Estamos acostumbrados a dar por sentado la impresión. En casa, a menudo en vista de bajos volúmenes, de vez en cuando para cambiar los cartuchos y comprar papel. En el trabajo, si no existe una política estricta del departamento de TI o la gerencia, imprima cualquier cosa y en cualquier cantidad.
Sin embargo, es importante que los propios líderes entiendan que la prensa en la organización es un monstruo. Y si no lo domestica, puede "mutilar" el presupuesto de la organización.
¿Hablas en serio?
Si Administrar la infraestructura y los procesos de impresión en una organización es una tarea que requiere muchos recursos, tiempo y, lo más importante, control.
Según las estadísticas, la creación de documentos impresos se encuentra entre los artículos de mayor gasto y puede "consumir" hasta el 3% de las ganancias totales de la organización. En promedio en el mercado, las organizaciones gastan alrededor de 700,000 rublos por empleado por año, sin contar los costos de los servicios de impresión externos.
Es importante que muchos gerentes y especialistas no entiendan qué "monstruo" alimentan, es decir, no saben cuánto le cuesta a la prensa. Esto se debe a que los costos visibles, en promedio, representan solo el 20% del total, y la mayoría de los costos son costos ocultos, como los llaman los expertos de la industria.
Sin embargo, algunas empresas aún no auditan la gestión de impresión ni hacen la vista gorda ante este problema. No hay suficiente tiempo, personal o experiencia para rastrear o administrar procesos en el entorno de impresión de manera efectiva. Las razones pueden ser diferentes.
No importa cuán difícil sea su empresa de impresión, las soluciones de impresión gestionada de MPS y la solución de evaluación Discovery de Canon están aquí para ayudarlo.
Etapa 1: Auditoría introductoria y evaluación
Antes de declarar la guerra a los costos ocultos, vale la pena saber con qué realmente está luchando. Para comprender qué mejoras se pueden lograr y cómo puede ahorrar dinero, necesita una comprensión clara de la infraestructura de impresión existente y todos los procesos que afectan el costo de la impresión.
El servicio gratuito Discovery Assessment puede ayudarlo con esto. Proporciona un análisis exhaustivo e imparcial de la infraestructura de impresión existente y su uso, y ofrece opciones de mejora.
Sorprendentemente, la mayoría de los servicios de análisis de infraestructura solo tienen en cuenta los datos cuantitativos básicos de la flota de dispositivos. A su vez, la Evaluación de Descubrimiento de Canon, gracias a una combinación (única en el mercado de tales servicios) de resultados de escaneo de red y encuestas web de usuarios finales end, tiene en cuenta información de alta calidad sobre las necesidades y hábitos de los usuarios̆ al imprimir. Esto proporcionará una imagen mucho más completa de la prensa en su organización.
Con un software especializado integrado en su red interna que analiza todos los dispositivos de impresión utilizando el protocolo SNMP, en un mes nuestros especialistas estarán listos para proporcionarle un informe detallado. Es importante tener en cuenta que, a diferencia de muchos otros análogos, este software analiza incluso aquellas impresoras que están conectadas directamente a la computadora a través de USB.
El informe incluye recomendaciones para mejorar los procesos y reducir los costos para cada situación "específica". Obtiene una base claramente estructurada para tomar decisiones sobre la optimización, lo que hace posible tomar el control de la situación e involucrar a las partes interesadas.
Teniendo en cuenta que la escala y la situación con los procesos de impresión en las empresas pueden ser diferentes, también ofrecemos un servicio de revisión más detallado y un análisis de la situación actual: Advanced Discovery Assessment. Proporciona la capacidad de crear un plan esquemático para mostrar la ubicación de los dispositivos y el costo total de propiedad. El servicio ofrece recomendaciones personalizadas para ahorrar dinero y aumentar la productividad.
Etapa 2: diseño
Una vez que haya analizado la situación de su empresa y haya decidido optimizar la flota de dispositivos de impresión, puede aprovechar la oferta individual de Canon: los servicios de impresión gestionados por MPS.
Según los datos de auditoría, nuestros especialistas en soluciones, diseño de negocios y servicios, junto con representantes de su empresa, crearán una arquitectura de servicio para optimizar el entorno de impresión de acuerdo con todas sus tareas y objetivos.
Seleccionaremos el hardware, los productos de software y los servicios más adecuados necesarios para lograr beneficios medibles a largo plazo.
Vale la pena señalar que el servicio MPS en sí es de naturaleza flexible en general. Dependiendo de los requisitos de su organización, podemos:
- Garantice la facilidad de uso gracias a una interfaz única de todos los dispositivos y un controlador universal, que minimizará la necesidad de capacitar a sus empleados y brindar soporte (externo e interno).
