Übersicht über 5 Steuerungssysteme zum Aufräumen von Aufgaben

In großen Teams von 20 Mitarbeitern gibt es ein solches Problem - ein Durcheinander in den Aufgaben. Das Timing bricht zusammen, die Arbeit wird verlangsamt. Daher gibt es auf dem Markt viele Systeme zum Verwalten von Aufgaben, die dieses Problem irgendwie lösen.



Seit über 2 Jahren entwickeln wir unser YouGile-Managementsystem. Und natürlich testen wir häufig Wettbewerbersysteme und untersuchen sie im Detail. Wir schauen, wer welche Tools anbietet. Wir ziehen Schlussfolgerungen, lassen uns inspirieren und verbessern unsere Funktionalität.

Was ist ein Aufgabenverwaltungssystem? Mit welchen Funktionen können Sie Ihre Aufgaben bereinigen?

Wir haben lange nachgedacht. Nach einem 3-wöchigen Brainstorming, der Kommunikation mit Kunden und Umfragen wurden 5 Kriterien identifiziert. Nach diesen Kriterien haben wir diese Bewertung vorgenommen.

Kriterien und Überprüfung von 5 Aufgabenverwaltungssystemen, einschließlich unseres eigenen - siehe unten.

5 Kriterien eines Task-Management-Systems:

1. Einfaches Festlegen einer Aufgabe für sich und Ihre Kollegen
Die Schaltfläche zum Erstellen von Aufgaben in der Systemschnittstelle sollte Priorität haben. So kann jeder neue Mitarbeiter, der 2 Minuten im System arbeitet, es leicht finden.

2. Der Komfort eines persönlichen Planers
Komfort bezieht sich auf die Klassifizierung und Sortierung von Aufgaben. Damit jeder Benutzer sofort sehen kann: Ja, das sind meine Aufgaben, aber die, die ich festgelegt habe. Hier sind alle Aufgaben von Petit, und hier nähert sich die Frist bereits. Aber meine privaten Aufgaben stehen nur mir zur Verfügung.

3. Die Fähigkeit, eine Unternehmensstruktur mit Abteilungen zu erstellen
Wenn das Team mehr als 20 Personen hat, ist eine klare Struktur erforderlich. Hierarchie der Mitarbeiter und Abteilungen. Die Struktur bestimmt, wer wem welche Aufgabe stellen kann und wer welche Aufgaben sieht.

4. Transparenz des Arbeitsablaufs
Es ist wichtig zu verstehen, wer mit Aufgaben überlastet ist und wer „unterlastet“ ist, wer die Aufgabe stellen sollte und wer besser nicht ablenken sollte. Dies ist nicht nur im Paradigma „Manager-Angestellter“, sondern auch im Paradigma „Angestellter-Angestellter“ von Vorteil. Warum nochmal einen Kollegen ziehen, wenn man sich nur seine Aufgabe anschauen kann.

5. Vollständigkeit des Bildes der Arbeitsergebnisse zu den Aufgaben in den Berichten
Aus dem Bericht sollte hervorgehen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche nicht. Welcher Mitarbeiter / welche Abteilung hat den Plan abgeschlossen und welcher - nicht bis zum Ende. Welche Aufgaben erforderten die meiste Zeit?

Übersicht über 5 Task-Management-Systeme

Yougile

Bequeme Aufgabeneinstellung

Erstellen Sie eine Aufgabe in YouGile mit einem Klick

Bisher konnten in unserem System Aufgaben nur auf den Tafeln festgelegt werden. Die Kunden baten uns jedoch um einen „magischen Knopf“, um Karten mit einem Klick zu erstellen. Dies vereinfacht die Arbeit der normalen Mitarbeiter erheblich.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Persönlicher Planer: "Aufgaben an mir", "Von mir zugewiesen", "Persönliche Aufgaben", "Ausgewählte"

Der persönliche Planer wird in Form des Abschnitts "Meine Aufgaben" dargestellt. Dort sieht jeder Benutzer, was er installiert hat und was ihm zugestellt wurde. Behält seine privaten Aufgaben. Wir halten die Verfügbarkeit von Datenschutz für sehr wertvoll, da dies häufig vorkommt: Ich möchte eine Entwurfskarte für mich selbst erstellen, daran arbeiten - und sie dann an meine Kollegen weitergeben.

