¿Cómo prepararse para un viaje de negocios? Consejos de ISPsystem bizdedev

Hemos estado yendo a conferencias durante mucho tiempo y esto es lo que notamos: mucha gente viene y ¡una sorpresa! No hagas nada. Designarán un par de reuniones, y el resto del tiempo pasarán el rato, recogerán un folleto de las gradas o se sentarán en una computadora portátil y escucharán todo: incluso esos informes y discursos donde obviamente están tratando de venderles algo. ¿De qué tipo de ventas y negociaciones exitosas estamos hablando? Una pérdida de tiempo, una pérdida de dinero de la compañía, un desfile de oportunidades perdidas. Nosotros también cometimos muchos errores en un momento, pero mejoramos. Por lo tanto, queremos decirle lo que estamos haciendo de manera diferente ahora. Si está interesado, bienvenido a Kat!



Para nosotros, cada viaje es una oportunidad de la que queremos exprimir al máximo. Antes del evento, tenemos un plan claro y un calendario de reuniones, y después de eso, un puñado de socios y clientes potenciales con los que ya hemos establecido un contacto cercano.

IMPORTANTE: El material es principalmente para aquellos que viajan a exposiciones y conferencias para reunirse con clientes y socios, buscar nuevos clientes potenciales, desarrollar sus negocios, realizar negociaciones y establecer contactos. Pero la experiencia será útil y si va a hacer un informe, recopilar información, encontrar proveedores o simplemente buscar.

Le diremos:

• cómo planificar y hacer citas,
• cómo comportarse en las negociaciones,
• cómo usar reuniones informales (redes),
• como no olvidar nada después.

Se planean un total de tres publicaciones. En el primero hablaremos sobre la preparación para la conferencia.

Sobre el autor

Jefe de Desarrollo de Negocios del Sistema ISP Pavel Syrovatsky. La compañía ha estado desarrollando software para hosting, virtualización de servidores y gestión de infraestructura de proveedores durante 14 años. Oficina en Irkutsk, y clientes en todo el mundo.

¿Cómo se ve la conferencia?

Para empezar, descubriremos cómo es una conferencia típica en nuestra industria de alojamiento (lo más probable es que la suya sea la misma).



Zona con gradas . Muy a menudo, quienes quieren venderle algo son los stands: proveedores de servicios, equipos o software. Establecido por una tarifa alta por separado.

Área de informes . Expertos de diferentes compañías comparten sus experiencias (10%) y venden su producto (90%).

Zonas separadas y salas de reuniones para la comunicación . Justo aquí puedes planificar reuniones.

Redes Por lo general, los organizadores brindan una oportunidad para la comunicación informal: buffet, concierto, cena.

Duración La conferencia dura de uno a varios días y tiene lugar en una sala de conferencias. Se puede dividir en secciones sobre intereses.

Establecer metas

¿Por qué vamos a la conferencia? En nuestro caso, los objetivos son los siguientes (en orden descendente de importancia):

1. reuniones y negociaciones con posibles socios y clientes,
2. reuniones y negociaciones con socios y clientes actuales,
3. nuevas conexiones y conocidos (redes),
4. Conocimiento de informes y participación en paneles de discusión.
5. buscar proveedores potenciales (aquellos que nos pueden ofrecer algo).

Según mis observaciones, para la mayoría de los visitantes el orden es exactamente lo contrario: primero van y ven quién ofrece algo en las gradas, escuchan informes y pasan un par de reuniones espontáneas en su tiempo libre. Al principio, también hicimos esto, pero luego nos dimos cuenta de que esta es una mala opción para el desarrollo empresarial. Ahora actuamos de manera diferente. Cada hora vale su peso en oro, por lo que tratamos de hacer la mayor cantidad de citas posibles. Toman hasta 80-90% del tiempo en la conferencia.

Es posible que en su caso todo sea diferente. Tal vez va a escuchar presentaciones de expertos, o se le indicó que buscara proveedores de equipos. En este caso, las prioridades cambian.

Crear un horario de reunión

Si sigue nuestro camino (en primer lugar, se encuentra con clientes potenciales y negocia), entonces el siguiente consejo es hacer un calendario de reuniones vacío (aún). El horario debe incluir todos los días de la conferencia, cada uno de los cuales se dividirá en espacios para citas.



Sí, las citas deberán hacerse con anticipación. La idea de venir a la conferencia sin preparación y tratar de conocer a alguien allí / encontrar un cliente interesante es obviamente fatal.

