Fokus auf Aufgabenverwaltung. Wie wir unser Managementsystem machen

In Unternehmen gibt es ein solches Problem - ein Durcheinander bei den Aufgaben. Mit dem Anwachsen des Teams führt dieses Problem zu einer Lähmung. Termine werden unterbrochen, die Arbeit am Projekt wird verlangsamt, Aufgaben gehen verloren. Und je höher der Prozentsatz der Verluste ist, desto mehr sinkt die Gesamteffizienz des Teams. Und das Interessanteste ist, dass sich die Teams daran gewöhnen.

Aufgrund des Verlusts von 10% der Aufgaben verlieren Unternehmen von 10% (wenn die Aufgaben nicht im Zusammenhang stehen) bis 100% (wenn die Beziehung stark ist) an Effizienz und letztendlich Umsatz. Entfernen Sie eine Schraube und die Rakete wird nicht fliegen.



Bei YouGile bin ich der Kunde des Produkts - ich kommuniziere mit Benutzern und untersuche deren Probleme. Jetzt ist endlich klar geworden, dass das Grundproblem des Aufgabenmanagements in Teams mit mehr als 20 Mitarbeitern ungelöst bleibt und die vorhandenen Managementlösungen dafür verantwortlich sind.

Ich erzähle Ihnen eine Geschichte, die meine Vorstellung von den Bedürfnissen realer Unternehmen im Bereich Projekt- und Aufgabenmanagement „entfaltet“ hat.

Es war ein gewöhnliches Treffen mit einem Unternehmen, das ungefähr 150 Mitarbeiter beschäftigt und ein paar geheime Videoüberwachungsgeräte entwickelt ...

Sie sind seit ungefähr 20 Jahren auf dem Markt und das Geschäft läuft gut. Wir versammelten uns in ihrem Besprechungsraum mit einer guten Aussicht auf Moskau, Kekse und Kaffee erschienen sofort. Von ihrer Seite waren 5 Personen (Abteilungsleiter und stellvertretender Direktor) und ich allein - von uns.

Ich frage mich oft nach dem etablierten Schema: „Wie ist die Unternehmensstruktur?“, „Wo sind wie viele Menschen?“, „Was ist der Projektzyklus?“, „Was sind die Probleme und Anforderungen?“.

Sie antworten mir gerne und ich nehme auf. Weiterhin werde ich das Produkt zeigen und mich darauf konzentrieren, wie ihre Probleme und Wünsche gelöst werden. Das Format ist bereits gut etabliert und gab keine Pannen.

Dies ist das erste Mal, dass Zam unsere Diskussion beendet hat (er ist der einzige, der sitzt und eindeutig mit etwas unzufrieden ist):

„Wir haben bereits ein Audit der Geschäftsprozesse bestellt, wir müssen nicht alles zeichnen. Es ist besser, uns nur zu sagen, wie wir mit den Aufgaben arbeiten und dass es morgen kein Chaos mehr gibt “(offensichtlich ein Hinweis auf Kollegen).

Ich begann ihm zu sagen, dass es zunächst notwendig war, Boards für verschiedene Abteilungen zu erstellen, dann Mitarbeiter einzuladen, sie zu schulen und erst dann ... Seine Kollegen unterstützten mich mit Vergnügen, fügten etwas hinzu, stellten Fragen, erzählten etwas über ein Whiteboard mit Zetteln und verschiedene Systeme im Unternehmen.

"Sie hören mich nicht!", Unterbrach Zam böse. "Ich brauche keine Digitalisierung von Prozessen, keine Betriebsprüfung, keine Schulung des Personals. Zeigen Sie mir einfach die Schaltfläche zum Festlegen von Aufgaben. Damit ich morgen ein Dekret erlassen kann: Klicken Sie ab heute auf diesen Button und legen Sie Aufgaben im System fest! “

Wir haben uns lange Zeit "eingerieben", aber der Mann erwies sich als stark, ich habe meinen Ton geglättet, aber im Wesentlichen habe ich ihn nicht bewegt. Er brauchte eine einfache Lösung, um alle Aufgaben des Unternehmens immer an einem Ort zu platzieren. Und alle 1,5 Stunden hielt er diese Position hartnäckig.