Aufgabenklassifizierung

Entwicklungsboard mit Aufklebern

YouGile verwendet Aufkleber, um Aufgaben zu klassifizieren, und Textbeschriftungen, die Tags ähneln. Mit ihrer Hilfe wird der Karte ein bestimmter Wert zugewiesen: Status, Priorität, Status. Sie können absolut jeden Textaufkleber erstellen.

Unternehmensstruktur mit Abteilungen

Unternehmensstruktur mit Abteilungen und Mitarbeitern in YouGile

Die Struktur wird benötigt, um Mitarbeiter in Abteilungen zu unterteilen, Positionen anzugeben und die Regeln für die Interaktion innerhalb der Abteilung festzulegen. Konfigurieren Sie die Aufgabenverwaltung und die Zugriffsrechte. Weisen Sie jeder Abteilung Manager mit Gruppenverwaltungsfunktionen zu.

Arbeitstransparenz

Der Alien Tasks-Bereich von YouGile

Im Abschnitt „Alien-Aufgaben“ können Sie sehen, wer an was arbeitet, wer welche Aufgabe festgelegt hat und welche Aufgaben noch nicht erledigt wurden. Der Zugang zu den Aufgaben anderer Personen ist in der Abteilung geregelt. Sie können jedem die Aufgaben des anderen zeigen, ohne die Struktur der Tafeln festlegen zu müssen. Und Sie können dieses Privileg nur Führern gewähren.

Leistungsbewertung

Tool zur Bewertung der Arbeitsbelastung nach Projekt und Mitarbeiter

YouGile verfügt über Berichte und Zusammenfassungen. In naher Zukunft planen wir die Veröffentlichung eines weiteren Tools. Ich möchte klar sehen, wer und was heruntergeladen wurde und welcher Download in naher Zukunft für jeden Mitarbeiter oder jede Abteilung erfolgen wird.

Asana

Bequeme Aufgabeneinstellung

1-Klick-Aufgabeneinstellung in Asana

Die Aufgabe kann mit einem Klick eingestellt werden, ohne an die Boards gebunden zu sein. Alle Aufgaben werden im Bereich Meine Aufgaben angezeigt. Die Aufgabe kann jederzeit an eines der Projekte angehängt werden, indem Sie auf „Zu Projekten hinzufügen“ klicken. Im Projekt werden bereits alle Aufgaben systematisch in Form einer Aufgabenliste, eines Kalenders, einer Zeitleiste (in der kostenpflichtigen Version verfügbar) oder klassischer Tafeln angezeigt.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Einstufung ihrer Aufgaben nach Priorität

Jede neu erstellte Aufgabe bleibt privat, bis Sie sie mit einem öffentlichen Projekt verknüpfen. Sie können auch Kollegen für eine Aufgabe anmelden. Dies ist sehr praktisch: Sie können eine Karte zum Abendessen erstellen, Ihre Freunde dort einladen und diskutieren.

Im persönlichen Planer "Meine Aufgaben" werden Aufgaben nach den Gruppen "Heute", "Anstehend", "Später" sortiert. In der kostenpflichtigen Version können Sie auch alle Aufgaben, die Sie erstellt und Ihren Kollegen zugewiesen haben, separat anzeigen.

Aufgabenklassifizierung

Tags zu Aufgaben in Asana

Jeder Aufgabe kann ein beliebiges Tag zugewiesen werden, das sie mit ihrer Farbe kennzeichnet. Zum Beispiel: "Werbung", "Text", "Video", "Online-Schule". Wenn Sie ein gemeinsames Tag-System für alle durchdenken und implementieren, sind die Aufgaben in Ordnung.

Unternehmensstruktur mit Abteilungen

Marketingabteilung: Mitarbeiter und Projekte

Asana hat die Möglichkeit, beliebig viele Abteilungen einzurichten, Mitarbeiter hinzuzufügen und Projekte und Aufgaben zu bearbeiten. Es gibt jedoch keine starre Hierarchie, das Rechtssystem ist sehr demokratisch, und der normale Arbeitnehmer hat im Wesentlichen dieselben Rechte wie der Chef.

Arbeitstransparenz

Asana-Marketing-Aufgabenkalender

Asanas Arbeitsabläufe sind sehr transparent und die Zugriffsrechte sind demokratisch. Im Kalender können alle Aufgaben von Kollegen angezeigt werden. Sowohl für ein bestimmtes Projekt als auch für einen bestimmten Mitarbeiter (außer für private).

