Somos diferentes: alguien está acostumbrado a completar tareas en secuencia estricta, alguien necesita un plan de acción aproximado y para que alguien trabaje de manera efectiva es muy importante estar de buen humor. Pero en muchos aspectos somos similares: por ejemplo, en que queremos hacer más.
Cómo gestionar su tiempo en el trabajo de manera más eficaz, el entrenador de gestión del tiempo, especialista en recursos humanos Wrike,
Daria Ignatovich ayudó a comprender.
Seguir los principios de la gestión del tiempo no significa vivir cada minuto de acuerdo con el plan o construir su trabajo solo como está escrito en el libro. Esto significa, en primer lugar, gestionar los significados, no tener miedo de experimentar con enfoques de trabajo y elegir lo que más le convenga.
No hay una píldora mágica "La mejor manera de construir un día de trabajo" para todos. Pero probablemente al menos algunos consejos le serán útiles, que se discutirán a continuación.
Cómo sintonizar para trabajar
Empezar vale la pena el plan para el día. A muchas personas no les gusta planificar, porque el proceso está asociado con un marco estricto, o parece que la lista de tareas es fácil de tener en cuenta todo el día. Pero, en primer lugar, puede escribir una lista de tareas y completarlas en una secuencia conveniente. En segundo lugar, es importante comprender qué llamará la atención durante el día, a qué dedicar más tiempo y a qué fuerzas ya no son suficientes. La memoria es un depósito de información poco confiable: cuando hay muchas tareas, olvidarse de una o dos es muy fácil, por lo que debe arreglar todo lo que desea y necesita hacer. La recepción de la conciencia ayuda aquí: debe pensar en todas sus tareas, no solo en asuntos importantes en el trabajo, sino también en asuntos simples y cotidianos, y anotarlos. Después de eso, resalte las tareas principales y secundarias del día.
Muchos no quieren planificar y asumir solo el trabajo que viene solo: viven en un estado de rotación. Esto puede causar revoluciones, insatisfacción,
agotamiento o la sensación de que va con la corriente.
Las tareas de trabajo se pueden dividir en tres tipos:
No hay un consejo universal sobre qué tareas se realizan mejor al comienzo del día y cuáles al final, no. Todo depende al menos de la cultura en la que trabaja la persona. Por ejemplo, hay mucho trabajo en equipo en la cultura Scrum: puede haber varias reuniones en un día, y debe adaptar su trabajo a ellas. Las reuniones rompen el día y, a menudo, no le permiten sumergirse en una tarea difícil durante mucho tiempo, pero ayudan a estar siempre al tanto de lo que sucede con el proyecto. Algunas personas prefieren realizar tareas complejas de transmisión por la mañana, con una mente fresca, y luego ir a reuniones. A otros les gusta comenzar un día de trabajo con las tareas actuales para obtener rápidamente un resultado y luego asumir algo más complicado. Vale la pena experimentar y buscar lo que más le convenga.
Hay culturas en las que no necesitas hablar mucho con tus colegas; puedes organizar días temáticos allí. Por ejemplo, dedicar tres días a la semana a una inmersión profunda en tareas complejas, un día para el debate y un día para problemas de organización y "colas".
¿Qué es importante en la planificación? Es necesario gestionar no solo el tiempo, sino también los significados. Por ejemplo, si parece que hay muchas reuniones y hay poco beneficio de ellas, vale la pena realizar una auditoría: hable con los organizadores de las reuniones y descubra si es posible reunirse para discusiones con menos frecuencia. Quizás las reuniones se llevan a cabo por inercia: porque alguien está seguro de que son necesarias.
Ver el significado en el trabajo es muy importante: cuando una persona se da cuenta de por qué está haciendo algo, aparecen la motivación y la fuerza.
Cómo ingresar a la transmisión
Un flujo es un estado en el que una persona está tan inmersa en su actividad que el tiempo vuela imperceptiblemente para él. El investigador estadounidense
Mihai Chiksentmihaii , que estudió el estado de la corriente, llegó a la conclusión de que las personas de cualquier profesión, no solo creativa, pueden sumergirse en ella. En este estado, las personas son muy productivas y pueden mostrar sus mejores resultados.
¿Qué se necesita para ingresar a una secuencia?
