Seminar, Konferenz, mitap: Statistiken von 18.000 Ereignissen studieren

Bei Boiling Points finden bis zu 800 Veranstaltungen pro Woche statt. Einige finden ihr Publikum und verursachen eine Resonanz, andere gehen im Informationsrauschen verloren.

Unter dem Kürzel helfen einige Statistiken sowohl Besuchern als auch Organisatoren, Antworten auf Fragen zu erhalten: Wie werden Veranstaltungen von anderen abgehalten, wo und wie viele Personen kommen, welche Formate werden immer beliebter und wie hoch ist ihr Planungsindex, d. H. Wie viele Prozent der registrierten Personen eventuell mitmachen.



Die meisten Zahlen wurden dank der Analyse der Statistik der Siedepunkte von Januar 2016 bis Mai 2019 erhalten.

Bevor wir uns mit dem Parsen von Formaten befassen, werden einige gängige Metriken beschrieben.

Insgesamt fanden im angegebenen Zeitraum rund 18.000 Veranstaltungen in den Boiling Points (einem Netzwerk von freien Mitarbeitern und Standorten) statt. Gleichzeitig weist die Statistik für nur ein Jahr 2019 auf einen Mehrfachanstieg hin - nach vorläufigen Daten haben wir von Januar letzten Jahres bis Mitte Dezember 19.000 Veranstaltungen durchgeführt.


Die Summe der Ereignisse nach Monaten für 2019 (gemäß Mitte Dezember)

Diese Daten wurden jedoch keiner eingehenden Analyse unterzogen, und alle nachstehenden Zahlen sind die Ergebnisse der Verarbeitung für den Zeitraum von 01.2016 bis 05.2019 .

Das Publikum, das die Punkte abdecken, wächst jeden Monat und derzeit sind mehr als 880.000 Menschen auf der Plattform registriert.

Welche Aktivitäten werden am häufigsten durchgeführt?

Wir sprechen über die Nachfrage nach Formaten. Es kann in der Koordinatenebene dargestellt werden, wobei sich die Nutzungshäufigkeit auf einer Achse und die durchschnittliche Teilnehmerzahl auf der anderen widerspiegelt.



Die fünf beliebtesten Formate unter den Veranstaltern sind der Wissenstransfer und der Meinungsaustausch in verschiedenen Formen:

• Seminar und Schulung . Ziel des Seminars ist es, bereits während der Veranstaltung durch Übungen neue Fähigkeiten zu verbreiten. In der Regel führen ein oder mehrere Experten ein Seminar durch, an dem ca. 30 Teilnehmer teilnehmen. Oft wird ein Koordinator eingesetzt, der für die Kommunikation während der Gruppenarbeit verantwortlich ist. Insgesamt fanden von 2016 bis Mitte 2019 5651 Veranstaltungen dieses Formats in Boiling Points statt. Die durchschnittliche Dauer des Workshops beträgt drei Stunden.
  
• Treffen . Dieses Format impliziert einen Meinungsaustausch zwischen den Teilnehmern mit der Entwicklung einer bestimmten vereinbarten Position zu dem genannten Thema. Einer der Teilnehmer leitet auch die Besprechung, es können jedoch mehrere Redner anwesend sein. Insgesamt haben wir 2245 Veranstaltungen dieses Formats ausgerichtet.
  
• Vortrag . Die Präsentation des Experten in diesem Format dient dazu, das Wissen, die Ideen oder Meinungen des Dozenten an das Publikum weiterzugeben. Wie in anderen Formaten ist hier häufig neben dem Sprecher auch der Moderator anwesend. In dieser Zeit haben wir 1900 Vorträge zu verschiedenen Themen gehalten.
  
• Die Sitzung der Arbeitsgruppe . Im Gegensatz zu einem Treffen, bei dem nur eine Entscheidung getroffen wird, erfordert dieses Format die gemeinsame Arbeit von Experten, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Je nach Aufgabenstellung kann die Arbeitsgruppe eine komplexe Organisationsstruktur aufweisen, einschließlich des Vorsitzenden, der Ko-Vorsitzenden, des Sekretariats usw. Insgesamt fanden 1473 Sitzungen der Arbeitsgruppen an den Siedepunkten statt.
  
