Anteriormente aquí en Geektimes, ya hablamos acerca de Por lo tanto y ofrecimos una descripción general de las capacidades de esta solución corporativa. Hoy volveremos a él en conjunto con nuestro otro desarrollo: uniFLOW. Ambas plataformas están diseñadas para agilizar el proceso de impresión, aumentar la conveniencia del flujo de trabajo y garantizar la seguridad de los datos transferidos a la impresión. Sin embargo, cada uno de ellos se centra en diferentes tareas, lo que permite al usuario elegir la que sea más adecuada para sus necesidades.
En el proceso de desarrollo, nos guiamos por la solución de los principales problemas comerciales, independientemente de su escala. Se pueden dividir condicionalmente en varios grupos:
- problemas de impresión
- problemas de escaneo, procesamiento y almacenamiento de datos
- problemas de protección de datos
- la capacidad de escalar con necesidades crecientes
- integración con otros entornos y software
- La capacidad de trabajar con dispositivos móviles.
Veamos cómo se implementa esto en uniFLOW y, por lo tanto,
Problemas de impresión
Uno de los principales problemas de impresión es el uso incontrolado de la impresora. Los usuarios ni siquiera piensan en los costos de impresión en los que incurre la organización. Los documentos en blanco y negro se pueden imprimir en una impresora a todo color, se puede enviar un trabajo para su ejecución varias veces, el mismo documento se imprime muchas veces después de la edición. Los gastos no razonables en toners pueden alcanzar cantidades impresionantes. Y estos costos pueden atribuirse a irrecuperables, si no hay forma de correlacionar los volúmenes de impresión con un usuario o grupo de usuarios específico.
La solución a este problema se implementa en uniFLOW, donde los dispositivos de impresión, escaneo y computadoras de usuario se combinan en un solo sistema de administración de impresión. Al enviar un documento para imprimir, el usuario puede ver inmediatamente el costo de la impresión de este documento en varias impresoras. Por lo tanto, es posible optimizar los costos tanto como sea posible y enviar el documento a la impresora con el costo de impresión más bajo.
Un conjunto de medidas para proteger los datos incluye la inicialización del usuario antes de imprimir directamente. Por lo tanto, el sistema uniFLOW recopila información sobre quién imprimió documentos y en qué volúmenes. Para reducir la probabilidad de imprimir en la impresora incorrecta, el administrador del sistema puede configurar el acceso a un dispositivo de impresión en particular. Es decir, por ejemplo, seleccionar un grupo que no tiene acceso a una impresora a todo color. Por lo tanto, también existe una función para administrar tolerancias, pero los costos de impresión no se mantienen.
Problemas de escaneo y procesamiento de datos
El escaneo por sí solo no causa grandes problemas, pero las siguientes etapas de trabajo con un documento digitalizado, como archivar, exportar y otros, pueden causar ciertas dificultades. En Por lo tanto y en uniFLOW, implementamos dos enfoques diferentes, basados en las características de estas plataformas.
Por lo tanto, de hecho, es un sistema de gestión de documentos. La función de escaneo en ella es presentada por el componente Por lo tanto, Capture Client, que funciona junto con el escáner. Pero la funcionalidad de este componente es mucho más amplia que simplemente escanear. Por lo tanto, Capture Client también importa archivos de varios medios y procesa documentos ya guardados en el sistema.
UniFLOW se centra en la Canon MFP. Durante el escaneo, los documentos se pueden comprimir y enviar inmediatamente a un correo electrónico determinado o a los sistemas ECM \ DMS, Microsoft SharePoint o por lo tanto. Por lo tanto, uniFLOW y por lo tanto se pueden integrar entre sí, lo que le permite obtener más oportunidades en la organización del flujo de trabajo.
Problemas de protección de datos
Este es uno de los problemas empresariales más acuciantes. Según la agencia ENISA (Agencia Europea de Seguridad de Redes e Información), la pérdida promedio en la filtración de información confidencial le cuesta a las empresas alrededor de 1,8 millones de euros. Y si tiene en cuenta que, de todos los riesgos posibles, incluido el pirateo de sistemas informáticos, spyware, pérdida de medios de almacenamiento y mucho más, la fuga de información a través de medios de papel es del 25%, queda claro la importancia de la protección de datos al imprimir. Todas las regulaciones de seguridad, firewalls, antivirus, autenticación de dos factores, cámaras de vigilancia se vuelven inútiles con la impresión incontrolada de documentos. Por lo tanto, hemos desarrollado nuestras propias medidas de protección de datos basadas en la gestión inteligente de la impresión.
