10 Steuersysteme. Wo ist es bequemer, über Aufgaben zu kommunizieren und Dateien zu teilen?

In den letzten 7 Jahren bin ich ein für alle Mal von realen Büros zu virtuellen "umgezogen". Ich fühle mich viel wohler, wenn ich von zu Hause aus arbeite. Mit "virtuelles Büro" meine ich Projektmanagementsysteme. Im Laufe der Jahre der Fernarbeit mit verschiedenen Firmen und Studios habe ich mehr als 10 von ihnen ausprobiert.

Ich werde meine Erfahrungen mit 10 Steuerungssystemen in Bezug auf den Kommunikationskomfort teilen. Für mich als Content-Vermarkter ist dies der Schlüssel. Es ist mir wichtig, dass Nachrichten und Dateien nicht verloren gehen.



Jetzt arbeite ich mit YouGile-Leuten zusammen , die ihr eigenes System entwickeln. Aber trotz der Tatsache, dass meine Sympathien auf der Seite von YouGile liegen, haben sich ganz andere Systeme in die Top 3 der Review Leader eingeschlichen.

Ich habe die Bequemlichkeit der Kommunikation anhand einer Reihe von Kriterien so objektiv wie möglich bewertet:

• "Gibt es Chats und Live-Feeds?"
• "Wie breit ist die Kommentarfunktionalität?"
• "Gibt es eine Integration mit Cloud-Speicher?"
• "Wie viele GB in der Cloud zu einem kostenlosen Tarif?"
• "Kann ich Dateien an einem Ort speichern?"

Ich habe die Systeme nach meiner Bewertung eingestuft: von den schwächsten bis zu den coolsten. Am Ende der Überprüfung befindet sich eine Vergleichstabelle.

10. Megaplan

Kommunikation in der Megaplan-Aufgabe

Chats und Kommentare

Es gibt keine persönlichen und Gruppen-Chats, aber einen Abschnitt „Kommunikation“ in Form eines Live-Feeds. Eine Nachricht in einem Live-Feed kann an einen der folgenden Abschnitte angehängt werden: "Arbeit", "Ruhe", "Nachrichten". Sie können eine Umfrage hinzufügen und Dateien anhängen. Die Kommunikation erfolgt auch in der Task Card selbst über Kommentare. Es gibt ein "Highlight" - basierend auf der Aufgabe oder Unteraufgabe können Sie automatisch eine E-Mail-Nachricht erstellen und diese schnell direkt vom System aus senden. Die Absenderadresse sieht folgendermaßen aus: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.

Dateifreigabe

Die Datei kann von einem Computer heruntergeladen werden. Es gibt keine Integration mit dem Haupt-Cloud-Speicher und den Festplatten. In Aufgaben werden Dateien in einer separaten Registerkarte gespeichert. Sie können einen schnellen Link zu einer der Aufgaben erstellen oder sie Ihren Favoriten hinzufügen.

Nachrichtenbenachrichtigung

Wenn Sie einen neuen Kommentar in der Aufgabe hinterlassen, können Sie auswählen, welcher der Kollegen darüber benachrichtigt werden soll. Und in einem Live-Feed können Sie auswählen, welcher Diskussion Sie folgen möchten.

Persönliche Meinung

Im Allgemeinen ist die erforderliche Funktionalität für die Kommunikation über Aufgaben. Zunächst ist es jedoch schwierig, sich an das System zu gewöhnen. Es gibt keinen Sinn für Integrität und Konsistenz, eine vielfältige Oberfläche mit einer Vielzahl von Funktionen, in denen man sich leicht verirren kann. Dennoch ist es mehr CRM als ein Kommunikationssystem.

9. Trello

Kommentare in der Trello-Aufgabenkarte

Chats und Kommentare

Kommentare werden in der Aufgabenkarte ausgetauscht. Sie können Ihre Einstellung zur Botschaft sicher zum Ausdruck bringen oder Ihre Liebe einem Kollegen bekennen - die Auswahl an Emoticons ist reichhaltig. Sie können die Antwort auf den Kommentar an eine bestimmte Person richten.