Leistungsbewertung

Fortschritts-Tool zum Anzeigen der gesamten Arbeitsergebnisse

Das Fortschritts-Tool zeigt die Anzahl der abgeschlossenen, nicht abgeschlossenen und überfälligen Aufgaben für ein Projekt an. Das Berichts-Tool zeigt alle Ihre Aufgaben und Aufgaben an, die Sie für Ihre Kollegen festgelegt haben.

Pyrus

Bequeme Aufgabeneinstellung

Erstellen Sie eine Aufgabe in Pyrus mit einem Klick

In Pyrus-Benutzeroberflächen hat die Erstellung von Aufgaben Priorität. Alles ist einfach und intuitiv, eine langfristige Schulung der Mitarbeiter ist nicht erforderlich.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Personal Scheduler in Pyrus: Meine Aufgaben und Meine Aufgaben

Auch im Personal Scheduler ist alles einfach und logisch: Aufgaben von mir, Aufgaben für mich. Separat angezeigt aktiv, separat - erledigt. Es sollte kein Durcheinander geben.

Aufgabenklassifizierung

Einteilung der Aufgaben in Pyrus: "Aufgeschoben", "Auf Kontrolle", "Zuletzt"

Dieses System hat viele coole Funktionen für die Arbeit mit Aufgaben. Kann auf später verschoben werden. Sie können die Kontrolle übernehmen. Sie können sich wiederholende Aufgaben ausführen. Die Sortierung erfolgt nach Aktivität der Aufgaben und nach Zeit.

Unternehmensstruktur mit Abteilungen

Unternehmensstruktur mit Abteilungen in Pyrus

Es ist einfach, eine klare Struktur mit Abteilungen und Unterabteilungen zu zeichnen. Richtig, das System der Rechte und des Zugriffs auf Aufgaben ist ziemlich kompliziert: Es gibt einen Administrator, einen Leiter, einen Manager und einen Buchhalter.

Arbeitstransparenz

Auslandsaufgaben in Pyrus. Arbeitstransparenz

Arbeitsabläufe sind zu transparent. Sie können alle Aufgaben eines Mitarbeiters anzeigen. Es gibt im Wesentlichen keine privaten Aufgaben. Nur ein Benutzer mit Administratorrechten kann den Datenschutz festlegen.

Leistungsbewertung

Auswertung des Zeitaufwands von Mitarbeitern und Aufgaben

Einer der "Chips" von Pyrus ist die Berechnung der Zeit, die jeder Mitarbeiter für einen ausgewählten Zeitraum für alle Aufgaben aufgewendet hat.

Wrike

Bequeme Aufgabeneinstellung

Erstellen Sie eine Aufgabe in Wrike mit einem Klick

Dieses System verfügt auch über eine „Zaubertaste“ zum Festlegen von Aufgaben in Form eines grünen Pluszeichens, das kaum zu übersehen ist. Außerdem können die Aufgaben auf verschiedene andere Arten gestellt werden.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Persönlicher Planer in Wrike

Wrike bietet viele Optionen: Aufgaben kopieren und wiederholen, privat oder öffentlich machen, zu Favoriten hinzufügen und von Projekten zu "Meine Aufgaben" übertragen. Sie können der ausgewählten Aufgabe folgen oder Kollegen vorschlagen, denen Sie folgen möchten. Fügen Sie Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen Aufgaben hinzu.

Es gibt auch eigene "Chips". Senden einer automatischen Frage an einen Kollegen zum Fortschritt der Aufgabe. Die Funktion von Massenänderungsaufgaben. Meilensteine ​​sind Aufgaben, die als Meilensteine ​​verwendet werden, um ein wichtiges Ereignis oder einen wichtigen Entscheidungspunkt zu markieren.

Aufgabenklassifizierung

Aufgaben in Wrike sortieren

Wrike ist in der Regel für komplexe mehrstufige Projekte inhaftiert, aber der durchschnittliche Benutzer hat genügend Verständnis dafür, wo sich seine Aufgaben befinden und wie sie zu sortieren sind. Sortieren - nach Datum, Priorität, Status, Wichtigkeit. Nur aktive oder nur abgelaufene Aufgaben können separat angezeigt werden.

Arbeitstransparenz

Die Aufgaben von Kollegen werden nur dann in einer separaten Liste angezeigt, wenn Sie deren Autor sind

Die Aufgaben, die Sie anvertraut haben, befinden sich im Abschnitt "Erstellt von mir". Im Allgemeinen mangelt es an Transparenz in der Arbeit. Sie können alle Aufgaben von Kollegen in einer separaten Liste anzeigen, indem Sie in der Premium-Version Ihr eigenes Widget erstellen.

