Cualquier acción para resolver un problema por parte del gerente es, en primer lugar, identificar el problema y sus causas, establecer prioridades y elegir alternativas para la mejor solución, así como implementar directamente esta solución.
La capacidad de resolver a tiempo los problemas internos y externos de un producto y un equipo y tomar decisiones responsables es lo que cualquier gerente de producto novato debe aprender al comienzo de su carrera. En este artículo, "clasificaremos" el proceso de resolución de problemas y analizaremos varias técnicas y ejercicios efectivos para el trabajo en equipo.
La resolución competente de problemas motiva a los miembros del equipo a lograr resultados mucho mayores de lo que pueden imaginar.
Al desarrollar habilidades para resolver problemas, incluso un
gerente de producto inexperto
al comienzo de una carrera podrá mejorar la colaboración en equipo y la capacidad de lidiar con situaciones difíciles. La colaboración alentará a los miembros del equipo a usar diferentes estilos de pensamiento y tomar decisiones juntos.
En cualquier caso, el trabajo en equipo dirigido a resolver problemas empresariales no es una actividad "por el simple hecho de marcar", y debe tomarlo en serio. No importa si usa un ejercicio simple, un juego divertido o un método científico. Lo principal es que cualquier actividad de resolución de problemas es beneficiosa y elimina las barreras obvias y ocultas.
Cualquier forma de resolver el problema está diseñada para que el equipo piense en la dirección correcta. Pero cada equipo necesita sus propios métodos. Al explorar nuevas técnicas y enfoques, ampliamos nuestra visión del problema y aumentamos la efectividad personal y del equipo.
Independientemente del tamaño y la naturaleza del problema, un enfoque sistemático para resolverlo lo ayudará a convertirse en un gerente de producto más efectivo.
En un enfoque sistemático para resolver problemas, se pueden distinguir 5 etapas principales:
- Definición del problema
- Identificación de las causas de su ocurrencia.
- Generación de ideas
- Elegir la mejor solución
- Acción
Identifica el problema
La definición correcta del problema es el paso correcto para resolverlo. Esta es una etapa muy importante, que determinará cómo tratará de resolverla.
Por ejemplo, recibió un comentario crítico de uno de sus usuarios / clientes. Las opciones para resolver el problema variarán según cómo defina este problema.
Si decide que el problema es la baja productividad de un miembro del equipo en particular, desarrollará varias soluciones destinadas a optimizar su trabajo.
Descubre las razones
Una vez que se identifica el problema, debe profundizar y descubrir qué lo causó. Para determinar las relaciones causa-efecto, a menudo se usa un diagrama de Ishikawa o un
diagrama de espina de pescado .
Si considera el problema como una brecha entre el lugar donde se encuentra ahora y el lugar donde desea estar, las causas y los problemas son obstáculos que le impiden cubrir esta distancia de inmediato.
Tal análisis es bastante efectivo, porque ayuda a asegurarse de que sus decisiones tengan como objetivo eliminar las causas reales y no los síntomas del problema. Si la solución encontrada elimina solo los síntomas en lugar de la causa real, entonces es probable que el problema vuelva a ocurrir.
Generar ideas
Tan pronto como se completa el difícil trabajo de identificar el problema y descubrir sus causas, ha llegado el momento de mostrar creatividad y comenzar a "brotar" con ideas. Las reuniones de equipo y la lluvia de ideas son excelentes para esto.
Elige la mejor solución.
Después de que su lista de ideas que pueden resolver el problema sea lo suficientemente larga, debe elegir un único método de solución.
En esta etapa, uno no puede prescindir de la capacidad de trabajar con prioridades tan importantes para cualquier gerente de producto. La matriz simple utilizada en el
método de Priorización Lean le ayudará a poner todo en su lugar de manera rápida y clara. El mejor resultado para su problema sería la solución de más alto nivel en la matriz. Dicha matriz se puede representar independientemente en una hoja de papel:
O aproveche
los servicios de administración de productos disponibles que ofrecen características y herramientas para la priorización. Como, por ejemplo, Hygger, MindTools o ProdPad.
Actuar
Cuando se encontró la solución perfecta al problema, llegó el momento de tomar medidas. Si la solución incluye varias acciones o requiere más de otros miembros del equipo, se recomienda crear un plan de acción y considerarlo como un mini proyecto.
