Alyosha jugó en WoW durante años. El juego interfirió con la vida, pero fue imposible dejarlo: los esfuerzos de voluntad resultaron insuficientes, y todos los intentos de engañarse a sí mismo cambiando la contraseña y eliminando la cuenta fueron fácilmente reprimidos por el amable soporte técnico de Blizzard.
Resultó que la mejor manera de abandonar el juego es continuar jugando, pero nunca más jugar con el mismo equipo. Porque todo el zumbido del juego está en el equipo jugado, que no solo puede presionar los botones necesarios, sino también comunicarse entre sí. Sin la capacidad de discutir constantemente lo que está sucediendo y coordinar acciones entre ellos, es casi imposible ganar. Y sin victorias, el placer del juego desaparece.
Trabajo en el equipo de
YouGile : este es un rastreador de tareas y chat corporativo en un solo producto. En el proceso, examinamos muchos sistemas y estudiamos un montón de materiales sobre comunicación en equipo.
Después del kata: los extractos más interesantes, una descripción general de los sistemas de comunicación, una comparación de los enfoques para discutir problemas y un
intento de responder a la pregunta: "¿Qué comunicación hace que los equipos sean más cohesivos y cuál se separa?"¿Es importante la comunicación? ¿Quizás es más preciso establecer tareas?
Los deportistas entienden lo importante que es comunicarse correctamente para el juego: los equipos profesionales incluso tienen
métodos para medir la calidad de las comunicaciones . Ahora Alyosha sabe que los juegos en línea son tan adictivos porque
satisfacen las necesidades sociales en todos los niveles. Y luego el proceso del juego se vuelve tan serio y multifacético que ver partidos de juegos profesionales no es menos interesante que ver otros deportes. De la misma manera que en los juegos en línea y las redes sociales, la comunicación le permite arrastrar a los empleados a trabajar en un proyecto.
La comunicación efectiva con el cliente y el equipo es tan importante como la comunicación efectiva dentro del equipo del juego. La inexactitud de la comprensión siempre conduce a la interrupción de los términos y presupuestos, a las expectativas injustificadas del cliente, al desconcierto de los usuarios finales, a la agonía del gerente del proyecto. La fuente del malentendido es la falta de comunicación efectiva. Cuando no está allí, es imposible construir un sistema efectivo para asignar y completar tareas.
Según
la Encuesta PWC de 2012 , las tareas oscuras y la falta de comunicación son la causa del fracaso de aproximadamente el 20% de los proyectos.
En un equipo de 100 personas, la aclaración en la comunicación
lleva 17 horas a la semana y le cuesta a la compañía $ 528,443 por año. Obviamente, una pieza tan grande necesita ser optimizada primero.
Según
la calificación de Tagline de 2016 , la herramienta de comunicación corporativa más popular es Skype, que es utilizada por el 92% de los encuestados. Para 2018, poco ha cambiado: el 100% de las empresas con las que hablamos directamente usan Skype de una forma u otra.
Sorprendentemente, alrededor del 10% de los equipos todavía usan ICQ. Es bastante natural que entre las herramientas creadas específicamente para la comunicación corporativa, se destaque Slack. Es extraño que prácticamente nadie en el ranking o en la
encuesta abierta mencione los rastreadores de tareas o incluso Basecamp como un lugar de comunicación, aunque discutir algo sobre las tareas es una idea lógica.
¿Cómo eligen los equipos un mensajero corporativo?
Los equipos eligen mensajeros de diferentes maneras. Muy a menudo,
sucedió tan históricamente . Alguien toma una decisión consciente a favor de las soluciones más simples, mientras que alguien prefiere herramientas especializadas y se molesta seriamente con su configuración.
Si intenta incluir todos los requisitos en una lista corta, obtendrá:
- Estructuración : la posibilidad de comunicación paralela en varios proyectos y organizaciones a la vez, sin mezclar la discusión de varias tareas en una rama.
- Simplicidad : el sistema debe ser fácil de implementar y adaptarse fácilmente al proceso comercial de una empresa en particular.
- Capacidad para controlar el ruido (minimización de ruido ): el sistema debe reducir la cantidad de interrupciones e inundaciones dañinas, dar la oportunidad de concentrarse en el trabajo.
- Transparencia : la capacidad de familiarizarse rápidamente con cualquier tema de la empresa e ingresar al proceso para los miembros del equipo que no han participado previamente en ninguna tarea, así como para todos los interesados.
Por supuesto, hay una serie de requisitos formales que no consideramos aquí: seguridad, confiabilidad (debería funcionar en condiciones desagradables), precio, disponibilidad de clientes nativos, disponibilidad de aplicaciones móviles, política de almacenamiento de datos, etc.
Con cada cliente, estudiamos cómo los equipos se comunican en diferentes herramientas y si logran organizar la comunicación de tal manera que se cumplan todos estos requisitos. Encontramos las herramientas más populares (Telegram, WhatsApp, Slack, Skype) y las comparamos con su desarrollo: YouGile, utilizando el acceso a los datos agregados de la empresa.
Estructurado
Esto es lo más importante. La buena estructura hace que la comunicación sea simple, transparente, reduce automáticamente el ruido.