Und ja, wir haben keinen solchen "magischen" Knopf zum Erstellen von Aufgaben, wie er fragt.

Im Allgemeinen lösen alle mir bekannten russischen Systeme eine Million verschiedener Fälle, sie sind auch CRM und Projektmanagement, ein Site-Designer, ein Designer von Geschäftsprozessen und ein Business Messenger.

Aber keiner von ihnen ist vollständig unter der Aufgabenverwaltung eingesperrt. Die beste Person auf der Welt, die mit diesem Problem umgehen kann, ist Asana, aber die Sprache ist ein großes Hindernis (es gibt keine Übersetzung ins Russische), und nach mehreren Dutzend Angestellten eines demokratischen Rechtssystems ist nicht genug da.

Die meisten Unternehmen brauchen überhaupt keine "Raumschiffe", sie brauchen sehr alltägliche Dinge. Zum Beispiel, um mit dem "Durcheinander" in den Aufgaben umzugehen.

Wie ein Chaos entsteht

• Vergaß zu verpflichten. Die Aufgabe wurde mündlich festgelegt und wurde nirgendwo angezeigt und ging dann verloren.
• Die Herausforderung Der Auftragnehmer änderte einige Details und die Aufgabe verlor an Relevanz.
• An der Aufgabe sind mehrere Performer beteiligt, sie hängt irgendwo während der Übertragung.
• Die Aufgabe wurde aufgelöst, ein Teil ging verloren und die ganze Aufgabe fiel auseinander.
• Die Begriffe zogen sich hin. Und als alles fertig war, stellte sich heraus, dass die Aufgabe bereits geändert werden musste.

Ja, vielleicht haben Sie das Gefühl, dass all diese Probleme irgendwie unbedeutend sind und in einem guten Team von selbst gelöst werden. Dies ist jedoch nur eine Frage der Gruppengröße. Nach unseren eigenen Beobachtungen liegt der kritische Punkt bei 12-17 Personen, wenn alle an einem gemeinsamen Ergebnis arbeiten. Wenn sich 50 Personen in einer Gruppe befinden und niemand speziell an der Verwaltung von Aufgaben gearbeitet hat, ist ein Durcheinander obligatorisch.

Wie wollen wir das Problem des "Chaos in den Problemen" lösen?

Unser Hauptziel ist es, fokussierte Schnittstellen speziell für die Eingabe und Bearbeitung von Aufgaben zu schaffen. Und nichts mehr. Es ist natürlich keine Erfolgsgarantie, alles hängt von einem kompetenten Management ab. Unsere Aufgabe ist es jedoch, alle Regeln für die Arbeit mit dem System so weit wie möglich zu vereinfachen. Idealerweise sollten diese Regeln in einen Satz passen. Zum Beispiel: "Jetzt legen wir alle Aufgaben im System fest, klicken auf diese Schaltfläche und erstellen Karten."

Wir waren der festen Überzeugung, dass Menschen sich unbewusst weigern, Aufgaben zu lösen. Nach den ersten Implementierungen der aktualisierten Version unseres Systems stellte sich jedoch heraus, dass dies überhaupt nicht der Fall war. Wenn alles einfach und klar ist, zeigen die Mitarbeiter gerne, woran sie arbeiten.

Woran wir in der Sprache der Funktionen arbeiten

Klare Unternehmensstruktur mit Abteilungen

Das erste, was anfängt, die Aufgaben eines großen Teams zu bereinigen, ist die Bildung einer Struktur mit Rechten. Die Struktur bestimmt, wer wem eine Aufgabe zuweisen kann und wer welche Aufgaben sieht.


