Tales oficinas suelen ser terribles, pero hay opciones

Sobre el autor: Jason Fraid - Fundador y CEO de Basecamp



La semana pasada, DHH [creador de Ruby on Rails, fundador y CTO de Basecamp - aprox. carril.] rompió oficinas abiertas . El tiene razón. Pero bueno, nosotros mismos trabajamos en este tipo de oficina. E hicimos un trabajo decente para mejorar la situación. Quizás tenga sentido compartir la experiencia.

En primer lugar, una oficina abierta es atractiva desde varios puntos de vista:

• Beneficio económico Los gabinetes separados son caros. Puede argumentar que la incapacidad de los empleados para trabajar en una oficina abierta es aún más costosa. No discutiría con usted, pero estas son pérdidas indirectas, pero el pago de facturas de construcción tiene un efecto económico directo e inmediato.
• Extensibilidad A las empresas les encanta pensar en el crecimiento. Hoy tiene 20 empleados, pero en un año o dos puede tener 40, 60 u 80. Es muy difícil predecir cuánto espacio se necesitará. Si no le das a todos una cuenta personal, algunos se enojarán. Si construye demasiadas oficinas, entonces gaste mucho espacio. Una oficina abierta es una solución flexible y cómoda, especialmente si alquila por cinco años o más.
• Ahorra espacio Puede empacar a mucha gente en una oficina abierta de 460 m². Las mesas se mueven, las personas se sientan a una distancia de un metro, etc. No digo que estas sean buenas ideas, pero son prácticas y efectivas. Si le da a cada uno una oficina separada, necesitará mucho más espacio, lo que significa un alquiler mucho más alto. Es muy caro

Por lo tanto, es fácil entender por qué las oficinas abiertas tienen sentido desde un punto de vista puramente práctico y económico. También son más fáciles de limpiar y mantener. Pero como DHH, no estoy de acuerdo con los "beneficios de la colaboración". No un poco Este es un engaño diseñado para enmascarar la verdadera razón del uso de oficinas abiertas: ahorro de costos. Las oficinas abiertas son más baratas, eso es todo. Las personas que eligen el tipo de oficina generalmente toman decisiones financieras.

Entonces, con todo esto en mente, si tenemos que trabajar en una oficina abierta, ¿cómo hacerla más cómoda y eficiente?

Reglas de la biblioteca

Vaya a cualquier biblioteca del mundo e inmediatamente notará dos cosas. Primero: por lo general, estos son espacios abiertos con una gran cantidad de mesas y superficies en todas partes, como en una oficina abierta. Y el segundo: está tranquilo allí. Estas dos cosas son comunes a todas las bibliotecas: diseño y reglas de conducta. Nosotros en Basecamp los llamamos reglas de la biblioteca.




En las fotografías, diferentes implementaciones de una idea

Las bibliotecas están llenas de personas que trabajan, leen, piensan, estudian, escriben, reflexionan, diseñan algo, etc. Todos callan. Con la cabeza baja, las personas trabajan de forma independiente. En nuestra opinión, este es un ejemplo de una oficina. En nuestra empresa, nos adherimos a las reglas de la biblioteca.

Entonces, la primera lección: aceptar estas reglas. Las oficinas abiertas existen en todo el mundo y funcionan todos los días. ¡Se llaman bibliotecas! Y cuanto más trate a su oficina como una biblioteca para el trabajo , y no como una cocina caótica, mejor funcionará el plan de oficina abierta. Para que una oficina abierta sea efectiva, se necesita una cultura de trabajo.

Las reglas de la biblioteca significan controlarse, hablar con voz apagada, no distraerse mutuamente. Si necesita hablar normalmente con alguien, vaya a una habitación separada. Una buena oficina abierta debe tener habitaciones separadas en todas partes. Un lugar donde varias personas pueden pasar en cualquier momento, hablar y resolver un problema sin molestar a los demás.

En nuestra oficina, llamamos a estos espacios aislados "Salas de equipo". Así es como se ven:


Basecamp tiene cinco salas de reuniones. Dentro de estas habitaciones se coloca una alfombra roja, y afuera, una alfombra rayada de color rojo grisáceo, como un signo de un lugar concentrado y tranquilo.

Por cierto, la eliminación de distracciones significa no solo físico, sino cada vez más virtual. Los chats / canales en tiempo real son como oficinas abiertas, pero en muchos aspectos son peores . Por lo tanto, incluso si tuvo la suerte de trabajar de forma remota o en una oficina con habitaciones separadas, pero si necesita hacer un seguimiento de varios chats en tiempo real durante todo el día, entonces también trabaja en una oficina abierta. Disculpe ...

