Seguramente, cada uno de ustedes está familiarizado con la situación cuando la organización comenzó a realizar análisis internos en Excel, porque sus capacidades eran más que suficientes. Pero con el crecimiento de la compañía, las tareas se vuelven más complicadas, los volúmenes de datos crecen y Excel comienza a gemir, y luego se convierte en un "movimiento celestial lento", debido a lo cual se desperdicia a diario la mayor parte del tiempo de trabajo remunerado.
Nuestra historia de hoy trata sobre cómo una empresa de nivel federal con un gran flujo de documentos cambió del registro en forma de voluminosos archivos de Excel a una herramienta de BI normal y sensata. Bueno, se trata de nuestra visión de cómo debe moverse la empresa (el cliente aún no ha tomado una decisión final).
Problema
Para comprender la esencia del problema: ahora en una empresa, la preparación y consolidación de datos a través de Excel requiere aproximadamente el 80% del tiempo de trabajo de los empleados, y el 79% espera la reacción del programa en sí. Es decir, una persona realizó algunas manipulaciones, escribió una fórmula o valor, presionó la tecla Intro y se fue a fumar, tomar café o almorzar: algunas operaciones de consolidación y actualización de datos demoran de 40 minutos a 2 horas.
El principal problema es el mecanismo de consolidación de datos establecido en la antigüedad: un montón de complejas fórmulas cruzadas en las que el diablo se rompe la pierna. Una vez que este mecanismo fue inventado por algún tipo de "gurú" Excel, pero claramente no asumió que tal volumen de datos sería procesado. Anteriormente, todo funcionaba sin frenos, y los archivos con fórmulas prescritas simplemente se copiaban de un proyecto a otro. Y cuando los problemas comenzaron unos años más tarde, nadie sabía con certeza cómo funciona la consolidación. Pero no fue posible encontrar un especialista que pudiera rehacerlo, lo cual no es sorprendente: los desarrolladores generalmente no aprenden el lenguaje de fórmulas de Excel y no lo usan.
La complejidad y la duración de los cálculos en Excel llevaron al hecho de que a medida que aumentaba el volumen de datos, era necesario contratar gradualmente a más y más empleados para el departamento, ya que los empleados existentes dejaban de hacer frente al procesamiento de documentos.
Esta situación no lo hizo de inmediato y no el otro día. Y como resultado, el cliente decidió: es hora de migrar. El requisito principal era que el nuevo sistema debería tener tan poca influencia en el proceso. Es decir, el cliente, por supuesto, no está contento de que Excel se esté desacelerando, pero realmente no quiere cambiar las operaciones habituales debido a la nueva herramienta. Todo el proceso se puede dividir en dos etapas principales:
- preparación de datos de varias fuentes, principalmente de documentos en papel,
- entrada de registro en forma de archivos de Excel y consolidación.
El proceso tecnológico en el cliente se ve así:
El segundo matiz: al ingresar datos en el registro, los empleados verifican si este documento se ha ingresado antes. Para hacer esto, realice una búsqueda en el conjunto de detalles. Propusimos automatizar este procedimiento e identificar duplicados ya en la etapa de entrada. Es decir, cuando llega un nuevo documento, comienzan a introducirlo sin ningún filtro. Si el sistema encuentra un duplicado por algunos parámetros (por ejemplo, por propósito y fecha de pago), esta entrada se resalta en rojo para que el usuario descubra si hay un error en los datos ingresados o ya ingresados. Por lo tanto, se implementa el control de la duplicación de registros y la entrada correcta mediante Excel.
Decidimos no crear un zoológico de diferentes vendedores. La solución de Microsoft en este caso fue mejor no porque la compañía desarrolló tanto Excel como Power BI. Y ni siquiera porque están bien integrados entre sí. Just Power BI le permite utilizar una carpeta completa como fuente de datos, en la que el usuario puede colocar diferentes archivos como lo considere conveniente (incluidos los archivos de texto). Y procesarlos literalmente con un solo clic. Bueno, agregue otras fuentes de información, si es necesario (1C, sistemas de contabilidad automatizados de otras unidades, etc.).
Power BI y Power Query literalmente se aceleran cientos de veces y omiten el límite de la cantidad de datos que opera Excel. Al principio eran 64 mil líneas, ahora la factura llega a millones. Entonces, si está limitado por las capacidades de Excel, el siguiente paso lógico podría ser cambiar a Power Pivot o Power BI: usan los mismos enfoques y mecanismos. Si usó algunas fórmulas en el lenguaje M (en Power Query) o DAX en Power Pivot para procesar los datos, todo esto funcionará prácticamente sin cambios en Power BI.
Power BI, como un solo producto integrado, le permite combinar todas esas tecnologías que se han "colgado" en Excel durante años, como los juguetes en un árbol de Navidad. Aunque no se pueden ingresar datos (casi), A + B no se puede considerar, como se hace en Excel, pero se puede usar como procesador para grandes cantidades de datos. Por ejemplo, si necesita realizar algunos cálculos en una gran cantidad de columnas o filas. Excel también puede hacerlo, pero en horas, y Power BI en segundos.
Hay dos o tres productos de la competencia que, hipotéticamente, pueden realizar los mismos cálculos con la misma rapidez, pero no se integrarán bien con Excel y, lo que es más importante, será necesario implementar una infraestructura de TI adicional.
Además, no puede descontar el componente financiero: Microsoft proporciona Power Pivot Desktop de forma gratuita si desea utilizar este mecanismo solo para integrar sus propios archivos de Excel y preparará informes o analizará datos solo o como parte de un pequeño grupo.
Al mismo tiempo, los archivos de Power BI creados se pueden mover libremente entre las computadoras, como los informes de Excel. Como resultado, los usuarios tienen en sus manos no solo algunos datos calculados y fijos, Power BI brinda amplias oportunidades para construir varios gráficos y cuadros interactivos, recalculados al instante.
Después de la introducción de Power BI, según las estimaciones más pesimistas, la duración de la fase de cálculo disminuyó entre 200 y 300 veces (!). Teniendo en cuenta que el departamento actualmente emplea a 12 personas que pasan mucho tiempo procesando documentos, podemos reducir de manera segura al personal por un factor de 4. Y esto ya es un ahorro notable en los impuestos y las nóminas.
Pero ahorrar tiempo y dinero no es la única ventaja de esta solución. Anteriormente, la empresa nunca analizaba la cantidad total de datos, solo para cada línea de negocio o proyecto por separado. Excel simplemente no pudo manejar tal carga. Y ahora no solo será posible el análisis transversal de proyectos. Con la expansión adicional de esta línea a, por ejemplo, Power BI Pro, Power BI RS o incluso Power BI Premium, será posible preparar informes interactivos para varias categorías de usuarios, gestionar niveles de acceso a datos confidenciales y proporcionar acceso a través de la web o dispositivos móviles.
Es decir, prácticamente sin cambiar el flujo de trabajo, proporcione a todos los tomadores de decisiones de la empresa información, como dicen, a su alcance.
Yuri Kolmakov, Experto, Departamento de Sistemas de Consolidación y Visualización de Datos, Jet Infosystems ( McCow )