👤 👨🏽‍🏫 🧛🏿 Descripción general de la solución de gestión de impresión 👨🏽‍🎓 💶 ☝🏾

Hola giktayms La solución a los problemas asociados con la creación y provisión de infraestructuras de impresión corporativas comienza con su monitoreo. El seguimiento del estado de los dispositivos de impresión es muy recomendable incluso si la empresa es pequeña y todas sus necesidades están cubiertas por una sola impresora multifunción compartida en red. Incluso en esta situación, un día puede quedarse sin una impresora, buscando formas de reparar "de hecho". Si la organización tiene una infraestructura completa de varias impresoras y multifuncionales (ya sean 10 o 100), entonces auditar dicha flota no es una tarea fácil. Y aquí no puede prescindir de soluciones y servicios de software especiales , que se analizarán en el corte.

Según los analistas de Gartner o Nuance, en promedio, el 60% de los empleados imprimen de 11 a 50 páginas por día en las oficinas rusas. Al mismo tiempo, por supuesto, a la mayoría de ellos no les preocupa en absoluto la cantidad de gastos que el empleador tiene que imprimir. Y ellos [los costos], por cierto, pueden llegar a compañías con grandes volúmenes de impresión de varios cientos de dólares anuales en términos de cada empleado.

Estos costos pueden reducirse y distribuirse correctamente. En primer lugar, es necesario deshacerse del uso indebido de los dispositivos de impresión ("cuestionario de pasaporte"), impresiones olvidadas en bandejas de impresora, impresión inapropiada en color, posible robo (recarga o un cartucho compatible en lugar del original), posible fraude y facturas cobradas en exceso de las empresas de outsourcing si usas sus servicios.

Nos desanimaron de mencionar el tema de la falta de escrúpulos de los empleados, para no causar lectores negativos en Geektimes, pero este es un caso muy común, y sin él, la publicación de hoy sería como borscht sin crema agria. ¿Cómo va esto? El empleado de oficina a cargo del equipo de impresión dice que los suministros se han agotado. La compañía en esta aplicación compra cartuchos originales. Después de recibir los cartuchos, el empleado recurre a una compañía especial dedicada a la compra de cartuchos originales (leídos, robados). Según nuestros datos, el costo promedio de un cartucho de tóner original de Hewlett-Packard, por ejemplo, ascendió a 10,500 rublos en 2016. El empleado vende el cartucho original con un descuento significativo y luego compra los compatibles por mucho menos dinero o ordena una recarga.

Pero todavía hay tareas como el control técnico de dispositivos y el estado de los consumibles, la organización del uso de impresoras, etc. Es simplemente imposible hacerlo sin herramientas especiales.

En nuestra práctica, ofrecemos a los clientes diversos medios, en función de las tareas que resuelven y la composición de su infraestructura de impresión. Los proveedores líderes, por regla general, tienen sus propios desarrollos en sus carteras. Pero son adecuados solo para aquellas compañías raras que usan equipos de un solo fabricante. Solo hay unos pocos. La flota de impresoras y MFP se ha formado durante años, y en la gran mayoría de los casos hay dispositivos de diferentes fabricantes y diversos grados de "frescura". Por lo tanto, es lógico discutir soluciones universales.

Sígueme (Ringdale)

Uno de ellos, FollowMe, proporciona la solución de varias tareas a la vez, como la contabilidad de impresión y el control de acceso a los dispositivos, así como el enrutamiento de tareas de acuerdo con la configuración. Teniendo en cuenta el uso de todas las impresoras y MFP en la empresa, el seguimiento de la actividad de usuarios individuales o grupos de trabajo, y la impresión interactiva, FollowMe es el más adecuado para tales tareas.