Acústica

¿Qué podría ser peor que un plan abierto? ¡Oficina abierta con paredes sólidas! Y dado que muchas oficinas abiertas están ubicadas en viejos almacenes o lofts, ya está en desventaja en términos de materiales. Toda esta madera, ladrillo y vidrio se ven geniales, pero proporcionan una acústica terrible.

Inicialmente, nuestra oficina parecía una caja de vidrio y hormigón de 90 m². Solía ​​ser una fábrica de muebles, y luego se convirtió en una fábrica de ecos.

La mayor parte de nuestro diseño es acústica. Por ejemplo, en el centro de la oficina, construimos una gran estructura en capas de fieltro. Este es un material que absorbe el sonido, y las protuberancias de las capas dispersan el sonido. Así es como se ve:


Vista de primer plano y distancia

Cubrimos una pared larga con material acústico, que se utiliza en estudios de grabación para absorber y dispersar el sonido.


Vista de primer plano y distancia

Las losetas de alfombra en una oficina abierta reducen aún más el eco de las conversaciones:


Rayado afuera, rojo en las salas de reuniones

E incluso las salas de reuniones, diseñadas para una comunicación normal, están diseñadas con una acústica reflexiva. Desde tejas hasta paredes de corcho hinchado con protuberancias y huecos para dispersar el sonido y eliminar los ecos.


Tejas y paredes de corcho de hojaldre

Las juntas de neopreno se instalan entre todas las salas de reuniones con una pared de vidrio común. La fotografía es difícil de ver, pero hay un pequeño espacio entre las habitaciones donde el vidrio pasa a través de la pared interior. El neopreno se expande en este espacio y suprime la transmisión de sonido entre las habitaciones.


Muestro una junta de neopreno sellada entre la pared y el vidrio.

También hicimos un estudio insonorizado separado para grabar podcasts . Está acabado con el mismo material que la pared posterior larga.



Las particiones entre mesas en una oficina abierta están hechas de otro material acústico que está hecho de plástico reciclado:


Vista de primer plano y distancia

Finalmente, si necesita hablar en privado por teléfono (llamada personal o de negocios), hay tres salas telefónicas. Tienen insonorización confiable. Están terminados con el mismo material que las particiones entre las tablas. Si alguien ocupa esa habitación, el letrero "EN USO" se ilumina en la entrada.


Pretendo llamar a alguien en una de nuestras salas telefónicas

Densidad y tablas

Además de la acústica, una cosa más es importante para la paz mental universal: la densidad. Colocarse en la cabeza del otro es una forma de estrés forzado. Nuestras mesas están ubicadas una frente a la otra, pero las particiones no nos permiten ver la cara opuesta del vecino, y la distancia a la mesa detrás de nuestra espalda es de unos tres metros. Nunca tendrá que preocuparse de que si se recuesta en una silla, golpeará a alguien.


Todos tienen un escritorio para trabajar mientras están de pie, y todos se sientan cerca de una ventana grande.

Además, el plan de la oficina está organizado para que nadie vea la pantalla de otra persona. Sabiendo que los colegas incluso pueden mirar su pantalla sin darse cuenta desde atrás, esto es realmente una sensación desagradable. Nuestro diseño no permite esto.

Finalmente, las mesas están ubicadas a lo largo de los enormes ventanales. La iluminación natural es especialmente relajante, y los trabajadores pueden controlar independientemente las persianas si es necesario, si aparece un resplandor dependiendo de la época del año.

La apertura es una elección

Sí, una oficina abierta es una opción, pero requiere una cultura de silencio. Afortunadamente, todos conocen esta cultura porque todos saben cómo comportarse en la biblioteca. Además, requiere cierta inversión y una elección deliberada de diseño. Incluso si todos están en silencio, colocar un montón de mesas en la cámara de eco no es la mejor opción. Si desea guardar silencio, debe considerar el diseño. Cada decisión de una forma u otra afecta el resultado.

¡Y todo esto es opcional!

Tanto como pudimos, tratamos de mejorar la oficina abierta (y la cultura) para que todos pudieran trabajar concentrados en silencio todos los días. Pero incluso esto no es suficiente, por lo tanto, ninguno de los empleados necesita venir a la oficina. Basecamp es una compañía completamente remota de 54 personas, e incluso 14 personas de la oficina de Chicago trabajan la mayor parte del tiempo de forma remota desde su hogar. Si va a la oficina, encontrará un máximo de 3-5 personas. Sí, generalmente es una gran pérdida de espacio, pero estamos felices de hacer tal concesión.

Más fotos de nuestra oficina se pueden encontrar aquí . Las estrategias anteriores y otros temas se discuten en un libro futuro, "No es necesario volverse loco en el trabajo" .