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Formule claramente la tareaSi se enfrenta a una tarea incomprensible o muy voluminosa, por ejemplo, "iniciar un gran proyecto", será imposible sumergirse en la corriente. Pero sentir estrés debido al hecho de que la tarea parece imposible es fácil. Una de las principales condiciones del flujo es la claridad del problema. Por ejemplo, decidiste dedicar media hora al día en el trabajo al inglés. La tarea de "aprender inglés" es vaga. Cuando llegue el momento de cumplirlo, no estará claro qué emprender. Por lo tanto, debe formularse más específicamente, por ejemplo, "ver dos videos en TED". Si tiene una tarea difícil, debe dividirla en varias simples y comprensibles y asumirlas.
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Sintonizar una tareaConcéntrese y sintonice la tarea: permanezca en su contexto durante 10-15 minutos: recopile información, piense en una solución. Por lo general, después de tal configuración, es fácil "sumergirse" en la actividad y hacer algo difícil durante 2-3 horas.
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Averigüe cómo hacer que las tareas rutinarias sean más interesantes.Cuando hay interés, es fácil ingresar al flujo, y cuando el trabajo parece aburrido, es difícil. Si las tareas rutinarias no se pueden delegar, debe reconsiderar su actitud hacia ellas e intentar interesarse. Esto se puede hacer, por ejemplo, con la ayuda de la gamificación: tratando de completar las tareas más rápido que antes y recompensándose por algo hecho.
Cómo postergar con beneficio
Para regresar de la cena y empantanarse en las redes sociales durante media hora, probablemente lo sepas. Tal comportamiento puede indicar que la fatiga se ha acumulado y se necesita un descanso. Después del almuerzo, es bueno darse 15-20 minutos de descanso. ¿Qué hacer en este momento? Salga a caminar, hable con colegas o planee cosas simples para hacer en un estado relajado: pida algo, pague facturas, mire un informe en video. El consultor estadounidense sobre gestión y liderazgo, autor de libros sobre gestión del tiempo,
Stephen Covey, califica estas tareas como "arena de caso". Él aconseja compilar listas de cosas simples y hacerlas durante el cambio: entonces no habrá sentimiento de culpa por perder el tiempo. Según el sistema Covey, todavía hay "asuntos-guijarros" y "asuntos-piedras grandes".
La importancia y la urgencia de estos casos son diferentes, pero todos deben hacerse: poner piedras grandes, piedras y arena en un frasco de tamaño limitado. El concepto de Covey es que las piedras grandes no caben en un frasco cuando ya hay guijarros y arena. Por lo tanto, cuando se planifica, es importante ante todo prestar atención a las grandes piedras que darán resultados significativos en el futuro, y alejarse del enfoque "Algún día en mi tiempo libre lo haré".
Cómo continuar trabajando si el estado de ánimo se echa a perder
Sucede así: justo cuando comienzas a trabajar, llega una carta de enojo o los acuerdos con los que cuentas que colapsan. El estado de ánimo se echa a perder, pero el trabajo debe hacerse. Tal ejercicio ayuda a sintonizar de una manera constructiva: todo lo que sucedió debe ser reconocido como un hecho y decirlo a usted mismo. Por ejemplo, "Un colega me levantó la voz". Luego dite a ti mismo lo que realmente sientes. Por ejemplo, "Estoy enojado". Necesita abstraerse de la situación y recordar: los sentimientos que está experimentando ahora son temporales, pasarán pronto. Luego puede caminar un poco, tomar el té, hacer algo que le ayude a calmarse.
Con qué frecuencia tomar descansos
Si es difícil concentrarse durante mucho tiempo, puede usar la técnica Pomodoro: 25 minutos para trabajar, 5 minutos para distraerse. Este ritmo es el mejor para aquellos que necesitan realizar tareas secuencialmente y solos. Si trabajas constantemente con personas (comunícate, espera respuestas a las cartas), es poco probable que esta técnica funcione para ti. Pero una vez cada una y media o dos horas vale la pena organizar un breve descanso: caminar, llamar a familiares o hacer negocios.
Cómo entender que es hora de irse a casa
Aquí, nuevamente, la planificación ayuda. Si en la mañana identifica las tareas principales y secundarias del día, estará claro cuándo es el momento de detenerse. Si se logran los objetivos, vale la pena organizar un ritual para terminar el día: marque las casillas junto a la lista de tareas pendientes. Cuando nos damos cuenta de lo que hemos hecho en un día, el cerebro recibe una señal que es suficiente por hoy, y puede descansar con una sensación de logro (¡y satisfacción!).