Dateifreigabe

Anhänge an Aufgaben gehen nicht endgültig verloren: Alle Text-, Grafik- und Videoinhalte können auf der Aufgabenkarte gespeichert werden. Das Herunterladen von Anhängen ist sowohl von einem Computer als auch von Dropbox, Google Drive, One Drive und Box einfach. Richtig, der kostenlose Tarif hat Einschränkungen hinsichtlich des Gewichts der Datei - nicht mehr als 10 MB.

Nachrichtenbenachrichtigung

Alle Benachrichtigungen treffen bei der „Glocke“ in der oberen Ecke des Fensters ein. Wenn eine Art Aufgabenkarte und Diskussionen wirklich müde sind, können Sie sie abbestellen.

Persönliche Meinung

Bei Trello ist alles einfach und unkompliziert. Es ist ganz einfach, neue Mitarbeiter, Freiberufler und Kunden mit Arbeitsprozessen zu verbinden. Geben Sie einfach Informationen weiter und senden Sie einen Link. Ich weiß, dass viele Leute dieses System lieben, besonders kleine Teams, aber meine Beziehung zu Trello hat irgendwie nicht geklappt. Ich habe versucht, die Arbeit von zwei meiner Assistenten und einem Designer, mit dem ich zusammengearbeitet habe, zu koordinieren. Uns fehlte die Funktionalität für die Kommunikation, und wir sind ständig vom System zu den Boten „geflüchtet“. Die Kommentare auf den Karten sind "schwer", sie werden wie im Modellforum 2006 strikt befolgt (kein "Microblogging" für Sie).

8. Pyrus

Dateien und Diskussionen in der Pyrus-Aufgabe

Chats und Kommentare

Auf den ersten Blick ähnelt die Oberfläche Mail, es gibt sogar einen Posteingang. Dies gilt zwar nur für Aufgaben, es gibt keine separate Zone für private Nachrichten. Alle Kommunikationen finden auf den Karten statt. Eine praktische Funktion ist das Zitieren von Nachrichten, dh Sie können auf einen bestimmten Kommentar antworten. Wenn etwas nicht angenehm ist, lächeln wir wütend.

Dateifreigabe

Bei Aufgaben ist es bequem, Dateien auszutauschen - wir kopieren und senden Kollegen einen direkten Link zu einem bestimmten Dokument oder Bild. Dateien auf jeder Karte werden in einer separaten Liste gespeichert, dh, Sie können im dunklen Wald der Kommentare nicht mit einer Taschenlampe nach ihnen suchen. Es gibt Datenintegration von Dropbox, One Drive, Google Drive, Box. Im Cloud-Speicher stehen 10 GB Speicherplatz zur Verfügung, allerdings nur gegen Entgelt.

Nachrichtenbenachrichtigung

Benachrichtigungen - wie in der guten alten Post. Gegenüber dem Posteingang wird die Anzahl der neuen Aufgaben und Kommentare angezeigt. Benachrichtigungen kommen auch per E-Mail "echt".

Persönliche Meinung

Objektiv ist das System gut, aber es passte nicht zu mir. Verwirrt, dass der normale Benutzer keine private Aufgabe erstellen kann. Das Auffinden von Berechtigungseinstellungen ist schwierig und es ist unklar, ob Ihre Aufgabe für Kollegen sichtbar ist. Infolgedessen stellt sich heraus, dass es sichtbar ist und nur der Administrator den Datenschutz einrichten kann. Und solche "Transparenz" ist manchmal verwirrend, und ein Teil der Kommunikation wird an Instant Messenger übertragen.

7. Planfix

Kommunikation in der Planfix-Teilaufgabe

Chats und Kommentare

Kommunikation ähnelt einem Forum. Jede Aufgabe hat einen Block, in dem Sie eine Diskussion führen können. Die Kommentarfunktionalität ist breit: Sie können eine Nachricht zitieren, z. B. zu Favoriten hinzufügen, anheften ... Es gibt auch eine Sortierung von Kommentaren: in chronologischer Reihenfolge oder von neu nach alt.

