Un viaje a una conferencia de negocios es como una carrera de velocidad. Te preparas por mucho, mucho tiempo, y en el día "X" tienes que dar lo mejor de ti. En uno o dos días, debe contarle a una docena de personas desconocidas sobre usted y aprender lo más posible sobre ellos, para que esto conduzca a una asociación exitosa. Debemos actuar técnica y rápidamente. Este artículo lo ayudará a evitar errores comunes y le enseñará cómo adaptarse con flexibilidad a las circunstancias cambiantes.
Este es el segundo artículo de una serie en el que compartimos nuestra experiencia en conferencias. Puede leer sobre la preparación
aquí , y hoy hablaremos sobre qué hacer en el evento en sí.
Le diremos:
- qué hacer primero, después de haber llegado a la conferencia;
- qué aspectos técnicos considerar;
- cómo comportarse en las negociaciones;
- Cómo usar las reuniones informales.
Al final, discutiremos qué hacer si, después de un par de horas, su excelente horario de reuniones se vuelve así:
Sobre el autor
Jefe de Desarrollo de Negocios del Sistema ISP Pavel Syrovatsky. La compañía ha estado desarrollando
software para hosting , virtualización de servidores y gestión de infraestructura de proveedores
durante 14 años. La oficina está ubicada en Irkutsk, y los clientes están en todo el mundo.
Antes de la conferencia
Recomendamos venir a la conferencia al menos con un día de anticipación. Es
ofrece dos ventajas: se asegura contra situaciones imprevistas y obtiene tiempo para aclimatarse y prepararse. La probabilidad de encontrar fuerza mayor (retraso del vuelo o pérdida de equipaje) es especialmente alta si vuela lejos y con transferencias.
¿Te gustaría tener tu primera reunión de negocios con una camiseta y jeans que has estado usando todo el día anterior? No queríamos tampoco, pero tuvimos que hacerlo cuando perdimos nuestro equipaje en Singapur. Entonces nos reunimos con las telecomunicaciones más grandes de la región, e incluso en su oficina. Es bueno que los chicos del otro lado de la mesa fueran humorísticos.
Un consejo más: elija un hotel lo más cerca posible del lugar de la conferencia. Lo más probable es que cueste más, pero ahorre dinero en un taxi y tiempo en el camino, y todavía no tiene que entender el sistema de transporte local.
Qué verificar y preparar antes de partir para la conferencia
Entonces, se preparó: contactó a personas, concertó citas, estableció un horario, compró boletos, reservó un hotel. Parece que ya se ha hecho mucho, pero el trabajo más importante está por delante. Esto es lo que debe verificar y preparar antes de partir.
1. Ropa . Cualquiera sea el formato de la conferencia, para las reuniones de negocios recomendamos usar un clásico invencible: "chaqueta + camisa + pantalón / jeans". Al menos un par de puntos al cumplir con la apariencia se sumarán.
2. Tarjetas de visita . Si de repente aún no los tiene, cocine inmediatamente. La etiqueta comercial es algo torpe y cambia lentamente, por lo que el intercambio de tarjetas de presentación en papel sigue siendo un ritual obligatorio antes de cualquier negociación. Además, cuanto más grande es la empresa, más posibilidades tiene de estropear la reputación sin proporcionar su tarjeta de presentación. Es deseable que ella "se aferre". Hacemos tarjetas de visita en forma de "pastel" cuando la tarjeta está pegada de dos hojas de papel grueso. Muchas personas prestan atención a esto e incluso intentan desconectarse.
3. Folletos, folletos (si los hay).
4. Regalos . Si, regalos. Para aquellos con quienes nos reunimos, traemos pequeños recuerdos como recuerdo y se los entregamos al final de la reunión. Puede ser miel, té, un puesto caliente inusual, algo relacionado con Irkutsk, donde tenemos una oficina. La persona está contenta, pero nos ayuda a terminar cualquier reunión en positivo. No recuerdo un solo caso cuando tal regalo se perciba negativamente o como un intento de "comprar" un acuerdo. Él no es así: para nosotros es una expresión de gratitud por el tiempo. Además, el regalo ayuda a recordar. En las conferencias, miles de visitantes, el interlocutor tiene docenas de reuniones. Gracias al regalo, es más fácil para una persona recordarnos después de la conferencia: "Oh, sí, este es Pavel de Rusia, que me dio miel y té".
Historia por experiencia. Una vez que perdimos una hora completa en la aduana, lo que demuestra que nuestro té de la firma es té, y no algo ilegal. Pequeñas bolsas sin etiquetas, dentro de hierbas secas y folletos: en realidad, ¿qué más podría ser si no fuera té? :) Entonces, si vas al extranjero, asegúrate de estudiar las leyes de aduanas del país de llegada.