Puede crear un gráfico en las hojas de cálculo de Google, usar una plantilla preparada para Excel, por ejemplo. Google Calendar o cualquier servicio conveniente para usted es adecuado. Lo principal es que él:

• fue visual: a la mitad del día, "la papilla" se soldará en su cabeza, y el calendario lo ayudará a comprender rápidamente qué tipo de reunión está en camino y hay espacio para una conversación no planificada pero importante;
• facilitó la edición y reprogramación de eventos: las reuniones se trasladan o se reprograman, y sobre la marcha;
• trabajó sin Internet: la conexión en la exposición es casi siempre pobre;
• le permitió agregar y ver comentarios para la reunión: las notas en ellos lo ayudan a recordar rápidamente el tema de la conversación;
• Tenía una versión móvil.

No confíes en la memoria, definitivamente te decepcionará.

Concertar una cita

Determinamos con quién sería interesante reunirse y contactarlos. Este paso es clave y tomará la mayoría de los preparativos para la conferencia. El orden en que se programan las citas depende de las prioridades identificadas anteriormente.

Con quien nos reunimos

Las conferencias son globales y locales. Si la conferencia es global, puede escribir a cualquiera que pueda estar allí. Incluso desde el otro extremo del planeta. Si es local, escriba primero a aquellos cuyas oficinas están cerca.

Ya hablé

Negociaciones en curso

Recuerde a todos con los que está negociando en este momento . Estos no son necesariamente sus clientes actuales. Más bien, aquellos que pueden convertirse en ellos. Una reunión cara a cara ayudará a establecer contacto personal e impulsará la comunicación actual. Dichas empresas acuerdan voluntariamente una reunión: usted las conoce, le conocen a usted, su solicitud no será fría. Probablemente más de la mitad aceptará reunirse si están allí.

Recuerde con quién negoció antes, pero no condujo a nada (sí guarda información sobre todas las transacciones abiertas, ¿verdad?). Una conferencia es una gran ocasión para escribir o llamar a estas personas nuevamente y preguntarles si planean asistir. Los que, con un alto grado de probabilidad, aceptarán reunirse con usted, porque ya lo conocen. Nos ocurrió que tal reunión animó las negociaciones que parecían "muertas".

No nos comunicamos, pero podemos

Use la conferencia como una ocasión para reunirse.



Grandes empresas

Tiene sentido buscar entre aquellos que siempre están a la vista. En conferencias grandes y conocidas hay representantes de las compañías más grandes que pueden convertirse en sus clientes. Si hay contactos de sus empleados, puede escribir y preguntar quién estará presente en la conferencia. Si tiene buenos amigos en estas organizaciones, solo pida conectarse con colegas que asistirán a la conferencia. Por lo general, nadie se niega y comparte voluntariamente al menos nombres, solo queda encontrar el contacto de una persona.

Compañías cercanas

No te olvides de la ubicación geográfica de la conferencia. ¿Eres de Moscú y la conferencia se celebra en Frankfurt? Busque empresas en Frankfurt y sus alrededores que sean de su interés y que puedan ser de interés para sus servicios. Lo más probable es que si la conferencia también se refiere a sus actividades, estarán allí. Si no lo hace, puede ofrecer reunirse en su oficina. Al comienzo de nuestros viajes, descuidamos la búsqueda de una ubicación geográfica. Ahora siempre hacemos una reserva de 1 a 2 días antes y después de la conferencia en sí, durante la cual tenemos reuniones y negociaciones separadas en la ciudad o en sus alrededores.

Ponentes y asistentes a la conferencia.

A menudo, el sitio web de la conferencia publica una lista de visitantes anteriores. Si entre ellos hay personas de su interés, contáctelos. Con una alta probabilidad lo serán este año.

Ideal cuando la conferencia se comparte con todos los participantes, pero esto es raro. Si se comparte, entonces está bien: revise regularmente la lista, controle a aquellos que le interesan, busque sus contactos y póngase en contacto. Si no hay una lista, no dude en pedirla a los organizadores: generalmente nadie pregunta y, muy posiblemente, los organizadores se la darán como la más atrevida (esto sucedió un par de veces).

Vea una lista de oradores , socios, patrocinadores y aquellos que exponen en el stand de este año. Quizás, entre ellos habrá varias compañías que le interesen como clientes potenciales.