Dateifreigabe

In einem separaten Fenster "Dokumente" können Sie auf alle Dateien innerhalb des ausgewählten Projekts zugreifen. Es gibt eine Integration mit Dropbox, Google Drive, One Drive sowie mit allen gängigen Instant Messenger-Programmen. Die Grundgröße des Cloud-Speichers bei allen Tarifen beträgt 1 GB, dann müssen Sie extra bezahlen. Praktischerweise können alle Dokumente für eine bestimmte Aufgabe in einem Archiv heruntergeladen werden.

Nachrichtenbenachrichtigung

Vielfältige Möglichkeiten zum Anpassen von Benachrichtigungen. Sie können in der Post oder im Messenger kommen: Skype, WhatsApp, Telegram und andere wie sie. Es gibt auch Pop-ups im Browser und akustische Warnungen.

Persönliche Meinung

In diesem System ist es zweckmäßig, Marketingaufgaben zu bearbeiten, die aus mehreren Phasen bestehen und an denen mehrere Spezialisten beteiligt sind. Zum Beispiel, um eine SEO-Optimierung einer Site durchzuführen oder eine Landung mit Kontext durchzuführen. Ordnen Sie auf einfache Weise Aufgabenlisten an und geben Sie Dateien und Kommentare in jeder Phase frei.

6. Bitrix24

Dateifreigabe in der Bitrix-Task

Chats und Kommentare

Es gibt mehr Kommunikationsmöglichkeiten als die Schneearten der Eskimos. Private und Gruppen-Chats, offen und geschlossen, Anrufe und Videoanrufe, Buzz, Videonachrichten, wichtige Nachrichten, Umfragen, Emoticons, Gifs ... Sie können eine Nachricht in einem Chat liken oder zitieren, aber leider können Sie keinen schnellen Link dazu erstellen .

Dateifreigabe

Mit einer kostenlosen Rate von 5 GB in der Cloud. Integration mit Dropbox, Google Drive, Yandex.Disk und One Drive Es ist eine gute Idee, Gruppen und Projekte als separate Ordner zu erstellen, Dateien darin zu speichern und Materialien zu diskutieren. In der Marketingabteilung, in der ich gearbeitet habe, haben wir Gruppen erstellt: "Ideen für Newsletter", "Fragen und Antworten", "Rezensionen", "Design", "Soziale Netzwerke", "Newsletter", "Inhalte auf der Website", "Marketing". . In der Theorie war das sehr praktisch, in der Praxis jedoch ... Innerhalb eines Monats begannen wir, diese Ordner einfach zu ignorieren und Dateien in gemeinsamen Chats freizugeben. Und da war alles schnell verloren.

Nachrichtenbenachrichtigung

Ein Popup-Fenster, ein Tonsignal und eine Nummer vor einem Fenster mit Aufgaben oder Chats. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen einrichten.

Persönliche Meinung

Bitrix hat viele Möglichkeiten, aber ... aus irgendeinem Grund nutzen Sie sie nicht. Es ist wie eine riesige Fähre, komfortabel und luxuriös, aber sie "fährt" langsam. Manchmal ist es einfacher, ein Flugzeug zu besteigen. Die umfassendste Funktionalität und die farbenfrohe, „schwergewichtige“ Oberfläche verwirren und erschrecken Kollegen. Infolgedessen wird die gesamte gemeinsame Arbeit in den Chatroom verlagert, in dem das völlige Chaos herrscht. Dies sind jedoch immer noch Chatics innerhalb des Systems und nicht „nebenbei“.

5. Arbeitsabschnitt

Kommunikation mit einem Client in einer Worksection-Task

Chats und Kommentare

Gruppenchats sind nur in der kostenpflichtigen Version möglich. Es ist praktisch, in einem Zweig des Projekts zu kommunizieren. Sie können Nachrichten zitieren, Sie können eine bestimmte Person durch @ erwähnen. Sie können private Kommentare abgeben - dies ist besonders cool, wenn sich Kunden im Projekt befinden. Zum Beispiel ist es uns passiert: Der Kunde schreibt "Alles ist schrecklich, ich mag es nicht!", Und mein Manager hinterlässt einen privaten Kommentar für mich. "Bleib ruhig :) Wir beantworten nichts, ich werde persönlich mit ihm sprechen."