MegaTrack (Fontware)

Esta aplicación supervisa los dispositivos de impresión y recopila estadísticas para informes y análisis posteriores. La ventaja de esta solución es la capacidad de trabajar no solo con la red, sino también con impresoras locales. En la configuración de cada impresora, puede ingresar el costo de una impresión, y el sistema también emitirá cálculos económicos para cada dispositivo. La solución admite la configuración de clúster de Windows Cluster Server 2000/2003, es multilingüe y tiene una interfaz web para acceso remoto.

Pcounter (empresa Y Tecnologías)

Una característica de Pcounter es su integración muy simple en la infraestructura existente y su posterior escalamiento. El sistema tiene en cuenta todos los trabajos de impresión enviados al dispositivo, recopila estadísticas sobre su uso y, como función adicional, tiene la capacidad de redirigir los trabajos. Además de imprimir, Pcounter puede organizar y escanear. Una aplicación descargable opcional recopila estadísticas para copiar, escanear y enviar faxes utilizando dispositivos multifunción corporativos.

JetAdvice 2.0 (EuroForm A / S)

Otro producto fácil de usar para recopilar información sobre dispositivos y suministros de impresión corporativos. JetAdvice 2.0 monitorea el estado de los consumibles en dispositivos conectados a la red corporativa, y cuando el nivel de tóner cae a un nivel crítico, envía una notificación por correo electrónico al personal responsable de apoyar o contactar a un departamento de servicio externo. El soporte para una amplia gama de marcas será especialmente valioso para las empresas que tienen un "zoológico" de impresoras y MFP de varios proveedores, incluidos dispositivos no estándar.

Equitrac (empresa de matices)

El valor de esta decisión es su capacidad para realizar campañas con su ayuda para promover una actitud responsable de los empleados de la empresa ante la prensa. Equitrac crea una cola de impresión virtual cuando un documento sigue al usuario y se puede imprimir en cualquier impresora conectada a la red corporativa. También se trata de la elección consciente por parte del usuario del dispositivo más adecuado para una tarea específica. Equitrac no requiere un servidor separado y se puede instalar fácilmente en cualquier impresora de red o MFP.

Todas estas son soluciones simples que ofrecen un conjunto diferente de posibilidades. Pero también hay herramientas de administración de impresión que pueden resolver una amplia gama de problemas, desde monitorear toda la infraestructura hasta proporcionar acceso a impresoras y MFP de acuerdo con las políticas y derechos corporativos.

PrintStat (Nicotech)

PrintStat es una solución de software para monitorear impresoras y MFP de todos los fabricantes conocidos en el mercado. Esta solución es verdaderamente universal: la base del modelo totaliza más de 1000 puntos y, con la actualización de sus líneas por parte de los fabricantes, se repone. Esto le permite utilizar PrintStat incluso en la empresa donde opera una flota completa de dispositivos, desde los más antiguos hasta los más recientes.

El principio de funcionamiento de PrintStat es simple: los datos se recopilan de los sensores integrados de los dispositivos de impresión, se consolidan mediante el sistema y se visualizan mediante una interfaz personalizable. El acceso al sistema se puede obtener desde cualquier computadora en la red a través de la interfaz web, y puede configurar el envío periódico de notificaciones por correo electrónico.

¿Qué datos obtiene PrintStat? Su composición cubre casi por completo las necesidades proporcionadas por el monitoreo de impresión en la empresa. El primer conjunto de datos es monitorear el estado de los suministros. El sistema evalúa la vida útil de los cartuchos instalados, predice su consumo de acuerdo con la carga en la impresora o MFP e incluso puede enviar una aplicación al proveedor de consumibles. Los notorios almacenes en los pasillos de la oficina desde las cajas con cartuchos se vuelven irrelevantes. Además de la optimización de costos en ausencia de un suministro de consumibles y su almacenamiento, hay una liberación de recursos humanos.