Qué hacer el día antes de la conferencia.
Use el tiempo antes de la conferencia al máximo.
Comprueba la técnica y prepara todo lo que necesitas . Cargue su teléfono al fracaso. Cargue el banco de energía: se ahorrará cuando el teléfono "muera", y no habrá tiempo para cargarlo en ningún lado. Prepare una computadora portátil o tableta si planea mostrar algo. Abastecerse de un par de botellas de agua, tiene que hablar mucho. Compre algunos bocadillos para llevar mientras viaja, como barras de chocolate.
Busca fotos . Busque fotos de aquellos que planea conocer al día siguiente y guárdelos en su teléfono. Si nunca ha conocido a una persona, no será fácil encontrarlo en el apogeo de la conferencia a la hora señalada y en el lugar designado. Solicite y guarde los números de teléfono con anticipación para que pueda comunicarse si llega tarde o si no habrá nadie. Asegúrese de aprender los nombres de los interlocutores.
Obtenga más información sobre la persona con la que está hablando . Si queda tiempo, busque información sobre aquellos con quienes se reúne, vea las redes sociales. Puede encontrar mucha información importante sobre una persona, lo que le gusta. Una vez en los Estados Unidos, nos encontramos con un cliente potencial de Argentina. Su Facebook sugirió que disfruta del fútbol y que es fanático del equipo nacional de su país (cada segunda publicación). En este momento fue la Copa del Mundo, en la que Argentina llegó a la final. Habiendo conocido a un hombre, comencé una conversación con esto. Durante mucho tiempo y con entusiasmo, discutimos sobre fútbol e hicimos contacto cercano antes de pasar al tema de los negocios. Se convirtió en nuestro cliente, y todavía nos comunicamos periódicamente en Facebook.
Recuérdame la reunión . Le recomendamos que recuerde a cada persona en su agenda acerca de la reunión el día anterior a la reunión y preguntar si todo es válido. Desafortunadamente, incluso si tomas el juramento de sangre de una persona de que vendrá, no puedes estar 100% seguro de esto. El recordatorio aumentará las posibilidades de que nadie olvide nada, y si los planes han cambiado, la persona se lo notificará en respuesta.
Escriba el resumen de la reunión . Cree un documento y escriba los puntos principales de cada reunión: con quién nos reunimos, qué estamos discutiendo, qué preguntas estamos haciendo, qué queremos obtener en función de los resultados. Describa las actividades de la empresa, su tamaño, clientes, servicios, precios y, en general, todo lo que pueda ser útil. Guarde el archivo en la memoria del teléfono y agréguelo a los accesos directos para que pueda abrirlo y volver a leerlo rápidamente. No sobreestimes el recuerdo: después de un par de primeras reuniones tendrás el caos en tu cabeza. Tal archivo lo ayudará a recordar rápidamente con quién será la próxima reunión, de qué hablar y qué tener en cuenta.
Por supuesto, es deseable hacer todo esto por adelantado, y no el último día antes de la conferencia. Pero si no lo ha hecho, asegúrese de reservar más tiempo para prepararse.
En la conferencia
Entonces llegó el día "X". Le recomendamos que venga a la conferencia con anticipación, al menos media hora antes de la primera reunión. En primer lugar, debe registrarse, y esto no siempre es (o más bien, no siempre) rápido. En segundo lugar, es mejor tomar 10-15 minutos para caminar y mirar alrededor. Encuentre los lugares donde hizo las citas, busque las mejores rutas.
Si queda tiempo, prepárese para la primera reunión, vuelva a leer el calendario y el documento con las tesis. Verifique tarjetas de visita, equipos, comunicaciones e Internet (si corresponde).
Reuniones y negociaciones.
El proceso ha comenzado, la primera reunión ha comenzado. Por qué se reúne, de qué está hablando, depende de los objetivos comerciales que se fijó antes de la reunión. Compartiré un par de consejos universales de nuestra experiencia de negociación.
Lugar de encuentro Como escribí en la primera parte, una opción confiable es hacer una cita en el stand. El soporte es visible y fácil de encontrar. El problema es que las personas generalmente caminan cerca del puesto, es ruidoso y está lleno de gente allí. En este caso, después de reunirse con el interlocutor, busque un lugar más tranquilo o incluso salga del edificio y salga a caminar: es más agradable hablar al aire libre y el ruido adicional no interfiere. Si los organizadores proporcionan salas de reuniones separadas, úsela.
El comienzo de la conversación . Comience una reunión con una pequeña charla: pregunte cómo le está yendo, cómo estuvo la persona, cómo está la conferencia. Use la información que logró averiguar el día anterior. Primero, el comienzo informal requiere etiqueta; En segundo lugar, esta es una buena manera de acercarse a una persona antes de hablar de negocios. Es importante tener en cuenta la naturaleza de la persona. Si el interlocutor está cerrado, no es muy hablador o está cansado y obviamente quiere ir directo al grano, entonces es mejor tirar la informalidad y pasar directamente a este punto.
