El propietario de la compañía reúne a sus empleados y dice: “Has trabajado muy duro este año y, como resultado, las ganancias de la compañía han crecido significativamente. Como recompensa, les escribo a cada uno un cheque por 5 mil dólares ". Emocionados con alegría, los empleados comenzaron a felicitarse mutuamente. Y luego el jefe agrega: "¡Y si muestran el mismo celo el próximo año, firmaré estos cheques!"- Autor desconocidoSobre todo, aquellos que están familiarizados con este problema, es decir, propietarios de pequeñas empresas, se reirán de esta situación. MB es un motor para el desarrollo de la sociedad y la economía en cualquier país. Los estados que han formado los entornos regulatorios más favorables para crear y administrar empresas comerciales simples generalmente están en la cima de las filas de los países prósperos. Según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU., El ecosistema de MB en el país es una industria muy grande. Esta categoría incluye el
99.7% de todas las empresas en el país. Más de la mitad (54%) de todas las ventas en los Estados Unidos ocurre en tiendas en 28 millones de entidades de MB. Además, las pequeñas empresas proporcionan al país el 55% de todos los empleos y ya han creado el 66% de los nuevos empleos desde la década de 1970. Más de 600 mil pequeñas empresas franquiciadas generan el 40% de todas las ventas minoristas y brindan empleo a 8 millones de personas.
Abrir y administrar una pequeña empresa puede ser difícil y, por lo tanto, los servicios bancarios para entidades de MB son una de las áreas más importantes de la industria de servicios financieros. Sin embargo, en el caso del sector tradicional, hay una advertencia: la banca empresarial no va más allá de los simples servicios de administración de efectivo, limitándose a proporcionar una cuenta bancaria y una línea de préstamos comerciales y no tocar otros aspectos vitales de la actividad empresarial.
Mientras tanto, para el propietario de pequeñas empresas, la conducta exitosa de una empresa va más allá de crear una cuenta bancaria, porque entre otras cosas, incluye la gestión de riesgos, el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, la contabilidad, las cuentas, los impuestos, la nómina y mucho más. En este sentido, la automatización de la gestión del flujo de caja es una de las garantías más importantes de un negocio sostenible a largo plazo. Según un
informe de Concur , una subsidiaria de SAP, el costo promedio de procesamiento de facturas para pagos es de $ 12.9, y el precio medio, según la Asociación para la Gestión de Información e Imagen (
AIIM ), es de $ 7.9. Curiosamente, los analistas de AIIM encontraron cierta correlación entre el costo promedio de procesamiento de facturas de pago y el tamaño de la organización.
La automatización promete reducir el costo de procesamiento de facturas de pago en un promedio del 29%. Tal reducción en los costos en última instancia puede convertirse en un ahorro de $ 300 mil para una organización que procesa hasta 10 mil cuentas por mes. A pesar de que el análisis del movimiento de liquidez es una de las tareas prioritarias para los altos ejecutivos financieros, el estudio AIIM encontró que el 22% de todas las empresas pueden predecir los flujos de efectivo a mediano plazo con una precisión catastróficamente baja, solo el 5%.
Tales costos, sin embargo, no proporcionan una comprensión holística del problema. Según la investigación de Concur, el papeleo manual y la automatización parcial de la gestión del flujo de efectivo también ocultan otros costos no evidentes que reducen la rentabilidad. Estos costos surgen como resultado del procesamiento manual de una gran cantidad de situaciones no estándar, la presión de los reguladores, el riesgo de fraude y la fragmentación de los sistemas.
Las innovaciones asequibles y asequibles en estas áreas liberarán los recursos limitados de los equipos de pequeñas empresas y los dirigirán a trabajar en áreas que son vitales para su éxito a largo plazo, como mejorar productos y servicios, desarrollar relaciones cliente-vendedor, investigación y otros. Una de las formas en que las organizaciones pueden reducir costos y mejorar la gestión financiera es automatizando el trabajo con cuentas por cobrar y por pagar.
La automatización de la gestión de liquidez que ofrecen las startups fintech como
YayPay ,
Corcentric y otras tiene
ventajas significativas para las pequeñas empresas, como la reducción de costos para todo el ciclo "desde la compra hasta el pago", la exportación eficiente de datos a los sistemas de gestión de documentos y facturación, y la eliminación de errores manuales insumos, la ventaja del reembolso anticipado de las deudas, una mejor respuesta a las solicitudes de los proveedores con respecto al estado de las cuentas de pago, una mejor gestión del efectivo, equilibrando las cargas de trabajo y los costos cuellos de botella oznanie, así como mucho más. Más importante aún para los dueños de negocios, el 41% de los usuarios de dichos sistemas
informan que su recuperación es de nueve meses o menos. Y entre aquellos que han estado usando tales soluciones durante al menos 18 meses, el retorno de la recuperación ya se produce en el 82% de los casos.
Los representantes del Instituto de Finanzas y Administración (
IOFM ) enfatizan que lograr un alto nivel de automatización de las cuentas por pagar permite a las empresas reducir el costo promedio de procesamiento de facturas para pagar a
$ 7.03 , mientras que para las empresas que tienen una automatización total o casi nula, esta cifra ya es de $ 9.62.
Además, la automatización reduce el costo de procesamiento de informes de gastos de viaje. Según el estudio IOFM, las empresas con un alto nivel de automatización informan que el costo promedio de procesamiento de un solo informe es de $ 6,86, mientras que para las empresas con pequeña automatización esta cifra alcanza hasta $ 12,19.
La combinación de automatización y mejores prácticas permite ahorros aún mayores, dicen los profesionales: las organizaciones más avanzadas a este respecto pagan un promedio de
$ 3.34 por procesar una factura para el pago desde el momento en que se recibe hasta su aprobación.
"No importa cuán ridículo pueda parecer, los propietarios de pequeñas empresas siguen siendo los principales usuarios de cheques y aún usan Excel para administrar los flujos de efectivo, lo que crea muchos inconvenientes y conduce a una disminución de la eficiencia, especialmente cuando se trata de la necesidad de proporcionar garantías para un préstamo". Por esta razón, en los próximos años, la automatización se convertirá en un fenómeno clave y todos se esforzarán por reducir las barreras para ganar dinero y aumentar la transparencia de los procesos ", dice Janet Zablok, ex jefa de Small Business International de Visa, miembro independiente de la Junta de Nav , Inc.