En los mensajeros instantáneos populares, como Telegram y WhatsApp, la comunicación generalmente se basa en grandes proyectos o departamentos. Por ejemplo, en
una empresa mayorista y minorista, esto se organizó de la siguiente manera:
“Los chats usualmente ocurren espontáneamente. Su número puede llegar a 25 entre los empleados más involucrados, pero aún discuten todo en chats especiales "
En el momento del inicio de la popularidad, Slack era un mensajero que simplemente propuso una estructura de comunicación corporativa diferente, es más manejable.
Ejemplo de estructura :
“En holgura tenemos una clara jerarquía de canales. Hay algunas áreas comunes donde se sientan todos los empleados. A continuación están las direcciones horizontales, hay más de 100 personas en cada una. Luego los canales de los equipos, luego los canales para sus tareas y proyectos específicos. Cada equipo también tiene un canal para ideas y errores. Esto se hace para que el ruido de la información vaya a un flujo. Un tipo separado de canal es la integración: los mensajes automáticos aparecen allí, si el servidor falla o algo más se rompe, aquellos que pueden arreglarlo se suscriben "
Esta estructura es bastante difícil de mantener: es necesario elaborar reglas, familiarizar a todos los empleados con ellas y limpiar regularmente los canales.
En yougile
Probamos la hipótesis de que la estructura de comunicación más correcta es cuando cada tarea es un chat (o canal). Hay un tablero con tareas que, cuando se hace clic, abre el chat correspondiente, y hay una lista de chats ordenados por actividad. Así es como se ve:
Estadísticas en promedio para todos los usuarios activos:
- Comunícate en el 19,3% de las tareas, el resto se mueve sin hablar
- La tarea de comunicación marca 11 mensajes y deja de ser relevante
- Solo el 1.5% de las tareas recibe más de 50 mensajes (probablemente la discusión ya está fuera del tema).
¡La principal desventaja de este enfoque es demasiado estricta! Hay poco espacio para inundaciones, lo que arrastra al equipo a usar el producto y hace posible hacer preguntas fuera de tema, lo que también es importante. Pero nada, pronto lanzaremos solo chats grupales e intentaremos hacer la diferencia.
Simplicidad
La mayoría de los equipos que eligen Telegram para la comunicación llaman a su interfaz conveniente la razón principal para elegir. Y la mayoría de los equipos que usan Slack dicen que lo
integraron de inmediato con Jira o Trello y los bots de chat conectados. Cuando comienza a trabajar con Slack, sus ojos se abren de par en par y siente la tentación de conectar las
100 aplicaciones e integraciones .
En yougile
Aunque no somos más complicados que un mensajero como Telegram, en la primera semana el nuevo equipo usa las funciones de trabajar con tareas mucho más, y después de unos días comienza a comunicarse.
Aquí está el número promedio de eventos para nuevos equipos en junio:
Probablemente la situación sea similar en los juguetes: primero aprendes a conseguir una espada y solo luego hablas.
Control de ruido
Parece que hablar en la oficina con voz es súper eficiente en términos de velocidad: Alyosha puede empujar a Petya, que sabe todo sobre su módulo y él lo contará todo de inmediato. Pero, de hecho, la comunicación a través de mensajeros es más efectiva, porque la comunicación de texto es más barata que la comunicación en vivo. Durante la comunicación en vivo, Petya tendrá que distraerse de su tarea y después de responder la pregunta de Alyosha, zambullirse y cambiar, como saben, toma hasta el 20% del tiempo. Además, cada nueva conexión durante el día es cada vez más difícil. En la oficina, la línea entre el trabajo y la comunicación es borrosa, y las comunicaciones a menudo están vacías. A diferencia de la comunicación de texto, durante la comunicación en vivo, Alyosha puede al mismo tiempo preguntarle a Petya: "Por cierto, ¿cómo están tú y Masha allí?" o "Entonces, ¿qué terminó la fiesta del viernes?" y volver a sus tareas será aún más difícil. Se dedica mucho tiempo a la conversación vacía, en la que fue posible resolver problemas. Hay otro hecho que afecta indirectamente el costo de la comunicación en vivo: el olvido. La información hablada en voz alta puede simplemente olvidarse.
Interesante Los equipos de deportes electrónicos consideran que la cantidad de ruido es una de las principales métricas de la calidad de las comunicaciones : cuanto más mensajes se dirigen específicamente a resolver un problema del equipo, y no a expresar emociones o hechos inútiles, más eficientemente un equipo pasa un tiempo limitado por las reglas.
Telegram o Skype resuelven parcialmente este problema por la simple posibilidad de cambiar al modo sin notificaciones. Pero aquí hay otra razón para distraerse: amigos, familiares, parientes. Y algunos están familiarizados con los más terribles: chats "
parentales ". "Es terrible cuando las empresas se ven obligadas a mezclar cuentas personales y laborales en las comunicaciones", los
usuarios de Habr se quejan de discutir la elección de Telegram como mensajero corporativo.
