Im Dezember letzten Jahres hat die Mehrheit der Wirtschaftsunternehmen und Regierungsbehörden die Ausarbeitung und Koordinierung von Geschäftsplänen für das kommende Jahr abgeschlossen. Jemand hat einen optimistischen Plan aufgestellt, jemand wurde für den Fall unvorhergesehener äußerer Umstände rückversichert und jemand hat sich auf den schlimmsten Fall vorbereitet. Der Grad der Ausarbeitung von Plänen für alle ist ebenfalls unterschiedlich - einige beschränkten sich nur auf die allgemeinsten Zahlen zu Einnahmen und Ausgaben, während andere jeden Artikel ausführlich darlegten. Aber auch ein hochwertiger und detaillierter Plan ist nur die halbe Miete. Damit der Plan ein wesentlicher Bestandteil eines wirksamen Managementsystems ist, muss eine regelmäßige Überwachung der Umsetzung der Pläne gewährleistet sein.
Und nicht nur die Kontrolle von Zahlen, sondern auch die Überwachung der Wirksamkeit der Arbeit verschiedener Führungskräfte hinter jeder Zahl. Im einfachsten Fall ist eine solche Kontrolle eine regelmäßige Anhörung von Berichten von Managern über die wichtigsten Abweichungen der tatsächlichen Ergebnisse von den geplanten. Mit der anschließenden Analyse der Gründe und der Entwicklung der notwendigen Maßnahmen für die nahe Zukunft. Dies ist in der Tat die Essenz eines effektiven Organisationsmanagementsystems jeder Größe und Komplexität, das auf Management Accounting basiert.
Wenn in kleinen Organisationen die betriebliche Buchhaltung nur im Kopf eines Managers existieren kann, dann ist es auf der Ebene der mittelständischen Organisationen fast unmöglich, auf moderne Informationstechnologien zu verzichten. Aber wie es im Leben vorkommt, erzeugen dieselben Informationstechnologien oft nur die Illusion der Effektivität von Management-Buchhaltungsprozessen. Es sieht so aus, als ob für alle Teilnehmer des Prozesses tatsächlich eine Vielzahl von Analysedaten über das Internet in Echtzeit verfügbar ist. Für eine bestimmte Situation müssen Sie jedoch in den meisten Fällen zusätzliche Berechnungen durchführen, die Abrechnungsdaten kunstvoll verdrehen und kombinieren. All dies geschieht, weil der Architekt der meisten Management-Buchhaltungssysteme sich in erster Linie auf die Besonderheiten des Rechnungswesens konzentriert und nicht auf die Planung.
Ich werde es erklären. Traditionell beginnt der Automatisierungsprozess in jeder Organisation mit der Buchhaltung und verspricht in Zukunft, eine Verbindung zu den Systemplanern herzustellen, die schon lange in ihrem Excel sitzen und über etwas nachdenken. Erstens wird der Prozess der Eingabe von Primärdokumenten mit einer Ausrichtung auf das Steuerbuchungssystem und die staatlichen Statistiken automatisiert, um keine zusätzlichen Steuern zu zahlen, ohne jedoch Bußgelder für Steuerhinterziehung zu verhängen. Darüber hinaus behandelt das Kodifizierungssystem für Primärdokumente im Kontext der von Planern verwendeten Analysefunktionen, obwohl es theoretisch vorhanden ist, in der Praxis jedoch gewöhnliche Buchhalter es äußerst nachlässig, verwechselt häufig bestimmte Analysefunktionen und füllt sie manchmal einfach nicht aus (immerhin in Bezug auf die Steuer) dies spiegelt sich in keiner Weise wider!).
Infolgedessen müssen Planer nach einiger Zeit, um Berichte über die Umsetzung zuvor geplanter Pläne zu erstellen, eine unabhängige Verbindung zu Buchhaltungssystemen herstellen und im halbmanuellen Modus im Kontext der erforderlichen Analysten eine Auswahl treffen. Gleichzeitig ist es praktisch sinnlos, Buchhalter zu zwingen, Excel-Formulare selbst auszufüllen, da diese Formulare in jedem Fall doppelt geprüft werden müssen, was nicht zu einer Verringerung, sondern zu einer Erhöhung des Zeitaufwands für die Aufbereitung der erforderlichen Daten führt.
