Indikatoren lenken, wenn etwas schief gelaufen ist. Wenn Sie über mehr als 100 interne Services verfügen, müssen Sie diese sorgfältig überwachen.

Mit dem Umzug haben wir auch die Ausstattung am Arbeitsplatz aktualisiert. Alle Entwickler arbeiten jetzt an aktualisierten Laptops, auf Wunsch kann jeder ein oder zwei 27-Zoll-Monitore mitnehmen.

Einige weitere an der Wand montierte Tablets sind für die Buchung von Reservierungen verantwortlich. Ich habe bereits erwähnt, dass separate Chatrooms das Hauptmerkmal unseres neuen Büros sind. Und das Reservierungssystem ist ein wichtiger Bestandteil davon. Obwohl der Auftragnehmer verschiedene Optionen anbot, nahmen wir am Ende eine Reihe von Zoom Rooms, Google Calendar und Google Building & Resources. Alles wird bezahlt, aber nicht Vendorlock. Es ist möglich, Allzweckgeräte, einschließlich iPad, zu verwenden. Ein solches Set erwies sich als schneller, bequemer und funktioneller als spezielle Geräte. Das System zeigt den Zeitplan direkt an der Tür der Besprechungsräume an, ermöglicht es Ihnen, diese für die Zukunft zu buchen oder "sofort" einen freien Raum für ein privates Gespräch zu wählen.

Zoom-Konferenzsystem in Besprechungsraumreservierung integriert

Wir haben über das Gesichtserkennungssystem Face ID den uneingeschränkten Zugang zum Gebäude und zum Büro eingerichtet. Wenn ein Mitarbeiter den Pass zu Hause vergessen hat, ist es nicht erforderlich, einen vorübergehenden Pass zu erstellen. Jede Person wurde auf besondere Weise fotografiert, und zunächst funktionierte alles stabil. Was denkst du ist danach passiert? Nur ein paar Monate später begannen die Menschen, ihr Image zu ändern: Sie vergrößerten oder zerschnitten ihren Pony, setzten Linsen anstelle von Gläsern auf - und die Türen öffneten sich nicht mehr, weil aus ihrer Sicht ein Mensch nicht wie er selbst aussah. Wenn Mode Ihr Beruf ist, müssen Sie den Pass erneut verwenden oder ein neues Foto im System aufnehmen.

Mit Face ID können Sie ohne Pass gehen

Im Büro haben wir ein großes Atrium, in dem wir das ganze Jahr über Veranstaltungen organisieren können, da wir den internen Raum, den Zeitplan und die Ausrüstung vollständig kontrollieren. tech IT Gathering, IT Fests Tech Talks -.