Benötigen Sie endlose Nistabteilungen - die Bequemlichkeit der Arbeit, auch wenn Sie 100 Personen sind
Ein Mitarbeiter kann sehen, welcher der Kollegen für was zuständig ist, an wen er sich zu welchem ​​Thema wenden kann. Der Manager kann Zugriffsrechte für Aufgaben für verschiedene Personen und Abteilungen einrichten.

Das System zum Einrichten von Rechten im System kann auf etwa 10 verschiedene Arten implementiert werden. Wenn Sie danach jedoch nicht sehen können, wie sich das Gesamtbild des Unternehmens mit den Abteilungen wiederholt, funktioniert dies nicht. Wenn die Rechte aller Mitarbeiter auf den ersten Blick feststehen und nachvollziehbar sind, kann das System sicher genutzt werden, ohne Angst zu haben, etwas zu verderben.

Schnelle Aufgabenstellung

Die Hauptsache ist Geschwindigkeit und Einfachheit. Die Aufgabe ist einfach mit einem Klick zu erledigen. Tasking ist eine vorrangige Schnittstelle. Jeder Mitarbeiter kann es in einer Sekunde herausfinden. Um mit der Arbeit zu beginnen, benötigen Sie keine Implementierung und Schulung.


"Magische blaue Taste", mit der Sie Aufgaben mit einem Klick festlegen können

Bisher konnten in unserem System Aufgaben nur auf den Tafeln festgelegt werden, und jetzt haben wir den „magischen blauen Knopf“ gedrückt. Nur der, den der unlösbare Zam mich bei dem Treffen gefragt hat. Auf den Sie drücken - und die Aufgabe ist fertig.

Praktischer persönlicher Planer

Jeder Mitarbeiter sollte Aufgaben einfach verwalten und sich nicht darin verlieren:

• Beobachten Sie die ihm zugewiesenen Aufgaben
• Beobachten Sie die Aufgaben, die er jemandem zuwarf
• Persönliche private Aufgaben für sich selbst erstellen (besonders wichtiger Punkt)
• Übertragen Sie persönliche Aufgaben in gemeinsame Projekte

"Meine Aufgaben" Aufgaben in YouGile sortiert nach Interpreten

Die Schnittstelle zu privaten Aufgaben erwies sich als sehr interessant. Es ist so passiert, dass ich die Aufgabe sehr oft im Unternehmenssystem reparieren und erst zu einem bestimmten Zeitpunkt jemandem zeigen möchte. Dann „reift“ die Aufgabe, und sie kann angelegt und besprochen werden. Diese kleine Funktion ist für ungefähr 20% der Aufgaben von entscheidender Bedeutung (allgemeine Statistiken aus der Cloud-Version).

Team beobachten

Transparenz, dh die Fähigkeit, die Aufgaben Ihrer Kollegen zu sehen, hilft, die Arbeit zu synchronisieren. Den Kommentaren zufolge können Sie im Voraus nachvollziehen, in welchem ​​Status was an Sie übermittelt wird. Oder navigieren Sie, wer mit Aufgaben überlastet ist und wer frei ist. Wer kann abgelenkt werden und wer ist besser in Ruhe gelassen.


"Andere Aufgaben" im System, sortiert nach Künstlern

Sie können auch immer herausfinden, wer der Held ist, der regelmäßig Termine einhält und Termine ignoriert. Und das ist nicht nur für den Leader wichtig, sondern auch für Kollegen in Teams mit flacher Struktur.

Die Fähigkeit, komplexe Projekte durchzuführen, aber für die Mitarbeiter bleibt alles einfach

Natürlich ist die Fähigkeit erforderlich, komplexe Projekte unter Berücksichtigung aller Details, Ressourcen und Beziehungen durchzuführen. Am wichtigsten ist jedoch, dass dies nicht der erste Bildschirm für einen normalen Mitarbeiter ist.