In dieser Phase gibt es eine Gabelung in der Weiterentwicklung von Management Accounting-Automatisierungssystemen. Wenn das Management des Unternehmens nicht zu sehr an Informationstechnologie interessiert ist, endet der Automatisierungsprozess in der Buchhaltung. Andernfalls wird ein eher krummes Planungssystem an das Abrechnungssystem angeschraubt, was nicht die notwendige Flexibilität bietet, wodurch die Planer nur die Last erhöhen, da sie weiterhin die wichtigsten Berechnungen in Excel durchführen und diese dann zusätzlich in das allgemeine System hochladen.
Was kann ein gewöhnlicher Planer in einer gewöhnlichen Organisation heute tun, um seine Position zu verbessern? Die einzige Möglichkeit besteht heute darin, Berechnungen von Excel auf die Cloud-basierte Wirtschaftsmodellierungsplattform JetCalc zu übertragen, deren Grundkonzepte im Artikel „Gibt es eine Alternative zu Excel im Bereich Budgetierung und Business Intelligence“ unter
habr.com/de/post/421163 beschrieben wurden . Darüber hinaus ist die Übertragung von sich aus ohne die Einbeziehung von Mitarbeitern der IT-Abteilungen. Das Folgende ist eine grobe Abfolge von Schritten zur Implementierung von JetCalc in Ihrem Unternehmen für diese Planer.
Die erste und wichtigste Voraussetzung ist die Ernennung einer verantwortlichen Person, die die Implementierung von JetCalc im gesamten Unternehmen überwacht und die Koordination der Aktivitäten aller Abteilungen im Rahmen dieses Prozesses sicherstellt. Die Berufsbezeichnung lautet JetCalc CEO. Der Chef-JetCalc-Administrator muss auf Anordnung der Organisation ernannt werden, die neben der Bestimmung der verantwortlichen Person auch die Arbeitsregeln im JetCalc-System genehmigt. Den Inhalt der Musterbestellung finden Sie unter
www.jetcalc.ru/?page_id=423 .
Hierbei ist zu betonen, dass der Hauptadministrator von JetCalc keine technische, sondern eine organisatorische Position ist. Daher kann nur ein maßgeblicher Leiter der Organisation aus dem Finanz- und Wirtschaftsbereich in diese Position berufen werden, der mit den Besonderheiten der Geschäfts- und Wirtschaftsplanung vertraut ist. Im Idealfall sollte dies entweder der Leiter oder der stellvertretende Leiter der Planungs- und Wirtschaftseinheit der Organisation sein. Gleichzeitig genügt für seine Kenntnisse der Informationstechnologie ein sicherer Excel-Anwender. Wenn es keinen solchen Leiter in der Organisation gibt, ist die anschließende Implementierung von JetCalc auch dann bedeutungslos, wenn externe Berater involviert sind.
Der nächste Schritt ist eine klare Abgrenzung der Befugnisse zwischen Wirtschafts- und IT-Abteilungen. Sie müssen sofort deutlich machen, dass IT-Abteilungen methodische Probleme in keiner Weise stören können. Ihre Aufgabe ist es, den JetCalc-Programmcode auf dem Server des Unternehmens zu platzieren und über die Internetbrowser Chrome oder Yandex.Browser (dh auf der V8-Engine) einen ununterbrochenen Zugriff darauf zu gewährleisten sowie Standarddienstaufgaben mit Datenbanken und dem Serverbetriebssystem auszuführen.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Ernennung von JetCalc, das für jeden Funktionsbereich in der übergeordneten Organisation (JetCalc-Administratoren vor Ort) und für jede geografisch separate Einheit (JetCalc-Administratoren für das Unternehmen) verantwortlich ist. Und auch unter den Profilmitarbeitern und nicht unter den IT-Spezialisten. Über diese Spezialisten werden künftig alle organisatorischen Arbeiten im Zusammenspiel des Hauptadministrators von JetCalc mit funktionalen und geografisch entfernten Einheiten durchgeführt. Die Hauptaufgaben dieser Spezialisten sind die Bereitstellung des Zugangs zu JetCalc für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen sowie die Koordination und Interaktion in methodischen (hauptsächlich in Bezug auf die Struktur der Lageberichte) und organisatorischen Angelegenheiten.