Dateifreigabe

Dateien werden von einem Computer heruntergeladen, keine Integration. Mit der kostenlosen Testversion sind nur 100 MB in der Cloud verfügbar.

Nachrichtenbenachrichtigung

Es ist am bequemsten, Benachrichtigungen per E-Mail zu erhalten. Es gibt auch Push-Benachrichtigungen. Für jeden einzelnen Kommentar im Projekt können Sie eine eigene Benachrichtigung hinterlegen. Zum Beispiel möchte ich einem Kollegen eine Frage stellen, ohne den Kunden zu stören. Wir entfernen es aus der Benachrichtigung - und Sie sind fertig.

Persönliche Meinung

Wir haben dieses System in einer Verkaufsagentur für die Kommunikation zwischen Kunden und Textern verwendet. Es ist sehr einfach, neue Leute einzuladen, Kunden haben keine Schwierigkeiten. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und erinnert an klassische Foren, in denen Nachrichten "von oben nach unten" gesendet werden. Es ist einfach, zu einem bestimmten Zeitpunkt neue Leute an das Projekt heranzuführen (z. B. Korrektor und Designer). Im Allgemeinen eignet sich das System zur Kommunikation über Aufgaben in kleinen Gruppen mit mehreren Spezialisten und Kunden. Für die Organisation einer vollwertigen Marketingabteilung ist ihre Funktionalität jedoch eindeutig nicht ausreichend.

4. YouGile

YouGile-Aufgabenchat und schnelle Dateiverknüpfung

Chats und Kommentare

Das Hauptmerkmal der Kommunikation, das mich sofort begeistert hat, ist, dass jede Aufgabe als Chat implementiert wird. Das heißt, neben der Beschreibung, den Aufklebern und dem Aufgabenblatt wird der Chat in jede Karte „eingenäht“. Im Chat ist die Kommunikation lebhafter als in den Kommentaren. Sie können jederzeit auf die vollständige Liste der Chats für alle Aufgaben zugreifen, sowohl für Ihre als auch für andere. Es gibt auch separate Gruppenchats und private Nachrichten.

Dateifreigabe

Für die Speicherung von Dateien werden kostenlos 5 GB zur Verfügung gestellt. Es gibt keine Integration mit Cloud-Speicher und Laufwerken. Die Dateifreigabe erfolgt direkt in der Chat-Aufgabe. Und um ein wichtiges Dokument oder Bild nicht zu verlieren, können Sie es über einen Schnelllink über den Chat "pinnen" und ein beliebiges Namensschild hinzufügen.

Nachrichtenbenachrichtigung

Für jede Aufgabe können Sie Ihren Freund abonnieren oder unterzeichnen, dann erhält er Benachrichtigungen darüber. Benachrichtigungen kommen von neuen Nachrichten in privaten Chats und in Aufgaben. Aufgaben mit Änderungen sind rot umrandet. Und wenn Kollegen völlig müde sind, können Sie Benachrichtigungen immer für 30 Minuten, 1 Stunde usw. bis zum ganzen Tag deaktivieren.

Persönliche Meinung

Jetzt arbeite ich mit dem YouGile-Team und habe mich daher mit ihrem System angefreundet. YouGile ist nicht so verbreitet wie andere Systeme, aber die Jungs machen coole Chips. Und diese Chips sind meiner Meinung nach Aufmerksamkeit wert. Zum Beispiel "Spiegelpfosten", die ich noch nie zuvor gesehen habe, und das ist praktisch für die Kommunikation zwischen Abteilungen. Es fehlt noch viel, zum Beispiel die Möglichkeit, Chatnachrichten zu zitieren oder eine bestimmte Person über @ zu erwähnen, aber diese Funktionen befinden sich derzeit in der Entwicklung und werden in Kürze verfügbar sein.