Ein Gantt-Diagramm ist beispielsweise ein großartiges Werkzeug. Es ist sehr praktisch, Ressourcen zu planen und Fortschritte zu feiern, wenn Sie der älteste in der Gruppe sind. Normalerweise füllt eine Person es aus und führt, der Rest beobachtet. Aber wenn Sie nur „Ihre Mutter angezogen“ haben - Sie sind nur bereit, Ihr Ergebnis in einer einfachen Benutzeroberfläche zu markieren, brauchen Sie nicht mehr.

Ein gewöhnlicher Mitarbeiter kennt möglicherweise nicht einmal die komplexen Zusammenhänge und Abhängigkeiten von Projekten - Hauptsache, es ist für ihn bequem, seine Aufgaben einfach auszuführen. Daher werden alle Aufgaben aus den Boards automatisch im Personal Scheduler angezeigt.


Übergang vom Board zum Gantt-Chart ("versteckte" Oberfläche)

Und für Manager und Vorgesetzte ist es wichtig, Projekte, Gremien, ein Gantt-Diagramm, Spiegelspalten und Zusammenfassungen für die Kommunikation zwischen Abteilungen und die Buchhaltung für Details zu haben.

Download-Bewertung nach Aufgabe, Personen und Abteilung

Oh! Dies ist die häufigste Antwort auf die Frage „Warum ein Managementsystem wählen?“: „Wir wollen verstehen, wer was tut, wir brauchen Transparenz.“ Dieses Problem zu lösen ist überhaupt nicht schwierig, sondern nur, wenn alle Aufgaben im System sind.

Das Tool muss nur die Fragen beantworten: Wer ist gerade mit was geladen? Welche Art von Download wird es in naher Zukunft für jeden Mitarbeiter und jede Abteilung geben? Wer hat im letzten Monat was für ein bestimmtes Projekt geladen?


Einschätzung der Arbeitsbelastung im letzten Monat für Projekte, Abteilungen und Personen

Wir haben ein gutes Zusammenfassungswerkzeug. In diesen Spalten können Sie Aufgaben nach verschiedenen Parametern aus allen verfügbaren Projekten filtern und beispielsweise alle Projektaufgaben der letzten 7 Tage anzeigen, die mit dem Aufkleber "Wichtig" gekennzeichnet sind. Nachdem Sie mehrere solcher Spalten erstellt haben, können Sie ein Board für die Online-Überwachung von allem bekommen.


Zusammenfassung aller Aufgaben an der Tafel für die Woche

Arbeiten Sie an einem Ort an Aufgaben und Diskussionen

Aufgaben sollten dort besprochen werden, wo sie gestellt werden. Wir begannen damit, als wir die erste Version des Systems für den persönlichen Gebrauch auf den Markt brachten. In der Regel ist die Planung der Ort, an dem die Diskussionen stattfinden. Und es ist wichtig, dass dieser Ort nicht nur Flure und Raucherzimmer war.


Chats nach Aufgaben - Kommunikation in der Steuerung

Jede Aufgabe ist ein Chat, eine erfolgreiche Funktion von YouGile. Die Kommunikation über Aufgaben erfolgt im System direkt auf den Karten.

Welches Problem im Bereich Aufgabenmanagement ist für Sie am wichtigsten?

Einige Interfaces haben wir bereits in der Cloud-Version freigegeben, bisher nur auf der Ebene klickbarer Prototypen.

Aber das Wichtigste für uns ist jetzt zu verstehen, ob wir das Problem lösen, das wirklich existiert? Oder kam es uns nur so vor, als würden wir ein Managementsystem entwickeln - eines von vielen?

Ich wäre dankbar, wenn in den Kommentaren oder in einer persönlichen E-Mail jemand mit allen Details erzählt - welches Problem aus dem Aufgaben- und Projektmanagement ist in seiner Praxis am wichtigsten?