Un hecho sorprendente. El jefe de la empresa elige la oficina de la forma más meticulosa posible, compra un automóvil con amor y atención especial, lucha por entrevistas y busca un segundo trabajo al precio de Vasya Ivanov desde el 4to año del politécnico, compra equipos potentes, es decir, se provee cuidadosamente de los medios de producción. Pero en lo que respecta a la automatización de negocios, comienza una especie de tontería: "oh, este CRM es bien conocido, lo compraremos", "oh, mira, todo es gratis", "hmm, por qué necesitamos hacer todo en Excel", etc. .d. A pesar de que una implementación bien implementada de CRM / ERP aumenta tanto la eficiencia laboral como la cantidad de capital. La razón de este comportamiento es un misterio. Una posible suposición es el miedo al software y la falta de comprensión de que debería costar dinero, especialmente cuando se trata del nivel de ERP. Después de todo, la depreciación del software deriva debido al hecho de que la computadora no se puede copiar en una copiadora, y el software, por favor, hackeó la clave de registro y listo. Hoy somos cazadores de miedo y hemos preparado un pequeño pero valioso programa educativo (aparentemente).
Hemos hablado repetidamente sobre la implementación de sistemas CRM, y sabemos que los artículos han traído beneficios prácticos. La plantilla parece aplicarse también a ERP. Sin embargo, esto no es así. En el curso de numerosas implementaciones de nuestro "casi ERP", más precisamente, Hyper CRM
RegionSoft CRM Enterprise Plus, hemos acumulado una lista de puntos especiales (además de las
características de implementación de CRM ) que deben tenerse en cuenta para que el proyecto de implementación no se convierta en una fase de implementación: el costo del error en el caso de ERP es demasiado alto . Guardar en marcadores: la lista ha resultado ser minimalista y muy útil para que todo salga a la venta.
Tómese el tiempo para decidir qué necesita exactamente su empresa.
En primer lugar, debe tener una idea clara de lo que está buscando, qué tareas debe ayudar a resolver el nuevo software y cuáles son los objetivos de su implementación. Este definitivamente no es el caso cuando el argumento "todos corrieron y yo corrí". Sistema ERP (por simplicidad llamaremos el mismo hiper CRM, es decir, una clase de sistemas serios funcionalmente sofisticados para los negocios): este es un aliado de la estrategia de la compañía. En consecuencia, si hay preguntas sobre la estrategia, habrá aún más preguntas de ERP.
Forme y clasifique la lista de requisitos correctamente. A diferencia de la situación con el sistema CRM, los requisitos para ERP lo obligarán a crear su propio servicio de TI: ellos saben exactamente qué sucede si no hay requisitos. Sin embargo, la lista debe dividirse en dos partes: la gran parte (la mayoría de las veces, la gran mayoría) de la lista es el conjunto que el proveedor suministra inicialmente en el sistema. Puede centrarse en esta parte al elegir un proveedor. Pero la parte más pequeña es la más valiosa, estos son los requisitos que distinguen su negocio de la masa de compañías y que pueden requerir un mayor desarrollo. Piense detenidamente sobre lo que necesita para una automatización completa y competente (por ejemplo, alguien necesita integración con la facturación, alguien quiere ajustar funciones e informes específicos para trabajar con personal, proyectos o procesos comerciales).
ERP no debe definir negocios; los negocios deben elegir y usar ERP como herramientaNo juzgue ERP por demostración, pero no renuncie a ninguna demostración
Ya hemos dicho que es mejor juzgar CRM por su versión de demostración, pero no debe confiar completamente en sus ojos. Con ERP, las cosas vuelven a ser más estrictas: se requiere descargar una demostración, probarla en una empresa (¡y no solo un líder!) Es estrictamente necesario, pero no siempre vale la pena creer en los indicadores. Y aquí está el por qué.
- La primera razón son las limitaciones de la versión demo en el volumen de usuarios (operaciones, registros, etc.). En pocas palabras, usted maneja el software a modo de demostración, ya sea vacío o no el más grande. Naturalmente, el software hace frente a tal carga. En condiciones reales, puede obtener ralentizaciones y congelamientos inesperados, y aún mejor: los ojos "honestos" del desarrollador, que dice que para su número de registros necesita comprar un Oracle DBMS o Microsoft SQL Server (es por eso que RegionSoft CRM 7.0 Enterprise Plus por su "casi ERP" Elegimos Firebird DBMS: un costo de licencia potente, gratuito y sin inflación). Debe tenerse en cuenta que si el ERP que decide probar, se ralentiza y se congela incluso en datos de prueba pequeños, suéltelo y huya de él más rápido, porque cuando trabaje con datos reales, este sistema seguramente comenzará a sacar su cerebro.