3. BaseCamp

Lagerfeuer-Chat für Projektkommunikation bei BaseCamp

Chats und Kommentare

Es gibt private Campfire-Chats mit der Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu nutzen. Es gibt ein separates „Message Board“ (analog zu „Buzz“) - dort können Sie auch mit Kollegen kommunizieren und Dateien austauschen. Sie können auf einen bestimmten Kommentar antworten, Sie können ein Lächeln hinzufügen. Das Message Board zeigt alle neuen Kommentare und Anhänge an.

Dateifreigabe

Alle Chat-Dateien können separat angezeigt werden und es besteht keine Gefahr, dass sie verloren gehen. Dateien können auch auf einer separaten Docs & Files-Karte gespeichert werden. Cloud-Speicherkapazität - 500 GB (zum Test- und Basistarif). Integration nur mit Dropbox und Google Docs. Die Struktur ist klar und verständlich, es ist schwierig, etwas Wichtiges zu verlieren. Sie müssen lediglich im Voraus festlegen, wo welche Dateien hochgeladen werden sollen: im Message Board, in den Chatrooms oder im Abschnitt "Dokumente und Dateien" für jedes Projekt.

Nachrichtenbenachrichtigung

Benachrichtigungen über neue Chat-Nachrichten werden auf der Registerkarte Pings angezeigt. Benachrichtigungen über alles andere werden auf der Registerkarte mit dem freundlichen Namen Hey! Damit ein Kollege die Nachricht nicht verpasst, können Sie ihm einen persönlichen Ping senden.

Persönliche Meinung

Die englische Benutzeroberfläche erschreckte einige meiner Kollegen und sie wandten sich mit aller Kraft gegen dieses System. Leider versteht und erinnert sich nicht jeder daran, wenn er ihnen sagt: "Laden Sie Dateien in die Dokumente und Dateien hoch und schreiben Sie wichtige Nachrichten an alle Kollegen im Message Board."

2. Wrike

Kommunikation in der Wrike-Subtask

Chats und Kommentare

Es gibt keine Chats, aber es gibt eine Integration mit Slack, die es ermöglicht, die Funktionalität beider Systeme gleichzeitig zu nutzen - Wrike-Aufgaben + Slack-Chats. Und so - Kommunikation durch Standardkommentare in Aufgaben und Unteraufgaben. Es gibt auch einen „News Feed“, der in Echtzeit aktualisiert wird und alle Arbeitsprozesse und Kommunikationen anzeigt, denen der Mitarbeiter folgt. Bequeme Synchronisierung mit E-Mails - Sie können eine E-Mail von einer E-Mail an das System senden und sofort in eine Aufgabe konvertieren. Sie können eine bestimmte Person in einem Kommentar erwähnen, indem Sie ihren Namen über @ eingeben. Es gibt Emoticons und Textformatierungen.

Dateifreigabe

In jeder Aufgabe ist es bequem, Dateien zu teilen, es gibt eine Integration mit Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box und anderen Diensten sowie mit YouTube. Bei einer kostenlosen Rate werden 2 GB Cloud-Speicher bereitgestellt. Ein großes Plus - Sie können alle an ein bestimmtes Projekt oder Board angehängten Dateien separat anzeigen. Ein weiteres Plus ist, dass der Zugang zu Materialien sowohl für alle Kollegen allgemein als auch eingeschränkt möglich ist.

Nachrichtenbenachrichtigung

Benachrichtigungen über neue Kommentare in Aufgaben werden oben angezeigt. Auf der Registerkarte Posteingang können Sie auch die Integration in E-Mails konfigurieren. Es gibt flexible Einstellungen für Benachrichtigungen. Sie können eine bestimmte Aufgabe abonnieren und überwachen. Sie können nur Aufgaben in den Favoriten überwachen.