- Optimice el flujo de trabajo, incluso a través de funciones inteligentes (por ejemplo, escaneo directamente en aplicaciones de correo electrónico o conversión automática a PDF).
- Mejore la seguridad y la privacidad de la impresión con la tecnología Allow My Print Anywhere, que permite a los usuarios recibir documentos impresos en cualquier dispositivo y en cualquier momento, sin preocuparse de que alguien más los recoja por error
- Ofrezca una amplia gama de dispositivos de impresión y procesamiento de imágenes, así como un conjunto universal de productos de software para optimizar los sistemas de impresión.
- Definir claramente los principios y políticas con respecto a los tipos de dispositivos utilizados, así como garantizar la diferenciación de los derechos de acceso a las funciones de impresión y el cumplimiento del nivel de costos requerido (sus empleados no podrán controlar cuánto cuestan imprimir y elegir los dispositivos más adecuados para esto).
Al mismo tiempo, estamos listos no solo para discutir y desarrollar conjuntamente acuerdos de servicio con usted antes de la introducción de nuevos sistemas para alcanzar nuevos objetivos, sino también para sumergirnos en todas las etapas de la gestión del proyecto.
Etapa 3. Implementación
Los cambios en la organización siempre son estresantes tanto para quienes toman las decisiones como para los empleados comunes. Para minimizar el efecto negativo, no solo administraremos todas las etapas de implementación, sino que también entrenaremos e interactuaremos con el personal de su organización.
Y estas no son solo palabras. Nuestros especialistas en implementación de MPS ayudarán a su organización a adaptarse al cambio, en persona, a través de la intranet y por correo electrónico. Esto, así como un programa de capacitación detallado (que incluye capacitación personal), los ayudará a acostumbrarse rápidamente a las condiciones cambiantes y a adquirir nuevos hábitos de impresión "saludables".
Paralelamente, se introducirá software, así como la sustitución / instalación de nuevos equipos. Todas las acciones serán diseñadas y planificadas de tal manera que se minimice la interferencia con la organización.
Etapa 4. Apoyo y gestión.
La solución MPS implica que durante todo el ciclo de uso de nuestros servicios, apoyaremos y administraremos la flota de sus dispositivos (incluidos los dispositivos de terceros), teniendo en cuenta las necesidades actuales y futuras de su organización. Todos los protocolos, procedimientos, intercambio de información y permisos para proporcionar servicios para mover, agregar o cambiar software y hardware en la instalación, según sea necesario, se acordarán y documentarán por completo en las aplicaciones de sus contratos de servicio y en el manual de control de versiones para MPS.
La ayuda y el asesoramiento de nuestros especialistas también estarán disponibles para usted durante todo el ciclo. Además, se asociará una sola persona de contacto a su organización, a la cual usted y sus empleados siempre pueden contactar para todos los asuntos relacionados con la impresión, los suministros y el mantenimiento.
Siempre estaremos listos para capacitar a sus empleados en el manejo de crisis y controlar de manera independiente la aparición de nuevos problemas relacionados con la impresión. Y, lo cual es especialmente valioso para las grandes empresas con una amplia flota de dispositivos de impresión, estamos listos para proporcionar nuestros propios especialistas para el mantenimiento continuo de los dispositivos en las instalaciones.
En cuanto al costo de impresión y servicio de la flota de dispositivos, lo ayudaremos a reducir los costos operativos al automatizar la lectura de medidores y solicitar suministros. Además, podremos generar, de manera constante o individual, informes sobre la carga de equipos (impresión y escaneo) para que pueda identificar sus "áreas problemáticas" y optimizar los procesos de impresión de manera aún más eficiente.
Etapa 5. Evaluación
A diferencia de algunas soluciones de impresión administradas de la competencia, la solución de Canon incluye precios. Es necesario para ajustar y optimizar la solución que proponemos en la etapa de transición e implementación, debido al cambio dinámico del entorno externo e interno.
La evaluación implica una interacción constante con su gerente personal, incluida la celebración de reuniones de revisión, así como la presentación de informes de gestión. Además de los datos de uso del dispositivo, también incluyen información sobre la prestación de servicios, la gestión de activos (incluido MAC), la mejora continua del servicio (CSI) y las tendencias.
Por cierto, el servicio CSI ayudará a alinear nuestros servicios existentes y futuros con las necesidades estratégicas actuales y futuras de su organización y sus procesos de TI.