La plataforma uniFLOW tiene un sistema multinivel para proteger documentos en el camino del usuario para imprimirlos. La configuración de uniFLOW le permite indexar documentos por confidencialidad por su contenido. El administrador del sistema puede establecer tolerancias diferenciadas para el acceso al documento para ciertos usuarios o grupos de usuarios y permiso para imprimir el documento. La versión 5 de uniFLOW implementa el reconocimiento de palabras clave. Cuando intenta imprimir dicho documento, el sistema envía un mensaje al administrador del sistema acerca de la impresión no autorizada. Además, el envío de mensajes puede ocurrir sin el conocimiento del usuario.
En la cadena del usuario al dispositivo de impresión, el enlace más vulnerable fue la transferencia del documento directamente para imprimir. El documento se transmitió de forma clara en formatos estándar en los que funciona la impresora. La intercepción de estos datos por parte del atacante y su decodificación permitieron el libre acceso a la información confidencial transmitida. El sistema uniFLOW resolvió este problema de la siguiente manera: las impresoras están configuradas para funcionar solo con un servidor específico, ignorando el resto del tráfico de la red. Y la información sobre los dispositivos Canon se puede transmitir en forma cifrada.
En algunos casos, la filtración de información puede ocurrir sin intención maliciosa, sino por falta de atención, por falta de experiencia, etc. También proporcionamos tales situaciones y tratamos de minimizarlas. En uniFLOW y, por lo tanto, los documentos del usuario se envían al servidor de impresión. Para imprimirlos, el usuario debe iniciar sesión en el dispositivo de impresión. Por lo tanto, la impresión de documentos se lleva a cabo directamente en presencia del usuario, lo que reduce la probabilidad de encontrar de forma no controlada documentos impresos en la impresora. La autenticación se proporciona de muchas maneras. Puede ser una tarjeta sin contacto o magnética, PIN, nombre de usuario y contraseña. Para los modelos más antiguos de dispositivos de impresión, es posible instalar lectores de tarjetas y otros dispositivos de identificación en las inmediaciones de ellos.
Escalabilidad e integración
Las ventajas de Por lo tanto y uniFLOW son la posibilidad de su uso en empresas de cualquier escala y compatibilidad con dispositivos de impresión de diferentes fabricantes. El sistema uniFLOW tiene versiones para 10, 50, 150 y un número ilimitado de usuarios. Además, la plataforma básica se puede complementar con módulos que le permiten construir la arquitectura en función de las necesidades de la organización. Para escanear, uniFLOW se integra con Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, por lo tanto, y otro software.
Por lo tanto, tiene un núcleo escalable y está disponible en tres versiones básicas. Para un usuario, se ofrece Personal Edition. Para departamentos de organizaciones, Edición de grupo de trabajo adecuada para 5 y 10 usuarios. Business Edition está destinado a empresas de cualquier escala. Por lo tanto, se integra bien con Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint, SAP y otros softwares que utilizan el kit de desarrollo por lo tanto SDK.
Trabaja con dispositivos móviles
Ambas plataformas son compatibles con dispositivos móviles que se ejecutan en iOS, Android y Windows. Esto garantiza el mismo nivel de seguridad de la información transmitida que cuando se trabaja con computadoras en la red local. Desde dispositivos móviles, puede transferir archivos para imprimir no solo desde la oficina, sino también desde cualquier lugar donde haya Internet.
La gestión de documentos moderna requiere no solo alta velocidad y calidad de impresión, sino también mantener la confidencialidad de la información. Estos requisitos están tan estrechamente relacionados que separarlos sería un gran error. Primero tendría que resolver los problemas de seguridad y protección de datos, y luego buscar formas de integrarlos con los equipos de impresión.
Hemos tomado el camino del desarrollo integrado de software y hardware para los procesos de impresión y flujo de trabajo. El lanzamiento de modelos MFP en las plataformas imageRUNNER e imageRUNNER ADVANCE con funciones integradas de control y restricción para la copia ilegal, escaneo e impresión de información confidencial ya ha comenzado. Pero al mismo tiempo, no se pierde la relevancia de las plataformas por lo tanto y uniFLOW.