La holgura es buena porque no tiene estímulos externos y canales de entretenimiento. Al estar especialmente diseñado para la comunicación corporativa, el mensajero también proporcionó la capacidad de deshabilitar las notificaciones. Y los usuarios avanzados
pueden confundirse y hacer una lista de palabras o frases a las que no llegarán notificaciones.
Pero si la estructura del canal está mal seleccionada, entonces los canales no son un delimitador claro. Separan los grupos en lugar de los temas de discusión, por lo que los temas / discusiones aún se duplican entre canales.
Cita :
"En las situaciones típicas que he observado, es difícil entender el tema de discusión actual: a qué canal, a qué tema corresponde cada mensaje específico"
YouGile no es ruidoso
Lo hemos logrado gracias a la estructura de comunicación. La interfaz de YouGile también tiene un botón para desactivar las notificaciones en diferentes intervalos de tiempo, de 30 minutos a un día. Pero según las estadísticas, se hace clic muy raramente: 0.02% de usuarios por día. Lo hicimos durante mucho tiempo y solo porque todos los demás tienen la función y los nuevos usuarios preguntaron: "Colegas, ¿cómo voy a desactivar las notificaciones?". Dado que cada chat tiene un tema específico y bastante limitado, los participantes en la discusión no se desvían de él. La tarea se cierra, el chat se cierra.
Una de las razones populares para la sobreabundancia de información en los mensajeros es su conexión con los rastreadores de tareas. La mayoría de los equipos que usan Slack lo conectan a Jira o Trello y reciben notificaciones cuando el estado de la tarea cambia al canal. Pero tales canales están casi condenados a hacer ruido: una transmisión sobre un tema amplio no será útil y ciertamente no para todos.
En el departamento de desarrollo, a menudo hay un canal clásico: "Incidentes". Allí todos los eventos se descartan cuando algo se cae. Un canal muy importante, porque todo el equipo debería saber que algo salió mal. Pero al final, cada mensaje es solo un obstáculo para alguien. El error puede ser insignificante o generalmente solo se aplica a los administradores del sistema.
YouGile tiene menos ruido, ya que cada tarea es un chat y es fácil darse de baja de una estrecha específica. Entonces, si el usuario no necesita información sobre la tarea, hace clic en una marca de verificación y se da de baja.
Transparencia
La transparencia aumenta la confianza y mejora las relaciones de equipo. Aquí hay una historia corta
que Stratoplan contó sobre uno de sus clientes.
“Simplemente tuvimos que entregar el proyecto, pero comenzamos a enviar spam sobre los plazos. En resumen, todos los días comenzamos a escribirle al cliente lo que estamos haciendo, cuáles son los problemas y cómo los resolveremos. Antes de esto, teníamos informes una vez por semana o a pedido del cliente, y aquí comenzamos a escribir todos los días. Como resultado, ayer nos enviaron estimaciones para el trimestre. Nuestra evaluación resultó ser más que en esos trimestres cuando no retrasamos los plazos ".
En Telegram y Slack, no es muy difícil lograr la transparencia: es suficiente para que un nuevo usuario dé acceso al historial de mensajes y todo será transparente cuando se lea. Comprender lo que sucedió la semana pasada mientras estaba de vacaciones tampoco es un problema: solo mirar todos los mensajes nuevos y conversar en la sala de fumadores no comenzará con la pregunta general "¿Qué novedades?", Sino específicamente "¿Qué le sucedió a Alyosha? El último diseño de él es solo una pieza de mierda.
El problema surge si necesita estar al tanto de un tema limitado después de unas vacaciones, más estrecho que los canales existentes en los que debe buscar una discusión sobre el tema deseado. Lo más probable es que necesite organizar otro chat adicional y hacer preguntas específicas, o leer toda la correspondencia sobre el proyecto o el equipo. Incluso una búsqueda muy avanzada no puede reducir mucho el tiempo.
La raíz del problema es que la estructura de comunicación está formada por la voluntad de alguien y no por una necesidad objetiva. Los canales no deberían aparecer por razones subjetivas (alguien, incluso el jefe, decidió que hablaremos sobre tales temas en el equipo), pero para los objetivos, hay una tarea específica, y cuando el tema se agota, el canal naturalmente debe desaparecer.
En yougile
No tiene que suscribirse a una tarea para acceder a los comentarios sobre ella. Esto proporciona transparencia al tiempo que reduce el ruido.
En
los chats
azules por tareas usted es un participante directo, en
los chats
grises simplemente tiene acceso, pero no está suscrito a ellos y no recibe notificación.
En lugar de una conclusión
El experimento , que se realizó de acuerdo con los resultados de la competencia de defensa cibernética colegiada, mostró que los equipos que menos se comunican entre sí son más efectivos. El hecho es que, en algún momento, es precisamente la falta de comunicación lo que es un signo de excelente comprensión mutua. Los equipos cibernéticos exitosos no necesitan discutir cada detalle cuando protegen la red; ellos ya saben qué hacer.
En YouGile, aún no hemos visto una caída en la comunicación en los equipos después de algún tiempo. La tabla solo va a la meseta.
Tal vez todos los equipos que eligen
YouGile , una herramienta que está muy confundida con la comunicación correcta, entienden que es mejor no chatear.