Nachdem Sie begonnen haben, müssen Sie sofort auf die richtige Klassifizierung von Rollen und Auslassungen achten, die den Zugriff auf Funktionen und Dokumente im JetCalc-System ermöglichen. Weitere Informationen zur JetCalc-Sicherheit finden Sie in der Dokumentation unter
leossnet.gitbook.io/jetcalc/chapter1 . Bei der Einrichtung eines Sicherheitssystems muss ein Gleichgewicht zwischen der Flexibilität der Konfiguration (viele Rollen und Auslassungen) und der Kontrollierbarkeit des Systems (wenige Rollen und Auslassungen) hergestellt werden.
Die Übertragung von Excel-Arbeitsblättern auf die JetCalc-Plattform sollte mit einer kurzen Liste der wichtigsten Berichte beginnen, die hauptsächlich Rohdaten enthalten. Als Beispiel können wir folgende Berichtsdokumente empfehlen:
- Bilanz;
- Bericht über die Finanzergebnisse;
- Umsatz mit Steuern und Zahlungen;
- Bericht über die Kosten für Produktion und Vertrieb.
Auf der Grundlage dieser Berichte können Sie auf indirekte Weise einen interessanten Bericht über die Zahlungsströme sowie zahlreiche Finanzindikatoren erstellen.
In der Phase der Implementierung der ersten Formen der Managementberichterstattung besteht die Hauptaufgabe darin, die folgenden Fähigkeiten zu entwickeln:
- Sicherstellung der Vergleichbarkeit von Plan- und Istdaten für jeden Artikel jedes Berichts.
- Formulierung für jeden Artikel der Beschreibung des Algorithmus zur Bildung des Sollwertes sowie der Quelle und Methode zur Erzeugung von Istdaten. Diese Informationen können in JetCalc auf der Registerkarte Dokumentation des entsprechenden Dokuments abgelegt werden.
- Entwicklung von Kontrollpunkten für jedes Dokument zur Überprüfung der in das System eingegebenen Plan- und Istdaten (weitere Einzelheiten siehe leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/kontrolnie-tochki ).
- Entwicklung von anpassbaren Kopfzeilen von Analyseberichten für jedes Dokument, sodass Sie schnell die erforderlichen Darstellungen von Analysedaten generieren können (weitere Informationen finden Sie unter leossnet.gitbook.io/jetcalc/soderzhimoe-dokumenta/zagolovki ).
- Einrichtung eines Dokumentensperrsystems, durch das die Kontrolle der Geschäftsführung sichergestellt wird (weitere Einzelheiten siehe leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/sistema-blokirovok ).
Die Erstanpassung von Dokumenten sollte in der Planungs- und Wirtschaftseinheit organisiert werden, auch wenn diese Dokumente für andere Einheiten spezifisch sind. Zum Beispiel Berichte über Arbeit oder Produktion. Anschließend können nach dem Sammeln von Erfahrungen Schulungen für Mitarbeiter anderer Abteilungen organisiert werden, um die Standardisierung der Ansätze für die Erstellung von Dokumenten und die Kodifizierung einzelner Indikatoren sicherzustellen.
In der Planungs- und Wirtschaftseinheit sollten die Arbeiten zur Erstellung von Dokumenten in zwei Komplexitätsebenen mit angemessener Zugriffsberechtigung unterteilt werden:
- Eine Basisstufe, mit der Sie nur die Zeilen eines Dokuments anpassen können. In diesem Fall werden die Dokumentenköpfe aus der Liste der zuvor erstellten ausgewählt. Dies ist der Standardzugriff, der allen Mitarbeitern der Einheit gewährt wird, denen der Computer gehört.
- Eine erweiterte Ebene, mit der Sie die Zeilen und Überschriften von Dokumenten anpassen sowie systemweite Einstellungen vornehmen können. Dieser Zugang wird einem oder zwei Mitarbeitern gewährt, die über gute Computerkenntnisse verfügen und vor allem die Besonderheiten des Geschäfts und die eigenen Buchhaltungsunterlagen kennen, zumindest auf der Ebene des Hauptbuchhalters eines kleinen Unternehmens. Die Kenntnis der Buchhaltung ist für die erstmalige Einrichtung der Struktur und Formeln von Dokumenten von entscheidender Bedeutung.