- La segunda razón se relaciona más con los proveedores de la nube: demuestran una versión de demostración en su propia configuración de hardware, y el impresionante resultado se convertirá en una calabaza en alguna nube pública, y la configuración inicial será costosa y, por ejemplo, destinada a grandes empresas (verifique esto con vendedores).
Al mismo tiempo, asegúrese de pasar tiempo en todas las formas de demostración que el proveedor le ofrece.
Decida el tipo de sistema ERP que necesita
Hoy en día, ERP se puede dividir en grupos de acuerdo con varios criterios, pero solo un grupo es importante para nosotros: ERP orientado a proyectos y ERP de producción. Esto no significa que el primero no tenga funcionalidad de producción, y el segundo ignora el enfoque de diseño. Sin embargo, el ERP orientado a proyectos es más versátil y adecuado para empresas que no tienen una producción compleja. Pero se prestará mucha más atención a la planificación, organización del trabajo, gestión de tareas y proyectos, finanzas, informes e indicadores de seguimiento.
Probar soluciones seleccionadas para escenarios de uso futuro
Ya hemos hablado sobre la versión demo que instala para elegir la mejor opción. Por lo general, probar una versión de demostración se limita al hecho de que algunos empleados consideran que la tarea es opcional y se dan de baja "todo está bien, me gustó", y en parte presionan los botones principales, miran el menú y nuevamente se dan de baja "todo está bien, me gustó" (máximo - 2-3 notas ) Por lo tanto, debe probar las soluciones seleccionadas en función de las tareas realizadas por cada uno; esto no significa que deba trabajar inmediatamente directamente en el sistema, sino que debe ver la ruta de las tareas y procesos principales.
¿Cómo hacer esto si no tienes automatización? Describa el procedimiento para los procesos principales, en cada etapa, indique qué se necesita especialmente, qué recursos se necesitan; en función de esto, verifique si está en el sistema ERP. Incluso podría verse así:
Preste atención al hardware requerido para implementar un sistema ERP
A las empresas medianas y grandes no les gustan los sistemas CRM en la nube debido a problemas de seguridad y funcionalidad inflexible (como regla, los sistemas SaaS en la nube vienen con las opciones de refinamiento más mínimas), y es poco probable que quieran tener ERP en la nube y transferir al lado no solo a la base de clientes , pero también todos los indicadores de la empresa. En consecuencia, debe analizar con el proveedor los requisitos del sistema ERP: aquellas configuraciones de servidor que son necesarias para un funcionamiento estable en su volumen de datos.
No se obsesione con el precio del sistema ERP
Al elegir un sistema ERP, es imposible no centrarse en el presupuesto de implementación. Esta es la razón más común de fracaso: elegir un sistema exclusivamente por factor de precio es imprudente (bueno, esto es equivalente a cómo elegir un automóvil exclusivamente por precio, aunque todavía hay una pregunta de cuánto costará este Trabant
con el autógrafo de Putin , y obviamente no es un precio espacial debido a las especificaciones técnicas de Trabant). El consejo es simple: planifique su presupuesto y comience a explorar la funcionalidad de las soluciones que ha elegido, mientras las ordena, también debe evaluar todos los beneficios posibles para el negocio.
Software de desmantelamiento reemplazado por ERP (hiper CRM)
Parece un consejo obvio, pero en las empresas de alguna manera por inercia se está formando un zoológico de software "semi-abandonado". Hay dos razones importantes para abandonar el software duplicado existente:
- El hombre por naturaleza es difícil de percibir lo nuevo y en la primera oportunidad usa lo familiar. Lo mismo ocurre con el software: los empleados realizarán negocios en aquellos programas en los que están acostumbrados a hacerlo. Como resultado, el "cambio" al nuevo ERP será largo y el período de recuperación de las inversiones en él aumentará dramáticamente.
- El argumento principal: ¿por qué pagar por el mismo programa? Usemos un ejemplo concreto. Supongamos que tiene un programa SaaS para la gestión de almacenes en su empresa, para 20 empleados el pago es de 142.800 por año (precio real). Pero también tienes CRM, ¿verdad? Le cuesta 239,760 al año (tomaron una versión modesta). Deje que su integración le cueste 0 rublos. Total por año que paga una tarifa de suscripción de 382 560r. Entonces leyó el Habr, se familiarizó con los desarrolladores y decidió implementar RegionSoft CRM Enterprise Plus , cuyas licencias paga exactamente una vez en su vida: 353,250 rublos. para 20 usuarios Tiene un CRM potente, y un almacén y producción. Entonces, ¿por qué necesitas los dos primeros? ¿Sientes el beneficio? (Sí, no mentiremos, la implementación también puede requerir dinero, escribimos cuánto cuesta , pero al final es realmente más rentable que mantener el parque de software "por suscripción").
