🍣 🎫 👧🏻 Impresión corporativa: muchos más problemas de lo que parece ⏏️ 🎱 👩🏼‍🚀

La era largamente proclamada sin papel tercamente no llega. No funciona: las tabletas, los teléfonos inteligentes y los lectores no han matado a los libros en papel, y la administración electrónica de documentos aún no puede reemplazar el clásico. Esto significa que el mercado de impresoras y MFP, aunque sufre golpes, todavía está de pie, y ni siquiera ha sobrevivido a una caída. Las compañías grandes y pequeñas continúan imprimiendo documentos, y algunas veces en grandes cantidades. Pero los problemas asociados con la organización de este proceso (imprimir documentos en un banco o una empresa dedicada al comercio mayorista, este es un proceso comercial real) persisten y pueden ser muy dolorosos.

De hecho, la empresa, que en su trabajo imprime un notable volumen de documentos (en realidad no es tanto, de 1000 hojas por semana), se enfrenta a un montón de dificultades. Estamos comenzando una serie de artículos en los que les diremos cómo las empresas optimizan los costos de los documentos y eliminan los problemas y riesgos.

Gastos irrazonables

El principal problema radica bastante en la superficie: costos de impresión excesivos. Pueden ser muy sólidos. Los especialistas de Gartner, por ejemplo, realizaron un estudio hace varios años y llegaron a la conclusión de que estos costos representan aproximadamente el 3% del presupuesto de la compañía, y se pueden gastar 600-700 dólares al año en cada empleado. Imagine qué cantidades son empresas a gran escala.

Y al mismo tiempo, el envío de documentos a las impresoras genera el 55% del tráfico de la red interna, y los problemas de impresión causan hasta el 60% de las llamadas de los empleados al soporte técnico corporativo. Cuanto más grande sea la empresa, mayores serán las pérdidas, que, por supuesto, deben combatirse. Y para optimizar los costos, debe comprender las principales razones de su aparición.

Equipo

Una de las fuentes de costos adicionales es una flota desactualizada y no óptima de dispositivos de impresión e incluso su ubicación incorrecta en la oficina. El rendimiento de las impresoras utilizadas debe ser adecuado a las necesidades de la empresa. Esta verdad obvia no siempre está guiada por servicios financieros que asignan fondos para actualizar equipos. Es razonable usar dispositivos obsoletos, pero aún funcionales, donde la carga sobre ellos será suave. En cambio, los servicios de TI a menudo se ven obligados a instalarlos en las áreas más "ocupadas". El resultado es una disminución en la calidad de impresión, un mayor consumo de tóner, una mayor depreciación y una falla constante del equipo, lo que finalmente le cuesta a la compañía más que la compra de una impresora multifunción moderna .

El enfoque de la ubicación de las impresoras en la oficina "en una corazonada" no difiere en la racionalidad. El hecho es que cada uno de nosotros se esforzará por utilizar el dispositivo que le resulte más conveniente, a pesar de la complejidad y el volumen del trabajo de impresión, el propósito o la carga del dispositivo, y otros factores. La persuasión e incluso las instrucciones estrictas para usar un dispositivo en particular ayudan poco: cualquier empleado usará la impresora más cercana a la menor oportunidad. Por lo tanto, al desarrollar el diseño de la infraestructura de impresión, este factor (usabilidad) debe tenerse en cuenta sin falta. Esto no siempre sucede. O bien los empleados "recorren" kilómetros alrededor de las instalaciones de la oficina, o un sistema potente está subcargado, y la única impresora a color para tareas de "acabado" imprime borradores todo el día.

"Acabo de imprimir un formulario de solicitud de pasaporte"

Las empresas tienen que pagar por el pasatiempo inocente, a primera vista, del personal: el mal uso de dispositivos para imprimir materiales personales. De hecho, ¿por qué no permitir que los empleados impriman ocasionalmente un par de páginas por sí mismos? No causará ningún daño notable a la empresa. Pero al liberalismo excesivo no le va bien.

Por ejemplo, una de las empresas reveló un problema extraño: su servicio administrativo se vio constantemente obligado a reemplazar el cartucho en la impresora, que se asignó a uno de los grupos de trabajo, donde las necesidades de impresión eran bajas. La auditoría mostró que uno de los empleados comenzó a usarla para imprimir las tareas escolares de su hijo. Este pasatiempo terminó con el hecho de que ella comenzó a imprimir obras literarias del programa escolar en una impresora de servicio. Como resultado, los volúmenes de esta prensa no autorizada fueron tres veces (!) Más altos que los que generaron la actividad de todo el grupo de trabajo. ¿Tienes esos ejemplos de la vida?

Ineficiencia y pereza

Muy a menudo, hay ejemplos de uso ineficiente de impresoras, cuando los documentos para los cuales una copia en papel blanco y negro es suficiente se envían a una impresora a color o una impresión a una cara en lugar del dúplex apropiado para un caso particular. El uso de esta función al imprimir documentos internos de una empresa permitirá reducir a la mitad los costos de papel, lo cual es especialmente cierto cuando se trata de documentos de varias páginas. Y el rechazo del color donde no se requiere dará un 60 por ciento de ahorro en consumibles.

Estimados proveedores

Los consumibles pueden costar (¡y a menudo cuestan!) Consumibles si se obtienen sin planificar. Incluso el monitoreo más simple mostrará cómo crear un presupuesto para consumibles y establecer un cronograma de adquisiciones, pero muchas compañías lo descuidan. Y si es el destino, que esto permitirá utilizar los servicios de proveedores especializados, en lugar de tiendas minoristas, los ahorros pueden ser de hasta el 10% del costo de los cartuchos.