Naturalmente, el monitoreo de los consumibles PrinStat por sí solo no está limitado. La solución monitorea constantemente los datos provenientes de contadores de páginas impresas y detalles de recursos. Gracias a esto, se monitorea la carga actual en el dispositivo y sus recursos. Esta información es crítica para optimizar la impresión en la oficina. Al comparar la carga de dos MFP, idénticas o similares en sus capacidades, es posible, por ejemplo, optimizar su ubicación en una habitación para que los empleados usen ambos dispositivos de manera uniforme.

Hay muchos ejemplos en los que una de las impresoras de red estaba inactiva, mientras que la otra se usó en exceso, y la razón de esta carga desigual fue la necesidad de tomar varios pasos adicionales para uno de los dispositivos.

La planificación del mantenimiento de rutina es una tarea igualmente importante al administrar la impresión de la oficina y monitorear las impresiones en gran medida para predecir la falla de las partes de recursos y planificar su reemplazo. Este enfoque de mantenimiento permite llevar a cabo la presupuestación de gastos por adelantado, y no "de hecho" del desglose. El resultado también es obvio: los gastos sistemáticos y planificados para cualquier empresa son siempre más simples y convenientes que los de emergencia.

Una ventaja obvia de PrintStat es la capacidad de proporcionar el proceso de recopilación y análisis de información para externalizar empresas que se dedican al mantenimiento de equipos. Para predecir el servicio, será suficiente para que puedan rastrear las notificaciones por correo electrónico sin tener acceso a la infraestructura corporativa del cliente.
Y otra ventaja de PrintStat es el escalado automático al expandir o actualizar la flota de dispositivos de la empresa. El sistema detecta de forma independiente la impresora recién instalada y comienza a rastrear su uso.

Print Manager Plus (Administrador de impresión)

El segundo de los productos más populares y versátiles diseñados para monitorear la infraestructura de impresión corporativa. Print Manager Plus (PMP) tiene más funciones que PrintStat. Puede ser utilizado, incluso por grandes empresas con una amplia y diversa flota de impresoras y MFP. Los dispositivos de todos los principales fabricantes son compatibles, lo que garantiza contra dificultades al expandir o actualizar la flota. PMP no solo puede recopilar estadísticas y controlar consumibles, sino que también ayuda a organizar el acceso a impresoras y MFP al rastrear el uso del usuario y las políticas de acceso.

Por ejemplo, PMP le permite rastrear quién imprimió qué y qué impresora, y calcular el costo de impresión para un usuario o departamento específico. E incluso distribuir tareas entre dispositivos dependiendo de las condiciones dadas. Por ejemplo, es mejor usar dispositivos más eficientes para imprimir documentos voluminosos, y PMP le permite configurarlos para que se envíen automáticamente a impresoras potentes, y la distribución por tipo de archivo permitirá cumplir con los requisitos de confidencialidad dentro de la oficina.

Una ventaja obvia es su propio módulo de estadísticas, que le permite analizar el estado de la infraestructura de impresión directamente en PMP. Al mismo tiempo, también hay un generador de informes basado en Crystal Reports y más de cien opciones de visualización. A pesar de toda su complejidad, PMP es fácil de usar y es compatible con casi cualquier software de plataforma, desde UNIX hasta sistemas de servidor de Windows (por cierto, el sistema tiene un certificado de compatibilidad de Microsoft). Se instala en el servidor en un minuto, configurado en cinco más.

En principio, las dos últimas soluciones son capaces de proporcionar todas las necesidades asociadas con el monitoreo de impresión y simultáneamente resolver tareas adicionales, como asegurar los derechos de acceso a impresoras y MFP. Uno de ellos es más adecuado para grandes empresas, el otro se adapta mejor a las necesidades del segmento de pequeñas y medianas empresas. Pero, antes de implementar cualquiera de ellos, vale la pena realizar una auditoría preliminar de la infraestructura; es muy posible que otro desarrollo propuesto por integradores especializados resulte ser el mejor .

Poco a poco, llegamos a lo más interesante: optimizar el costo de los consumibles, pero hablaremos de esto en la próxima publicación.

Descripción general de la solución de gestión de impresión