Um das Tuning und die anschließende Verwendung von JetCalc zu vertiefen, sind zwei vierteljährliche Zyklen zur Erstellung von Plänen und Berichten ausreichend. Hier wird davon ausgegangen, dass sich Pläne für das kommende Quartal bilden und diese monatlich erhoben werden. Der Monatsplan wird als ein Drittel des Quartalsplans berechnet. Die Planungs- und Wirtschaftseinheit analysiert monatlich die Umsetzung des Plans in der Arbeitsreihenfolge. Der vierteljährliche Bericht wird jedoch der obersten Leitung der Organisation zur Prüfung vorgelegt.
Nachdem Sie mit den grundlegenden JetCalc-Einrichtungsfähigkeiten vertraut sind, können Sie die Liste der Managementberichte erweitern. Es ist zu berücksichtigen, dass die Formen der internen Managementberichterstattung höchstwahrscheinlich völlig unterschiedlich sein werden, wenn die in der Anfangsphase eingerichteten Berichtsformulare eine Mindestanzahl von methodischen Fehlern enthalten, da sie auf regulierten Berichtsformularen basieren. Im besten Fall gibt es eine Diskrepanz zwischen der Nomenklatur der Artikel in verschiedenen Abteilungen und im schlimmsten Fall schwer fassbare Unterschiede in den Algorithmen zur Berechnung der gleichen Artikel in verschiedenen Abteilungen.
Beim klassischen Automatisierungsansatz sollte unmittelbar vor dem Einrichten neuer Dokumente die Reihenfolge in der Buchhaltung und im Berichtswesen festgelegt werden. Die Dauer dieser Phase kann beträchtlich sein, was zu einem unüberwindlichen Hindernis für die komplexe Automatisierung werden kann. In JetCalc wird dieser Moment auf eine etwas andere Weise implementiert. Das Konzept der Ordnungsbildung verschwindet nicht. Aber jede Iteration des „Ordnens von Dingen - Automatisierung“ wird nicht einmal auf ein separates Dokument reduziert, sondern auf eine separate Zeile des Dokuments. Dies reduziert die Zeit für jede Iteration drastisch. Außerdem sieht es von außen aus wie ein kontinuierlicher Automatisierungsprozess bei gleichzeitiger Wiederherstellungsreihenfolge.
Dieser Ansatz wird wie folgt implementiert. Zunächst wird ein Berichtsdokument so wie es ist erstellt, dh wie es von den Berichtseinheiten bereitgestellt wird. Anschließend werden in diesem Dokument Kontrollpunkte eingerichtet, die Kontrollverhältnisse einiger Indikatoren dieses Dokuments mit Indikatoren anderer Dokumente verknüpfen. Wenn Dokumente hinzugefügt werden, können diese Kontrollpunkte immer mehr werden.
Es ist wichtig zu betonen, dass der Checkpoint-Mechanismus in JetCalc untrennbar mit dem Dokumentensperrsystem verbunden ist, das den Grad der Bereitschaft der eingegebenen Daten des Berichtsdokuments bestimmt. Dies kann entweder der Abschluss der Dateneingabe durch die Berichtseinheit oder der Abschluss der Überprüfung der empfangenen Daten durch die Steuereinheit sein. In diesem Fall wird die Statusänderung des Dokuments nach Datum und Benutzer protokolliert. Auch für Dokumentgruppen können Sie Fristen für die Einreichung von Berichten festlegen, dh das Datum, an dem das Dokument zum letzten Mal für die Berichtseinheit gesperrt wurde. Wird das Dokument nach dem Meldedatum gesperrt, so gilt das Dokument als nicht rechtzeitig zugestellt, und es besteht die Möglichkeit, Disziplinarmaßnahmen gegen die Verantwortlichen zu ergreifen.