Excedentes y problemas presupuestarios

Finalmente, todos deben haber encontrado excedentes de impresión: paquetes enteros de hojas impresas que pueden acumular polvo todo el día en la bandeja receptora de la impresora, por lo que nadie lo necesitará. Esto sucede a menudo si primero envió el documento para imprimir, luego notó un error y lo envió nuevamente. El primero generalmente no se cancela, y solo el segundo se toma de la bandeja. La elección incorrecta de dispositivos para imprimir varios tipos de documentos, el tráfico excesivo de la red y los costos de energía, e incluso el almacenamiento de impresoras y cartuchos en las oficinas de la empresa (¿quién no vio la pirámide de cajas en los pasillos?) Vuele un centavo.

En gran medida, estos problemas son causados por otros sistémicos: un presupuesto inadecuado de los costos de impresión. Muy a menudo se determinan "a ojo" cuando, según sea necesario, el departamento de contabilidad paga la siguiente factura de los consumibles. Sucede que los costos de impresión se tienen en cuenta en el presupuesto de la empresa, pero se "disuelven" en los costos totales del departamento de TI o del servicio económico. Todos estos fenómenos requieren eliminación; de lo contrario, es simplemente imposible restablecer el orden.

Robo

Otro problema que enfrentan las empresas es extremadamente desagradable: el robo. Por supuesto, su razón principal es la falta de escrúpulos humanos, pero es necesario lidiar con este fenómeno. Y sería bueno si el problema se limitara a los robos "en aras de la simplicidad espiritual", cuando un empleado negligente reemplaza un cartucho con un alto nivel de tóner por uno nuevo, a pesar del hecho de que el viejo todavía podría usarse durante mucho tiempo (sí, de hecho, esto también es robo). Pero, por desgracia, hay pecados más graves. Por ejemplo, hay casos en los que, bajo la apariencia de un cartucho original caro, se usa un cartucho compatible barato, o en lugar de reemplazar el cartucho, se vuelve a llenar. Al mismo tiempo, se carga el dinero como para los cartuchos originales nuevos.

Un ejemplo es la experiencia de una empresa mayorista. El volumen de impresión de documentos que lo acompañan alcanza las 60,000 hojas por mes, mientras se utilizan cuatro MFP productivas. Los costos de la compañía en cartuchos alcanzan los 55,000 rublos por mes. El administrador del sistema que participó en el mantenimiento de las impresoras utilizó cartuchos rellenados en lugar de instalar cartuchos nuevos, y simplemente vendió cartuchos nuevos de sus manos. Como resultado, la compañía sufrió no solo pérdidas directas, esos mismos 55 mil rublos menos el costo de rellenar cartuchos viejos, sino también indirectos asociados con una mayor depreciación y fallas en el equipo.

Amenazas a la seguridad de la información

Y una categoría más de problemas. Puede ser mucho más grave que el aumento de los costos de impresión. Se trata de la seguridad de la información de la empresa. Los expertos en seguridad de la información han aprendido a rastrear el tráfico de correo electrónico, el uso de mensajería instantánea, las redes sociales y el trabajo con medios de almacenamiento externos. Pero, como en los viejos tiempos, uno de los principales canales de fuga de información sigue siendo la impresión de documentos confidenciales. Después de todo, la impresión de documentos, a diferencia de los mismos mensajeros, es imposible de prohibir. Y cualquier empleado puede imprimir fácilmente un documento y llevarlo con cuidado en una cartera, por ejemplo, a los competidores.

Puede ser una impresión intencional o el uso accidental de una impresora pública para imprimir un archivo secreto, pero la esencia sigue siendo la misma: los secretos comerciales están disponibles gracias a un dispositivo de impresión. Otro canal para la filtración de información puede ser el uso de una función común de las MFP modernas: escaneo con el envío simultáneo de una copia digital de un documento a un correo electrónico o al almacenamiento en la nube. Las medidas preventivas relacionadas con el control de impresión ayudarán a derrotar este flagelo. Comprender que "todos los movimientos se registran" y que el crimen se resolverá en la gran mayoría de los casos evitará que el "topo" potencial robe datos. Pero incluso si se arriesga, la difusión de información se puede detener rápidamente.

Que hacer

Y ahora la respuesta general a preguntas bastante lógicas: ¿es posible abordar estos problemas y cómo hacerlo? Obviamente, es simplemente necesario tomar medidas, en algunos casos con la ayuda de la limpieza primaria y, en la gran mayoría de los casos, con la ayuda de soluciones especiales diseñadas para administrar la infraestructura de impresión y su uso por parte de los empleados de la empresa.

Las grandes empresas pueden utilizar los servicios de subcontratistas, que pueden realizar una auditoría de impresión y desarrollar un proyecto para optimizarlo, implementar un sistema de monitoreo de impresión, control de acceso y luego hacerse cargo del mantenimiento del equipo. Para las pequeñas empresas, tiene sentido utilizar soluciones de software listas para usar, como PrintStat o HP Access Control, cuya funcionalidad difiere de los sistemas especialmente diseñados, pero suficiente para tareas básicas.

Por cierto, una medida como organizar el acceso a la impresora utilizando una tarjeta inteligente, que garantiza que la impresora solo funciona en presencia del empleado que envió el trabajo, puede reducir los volúmenes y los costos de impresión en un 10-15%. Las cuotas de impresión asignadas para cada empleado proporcionan otro 10% de ahorro. Dado que en una empresa promedio los costos de impresión alcanzan el 3% del presupuesto, ahorrar casi el 40% de los costos puede tener un efecto muy tangible. No es sorprendente que las soluciones de software para la gestión de impresión estén dando sus frutos durante un año y medio de uso. La próxima vez le diremos qué soluciones populares hay en el mercado, qué pueden hacer y en qué se diferencian entre sí.

Impresión corporativa: muchos más problemas de lo que parece