¿Por qué las conferencias técnicas parecen tan caras?

El precio promedio de las entradas para una interrupción TechCrunch es de $ 2,000-3,000, y Ad Tech cuesta $ 1,500 para visitar. Una gran cantidad, especialmente en nuestro momento difícil. Por supuesto, no todas las conferencias técnicas cuestan tanto. Para muchos de ellos, el precio es muy asequible, y la mayoría de las veces comienza en $ 200. Pero incluso a ese precio, puede parecer a muchos que los organizadores están obteniendo ganancias adicionales. Tratemos de resolverlo juntos, ¿es así?




Veamos el boleto de admisión como una inversión. Las conferencias son una forma de construir de manera competente la reputación y la imagen de la empresa. Las conferencias son especialmente productivas en presencia de tipos complejos de servicios y productos, cuando toda la información necesaria no puede reflejarse en la publicidad.

En la conferencia, los participantes pueden comunicarse e intercambiar puntos de vista, y su tarea principal es obtener un resultado positivo de la comunicación empresarial. Por lo tanto, es muy importante para la empresa organizadora que las conferencias sean exitosas.
La organización de una conferencia es la organización de un evento de un tema determinado, que sigue metas y objetivos claros. Dependiendo del público, la importancia profesional y la duración, tienen sus propias características que deben tenerse en cuenta.

Es bastante sencillo organizar una reunión económica y no costosa para 10 personas. Ocupe una sala de conferencias u oficina en su oficina, y puede traer comida y bebidas de un supermercado cercano y todo saldrá bien. Por lo general, así es como se organizan los mitaps.

Es más difícil organizar una reunión para cien personas. Necesitas encontrar un lugar con un salón de banquetes. ¿Universidad? Sala de conferencias del hotel? Suerte si alquilas no es caro. Ya deberían tener sillas, por lo que no hay necesidad de gastar dinero en ellas. La comida es aún más simple, pero más difícil de transportar y servir. Aquí necesitará voluntarios, y tal vez personal visitante.

Con mil visitantes, todo será mucho más serio. Es poco probable que sea posible incluirlos en la sala de conferencias promedio del hotel, por lo que tendrá que alquilar espacios para eventos o el pabellón de Electrificación en VDNH. Carteles adicionales, publicidad, marketing, personal: todo esto es un desperdicio de dinero, que también está incluido en el precio del boleto.
¿Organizar un evento para 10 mil personas y más? Luego busque algo similar al Centro de Convenciones de Los Ángeles. Solo piense de antemano, porque en tales lugares, la mayoría de las fechas se reservan con un año de anticipación. Los precios de la organización vuelan a la estratosfera, como los cohetes Elon Mask. ¡Solo piense en una botella de agua por cinco dólares!
Da miedo imaginar qué precios serían si fuera organizado por una sola empresa. Es bueno que los socios de una esfera se sientan atraídos por tales eventos. Después de todo, que hacer todo usted mismo, es más fácil reunirse y organizar todo juntos. Las grandes conferencias tecnológicas son un lugar para la comunicación empresarial y para atraer nuevos clientes y establecer conexiones / relaciones, y cuanto más sean, más oportunidades / mayor potencial tendrán.
¿De dónde viene el costo del boleto?

Cada conferencia tiene un punto de equilibrio cuando la conferencia en su conjunto pasa de pérdida neta a beneficio neto. Cuanto más altos sean sus precios, antes llegará el punto de equilibrio.
Digamos francamente que la conferencia, que vendió solo el 60% de los boletos, es un desastre para los organizadores, porque el punto de equilibrio aún no se ha alcanzado. Muy a menudo, todas las ganancias consisten en el último 20-35% de las entradas vendidas. El resto simplemente sirve como pago por artículos fijos como locales, personal, comida, oradores, etc.

Organizar una nueva conferencia es una empresa arriesgada. Nunca se sabe qué tan bien se venderán los boletos. Por lo tanto, cuando organiza una nueva conferencia, asume que venderá el 60-75% de todas las entradas y, al mismo tiempo, quiere obtener al menos un ingreso modesto. Esto hace que los precios de los boletos sean mucho más altos de lo que podrían ser; no por codicia, sino simplemente por el deseo de protegerse de una posible caída en las ventas. Si la conferencia tuvo éxito incluso con este precio de boleto ligeramente caro, entonces el próximo año puede solicitar el mismo precio, ya que es obvio que hay personas dispuestas a pagar.

"Alquilé una habitación, pedí parlantes, extendí el Wi-Fi y eso es todo", pensará un visitante inexperto. Sin embargo, no todo es tan simple como podría parecer a primera vista. Veamos cómo van los preparativos para la conferencia.

¿Cómo se entera la gente de su conferencia? Si no hablas de ella, no lo sabrás. Necesita publicidad, por ejemplo, en portales temáticos y de información. Los boletos para tales eventos tecnológicos rara vez se venden en la taquilla del Concierto del Estado, por lo que debe organizar la venta de boletos en línea. ¿Dónde lo organizaremos? Así es, en su sitio web, donde se detallará toda la información sobre la conferencia. O a través de servicios especiales, que tampoco olvidarán cobrarle una comisión por sus servicios.

Por lo general, las conferencias incluyen presentaciones con informes temáticos. Es genial si conoces una docena de buenos oradores que están listos para hacer presentaciones interesantes y hablar. Pero las personas necesitan ser atraídas por algo no estándar, por ejemplo, un orador conocido o un profesional en el tema de la conferencia. Y necesita ser colocado, alimentado y al final pagado.

El siguiente en la lista es el alquiler de locales y su preparación para el evento. No todos pudieron asistir, por lo que sería bueno organizar una transmisión en línea de la conferencia. Esta es también una oportunidad para hacer un registro, que luego se puede vender a aquellos que no tuvieron tiempo de asistir al evento. Para dibujar un mapa y establecer stands de socios, para que nadie se ofenda. Planifique un cronograma de discursos, teniendo en cuenta los deseos de los usuarios, porque algunas personas quieren obtener algunos informes que otros, y usted no puede ir al mismo tiempo. ¡Y no te olvides de reservar un tiempo para entrenar y clases magistrales!
La gente quiere comer, necesitamos cenas. La gente tiene sed: agua y café. ¡Al final, la gente necesita wifi gratis! Por cierto, ¿por qué es tan lento? Probablemente salvado de nuevo ...

Configuración y protección de conexiones a Internet, junto con seguridad de información general. Esto incluye proteger el sitio y la base de datos de visitantes, porque a nadie le gustaría recibir spam dudoso después de visitar una conferencia.

En guiones de informe a informe, rara vez logras establecer lazos comerciales. After party aumentará la imagen de la conferencia en su conjunto y ayudará a los participantes a hacer nuevos conocidos. La organización de este evento generalmente es un plan separado y elimina no menos que la conferencia misma.

Y esto es solo la punta del iceberg. ¿Crees que asistir a un evento bien organizado es demasiado caro? ..
Resumir. La organización de una conferencia técnica es algo que recuerda a un juego de azar, donde hay muchas posibilidades de fracaso. Como en cualquier negocio, la experiencia previa y la destreza son importantes aquí para maximizar su beneficio, que, lo más probable, es poco probable que exceda incluso la mitad.

Piénselo la próxima vez que se queje del precio de los boletos.

Source: https://habr.com/ru/post/es384891/