Demostración Si se reúne con un cliente potencial y habla sobre su producto, asegúrese de mostrarlo en acción: si se puede demostrar la funcionalidad de su solución, hágalo. Considere la disponibilidad y calidad de Internet. Es mejor comprar una tarjeta SIM local con acceso a Internet.
Foto conjunta Si la persona es abierta y sociable, luego de la reunión, invítelo a tomar una foto juntos. Esta es otra razón para recordarme después de una reunión enviando una foto a una persona. Y en general, todos tienen una actitud positiva hacia esto.
Resumen de los resultados . Cuando la reunión haya finalizado y haya discutido todo, SIEMPRE escriba un resumen en alguna parte: de qué habló, qué decidió, qué aprendió, qué prometió. Esto es muy importante Si no escribe, olvidará todo. La próxima reunión llenará la memoria a corto plazo con nueva información, desplazando los datos de la anterior. En general, asegúrese de anotar su currículum de inmediato: en el teléfono, en la mano, en una tarjeta de visita, en cualquier lugar. Por cierto, es por eso que valoramos las tarjetas de visita con un reverso en blanco (blanco): puede escribir algo en él cuando no hay absolutamente ningún tiempo.
Que puede salir mal
Y ahora tengo malas noticias para ti. Incluso si está 110% preparado, le escribieron a todos, llamaron a todos, no llegaron tarde a ninguna parte y, en general, estaban bien hechos, esto no lo salvará del olvido, la negligencia y la falta de profesionalismo. Las personas no vienen, se olvidan de advertir sobre los cambios, callan y no sienten remordimiento. Sucede, tales situaciones no pueden estar completamente aseguradas. Pero puedes intentar arreglarlos.
¿Qué pasa si nadie vino a la reunión? Y en general, ¿cuál es la probabilidad de un resultado tan triste? Según nuestras estadísticas, alrededor del 10% de las reuniones fallan sin previo aviso: una persona simplemente no viene. El porcentaje puede ser mayor: depende de la persona, sus buenos modales, su relación con él, el formato de la conferencia, la carga de trabajo. Al final, puede demorarse mucho en otra reunión, como tú.
Si han pasado 5 minutos y no hay nadie, tome el teléfono y llame, porque para esto le pedimos a la persona su número de teléfono. ¿No levanta el teléfono? Escribe un SMS o mensajero. ¿No responde? Lanza esta aventura y no esperes. Si la persona es un profesional, te escribirá o te llamará, y harás una cita en otro tiempo libre (recuerda los espacios que dejamos en reserva). Y si una persona es irresponsable, nunca te llamará ni te escribirá. ¿Necesita un socio o cliente tan potencial?
Pero, ¿qué pasa si una persona no asistió a la segunda reunión? Olvídate de él, borra el número, no te humilles y no pierdas la cara. Tuvimos un caso en el que un posible cliente importante no apareció en la primera reunión y reasignado, no respondió mensajes y llamadas, y dos horas más tarde escribió con calma: "Bueno, me liberé, ¿dónde estás?" Aquí ya dimos un freno y cortésmente informamos a un colega que no estábamos listos para volver a vernos, tal vez en otra ocasión.
¿Qué pasa si la persona con la que te encuentras te ignora? Y eso pasa. Usted acordó encontrarse en un lugar determinado, y esta persona está realmente presente allí, pero no está hablando con usted. Con un colega, un conocido casual, ventas hábiles de otra compañía, no importa, lo más importante, no contigo. E incluso te ve a ti, pero pide signos o palabras que esperen hasta que termine. Si es así, adelante, interrumpa el diálogo y pregúntele a la persona cuánto tiempo necesita. Si hay mucho, cancele y reprograme la reunión allí mismo. Si es un poco, entonces espera un poco. ¿La persona todavía se comunica con otra? Bueno, eso es demasiado. No pierda la cara y una posición de negociación, simplemente váyase y escriba a la persona que no puede esperar más y ofrezca reprogramar la reunión. Si eres interesante para él, se disculpará y te responderá.
¿Qué debo hacer si, después de varios aplazamientos, demoras y demoras, el horario de la reunión se ha "movido" por completo? Tarde o temprano esto sucederá. Hasta cierto punto, esto es incluso bueno, ya que lo más probable es que indique su popularidad y una gran cantidad de reuniones :) Cuando viajamos con un stand, en ciertos momentos la afluencia de visitantes se vuelve tal que las personas (a menudo clientes actuales) incluso se paran en línea para hablar con un representante de la compañía. Por lo tanto, le aconsejamos que deje espacios libres para causas de fuerza mayor y viaje al menos en pareja, para que siempre haya alguien que pueda asegurarlo.