• Runder Tisch . Dieses Format hilft zu bestimmen, welche Standpunkte zu dem betrachteten Thema existieren. Anders als bei der Sitzung und der Sitzung der Arbeitsgruppe bedeutet dies nicht die Koordinierung dieser Standpunkte und die Entwicklung einer Lösung. Der Rollensatz ist jedoch derselbe wie in der Besprechung. In dieser Zeit fanden 1433 solche Ereignisse statt.
  

Nachfolgend finden Sie eine weitere Bewertung von Formaten, die in absteigender Reihenfolge nach der durchschnittlichen Teilnehmerzahl sortiert sind:

• Forum Die durchschnittliche Teilnehmerzahl beträgt 121. In diesem Format werden Ansichten zu ziemlich globalen Themen ausgetauscht. Manchmal ist das Ergebnis eine Entscheidung, in anderen Fällen nur ein Hinweis auf die Tagesordnung. Insgesamt fanden 397 Veranstaltungen dieses Formats statt, die durchschnittliche Dauer des Forums betrug sechs Stunden.
  
• Urlaub . Eines der neuen und vielleicht kostenlossten Formate im Siedepunktnetz. Im Durchschnitt nehmen 96 Personen an solchen Veranstaltungen teil.
  
• Die Unterzeichnung von Vereinbarungen . In unserem Netzwerk gab es nur etwa 25 Unterschriften, aber die durchschnittliche Teilnehmerzahl überschritt 72 Personen.
  
• Konferenz . Dies ist eine weitere massive Diskussion eines Problems oder einer Frage aus verschiedenen Blickwinkeln, aber in diesem Format liegt der Schwerpunkt auf dem Erfahrungsaustausch. Mitte Mai 2019 hielten wir 799 Konferenzen ab und die durchschnittliche Teilnehmerzahl betrug 60 Personen.
  
• Ausstellung Dieses Format soll Leistungen in einem bestimmten Bereich demonstrieren, um Endkunden oder Investoren anzulocken. Wir hatten etwas weniger als 100 Ausstellungen. Im Durchschnitt kamen 51 Personen zu ihnen.
  

Bei Großveranstaltungen haben wir die typischen Rollen der Teilnehmer nicht angegeben, da ihre Rollenstruktur häufig komplex ist und je nach Aufgabe variiert.

Interessante Fakten:

• Seminare und Schulungen bilden die längste Rücklaufkette. Dies bedeutet, dass eine Person, die an einer Veranstaltung dieses Formats teilnimmt, mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder zum Siedepunkt kommt und nicht unbedingt zu einem Seminar.
  
• Es scheint, dass je länger die Diskussion dauert, desto weniger Menschen werden zustimmen, bis zum Ende zu kommen und zu sitzen. Die charakteristische Abhängigkeit der Teilnehmerzahl von der Dauer der Ereignisse ist in unserer Statistik jedoch nicht nachvollziehbar. Sie können eine lange Interaktion mit dem Publikum planen, die Hauptsache ist, sie nicht gelangweilt zu machen.
  

• In einer Vielzahl von Formaten stechen einige, die ein junges Publikum ansprechen, hervor - bis zu 30 Jahre. Dies sind Umfragen, Wettbewerbe, Briefings, Pressekonferenzen, Ausstellungen, Filmvorführungen mit Diskussion, Wettbewerbe, Exkursionen und Hackathons. Der größte Teil dieser Liste weist die größte Streuung der Teilnehmer nach Alter auf. Und für Menschen über 35 gibt es ein klares Verlangen nach Sitzungen. Sie setzen sich in strategischen Sessions, Design Sessions und Pitch Sessions durch.
  