El uso de este sencillo enfoque de cinco pasos ciertamente aumentará la efectividad de sus habilidades para resolver problemas.
Este enfoque (con diversos grados de cambio) se tomó como la base de muchas técnicas que ayudan a resolver los problemas del equipo. Detengámonos en algunos de ellos.
Métodos para analizar causas e identificar soluciones a problemas.
Análisis de caso raíz
El análisis de causa raíz o RCA es una acción destinada a encontrar la causa clave de un problema, analizarlo y crear un plan para resolverlo.
A menudo, en realidad, es difícil distinguir los síntomas de la causa. El modelo RCA tiene como objetivo identificar el origen del problema y consta de un conjunto específico de pasos:
- Definición de lo sucedido
- Determinar las razones de lo que sucedió.
- Identificar pasos para evitar que esto vuelva a suceder
El problema, con mayor frecuencia, incluirá los siguientes factores:
- Factor físico: el problema es tangible y tangible.
- El factor humano asociado con el error de una persona en particular.
- El factor organizativo es cuando un proceso o sistema utilizado para tomar decisiones y completar tareas no funciona correctamente.
Para analizar todas las facetas de los efectos negativos de RCA, se debe prestar atención a los tres factores.
El principio RCA es en muchos aspectos similar a otros métodos y consta de 5 pasos consecutivos:
- Identifica el problema
- Reúna la información necesaria.
- Identificar posibles factores causales.
- Identificar causas raíz
- Proponer e implementar una solución.
Es importante poder calcular qué efecto puede tener una decisión.
CATWOE
El método CATWOE, como comprenderá, no tiene nada que ver con los gatos (del gato inglés). La abreviatura y el método en sí son útiles al recopilar información sobre un problema.
El principio principal de la técnica es descomponer el problema en diferentes zonas de influencia. Cada letra inicial en la abreviatura define zonas de influencia: personas, entornos y procesos.
- Clientes : quiénes son y qué, cómo les afecta el problema.
- Actores : ¿quién está involucrado en el problema? ¿Quién debería participar para resolver el problema?
- Proceso de transformación : ¿qué procesos se ven afectados por este problema?
- Visión mundial : ¿cuál es la imagen general de lo que está sucediendo? ¿Se prevén implicaciones globales?
- Propietario : ¿quién es el propietario del proceso / situación y qué papel desempeñará en la decisión?
- Restricciones medioambientales : ¿existen restricciones que puedan afectar el resultado final?
Todos estos seis elementos abren nuevas perspectivas y ayudan a profundizar en el estudio del problema. El método CATWOE proporciona datos más completos sobre el problema y ayuda a determinar la gravedad del problema antes de involucrar activamente a otros miembros del equipo en la solución.
Técnica 5 ¿Por qué?
Este modelo es uno de los métodos más simples y más utilizados para determinar la causa de un problema. Aplíquelo rápida y fácilmente, se usa para problemas simples y moderadamente complejos.
5 ¿Por qué utiliza una secuencia de 6 pasos?
- Reunión de equipo La discusión debería reunir a aquellos directamente relacionados con el problema.
- Definición de un problema si no está definido. Todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo con la definición.
- El principal "¿Por qué?". Pregunte por qué surgió el problema. Al responder, use solo hechos sin especular.
- El resto son "¿Por qué?" A la respuesta recibida, haga la pregunta "¿Por qué?" De nuevo. Continúe de esta manera hasta encontrar el problema principal. Estas preguntas pueden no ser cinco, sino más o menos.
- Plan de acción. Cuando el equipo ha identificado la causa raíz, es hora de discutir una lista de medidas y acciones para evitar una recurrencia del problema en el futuro.
- Análisis Para la no recurrencia del problema en el futuro, el análisis también es muy importante. Discuta cuán efectivas fueron las medidas tomadas, si ayudaron a deshacerse del problema o reducir su impacto. Si no se logró el objetivo, debe repetir el proceso.
Aquí es importante pasar rápidamente de la respuesta a la siguiente pregunta, lo que nos permitirá determinar la imagen general antes de que la conciencia juzgue el problema.
Si los métodos y técnicas bien conocidos requieren estudio, entonces los ejercicios y juegos más simples para resolver problemas en equipo se pueden aplicar sin mucha preparación y sin tomar mucho tiempo.
