Buenas tardes, queridos colegas.
Un poco sobre mi
Permítanme presentarme, mi nombre es Alex. He trabajado en el sector de TI durante más de 15 años y he pasado de ser un administrador asistente a un gerente en una campaña internacional bastante grande.
Recientemente, me di cuenta de que he acumulado bastantes soluciones interesantes y casos que sería útil compartir.
Impresión corporativa
Hace algún tiempo (hace unos 5 o 7 años), surgió la pregunta sobre la eficiencia del uso de los sistemas de impresión en una empresa, en el contexto de las crecientes facturas por reabastecimiento de cartuchos y mantenimiento de impresoras. Nos sentamos con colegas y decidimos que necesitamos recopilar estadísticas. Monitoreado alrededor de 3 meses. Como resultado, identificamos los principales usuarios de dispositivos y departamentos.
Como resultado, resultó que solo 2 departamentos estaban completamente cargados con impresoras, el resto era más probable que acumularan polvo y comieran fondos para el mantenimiento. Como resultado, comenzaron a creer que sería más rentable. Después de una breve lluvia de ideas, se formaron varios escenarios.
Se consideraron varias opciones:
- El uso de dispositivos más productivos pero coloca una impresora por departamento.
- Coloque la impresora solo para empleados clave y restrinja la impresión.
- MFP grandes como los principales dispositivos de impresión.
Las primeras 2 opciones fueron marcadas como poco prometedoras. Por lo tanto, no nos detendremos en ellos. Pero el tercero lo considerará con más detalle.
En este caso, resolvimos varios problemas a la vez:
- Ahorro en consumibles: a menudo, el costo de los consumibles por hoja impresa es mucho menor.
- Ahorro en el mantenimiento del equipo: se subcontrató el mantenimiento del equipo de impresión. Como de costumbre, los términos de los contratos son secretos comerciales. Pero puedo decir que hacemos el mantenimiento programado una vez por trimestre + la salida del maestro el siguiente día hábil en caso de accidente (el número de visitas también es limitado)
- Un escáner corporativo es algo útil. Envía un correo electrónico con un escaneo a la dirección de correo electrónico del usuario. Por supuesto, con una gran cantidad de configuraciones, como permisos, tipo de archivo, etc.
Durante las pruebas, probamos dispositivos de Konica Minolta, Kyosera, Canon.
Y aquí están las conclusiones que obtuvimos:
- Konica Minolta: dispositivos inteligentes que funcionan de manera muy estable y la calidad de impresión es muy buena. Contras: consumibles caros, componentes y mantenimiento.
- Canon: buena calidad de impresión, pero el servicio es costoso, así como el costo de los dispositivos en sí.
- Kyosera: facilidad de operación, precio de dispositivos, precio de consumibles y mantenimiento.
Como comprenderá, nos instalamos en dispositivos Kyosera TaskAlfa, ahora en el parque están los modelos 4501, 4052, 3252.
Nuestro caso
Tan pronto como comenzamos a instalar MFP grandes, surgió la pregunta de cómo separar los trabajos de impresión de los diferentes usuarios. Aquí utilizamos 2 soluciones: unidad de buzón e impresión privada (segura).
Unidad de buzón.
Una cosa conveniente, desafortunadamente, el dispositivo Canon ya no estaba disponible, Konica Minolta dejó de lanzarlos (o no fueron suministrados en la Federación de Rusia) en producción, instalamos dispositivos Kyosera.
Se ve así:
Utilizado cuando sea necesario, imprimiendo “continuamente”: el usuario envió un montón de documentos para imprimir, va a la máquina y recoge sus documentos de su unidad. Se destacan en los departamentos de ventas y servicio al cliente.
Impresión privada e impresión segura.
De hecho, este es un principio de trabajo de diferentes fabricantes: cuando se envía para imprimir, la tarea se establece como un identificador que indica que el usuario puede acceder a las tareas desde el dispositivo. La solución está completamente controlada por el controlador del dispositivo y no requiere inversiones adicionales.