Persönliche Meinung

Wrike hat viele coole Funktionen, eine davon sind fertige Projektvorlagen für verschiedene Zwecke, zum Beispiel die Einführung eines neuen Produkts. Mit Hilfe einer Vorlage ist es einfach, ein Projekt mit einer klaren Struktur zu erstellen. Eine weitere Funktion ist der integrierte Editor, mit dem Sie Dokumente direkt im System bearbeiten können, ohne sie herunterladen zu müssen. Im Allgemeinen war ich mit der Arbeit im System zufrieden, alles war in Ordnung. Richtig, Wrike ist ein bisschen teuer für Russland und wird in Dollar bezahlt.

1. Asana

Kommunikation und Filesharing in der Asana-Aufgabe

Chats und Kommentare

In jedem Projekt können Sie eine separate Konversation erstellen, ausgewählte Kollegen oder das gesamte Team gleichzeitig unterzeichnen. Sie können die Privatsphäre von Aufgaben anpassen und dort kühn über alles diskutieren, was Ihr Herz begehrt - von gelangweilten Kunden bis hin zum Gehen an die Bar. Sie können sich eine persönliche Aufgabe stellen und diese mit nur einer Person teilen, ohne befürchten zu müssen, dass andere Kollegen einen Dialog sehen. Es ist praktisch, Kommentare in den Karten zu hinterlassen: Sie können eine wichtige Nachricht anheften, Sie können die Person über @ kontaktieren, Sie können sie mögen oder lächeln.

Dateifreigabe

Für den schnellen Zugriff auf Materialien können Sie einen direkten Link zur Aufgabe angeben. Dateien in der Aufgabe werden separat angezeigt, vor allem Kommentare, und bleiben immer im Blick. Sie können auch eine Ebene höher gehen und alle Dateien für das Projekt anzeigen - in einer separaten Registerkarte „Dateien“. Es gibt eine Integration mit Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box. Orte auf der Cloud - so viele Sie möchten, ohne Einschränkungen.

Nachrichtenbenachrichtigung

Benachrichtigungen werden im linken Menü auf der Registerkarte Posteingang angezeigt. Wenn eine Aufgabe sehr müde ist, klicken Sie einfach unter allen Diskussionen auf "Aufgabe verlassen" und erhalten keine Benachrichtigungen mehr. Es gibt auch Benachrichtigungen per Mail.

Persönliche Meinung

Die Oberfläche ist einfach, intuitiv, die Grundfunktionen sind auf den ersten Blick leicht verständlich. Fliegende Einhörner erfreuen ungemein. Asana ist eine großartige Option, um eine kleine Marketingabteilung für 10-15 Personen zu organisieren. Aber es gibt ein signifikantes Minus - das Fehlen einer russischsprachigen Version. Wenn das Team größer ist und nicht alle Mitarbeiter Englisch sprechen, tritt dieses Problem früher oder später auf.

Ein in jeder Hinsicht ideales System gibt es nicht. Hier habe ich die Sauce-Systeme verglichen, die die Kommunikation und den Austausch von Dateien mit Kollegen vereinfachen. Und wenn ich mich verpflichte, nach dem Kriterium (zum Beispiel) die Zweckmäßigkeit der Zielsetzung zu vergleichen, ist die Bewertung völlig anders. Deshalb können Sie sich nur durch Ausprobieren ein "virtuelles Traumbüro" suchen.

Hier ist übrigens eine weitere Übersicht über Aufgabenverwaltungssysteme , bei denen ich Systeme nach einem anderen Kriterium betrachte - der Bequemlichkeit der Arbeit mit Aufgaben.

Vergleichstabelle der Steuerungssysteme hinsichtlich der einfachen Kommunikation:

Asana «Conversations» Google , Dropbox, OneDrive, Box «Files» Wrike Slack Google , Dropbox, OneDrive, Box 2 Basecamp + Dropbox 500 «Docs & Files» YouGile Worksection Bitrix + Dropbox, Google , ., One Drive 5 Dropbox, Google , One Drive 1 «» Pyrus Dropbox, One Drive, Google , Box 10 Trello Dropbox, Google , One Drive Box 10 –