A menudo se nos pregunta, incluso aquí en Geektimes, si Canon está trabajando en la era de la introducción de tecnologías digitales en los procesos comerciales en productos de automatización y gestión de documentos.
En resumen, sí, por supuesto. Al ocupar una parte importante del mercado de dispositivos de impresión y procesamiento de documentos, entendemos que cada vez más clientes están interesados en sistemas avanzados de administración de documentos o están pensando en una transición parcial a un formato digital. Por lo tanto, durante más de 10 años hemos estado trabajando en soluciones corporativas para trabajar con documentos, uno de los cuales es Por lo tanto. Será discutido en nuestro post de hoy.
La situación con la gestión de documentos en las empresas rusas puede caracterizarse como desigual. Si las compañías de la nueva formación están luchando por una "figura", los actores del mercado más conservadores a menudo pueden "ahogarse" en el pantano de contratos y otros documentos. Los colegas incluso calcularon: en promedio, los empleados de oficina de esas organizaciones pasan hasta 50 minutos al día buscando información sobre recursos corporativos.
En un momento, a nuestros desarrolladores se les ocurrió la idea de crear su propio sistema de gestión de documentos. El resultado de su trabajo fue, por lo tanto, una solución de integración diseñada para almacenar, administrar, automatizar y analizar la documentación de la empresa. Es una combinación de un servidor de procesamiento, (si es necesario) dispositivos de hardware y software especializado conectado a él, así como adiciones a soluciones existentes de marca y de terceros.
Como funciona
Si intenta caracterizar el principio de Por lo tanto, con una oración, puede obtener el siguiente esquema: la información entrante de varias fuentes (escáneres, carpetas de red, buzones de correo electrónico, sistemas externos) se procesa utilizando los módulos del programa Por lo tanto, se dirige al servidor central del sistema, donde se aplican reglas de automatización correspondientes, los datos se están integrando en aplicaciones de terceros (incluida la integración profunda con SAP y Dynamics NAV) y el documento finalmente toma su lugar en la jerarquía de documentos organización entov.
Para que el principio de funcionamiento sea aún más comprensible, damos un ejemplo: un cliente en un concesionario de automóviles compra un automóvil nuevo. Para completar la transacción es necesario que ciertos documentos caigan en la base general de la empresa. Imagine que será una copia del contrato, así como un recibo por el pago de la primera cuota. El gerente escanea una copia escaneada del contrato directamente en la cabina y para que puedan ingresar al sistema, es suficiente que seleccione el menú apropiado en la pantalla de su MFP (por lo tanto, ya está integrado en el menú de control del dispositivo), después de lo cual el sistema reconoce el número del contrato y otros campos necesarios y envía el documento al servidor. Además, de acuerdo con la regla establecida, el documento puede enviarse al departamento legal o al departamento de contabilidad para la facturación. Al mismo tiempo, el gerente que concluyó el contrato (si es necesario) verá toda la cadena y sabrá exactamente dónde está este documento ahora. Después de la facturación y el pago, asumimos que el recibo del pago se recibe por correo electrónico. También se procesa automáticamente, por lo tanto, y debido al reconocimiento de campos individuales, se adjunta automáticamente a un proyecto ya creado. Después de verificar todas las instancias necesarias, los datos se pueden enviar al sistema de gestión empresarial (por ejemplo, Dynamics NAV) para los procedimientos posteriores para ordenar, entregar y enviar el automóvil), y los documentos iniciales se guardarán en el directorio apropiado en el servidor. Todos los demás documentos relacionados con este proyecto se almacenarán minuciosamente allí.
Es importante tener en cuenta que los administradores del sistema pueden establecer muchos parámetros: crear un mapa de movimiento de documentos para toda la documentación, así como para documentos individuales, indicar su ubicación de almacenamiento, distribuir los derechos de acceso por tipo e información contenida en el documento, y mucho más.
Para aquellos asociados con la gestión de documentos o sistemas de gestión empresarial, por lo tanto, puede no ser una revelación. Sin embargo, tiene una ventaja significativa: se trata de un único producto completo, que elige cuáles de sus especialistas se salvarán de las dificultades de configurar componentes individuales de varios fabricantes y la posterior coordinación de su trabajo.
¿En qué consiste, por tanto?
Por lo tanto, este no es un monstruo corporativo voluminoso, sino una arquitectura fácilmente escalable. La implementación del producto en el entorno de trabajo de la organización generalmente no lleva más de una semana.
La solución se basa en un servidor central, en cuyos hombros se encuentra todo el proceso de procesamiento y gestión de documentos de la organización. También es responsable del almacenamiento temporal de toda la documentación recibida.
De hecho, el servidor por lo tanto es un centro de transporte a través del cual pasa todo el tráfico de documentos de la empresa. Los escáneres y dispositivos multifunción, las computadoras de los empleados, un servidor de correo y el acceso a través de una interfaz web, por un lado, y un servidor central, así como los sistemas de gestión empresarial, por otro, pueden conectarse al servidor.
Por lo tanto, se proporcionan varios componentes de software para ingresar y administrar información. Por ejemplo, se proporciona un complemento separado para dispositivos de escaneo modernos con un terminal de entrada, que permite no solo agregar un documento escaneado al sistema, sino también establecer parámetros adicionales para su movimiento interno.
Además, puede digitalizar un documento de trabajo con la ayuda de una pequeña aplicación, por lo tanto, Capture Client, que funciona con una PC cliente directamente junto con un escáner de documentos. También se puede usar para importar documentos desde medios de almacenamiento o para clasificar e indexar documentos ya almacenados en Por lo tanto. Al igual que con el complemento, el reconocimiento de código de barras y el OCR son compatibles aquí para indexar y dividir paquetes de documentos.