Projekt-Workload-Evaluierung

Wrike-Berichte und Workload-Evaluierung

Mit den Berichten, die in der kostenpflichtigen Version verfügbar sind, können Sie den allgemeinen Stand der Dinge für Projekte und Teams einsehen und sie werden bei jeder Neueröffnung in Echtzeit aktualisiert. Sie können herausfinden, wie überfällig Aufgaben sind und was das Team verlangsamt.

Ganttpro

Bequeme Aufgabeneinstellung

Hinzufügen einer Aufgabe zu einem Projekt in GanttPro

Auf den ersten Blick scheint das System nicht sehr "öffentlich" zu sein: Sie müssen verstehen, was das Gantt-Diagramm ist, wo sich die Schaltfläche zum Festlegen von Aufgaben befindet ... Dies ist jedoch nicht der Fall - Aufgaben werden nur im Rahmen des Projekts festgelegt. Wenn das Projekt jedoch erstellt wird, ist es nicht so schwierig, Benutzer zum Hinzufügen von Aufgaben zu schulen.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Meine Aufgaben bei GanttPro

Die Funktionen zum Verwalten von Aufgaben in diesem System sind sehr umfangreich. Es gibt „Meine Aufgaben“ für Mitarbeiter, bei denen alles einfach und klar ist. Außerdem gibt es ein Gantt-Diagramm für Manager und Kenner, in dem Sie bequem die Aufgabenebene ändern, Prioritäten, Abhängigkeiten und Zeiten festlegen, den Fortschritt verfolgen und Aufgaben nach Belieben „spielen“ können, indem Sie sie direkt auf die Waage ziehen.

Aufgabenklassifizierung

Sortiert "Meine Aufgaben"

Sie können Aufgaben nach 17 Parametern sortieren: Erstellungsdatum, Ausführender, Priorität, Status, Zeitaufwand, Fortschritt, Kosten ...

Unternehmensstruktur mit Abteilungen

Mitarbeiter und Rechte im System

Die komplexe und klare Struktur des Unternehmens lässt sich nicht aufbauen, es ist jedoch einfach, ein Rechte-System einzurichten. Teilnehmer können nur an den ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten. Administratoren können Projekte erstellen und deren Kosten anzeigen.

Projekt-Workload-Evaluierung

GanttPro-Berichte und Workload-Auswertung

Coole Funktion GanttPro - Sie können die Kosten für die Aufgabe und das gesamte Projekt in Abhängigkeit vom Ressourcenaufwand berechnen. Sie können im Laufe der Zeit Berichte erstellen, die Mitarbeiter für Aufgaben ausgeben.

Schlussfolgerungen:

• In YouGile liegt der Schwerpunkt auf dem Aufgabenmanagement für Teams ab 20 Personen.
• Asana verfügt über die umfassendste Funktionalität zum Arbeiten mit Aufgaben, die sowohl in der Struktur von Boards in Projekten als auch im Personal Scheduler festgelegt werden können. Es gibt jedoch Schwierigkeiten mit übermäßigen demokratischen Benutzerrechten.
• Pyrus verfügt über eine große Anzahl einzigartiger „Chips“, von der Zeitzählung über ausstehende Aufgaben bis zur Erstellung von Chat-Bots für Routineaufgaben und der Integration in die internen Systeme des Unternehmens. Es gibt nicht genug Gelegenheit für alle Mitarbeiter, private Aufgaben zu erstellen.
• Wrike hat viele Funktionen: Wiederholen von Aufgaben, Übertragen von Projekten in den Scheduler, Erstellen von Meilensteinaufgaben (Haltepunkten) und Bearbeiten von Aufgaben in großen Mengen. Im Allgemeinen konzentriert sich das System jedoch auf die Arbeit mit komplexen mehrstufigen Projekten und nicht auf Aufgaben als solche.
• GanttPro hat viele coole „ Tricks “ für Führungskräfte und Manager: Berechnen der Kosten für Aufgaben und Projekte, Zählen der verbrauchten Ressourcen, Zählen der Zeit, Sortieren der Aufgaben nach 17 Parametern. Es ist wahr, es erfordert eine etwas längere Schulung der normalen Mitarbeiter.