Also. Wenn das Dokument nicht geschlossene Kontrollpunkte hat, kann das Dokument nicht gesperrt werden und muss daher rechtzeitig gemeldet werden. Die einzige Möglichkeit, ein Dokument zu sperren, besteht darin, Änderungen an den Berichtsdaten vorzunehmen, damit die Kontrollpunkte zusammenlaufen. Gleichzeitig ist es keineswegs beängstigend, dass die Daten innerhalb weniger Monate nach dem Hinzufügen eines neuen Berichtsformulars einfach angepasst werden können, solange die Kontrollpunkte konvergieren. Es ist nur so, dass es mit der Zeit sogar beginnt, die hartnäckigsten Manipulatoren zu erreichen. Dies ist viel einfacher, die Ordnung in der primären Buchhaltung wiederherzustellen, als die Daten jedes Mal an Kontrollpunkte anzupassen. In der Tat wird eine solche Anpassung mit zunehmender Anzahl von Kontrollpunkten immer schwieriger.
In der Praxis dauert es nach dem Hinzufügen eines neuen Berichtsformulars 1 bis 2 Jahre, bis die Ordnung im primären Rechnungswesen in eine bestimmte Richtung geht. Ab diesem Zeitraum wird ein volles Jahr darauf verwendet, die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung zu erkennen und die erforderlichen Änderungen ab dem neuen Geschäftsjahr, einschließlich Änderungen der Rechnungslegungs- und Steuergrundsätze, umzusetzen.
Gleichzeitig ergibt sich bei der Erstellung der Ordnung im Rechnungswesen häufig die Notwendigkeit, die Struktur bestimmter Berichtsformulare zu ändern, wobei die Daten für vergangene Perioden zwangsläufig angepasst werden müssen. Bei JetCalc lässt sich diese Aufgabe mit Hilfe des automatischen Rollmechanismus relativ einfach und schnell erledigen.
Dazu werden zunächst eine oder mehrere neue Zeilen angelegt, die von der Berechnung der Summen ausgeschlossen sind. Für diese Linien werden automatisch pumpende Formeln konfiguriert, die nicht nur die Werte anhand der Formeln automatisch berechnen, sondern auch das Ergebnis dieser Berechnungen in der Datenbank speichern. Nach dem Abgleichen der Werte, einschließlich der Verwendung von Formelzeilen, deaktivieren die Zeilen mit Formeln zum automatischen Pumpen die Formeln, wodurch diese Zeilen primär werden. Außerdem entfernen diese Zeilen das Ausschlusszeichen aus den Summen. Und am Ende werden die alten Zeilen gelöscht.
Auf diese Weise wird eine schrittweise Verfeinerung der Analysedaten sichergestellt und gleichzeitig die Vergleichbarkeit der vergangenen Jahre mit Daten aus Berichtsperioden gewährleistet. Ich möchte sofort einen Vorbehalt geltend machen, dass in diesem Fall möglicherweise die Übereinstimmung der Dokumentenstruktur der Vorjahre mit den Berichtsformen der Rechnungslegung und anderen Rechnungslegungsvorschriften verletzt wird. Tatsächlich ist dies kein so großes Übel, da sich das JetCalc-System hauptsächlich auf die Zukunft konzentriert und nicht darauf, in der Vergangenheit zu graben. Aus dieser Sicht ist die Vergleichbarkeit früherer Daten mit aktuellen Daten heute viel wichtiger als die Übereinstimmung früherer Daten mit veralteten Berichtsformularen. In extremen Fällen können Sie eine Form veralteter Berichterstellung erstellen, indem Sie Formeln mit all ihren Zeilen mit den Zeilen der aktuellen Berichterstellung verknüpfen.
So ist es möglich, schrittweise über 3-4 Jahre hinweg ein effektives Management-Accounting-System zu schaffen, das alle wesentlichen Aspekte der wirtschaftlichen Tätigkeit der Organisation abdeckt. Natürlich kann man es schneller machen, aber hier beruht alles auf verschiedenen Befürchtungen lokaler Künstler, die in irgendeiner Weise ernsthafte Änderungen in ihrer Arbeit sabotieren werden. Am effektivsten aus der Praxis ist daher die so genannte Kriechautomatisierung, bei der bei jedem Schritt eine relativ kleine Funktionalität eingeführt wird, die die ausübenden Künstler nicht ernsthaft beunruhigt und manchmal sogar ihre eigene Arbeit erleichtert.
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