La cuestión de cómo buscar contactos de personas que no conoce (y que no conoce) no se plantea en este artículo. Esta es una historia separada. En nuestro caso, las redes sociales funcionan bien (Facebook en Rusia, LinkedIn). A menudo es posible encontrar la dirección de correo electrónico de una persona en el dominio público.

Clientes actuales

Después de todo, hay clientes y socios actuales. Escriba a todos los clientes clave, pregunte si asistirán a la conferencia. Si va, ofrezca reunirse para discutir asuntos y problemas pendientes. Anteriormente, prestamos muy poca atención a tales reuniones, pero en vano. Esta es una gran oportunidad para fortalecer las relaciones. Sucedió que un cliente o socio no iba a la conferencia en absoluto, pero cuando se enteró de que íbamos, se registró y vino a discutir los problemas acumulados.

A quién conocer: personas

¿Con qué personas nombrar citas? Depende de al menos dos factores.

¿Qué queremos discutir? Si se trata de negocios y cooperación, siempre estamos buscando reuniones con cualquier persona que tome decisiones (a menudo es un director, jefe del departamento de adquisiciones, personas responsables del negocio y su desarrollo). Si tiene características técnicas, entonces es mejor buscar un director técnico o de TI.

¿Qué tan grande es la empresa? Si la empresa tiene varios miles de personas, puede ser difícil ponerse en contacto con la alta gerencia. Mejor busque reuniones con los gerentes de proyecto que le interesen. Pero si la empresa es de SMB, no dude en programar una cita con los mejores. Estas personas toman decisiones, primero debe interesarse en ellas, y la probabilidad de que acepten reunirse con usted es mucho mayor que en el caso de las grandes empresas.

Desafortunadamente, la mayoría de las veces no tendrá muchas opciones. En la mayoría de los casos, solo una persona va de la empresa a la conferencia, y él no es en absoluto el que necesita. ¿Qué hacer en esta situación? Preferimos hacer una cita de todos modos. Para que puedan conocerse, conocer más acerca de su empresa, sus necesidades y solicitar conectarse con las personas adecuadas. Lo principal es decirle honestamente a la persona el tema de la conversación por adelantado.

Advertencia: no haga citas con todos. Si no está seguro de que la reunión sea útil o si cree que podría empeorar la situación actual, no pierda el tiempo y el tiempo de sus colegas.

Tiempo: cuándo nombrar, cuánto donar a las reuniones, qué hacer en el almuerzo

Cuándo programar citas

Es mejor comenzar a hacer citas dos o tres semanas antes de la conferencia. Si escribe antes, lo más probable es que reciba demasiadas respuestas al estilo de "aún no se ha decidido si ir". Si comienza a contactar a las personas más tarde, existe el peligro de que haya muy poco tiempo antes de la conferencia y los horarios de muchos visitantes, especialmente los oradores, ya estarán llenos.

Cuánto tiempo reservar para las reuniones.

Pregunta muy importante Tómese muy poco tiempo: todo el cronograma pasará de un pequeño retraso o turno de la reunión, demasiado; obtendrá una gran pausa entre reuniones, durante las cuales no hay nada que hacer.

Al principio, asignamos un máximo de 30 minutos a una reunión y tratamos de celebrar al menos 20 reuniones por día. Una demora, una llegada tarde a la reunión, y todo salió mal. A la mitad del día, el horario se volvió irrelevante, todas las reuniones tuvieron que posponerse en masa, algunas de ellas fueron canceladas. Ahora asignamos 30-60 minutos para cada reunión. Por ejemplo, si la conferencia va de 9:00 a 18:00, entonces resulta 10-15 reuniones por día, no más.



Mucho depende del tema. ¿Desea analizar una serie de problemas y problemas emergentes con su socio actual? Claramente, 30 minutos no serán suficientes, descanse al menos una hora. ¿Ha concertado una cita con una empresa que no sabe nada de usted y que acordó simplemente chatear y aprender más sobre su producto? Lo más probable es que media hora sea suficiente. Si está interesado en ellos, irán a estudiar el sitio y toda la comunicación se hará en línea.

Margen de tiempo

¿Debo mantener brechas pequeñas entre reuniones por si acaso? Como antes, hacemos citas cercanas, sin pausas entre ellas. Pero ahora dejamos al menos un espacio libre de media hora cada dos horas. Tal almohada de media hora hace posible, en cuyo caso, alinear el horario y respirar. Si el horario se va, el colapso no ocurrirá.