Juegos de negocios para resolver problemas
Los juegos de equipo de negocios son una forma más informal de resolver problemas. Muy a menudo, tales actividades están dirigidas al desarrollo de la comunicación del equipo, la asistencia mutua, la delegación, la adaptación y otras cualidades y habilidades útiles para el equipo.
Dichas actividades no son adecuadas para todos los equipos, ya que requieren un nivel suficiente de receptividad por parte de los miembros del equipo, pensamiento flexible y creatividad.
Es importante que el gerente que organiza tales actividades comprenda que en su caso no puede haber ganadores ni perdedores. Aquí hay 5 ejemplos de tales actividades:
Gota de huevo
La actividad desarrolla habilidades de trabajo en equipo y toma de decisiones colectivas.
Para el juego necesitarás: una docena de huevos (más o menos dependiendo del tamaño del equipo) y cualquier material disponible (papel, periódicos, cinta adhesiva, cajas, lápices, pajitas para cócteles, film transparente, cintas, globos, platos de plástico, etc. .), así como un lugar para la actividad, donde puede tirar basura temporalmente.
Los participantes pueden dividirse en varios equipos. Cada uno recibe un huevo y elige "materiales de construcción". Todos tendrán 15-20 minutos para construir un "ataúd" protector para el huevo, que no permitirá que se rompa. Después de eso, los participantes dejan caer sus "ataúdes" desde una altura predeterminada (mesa, piso del edificio, escalera). Un recipiente con un huevo no se romperá en un equipo fuerte y cohesivo. Si sobreviven varios huevos, puede aumentar la altura del experimento hasta que se determine el mejor equipo.
Barco que se hunde
La actividad desarrolla la capacidad de adaptarse como equipo. Para llevar a cabo el juego necesitarás una soga o cinta adhesiva.
Marque un área limitada en el piso con una cuerda o cinta adhesiva. El equipo debe caber en el área designada. Ahora reduzca gradualmente el espacio limitado con el tiempo. Los participantes deben encontrar una manera de mantenerse dentro y no caer por la borda del "barco". Por lo general, la actividad dura hasta 10 minutos.
Quest
Desarrolla habilidades de trabajo en equipo. Todo lo que se necesita es una llave, una habitación cerrada y 5-10 pistas-tareas.
Una vez en una habitación cerrada, el equipo necesita encontrar la llave usando las pistas. Es necesario salir de la habitación cerrada en el tiempo asignado. Por lo general, 30-45 minutos son suficientes para dicha actividad. Para completar con éxito el juego, el equipo debe poder actuar juntos y tomar una decisión común.
Campo minado
El juego desarrolla habilidades de comunicación. Requiere una habitación o corredor vacío, vendas en los ojos y un conjunto de suministros de oficina ordinarios.
Esparza los accesorios en el piso al azar para que constituyan un obstáculo para el paso de un extremo de la habitación al otro.
Divida a los participantes en parejas, con los ojos vendados a uno de los socios. El segundo compañero debe dirigir y guiar al compañero de un extremo al otro para no tocar un solo objeto en el campo minado. Solo puedes guiar con palabras. Si lanza varios pares en el campo al mismo tiempo, la tarea se volverá más complicada.
Figura "ciega"
La actividad también es útil para desarrollar habilidades de comunicación. Para llevarlo a cabo necesitarás una soga y vendas.
Los participantes deben ponerse los ojos vendados y pararse en círculo. La cuerda se ata y se coloca frente a los participantes también en forma de círculo. El anfitrión del juego llama a una figura geométrica, que los participantes deben dibujar con una cuerda. Los jugadores pueden hablar, pero no puedes quitar los vendajes. El equipo que construirá rápidamente la figura necesaria ganará.
Conclusión
Ningún producto ha escapado a problemas menores o mayores en su ciclo de vida. La aparición de problemas es normal. Lo principal es prestarles atención a tiempo y tomar las medidas correctas. Para esto, hay una variedad de métodos de solución o ejercicios de equipo. La práctica muestra que ayudaron repetidamente a los equipos y ayudaron a encontrar una solución exitosa.
¿Y qué métodos, ejercicios, juegos de equipo y otras prácticas utiliza para superar los obstáculos en la vida de su equipo, producto, empresa?