Destacar un gerente de proyecto, equipo de proyecto e involucrar al personal
En general, el primer pensamiento que debe transmitirse al personal es que cualquier automatización se introduce exclusivamente en su interés, para facilitar la solución rutinaria y productiva de problemas complejos. El software corporativo, plantado en la parte superior de manera directiva, está condenado al boicot. Por lo tanto, es importante involucrar a los empleados en el proceso de implementación de un sistema ERP:
- Seleccione el gerente (gerentes) responsable de la implementación y coordinación del proyecto en su conjunto: esta será la persona cuyo trabajo pronto será el proyecto de implementación de ERP: recopilar requisitos, análisis, trabajar con proveedores, probar el software seleccionado, coordinar todos los procesos, organizar capacitación, soporte experto interno, etc. No es casualidad que enfaticemos la palabra "trabajo": el empleado debe estar lo más libre posible de sus tareas habituales.
- Forme un grupo de trabajo y también permita que sus miembros reduzcan el tiempo dedicado a las tareas laborales: su tarea es hacer que la implementación sea extremadamente operativa y cómoda.
- Atraiga a los empleados para probar soluciones y formular requisitos; deben comprender que son responsables de elegir la herramienta con la que trabajarán en los próximos N años.
No entregue la implementación de ERP al servicio técnico
En general, es muy conveniente superar la implementación por parte del administrador del sistema (en una empresa pequeña) o del servicio técnico (en una empresa más grande). Sin embargo, hay una serie de desventajas que reducirán todos los esfuerzos a la nada:
- el servicio técnico no comprende muchos procesos comerciales y no sabe qué escala y qué escala se necesita para el negocio (como, de hecho, ningún otro servicio por separado)
- Los especialistas de TI tienen su propia opinión sobre la elección del software y puede ser fundamentalmente diferente de lo que necesitan las ventas, la logística, el almacén y, finalmente, la administración
- Para el servicio de TI, ERP, como la mayoría de los otros softwares, es comprensible en términos de interfaz y funcionalidad. Por definición, es más fácil para ellos lidiar con cualquier software, pero los usuarios necesitan evaluar si su sistema les conviene, ver cómo funciona la lógica, cómo se ve la funcionalidad
- en general, cualquier servicio de TI de software adicional puede percibirse como ext. El trabajo que debe realizarse en la forma de mantener este software en condiciones de trabajo y actualizadas. Y como sabes, ¿por qué necesitas trabajo extra, si se puede evitar ...
Hay varias razones más por las que CIO / CTO no es la mejor persona para elegir un sistema ERP. Por ejemplo, una persona es débil y puede jugar un esquema de retroceso, y en consecuencia estará económicamente comprometida y sesgada. Sin embargo, no vamos a generalizar y discutir este tema, parece que los lectores conocen muchos de estos ejemplos. Bueno, esperamos que estas sean excepciones desafortunadas.
Califique subjetivamente al vendedor
Preste atención a la calidad del trabajo de los empleados del proveedor, su atención y su deseo / no deseo de entrar y salir rápidamente. Haga un máximo de preguntas y no dude en preguntar incluso lo que le parezca tonto o ridículo: tiene todo el derecho de no entender la automatización del negocio, pero los empleados del proveedor deben responder sus preguntas de manera inteligible y completa.
Gestionar cambio
Si ha llegado a la implementación de un sistema ERP, lo más probable es que su empresa ya haya comenzado a ocurrir, se estén produciendo cambios o se produzcan. Deben ser manejables, es decir, deben proceder razonablemente, gradualmente, confiando en la automatización y las mejores prácticas. Recuerde que hay tres niveles de gestión del cambio: individual, colectivo y organizacional. Del mismo modo, un sistema ERP debería cubrir los intereses de los tres niveles.
ERP es, sin duda, un programa útil si es necesario. No posponga la introducción: cuanto antes comience, más rápido sentirá el crecimiento intensivo y las diferencias progresivas de los competidores. Una persona que camina a pie nunca alcanzará a una persona que conduce un automóvil potente y confiable. Incluso en Trabant resultará más rápido :). Entonces, ¿por qué permitirte adelantar como un estancado?
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