Brindar un servicio de impresión y crear documentos es un componente bastante importante en el trabajo de cada empresa. La continuidad del flujo de trabajo se está poniendo cada vez más en una serie de tareas estratégicamente importantes, ya que el tiempo de inactividad del servicio de impresión puede tener graves consecuencias. Documentación de envío adjunta, certificados de calidad, cuentas contables, registro de catálogos de productos: puede haber muchos ejemplos y su mantenimiento puede ser una carga grave para los empleados del departamento de TI. Ofrecemos una pequeña lista de verificación que lo ayudará a hacer frente a esta tarea.
Evaluación del desempeño actual
Evalúe si la flota actual de dispositivos de impresión de la compañía es óptima. Para hacer esto, vale la pena auditar la infraestructura y los procesos de impresión. De hecho, es necesario analizar el tipo de documentos impresos que se producen en cada departamento, el volumen de estos documentos, el proceso, el tiempo y el equipo utilizado para su producción. Todo puede ser mucho más complicado de lo que parece a primera vista. Será necesario analizar la muestra real en términos de volúmenes de impresión de todos los dispositivos de impresión, tener en cuenta la estacionalidad de la producción de documentos y la singularidad de los requisitos de cada departamento para la calidad del documento en sí y las posibles opciones disponibles para crearlo. Tendrá que sumergirse profundamente en el proceso de creación de documentos y comprender el grado de satisfacción y las necesidades de cada departamento. Muchas empresas pueden hacer frente a esta tarea por su cuenta, pero si la flota de equipos consta de una gran cantidad de dispositivos, este análisis se vuelve más difícil, y algunos aún tendrán que lidiar con la compleja geografía de las oficinas de la empresa, lo que complicará aún más la tarea.
Una vez obtenidas estas estadísticas, es necesario analizar cada modelo del dispositivo de impresión y comprender si la funcionalidad del dispositivo es suficiente, su velocidad de impresión, si el recurso del dispositivo corresponde a sus cargas reales y también para determinar cuándo es necesario reemplazar el modelo.
Otro tema importante será el costo total de operación del dispositivo y la posibilidad de bajar el precio sin pérdida de calidad.
Después de recopilar los datos, es necesario evaluar la información y comprender todas las posibles opciones y formas de cambio. Sin embargo, no toda la información y las herramientas necesarias para recopilar estadísticas y análisis posteriores estarán disponibles en fuentes abiertas. Evalúe sus puntos fuertes: a veces es mejor encontrar una empresa en el outsourcing con la experiencia en este asunto y responsable de la calidad que asumir este bloque de trabajo usted mismo.
Implementación de cambio
Una de las etapas más difíciles, como las personas tienden a desconfiar de cualquier cambio. Independientemente de si la innovación es beneficiosa para los empleados o no, cualquier cambio en la infraestructura de impresión generará problemas adicionales en el flujo de trabajo, lo que puede ser un problema para el departamento de TI.
Los cambios en sí pueden llevarse a cabo de forma gradual e instantánea, pero, en cualquier caso, debe tener en cuenta las opiniones de los usuarios. Todas las ventajas del sistema actualizado deben comunicarse de manera clara e inteligible a cada empleado de la empresa, así como los objetivos que la empresa persigue al implementar estos cambios. En este proceso, le ayudarán las cartas de información, capacitaciones e instrucciones sobre el uso de nuevos dispositivos y software, capacitando a administradores y usuarios clave, y una descripción general de los cambios para la alta gerencia. Si todo esto se incluye en el proceso de actualización del servicio, entonces el trabajo se ha realizado de manera eficiente. De lo contrario, cualquier deficiencia puede conducir a ciertas preguntas y problemas.
Gestión posterior del sistema de impresión.
Es importante recordar que sin un proceso constante de control y gestión, el servicio de impresión pierde su significado. El proceso de impresión debe ser ininterrumpido y tolerante a fallas, la calidad de los documentos producidos siempre debe estar al nivel requerido, y los usuarios siempre deben tener acceso a la máxima funcionalidad posible del sistema actual. Por lo tanto, la organización debe poder monitorear el funcionamiento de los dispositivos de impresión y las soluciones de software, responder de inmediato a cualquier incidente y realizar cambios de inmediato de acuerdo con los objetivos del negocio principal de la empresa.
También es necesario controlar claramente el número de incidentes relacionados con el servicio de impresión, el tiempo de respuesta para resolver los datos del incidente y el tiempo de recuperación del servicio. Es muy importante evaluar la carga: dependiendo del tamaño de la empresa y el volumen de tareas, todo esto puede significar tanto el tiempo serio que dedica el administrador del sistema como la asignación de todo un departamento de empleados para administrar los procesos de creación y mantenimiento de documentación.
Otro punto importante para el control es la seguridad de los documentos producidos y la posibilidad de fuga de información. Al final, antes de cada negocio hay 3 formas de resolver este problema: hacer la vista gorda ante un control insuficiente, establecer ciertas tareas y cargar a sus propios empleados, o entregar este proceso a la gerencia de un proveedor de servicios.
Agilice y agilice su flujo de trabajo.
Teniendo en cuenta todos los últimos avances tecnológicos en la producción de dispositivos de impresión y el software que lo acompaña, se puede realizar casi cualquier solicitud de gestión: imprimir desde dispositivos móviles, enrutar automáticamente un documento después del escaneo, iniciar el proceso de aprobación en el sistema ERP interno, reconocer un documento y buscar palabras específicas automáticamente Notificación del departamento de seguridad, personalización de la interfaz y simplificación del funcionamiento de los dispositivos antes de presionar algunos botones, con código de barras y la posterior distribución de documentos en carpetas. Esta lista está limitada solo por la imaginación, y la posibilidad de implementación se limita al conocimiento y la experiencia de los empleados internos.
En cualquier caso, ya en las primeras etapas, puede evaluar el grado de carga de trabajo y decidir si puede hacer frente a la tarea interna o si debe externalizarla. Y recordamos modestamente que podemos ayudarlo con esto.
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