Impresión segura
Secure Print es una solución de Konica-Minolta. La configuración es bastante sencilla.
Del lado del servidor (cliente):
En este caso, el usuario, cuando se envíe a imprimir, recibirá una solicitud de un identificador: nombre de usuario y contraseña.
Usamos un valor arbitrario, el usuario lo establece en 2 opciones: 1 - aparece una ventana emergente cada vez, 2 - en las propiedades de la impresora en la máquina cliente, y en este caso todos los trabajos de impresión irán a la impresora con este identificador.
En el dispositivo:Para imprimir un documento enviado a la impresora, siga estos pasos:
- En la barra de navegación lateral, haga clic en el botón Inicio. En el menú de la impresora, seleccione "Carpeta usuario".
- Seleccione "Sistema" y haga clic en "Usar archivo":
- Seleccione "Impresión segura" e ingrese la identificación del documento y la contraseña que ingresó en la computadora:
- En el menú que se abre, verá todos los documentos que envió para imprimir y que aún no se han impreso.
Seleccione el documento requerido de la lista de documentos, resáltelo presionando. El botón Imprimir aparecerá a la derecha. Para imprimir, haga clic en el botón Imprimir.
- Luego, haga clic en el botón "Inicio".
Impresión privada
La impresión privada es una solución de Kyosera. Hace lo mismo que la impresión segura, pero la implementación es diferente. El nombre de usuario es el nombre de usuario y todo lo que se requiere es ingresar un pin.
Configuración en el lado del servidor (cliente):
En el dispositivo, vaya a la sección Cuadro de trabajo - Impresión privada, seleccione el usuario, ingrese el pin y el trabajo. (Desafortunadamente, al momento de escribir esto no hay máscaras hermosas).
Todo está bien en Herodes, pero no hasta el final.
Esta configuración satisfizo completamente las necesidades de un par de cientos de usuarios durante un largo período de tiempo. Pero no todas las cosas buenas duran para siempre. Un buen día, se tomó la decisión de cambiar la oficina y, en lugar de un piso extenso, obtuvimos 3 pisos de un edificio separado. El movimiento en sí fue planeado, sin mayores problemas. Pero después de varios meses, nos dimos cuenta de que el sistema existente había dejado de justificarse: algunos dispositivos funcionaban con más carga de lo planeado, por lo que los usuarios tenían que regresar a su lugar de trabajo e imprimir en otro dispositivo.
En principio, no fatal, pero desagradable. Entonces se llegó a la conclusión de que ya no sería posible posponer la implementación del sistema Follow Me.
Era solo la fecha límite para reemplazar la parte del león de la impresora multifunción, y decidimos llevar todos los sistemas de impresión a un solo estándar.
Las impresoras multifunción Kyosera se utilizaron como dispositivos, como las más rentables nuevamente en nuestra situación.
Sígueme imprimiendo
Y comenzó un proyecto para implementar una solución con la capacidad de impresión Follow me.
Sígueme: la idea principal de esta solución es la capacidad de imprimir el documento enviado en cualquier impresora a pedido. La tarea, como si te siguiera.
Por lo general, esta opción es parte de un sistema integrado de gestión de impresión.
Las ventajas de implementar dicho sistema, en mi opinión, son obvias:
- Los usuarios son independientes de la impresora.
- Puede detener de forma segura los dispositivos para el mantenimiento.
- Falta de líneas que anhelan recibir documentos impresos.
- Interfaz de dispositivo unificada.
Hay bastantes soluciones de esta naturaleza, pero desde que decidimos usar dispositivos Kyosera, tomamos el sistema MyQ condicionalmente "nativo".
Sobre cómo lo implementamos, escribiré en la siguiente parte.
Si tiene alguna pregunta, no dude en hacerla, siempre estoy feliz de responderla.