Para el procesamiento rápido de la información, también se proporcionan un par de procesadores de documentos: por lo tanto, el Cargador de documentos y el Conector de contenido. El primero le permite cargar grandes volúmenes de documentos en el sistema, mientras que el segundo le permite procesar información de varias fuentes, incluidos varios sistemas ERP o CRM. Para hacer esto, solo necesita especificar la carpeta del sistema para el análisis automático continuo. También puede analizar las carpetas del cliente de correo y descargar toda la información que corresponde a las reglas predefinidas.
Además de esto, es posible integrar por lo tanto con Microsoft Outlook y Exchange. Los usuarios pueden descargar documentos de forma independiente de la correspondencia entrante haciendo clic en un solo botón en la interfaz de Outlook. O bien, los documentos adjuntos se agregarán automáticamente (de acuerdo con ciertas reglas) al ecosistema Por lo tanto directamente desde el servidor de correo.
Aquí vale la pena detenerse por un segundo y explicar un matiz importante: para que los documentos se indexen cuidadosamente en el sistema y se puedan encontrar rápidamente, por lo tanto, archiva todos los documentos entrantes en un contenedor THEX especial que contiene no solo el archivo fuente, sino también metadatos extensos en XML formato, enlaces a archivos externos y firma digital.
Puede administrar los archivos en el sistema utilizando el administrador de Why Navigator o la interfaz estándar de Windows: el sistema se puede integrar fácilmente en él. Por lo tanto, Navigator, sin embargo, tiene características más avanzadas: con su uso también puede administrar tareas en los procesos de flujo de trabajo.
El visor y el editor Por lo tanto, el Visor (que es parte de Por lo tanto, Navigator) le permite mostrar el contenido de hasta 250 formatos de documentos (sin requerir un programa nativo, por ejemplo, incluso AutoCAD) y agregarles notas. Además, con Viewer, puede crear nuevas versiones de un documento, editar campos de índice y ver versiones anteriores.
Para cumplir con el espíritu de los tiempos, por lo tanto, proporciona gestión de documentos a través de una interfaz web con cifrado SSL, así como aplicaciones móviles para iOS, Android y Windows.
Sin embargo, para una empresa que trabaja en el campo del comercio electrónico, y para otra área donde se requiere la capacidad de ingresar datos a través de un formulario en un sitio web / portal corporativo o leer la documentación oficial, por lo tanto, tiene una solución incorporada de Portal.
Por lo tanto, otro punto importante que los desarrolladores imaginaron fue la conveniencia de construir un flujo de trabajo y flujo de trabajo. En lugar de muchos menús y configuraciones, el gerente responsable puede simplemente dibujar un árbol de procesos, arrastrar los elementos necesarios al mapa (estos pueden ser scripts, tareas, empleados y mucho más) y especificar las reglas para cada una de las etapas intermedias.
Integración
Además de la integración con Microsoft Office y Outlook / Exchange ya mencionada anteriormente, por lo tanto, tiene una lista bastante impresionante de componentes y soluciones de terceros con los que puede interactuar. Hablemos del más importante de ellos.
En primer lugar, se trata de Microsoft Sharepoint, que le permite almacenar toda la documentación del portal corporativo de la organización en la infraestructura de Why.
En segundo lugar, vale la pena señalar la integración con el servicio de análisis Power BI, que le permite mostrar todos los datos necesarios del ecosistema en forma de gráficos visuales en tiempo real. Además, también puede crear informes sobre sus actividades gracias al soporte de SQL Server Reporting Services.
El último y más importante componente para los servicios de Microsoft es el conector para el sistema de gestión empresarial Dynamics NAV 2013. Le permite usar estos dos sistemas al mismo tiempo y aprovechar cada uno: por lo tanto, todos los documentos se integrarán en la estructura de Dynamics y, a su vez, la información corporativa de este último se almacenará en nuestro archivo Solución de marca.
Continuando con el tema de EMS, es importante mencionar otro conector que le permite intercambiar datos con SAP NetWeaver. El desarrollo se basa en ArchiveLink y está certificado por SAP, por lo que el intercambio de datos será tan efectivo como en el caso de Dynamics NAV.
La estrecha integración le permite guardar documentos en papel y electrónicos entrantes directamente desde la interfaz de usuario de SAP. Al mismo tiempo, todos los componentes de nuestra solución patentada admitirán las funciones de reconocimiento de códigos de barras de SAP y estarán completamente integrados en los scripts de almacenamiento de SAP. Por lo tanto, puede recuperar índices de documentos directamente de los procesos de SAP.
Todos los documentos en el ecosistema Por lo tanto, se pueden firmar digitalmente a través de la integración con uno de los principales actores del mercado, DocuSign.
Hablando de confiabilidad y seguridad de datos
Si el documento está protegido por firma electrónica, entonces mientras está en el ecosistema Por lo tanto, la autenticación y la autenticación se realizarán cada vez que se acceda al documento. Esto se aplica tanto a las firmas electrónicas que se ingresaron directamente en el sistema, como a aquellas para las que se utilizó software de terceros.
Nuestros estándares de seguridad son constantemente probados para cumplir con los estándares de la industria OWASP, NIST y OSSTMM. Cada conexión, ya sea interna o externa (a través de la aplicación o la interfaz web) está protegida y requiere autorización.
En lugar de una conclusión
Esta no es toda la información sobre Por lo tanto. Si desea saber más, escríbanos en mensajes privados. También puede visitar el
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Gracias por su atencion!