No, autor, no lo comprende: el calendario se ha movido tanto que ni un colega ni las máquinas tragamonedas ayudarán. En este caso, tómese un par de minutos gratis para enviar un mensaje a aquellos que no puede conocer. Pida disculpas y solicite reprogramar la reunión al día siguiente. Entonces ya pensarás qué hacer con ellos. Esto es mejor que no asistir a una reunión o llegar demasiado tarde.
¿Qué debo hacer si de repente se forma una brecha en el cuadro sin una sola reunión? Esta es una gran oportunidad para ponerse en orden. Tómese el tiempo para registrar los resultados de reuniones pasadas y sus compromisos. Verifique mensajes, correo, llamadas perdidas. Toma un aperitivo, si no lo has hecho. Pasee por los stands de las compañías que le interesan, pero con las que no pudo hacer una cita (incluso reservamos especialmente un tiempo para tales viajes en el horario).
Redes y fiestas
Las conferencias no son solo sobre negociaciones e informes. A menudo, al completar la parte oficial, los organizadores lanzan una parte informal. Esto puede ser un pequeño buffet durante una hora, una caminata en los bares o una fiesta con un concierto de estrellas de rock.
En cualquier caso, necesitas estar allí. Estas fiestas posteriores son una oportunidad para establecer contactos. Aquí puedes chatear con las mismas personas, pero de manera más cercana e informal. Muy a menudo las transacciones en palabras se concluyen aquí.
Historia por experiencia . Una vez en un evento similar, hablé en un bar con un estadounidense desconocido para mí. Hablamos de algo no relacionado con los negocios. Por casualidad, llamó la atención sobre mi nombre en la placa. De repente se calló, sacó su teléfono y comenzó a buscar algo, y luego me mostró una carta en su correo. Resultó que ya había contactado a esta persona, y más de una vez: queríamos integrar nuestro sistema de facturación con su registrador de dominios, uno de los más grandes del mundo, y quería discutir los términos de cooperación. Antes de esta reunión, no había respondido ninguna de mis cartas debido a su apretada agenda. Disculpándose terriblemente. Nos reímos y le prometí que me escribiría después de la conferencia. ¡Y él escribió! La integración fue exitosa y firmamos un acuerdo de asociación. ¿Sería todo esto si no fuera por una reunión informal en una fiesta después de la conferencia? No estoy seguro
Aproveche todas las oportunidades para comunicarse informalmente para conocerlos, y le resultará mucho más fácil desarrollar su negocio. En general, le aconsejo que lea el libro de Keith Ferrazzi "Nunca coma solo". Hay muchos consejos prácticos sobre tales eventos.
En general, parece un día típico de una conferencia más o menos estándar de los que asistimos. Si la conferencia dura más de un día, los días siguientes serán idénticos.
Me gustaría terminar el artículo con un par de recomendaciones que también pueden ser útiles.
¿Debo asistir a los informes? Vale la pena, pero muy selectivo. La mayoría de ellos querrán venderte algo, disfrazándose inteligentemente como un tema interesante y un gran nombre. Precompilamos una lista de los informes u oradores que nos interesan, y reservamos un lugar para ellos en el horario de la reunión. Además, sus posiciones en nuestro calendario son siempre las más precarias: si se debe programar algún tipo de reunión para la duración del informe, nos negamos a ir al informe. Por lo general, no asistimos a más de un informe el día de la conferencia. Es mejor asistir a uno, pero el discurso más interesante y popular, que desviar la atención a varios recorridos.
¿Tiene sentido conocer a alguien fuera de la conferencia? Sí, hay un sentido, y uno grande. No todas las compañías interesantes para usted estarán en la conferencia; no todas lograrán cruzarse. Si vienes a otra ciudad o país, es un pecado perder la oportunidad de reuniones fuera de la sala de conferencias.
Como mencioné en la
primera parte , para tales reuniones nos vamos un día o dos antes y después de la conferencia. Puede reunirse en un café, bar y, en general, en cualquier lugar adecuado para su interlocutor, adaptarse a él. A menudo sucede que hay pocas reuniones en la conferencia, y la persona con la que habló lo invitará a continuar las negociaciones en la oficina de su empresa al día siguiente.
Resumen
En realidad, se podría decir mucho más, pero el formato del artículo no permite escribir sobre todo. Escriba en los comentarios qué tan útiles son los consejos descritos para usted y cómo difieren las conferencias en su campo. En la parte final, hablaré sobre lo que debe hacerse después de la conferencia para que no todo sea en vano.