Recomendamos al menos dos viajes. Si algo sale mal, un compañero siempre puede participar en otra reunión. Puede crear dos horarios de reuniones, uno para cada uno, luego habrá más reuniones. Sin embargo, en este caso, recomendamos crear más espacios libres en reserva.

Que hacer en el almuerzo

A veces, el horario de las reuniones se vuelve tan apretado que no hay suficiente tiempo para almorzar. En este caso, recomendamos invitar a la persona a conversar durante el almuerzo. Tendrá tiempo para comer y pasar el tiempo de manera efectiva. Además, una comida conjunta es realmente propicio para la conversación. En nuestra experiencia, reunirse en el almuerzo es uno de los más efectivos y positivos.

¿Dónde concertar citas?

¿Tienes un puesto?
Si tiene un stand, excelente, haga una cita. Solo consulte con los organizadores con anticipación sobre su ubicación y número. Asegúrese de que el número no cambie.

En una de las primeras conferencias, los organizadores dieron nuestro stand número F11. En consecuencia, invitamos a todos a F11. Ya en el acto resultó que el soporte está donde lo necesitas, pero ahora bajo el número G11. Y bajo F11, el stand de otra compañía en el otro extremo del pasillo. Tuve que enviar notificaciones urgentemente y pedirles a los colegas de F11 que nos envíen a todas las personas perdidas.

Tienen un puesto

Haga una cita en el stand de la empresa con la que se reunirá, si tienen una. Un punto importante: acordar siempre un tiempo y lugar claros.

No esté en desacuerdo cuando el interlocutor diga: "solo venga al estrado en cualquier momento, estaré encantado de hablar". No es interesante y está de acuerdo con el espectáculo, o es interesante, pero sin el tiempo señalado se olvidará de la reunión. Y si no lo olvida, estará ocupado comunicándose con clientes y posibles clientes potenciales, y usted no podrá acercarse a él.

Sin una marca en el cronograma, usted mismo puede olvidarse fácilmente de la reunión (solíamos hacerlo). Por lo tanto, siempre envíe una invitación por correo o calendario y pídale a la persona que la acepte, póngala en su agenda y confirme la reunión a la hora señalada. Y también le recomendamos que solicite el número de teléfono de una persona; será útil si se olvida de la reunión.

Nadie tiene un puesto

Esto sucede a menudo. No importa Estudie previamente el mapa de la conferencia (generalmente disponible en el sitio web) y seleccione el stand más grande, ya sea el stand de una empresa muy conocida en su área, preferiblemente más cerca de la entrada o en el centro en un lugar destacado. Haga una cita en este stand, ya que previamente envió a una persona junto con una invitación una captura de pantalla del mapa con el lugar designado. Lo más probable es que este soporte sea muy notable, y su colega lo encontrará fácilmente. Otra buena opción es reunirse en la recepción. Nadie la extrañará con seguridad.

Rellenamos el horario

Según los resultados de la preparación, debe tener un calendario de reuniones, que se completará entre un 70 y un 80%, de 10 a 15 reuniones por día. Si quedan espacios disponibles, está bien: a menudo, en la conferencia, conoces a gente nueva, te presentan a alguien o responden aquellos a quienes propusiste conocer hace dos semanas. Las máquinas tragamonedas gratuitas le darán flexibilidad y le permitirán programar reuniones tardías.



Uf, como los puntos principales tocados. Finalmente, repito que este es nuestro enfoque. ¿Es todo diferente contigo? ¿Utiliza enfoques completamente diferentes? ¿Nuestros consejos no funcionan en tu caso? ¡Genial, comparte tu experiencia en los comentarios! Será muy interesante intercambiar las mejores prácticas.

En la siguiente parte, le contaré lo que sucede en la conferencia en sí, cómo comportarse en las reuniones y qué hacer si todo va mal y no sale según lo planeado.

Resumen

Entonces, ¿qué se debe hacer para preparar un viaje de negocios a la conferencia?

1. Establece metas. ¿Por qué vienes a esta conferencia?
2. Crea un horario de reunión. Asegúrese de que puede ver y editar la programación desde su teléfono y sin Internet.
3. Ver el horario de la conferencia. Decida los informes y discursos que definitivamente quiere escuchar. Agréguelos al horario de la reunión como intocables.
4. Haga una lista de las empresas con las que le gustaría reunirse:
5. Encuentre los nombres y contactos de las personas que necesita en estas empresas.
6. Decida el lugar donde hará las citas (stand, recepción, entrada, otros).
7. Comience a contactar y hacer citas. Agregue reuniones e información sobre ellos al cronograma.