Los gerentes de proyecto siempre se esfuerzan por aprender nuevos conocimientos y dominar muchas habilidades útiles, tener éxito y mantenerse al día con las innovaciones. En la gestión de proyectos, existen disciplinas y áreas imprescindibles que los gerentes necesitan para garantizar el funcionamiento exitoso de los proyectos y lanzamientos. Hoy en día, en empresas de diferentes niveles y enfoques, una estructura especial a menudo es responsable de la calidad y el éxito de los proyectos: la Oficina de Gestión de Proyectos o PMO.
Hay suficientes abreviaturas en la gestión de proyectos, es fácil confundirse: WBS,
CPM , PMBOK, SDLC, PMO, XP y muchos otros. Si desea profundizar en el mundo de la gestión de proyectos, será útil estudiar el
glosario de las principales abreviaturas y abreviaturas del mundo de la gestión de proyectos.
¿Qué es PMO en gestión de proyectos?
Project Management Office (PMO) es una oficina de gestión de cartera de proyectos (PMO), una unidad en la empresa que coordina proyectos, recopila y transfiere información del proyecto, monitoreo, presupuestos, cronogramas, comunicación del equipo y coordina el trabajo de todas las partes involucradas en un proyecto. así como la estandarización de la calidad.
Los gerentes y especialistas que conforman la oficina acumulan las mejores prácticas y estrategias para optimizar el estado del proyecto actual. A veces, PMO es el único gerente de proyecto. Depende del tamaño de la empresa. Se puede afirmar con seguridad que la presencia de una oficina de gestión de cartera de proyectos de calidad es una parte integral del éxito de una empresa moderna y sus proyectos.
El objetivo principal de PMO es lograr resultados de alta calidad y ventajas competitivas de todos los procesos, métodos y políticas en la gestión de proyectos. La PMO debe ser totalmente coherente con la cultura y la
estrategia global
de la empresa .
Hoy en día, la popularidad de una oficina o unidad de este tipo solo está creciendo, ya que muchos de sus ejemplos han demostrado qué resultados se pueden obtener al invertir en PMO.
Las empresas en las que se implementa PMO también pueden estar seguras de que todos los riesgos y situaciones de conflicto asociados con los proyectos están bajo control.
¿Qué industrias están interesadas en crear PMO?
La necesidad de gestión de proyectos aumenta según el tamaño de la empresa, su alcance y la demanda de la industria.
Las industrias más probables en las que encontrará una oficina de administración de cartera de proyectos hoy son la atención médica, TI, instituciones financieras, fabricación y servicios profesionales, y logística.
En los negocios, la necesidad de PMO está creciendo constantemente entre empresas de todos los tamaños.
¿Cuáles son las áreas de responsabilidad de la PMO en la empresa?
La funcionalidad específica y las áreas de aplicación de las fuerzas de oficina pueden variar mucho de una compañía a otra. No hay ejemplos perfectos. Pero los más comunes incluyen:
- Recopilación y justificación de la cartera de proyectos. Las PMO clasifican, seleccionan y priorizan proyectos en función de la estrategia y los recursos disponibles de la empresa.
- estandarización de procesos y elección de metodologías y técnicas para la gestión de proyectos .
- evaluación de proyectos, reduciendo la duración de los ciclos de implementación del proyecto.
- mantener la información actual de los empleados, la dotación de personal.
- planificación y optimización del uso de recursos.
- resolución de conflictos y prevención de riesgos.
- Rastree el progreso del proyecto y gestione las dependencias.
- La introducción de herramientas adecuadas para la gestión de proyectos , la formación de empleados, la tutoría.
- garantizando la fiabilidad de los datos del proyecto y aumentando la transparencia de la información.
- Creación de una base de conocimiento (incluyendo proyectos pasados para evitar posibles errores).
- optimización de la comunicación dentro del equipo.
- apoyo administrativo a gerentes de proyecto.
- informar a la gerencia.
- gestión de archivos de todos los proyectos de organización.
Los empleados de la empresa que representan la oficina de gestión de cartera de proyectos deben ser competentes en las principales áreas de gestión. Dichas áreas profesionales de PM se describen claramente en la Guía de
PMBOK . Aquí están los más importantes:
Competencias de PMO
Gestión de la integración
Es importante que PMO combine todos los recursos y desarrolle procesos de manera competente.
Control de zoom
La escala del proyecto es parte de la planificación del proyecto. Esto incluye la definición y documentación de las metas, objetivos, costos, resultados y plazos de los proyectos. La gestión de escala es garantizar que todos sepan exactamente para qué sirve el proyecto.
Gestión de costes
La gestión de costos incluye todos los aspectos del financiamiento del proyecto. De hecho, estamos hablando de preparar un presupuesto de proyecto, que incluye cuánto costará cada tarea individual y protegerá las previsiones presupuestarias generales para el proyecto.
Gestión del tiempo
El concepto de gestión del tiempo en la gestión de proyectos está relacionado con la forma en que los gerentes manejan el tiempo y los miembros del equipo gastan sus recursos en las tareas del proyecto.
Gestión de la comunicación
Cualquier gerente de proyecto debe ser un excelente comunicador, todos lo saben. Por lo tanto, la gestión de comunicación competente en un equipo también va a los puestos principales en la funcionalidad de PMO. También incluye el monitoreo de todas las comunicaciones entrantes y salientes, trabajando con los comentarios de los clientes.
Gestión de la calidad
El trabajo adecuado con indicadores de calidad ayuda a los gerentes de proyecto a crear un control de calidad del proyecto. Manteniendo bajo control los problemas de calidad de ejecución de todos los procesos, pueden estar seguros de que el resultado final cumplirá con las expectativas de los clientes.
Gestión de riesgos
Cuanto más grande es la empresa, más importante es la gestión de riesgos. La oficina de administración de la cartera de proyectos de la compañía siempre necesita "mantenerse al día" y diagnosticar oportunamente el peligro para los proyectos. Es importante prestar atención a los detalles y participar constantemente en un análisis cualitativo de la situación y los procesos.
Gestión de recursos humanos
La Gestión de Recursos Humanos muestra cómo los gerentes de proyecto trabajan en sus equipos de proyecto y pueden mantener un ambiente de trabajo saludable.
Estas son solo las competencias más básicas de las que una oficina de gestión de proyectos en una empresa puede ser responsable. Incluso la PMO más exitosa y fuerte enfrentará periódicamente diversos problemas, ya que la vida de un proyecto es como la vida de un organismo vivo, donde algo impredecible puede suceder todos los días.
Sin embargo, cuando todo se hace correctamente y las actividades de la oficina aportan resultados a la empresa, esto agrega valor a los proyectos y garantiza el equilibrio y el equilibrio del negocio, y ayuda a aumentar la productividad.
Resumiendo brevemente, podemos destacar las principales ventajas de PMO en las empresas:
- PMO es responsable de una cartera de proyectos centrados en la estrategia de la compañía.
- Acumulación de experiencia y minimización de riesgos asociados a proyectos.
- Optimización de tiempos para gestores de proyectos y equipos.
- Mejora de la comunicación entre proyectos.
- Mejora de la calidad de la ejecución del proyecto.
- Disminución de riesgos de diseño.
Una selección de alta calidad de la composición de trabajo de los proyectos garantizará un equilibrio en el número y la calidad de los proyectos, aumentará los indicadores de marketing y garantizará el crecimiento de las ventas.