• Im Allgemeinen sind Siedepunkte durch Saisonalität gekennzeichnet. Während der langen Neujahrsferien und in den Sommerferien (von Mai bis Ende August) sinkt die Gesamtzahl der Veranstaltungen sowie die Anzahl der Besucher. Viel hängt jedoch von der Art der Veranstaltung ab. So reduziert sich beispielsweise die Besucherzahl von Seminaren und Foren gegenüber der aktiven Zeit um mehr als die Hälfte. Und für weitere Kammertreffen wie Workshops ist der saisonale Rückgang kaum noch zu spüren.
  

Was ist einfacher zu planen - ein Seminar oder ein Hackathon?

Eine Veranstaltung zu organisieren ist eine schwierige Aufgabe. Um den Aufwand für die Organisation der einzelnen Formate irgendwie zu bewerten und zu kalibrieren, haben wir die Anzahl der registrierten Teilnehmer mit der Anzahl der realen Besucher verglichen und ein passendes Merkmal erhalten - den Planungsindex.


Der durchschnittliche Planungsindex für alle Aktivitäten beträgt 83%

Im Durchschnitt waren Exkursionen, Vertragsunterzeichnungen, Meisterkurse, Workshops und Meetings am vorhersehbarsten. Am anderen Ende der „Vorhersagbarkeitsskala“ stehen Feiertage, Ausstellungen, Webinare und Hackathons. Aus praktischer Sicht bedeutet dies, dass die Organisatoren des Hackathons damit rechnen müssen, dass von 100 registrierten Personen etwas mehr als 30 Personen zu ihnen kommen und die Werbekampagne der Veranstaltung entsprechend skalieren. Mit Ausflügen - eine andere Situation. Unseren Statistiken zufolge kommen noch mehr Menschen zu ihnen als angegeben. Vielleicht wird das Publikum bei der Organisation dieser Veranstaltungen einfach falsch bewertet. Formate, bei denen die Organisatoren am besten daran arbeiten, Besucher anzulocken, liegen im Mittelfeld.

Obwohl unsere Statistiken keinen Zusammenhang zwischen der Popularität des Publikums und der durchschnittlichen Dauer von Veranstaltungen erkennen lassen, besteht eine Korrelation zwischen der Dauer und dem Planungsindex. Die vorhersehbarsten Formate (mit einem hohen Planungsindex) haben eine durchschnittliche Dauer von 2,5 oder 3,5 Stunden. In der Regel kommen 15 bis 35 Personen zusammen.

Es gibt hier noch andere interessante Abhängigkeiten:

• Der Index für die kurze Veranstaltungsplanung ist höher, wenn sie ursprünglich für eine kleine Anzahl von Personen konzipiert wurden. Bei längeren Veranstaltungen kommt es jedoch auf das jeweilige Format an. Eine explizite Verbindung wird nicht verfolgt. An den Siedepunkten gibt es jedoch praktisch keine Veranstaltungen, die für ein Publikum von mehr als 300 Personen gedacht sind und weniger als vier Stunden dauern.
  
• Unabhängig von der durchschnittlichen Veranstaltungsdauer wird ein Planungsindex von mehr als 80% in Formaten für ein Publikum von weniger als 40 Personen gefunden.
  
• Ein Planungsindex von weniger als 50% ist bei Kurzveranstaltungen für ein großes Publikum üblicher.
  

Es ist merkwürdig, dass der Planungsindex in engem Zusammenhang damit steht, ob alle dazu eingeladen sind oder ob geschlossene Listen gebildet werden.

Unter den bei Veranstaltern beliebten Formaten gibt es sowohl offene als auch geschlossene Formate. In den allermeisten Fällen wird beispielsweise jeder zu einem Seminar, einer Vorlesung und einem runden Tisch eingeladen. Für das Treffen der Arbeitsgruppe und des Treffens bilden sie entweder vollständig geschlossene Teilnehmerlisten oder erweitern sie nur auf Anfrage.

Unter den Veranstaltungsformaten versammeln sich die meisten Zuschauer offen. Welches ist ganz logisch.

