Print-Outsourcing: So stellen Sie sicher, dass der Auftragnehmer keine Rechnungsbeträge berechnet

Sparen ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen auf Print-Outsourcing umsteigen. In diesem Sinne wählen sie den Auftragnehmer, der den niedrigsten Preis pro Druck anbietet. Und heute erzähle ich, Igor Chelebaev, ein Experte für Bürodruckoptimierung mit 27 Jahren Erfahrung, wie es Outsourcer schaffen, den Rechnungsbetrag abzuwickeln und die tatsächlichen Druckkosten zu berechnen und die Wahrheit herauszufinden.

Als "Outsourcer" denken

In den 27 Jahren des Office Machine Bureau haben wir erkannt, dass dem menschlichen Einfallsreichtum keine Grenzen gesetzt sind. Das Kundenunternehmen benötigt bestimmte Nummern: Es druckte so viele Exemplare im Monat, wie viel ein Druck kostete und wie viel die Gesamtzahl der Zahlungen für den Kopierdruck betrug. Und der Auftraggeber gibt ihm diese Daten. Aber woher bekommt er sie? Was ist der Unterschied, wird der Manager antworten, wenn am Ende die Höhe der Kosten geringer ausfällt als vor dem Outsourcing.

Aber es gibt einen Unterschied, wenn der Manager plötzlich feststellt, dass er 2-3 Mal mehr sparen kann. Und er würde sparen, wenn der Auftraggeber die richtigen Werkzeuge zum Zählen verwenden würde. Aber dazu später mehr.

Wie fühlen sie sich?

Geschichte Nr. 1 „Mit dem Finger in den Himmel“

Einer der Auftraggeber für den Austausch von Patronen, die Beseitigung von Papierstaus und die Berechnung des Druckvolumens eines Kunden stellte einen Studenten ein und brachte ihn in ein Zimmer auf dem Firmengelände. Theoretisch musste der Schüler jedes Gerät regelmäßig durchgehen und die Zählerstände ablesen. Aber er tat dies nicht und füllte jeden Monat die Tabelle sorgfältig mit Zahlen aus irgendeinem Grund aus. Die Zeit verging, ein anderer Schüler ersetzte unseren Schüler, dann ein dritter. Und wenn zu Beginn eine Art Logik zur Berechnung des Druckvolumens befolgt wurde, dann hat der dritte Schüler bereits zufällig Zahlen vorgegeben. Aber früher oder später wird die Wahrheit offenbart. Der Leiter stellte jedoch fest, dass das angegebene Druckvolumen im Unternehmen den tatsächlichen Wert um das Dreifache überstieg! Natürlich sitzt der Student nicht mehr in diesem kleinen Raum.

Geschichte Nr. 2 „Lüg mich an“

Ein weiteres Beispiel. Irgendwie waren wir mit der Tatsache konfrontiert, dass der Auftraggeber A4-Papier mit der schmalen Seite nach vorne einlegte, um die Rechnung für den Kopierdruck in einem Gerät zu erhöhen, das im A3-Format drucken kann. Der Drucker zählte ein solches Blatt als A3, da die Kopien nicht in Blättern, sondern in der Anzahl der Wellenumdrehungen gezählt wurden. Dementsprechend wurden dem Kunden 1 tatsächliches Exemplar sowie 2 A4-Blätter in Rechnung gestellt.

Geschichte Nr. 3 „Lass es Farbe geben“

Einige Farbdrucker einiger Hersteller können Farbfotos beim Drucken von Schwarzweißdrucken nicht ausschalten. Diese Funktion wurde von einem skrupellosen Auftragnehmer verwendet. Der Benutzer sendet das Dokument zum Drucken mit Farbe, jedoch einschließlich des Druckmodus Schwarzweiß. Das Blatt wird in Schwarzweiß nach außen aus dem Drucker ausgegeben. Tatsächlich wurde es jedoch in allen vier Farben hergestellt und ein Farbdruck wurde im Drucker gezählt. Und es kostet viel mehr als ein normales S / W-Blatt.

Geschichte №4 "Geteilt"

Outsourcer nutzen gerne eine weitere Funktion von Druckern eines Herstellers - das Gerät in seinem Bericht zeigt die Laufleistung jeder Fotoquelle separat an. Und jede im Bericht erhaltene Zahl wird als Farbdruck zusammengefasst. Infolgedessen gilt die Zahlung für ein farbig bedrucktes Blatt für 4 Blätter. Eine solche Umhüllung ist 4 mal nicht schwach!

Geschichte Nr. 5 "Komplexe Berechnung"

Outsourcer und knifflige Zahlungsberechnungsschemata werden verwendet. Welche Art von Formeln, um Benutzer zu verwirren, habe ich nicht gesehen! Mit Brüchen, schwierigen Bedingungen und vielen Bauteilen. Und da sie einen extrem niedrigen Preis pro Druck anbieten, „erleiden“ sie Verluste durch die verschiedenen Komponenten dieser komplexen Berechnung: Basiszahlung, Gewinnchancen, Prämien usw.

Historie Nr. 6 "Vereinfachte Berechnung"

Ein weiterer Trick ist der Durchschnittspreis eines Farb- und Schwarzweißdrucks. Äußerlich sieht es großartig aus - Sie müssen nicht darüber nachdenken, welches Dokument s / w oder farbig gedruckt wird. Tatsächlich beträgt das tatsächliche Farbdruckvolumen jedoch nur 5-10%, und der Preis wird auf der Grundlage eines Verhältnisses von 50 zu 50 gemittelt. Der Kunde zahlt also für einen Schwarzweißdruck zum Farbpreis.

Geschichte Nr. 7 "Tricky Software"

Das Problem der Schüler- und manuellen Dateneingabe, das ich im ersten Beispiel zitiert habe, kann durch die Installation eines automatischen Datenerfassungssystems gelöst werden. Von außen sieht es so aus, als ob ein professioneller, aber gerissener Auftragnehmer sein eigenes selbstgeschriebenes Programm erstellt, das die Daten automatisch zugunsten des Kunden verdreht.

All diese sechs Geschichten haben nur einen Grund: Der Kunde möchte zunächst den niedrigsten Preis vom Auftragnehmer erhalten. Auf diese Weise wird der Auftraggeber dazu veranlasst, immer neue Wege zu finden, um den für ihn vorteilhaften Zahlungsbetrag zu erzielen.

So berechnen Sie das Druckvolumen genau

Die einzige Möglichkeit, das tatsächliche Druckvolumen genau zu berechnen, besteht in der Installation von Software, die von einem unabhängigen Hersteller entwickelt wurde. Das Datenerfassungs- und Berechnungsprogramm muss einen Ruf haben und Dokumente, die bestätigen, dass es korrekte Daten liefert. Das Unternehmen kann dies selbst tun, indem es das Programm auswählt und auf einem Druckgerät installiert, oder sich an Spezialisten wenden, die sich darauf spezialisiert haben.