Interessante Tatsache:

• Wenn die Veranstaltung geschlossen ist, bedeutet dies nicht, dass der Planungsindex sofort 100% beträgt. Unter den normalerweise geschlossenen Veranstaltungen gibt es schlecht vorhersehbare (dieselben Hackathons für Clubmitglieder). Das Gegenteil ist der Fall: Unter den Formaten mit einem hohen Planungsindex gibt es offene.
  

Format-Experimente

Zu den bekanntesten Veranstaltungsformaten des letzten Jahres zählen Seminare und Schulungen, Vorträge, Meisterklassen, Tagungen und Foren. Die Workshops und Meetings auf dieser Liste waren nicht in den Bewertungen der oben genannten populären Formate enthalten. Das heißt, es kann davon ausgegangen werden, dass diese Formate die lebhafteste Reaktion der Besucher hervorrufen - die Bewertungen wurden häufiger im Netzwerk veröffentlicht (die Formate erreichten trotz der relativ geringen Gesamtanzahl von Ereignissen den Spitzenplatz bei der Anzahl der Bewertungen).

Das Meeting ist übrigens ein neues Format für das Netzwerk, das standardmäßig noch nicht im Registrierungsformular verfügbar ist. Zusammen mit dem Business-Spiel, dem Meeting, dem Programm und dem Festival ist es eines der fünf am häufigsten verbreiteten neuen Formate, die in vier oder mehr Siedepunkten verwendet werden.


Durchschnittliche Anzahl der an Siedepunkten verwendeten Ereignisformate

Es hat uns überrascht, dass sie am aktivsten mit neuen Formaten in den Regionen experimentieren. Beispielsweise finden an den Siedepunkten in Tscheljabinsk und Tomsk Veranstaltungen in 27 verschiedenen Formaten statt. Wenn wir alle Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken analysieren, in denen die Aktivitäten der Siedepunkte und ihre Formate erwähnt werden, stellt sich heraus, dass Belgorod 20% dieses Informationsflusses bereitstellt. Weitere 18% geben Publikationen aus Weliki Nowgorod und Jakutsk, wo sie mit 16 Formaten arbeiten.

Einige Siedepunkte in den Regionen haben es bereits geschafft, ihre neuen Lieblingsformate zu bilden. Der Siedepunkt in Weliki Nowgorod bietet beispielsweise 100% der Erwähnungen von Wohnungseigentümern im gesamten Filialnetz. 75% der Erwähnungen der Filmvorführung mit Diskussion stammen von Tomsk, 67% der Erwähnungen des Kurses - Uljanowsk.

Interessante Fakten:

• Ein direkter Anstieg der Formatvielfalt ist nicht mit einem Anstieg der Siedepunkte in den Regionen verbunden.
  
• Die 80/20-Regel ist hier die gleiche wie in der Wirtschaft. Im gesamten Netzwerk liefern 80% der verschiedenen Formate immer nicht mehr als fünf Siedepunkte.
  

Was bleibt hinter den Kulissen

Im Allgemeinen haben wir viele Statistiken gesammelt, Diagramme erstellt, die die Beziehungen zwischen Ereignisformaten und Teilnehmern zeigen, und auch eine morphologische Analyse der Beschreibungen durchgeführt, um eine Korrelation zwischen Themen und Formaten zu finden. Eine der Früchte dieser Arbeit war der von unserem Team aus Tomsk erstellte Formatatlas (pdf, 10 MB). Sie können viele verwandte und zusätzliche Informationen darin finden. Wir hoffen, dass diese Zahlen den Organisatoren helfen werden, die Formate zu bestimmen und die geplante Teilnehmerzahl und den Aufwand, der unternommen werden muss, um sie anzuziehen, richtig in Beziehung zu setzen. Und die Teilnehmer - stellen Sie sich grob vor, was sie bei verschiedenen Veranstaltungen erwartet.

Wir sehen uns an unseren Punkten!