En los últimos años, el tema de la planificación y el análisis económicos se ha vuelto cada vez más relevante. Pero al mismo tiempo, la ineficiencia de la implementación de estas funciones en sistemas ERP caros y de gran escala en los que se supone inicialmente su presencia se vuelve aún más obvia (la letra P "Planificación" en la abreviatura de tales sistemas incluso lo indica). A pesar de los enormes presupuestos y los esfuerzos titánicos para introducir sistemas ERP, los departamentos económicos de medianas y grandes empresas trabajaron y continúan trabajando en hojas de cálculo, principalmente MS Excel.
¿Cuál es la razón de este estado de cosas? ¿Se trata realmente de la inercia de los economistas? ¿O fue capaz Microsoft de crear un producto verdaderamente único en términos de conveniencia y efectividad de su aplicación en un entorno empresarial real? Bueno, la tímida pregunta al final, hecha en el título del artículo, ¿hay alguna alternativa a Excel?
Para responder a estas preguntas, primero debe averiguar cuáles son los detalles específicos de la planificación y el análisis económicos, la excelencia que mantiene Monopoly. Brevemente, la respuesta a esta pregunta está en una palabra: TIEMPO. Este es el tiempo que los jefes de las empresas de cualquier nivel necesitan tomar una decisión de gestión que, dependiendo de la escala del problema, lleva de varios minutos a varios días.
La forma más fácil de demostrar esta tesis es el ejemplo del proceso de desarrollo y aprobación del plan anual (presupuesto) para el próximo año financiero. Este proceso se implementa en cualquier empresa moderna y no tiene la intención de adivinar su futuro (concepto erróneo generalizado), sino de controlar a la alta gerencia sobre el proceso de asignación de recursos delimitados (inversiones, niveles de personal, límites de crédito, etc.) entre la línea y las unidades funcionales. empresas dentro del presupuesto para el próximo año fiscal.
A diferencia de los procedimientos regulares, como los impuestos, la nómina, los informes financieros y estadísticos, el proceso de desarrollo del presupuesto se lleva a cabo una vez al año y está estrictamente limitado por el marco de tiempo. El inicio del proceso presupuestario generalmente comienza en octubre, cuando la información (al menos preliminar) ya está disponible sobre los resultados reales del trabajo durante 9 meses del año en curso. Un gráfico típico de cualquier tabla de presupuesto generalmente contiene información sobre los resultados esperados para el año actual (de acuerdo con el esquema, hecho 9 meses + 4 trimestres esperados), resultados planificados para el próximo año y desviaciones (absolutas y relativas) para controlar la dinámica de los cambios en los indicadores. Durante octubre-noviembre, las divisiones de la compañía desarrollan sus propios presupuestos, y luego en diciembre son revisados y aprobados por la gerencia de la compañía u organización matriz.
En el proceso de desarrollo de presupuestos, se pueden desarrollar varias opciones para diversos escenarios del entorno externo, teniendo en cuenta las metas y objetivos internos de la empresa. Sin embargo, al final, se selecciona el escenario principal (básico), según el cual se calculan los presupuestos de todos los departamentos. El resultado final de este proceso es el presupuesto consolidado para toda la empresa (grupo de empresas), en una forma simplificada que es la suma de los presupuestos de todas las divisiones dentro de la empresa.
En la práctica, al desarrollar un presupuesto, cada unidad se guía por el principio: "Pida más, recibirá lo justo". La consecuencia de este principio es el déficit del presupuesto consolidado, cuando los ingresos planificados no son suficientes para cubrir los costos planificados. Por lo tanto, en cualquier proceso presupuestario, en la etapa final, el presupuesto siempre está equilibrado, lo que consiste en establecer planes de ingresos más intensos y cortar ciertos tipos de gastos por una u otra unidad y artículos. Naturalmente, con los recuentos posteriores de todos los planes y la formación de un presupuesto consolidado. Y puede haber tantos recuentos con la consolidación posterior como sea necesario para llevar los ingresos y gastos a cero.
Pero eso no es todo. La tarea que lleva mucho tiempo, pero técnicamente solucionable, del recálculo múltiple y la consolidación de datos se superpone a una tarea mucho más compleja asociada con el cambio del modelo de datos, según el cual tiene lugar el recálculo y la consolidación de los indicadores planificados. Por ejemplo, se puede tomar la decisión de centralizar el próximo año las ventas de los principales tipos de productos y externalizar ciertos procesos de producción con la creación de nuevas entidades legales. Y estas decisiones no solo deben describirse en forma de texto o diagramas, sino que deben realizarse cambios en todos los documentos de liquidación relacionados con la formación de costos y resultados financieros. Además, tales decisiones pueden surgir tanto en la etapa de desarrollo de presupuestos preliminares como en la etapa de equilibrar el presupuesto consolidado.
Desde el punto de vista del software que implementa el soporte del proceso de presupuestación, TIME es el recurso clave en el proceso anterior, durante el cual se pueden realizar cambios en el modelo de negocio de la empresa y los cálculos ya se realizan en este nuevo modelo. Es obvio que en estas condiciones Excel está fuera de competencia, ya que le permite proporcionar el tiempo mínimo posible desde que configura la tarea para cambiar el modelo de negocio hasta emitir los valores recalculados. Los sistemas ERP solo pueden prometer tener en cuenta la decisión al preparar los estados financieros para el primer trimestre del próximo año financiero.
¿Qué le permite a Excel proporcionar tal eficiencia en la gestión del tiempo en el proceso de apoyar la toma de decisiones de gestión? La respuesta a esta pregunta también es bastante simple: cuando se usa Excel frente a cada uno de sus usuarios, el administrador de tareas, el analista de negocios, el probador y el usuario final se combinan al mismo tiempo, cuyas funciones en los sistemas ERP se distribuyen no solo entre diferentes personas, sino también entre diferentes departamentos. Y lo más importante, si los usuarios de Excel, incluso realizando diferentes funciones, hablan el mismo idioma que es comprensible para cada uno, entonces los usuarios de los sistemas ERP (en sentido amplio) hablan muchos idiomas que requieren "traductores" talentosos (que son pocos), o formalización estricta del proceso de comunicación, que a menudo se retrasa indefinidamente.
Por lo tanto, a pesar de todas las limitaciones de Excel en la velocidad del procesamiento de datos, así como la presencia inevitable de procesos implementados parcialmente en modo manual, el más difícil de los cuales es el proceso de presupuestación, Excel siempre permanecerá fuera de la competencia en comparación con los sistemas ERP.
Habiendo identificado la ventaja clave de Excel relacionada con la efectividad de su manejo de un recurso temporal, consideraremos sus debilidades que deberían implementarse en un software alternativo para competir con él.
Una debilidad obvia de Excel cuando se trabaja con modelos grandes y complejos es el modelo de almacenamiento de datos de archivos, que:
Requiere interacción en bases de datos relacionales externas para procesar grandes cantidades de datos para varios atributos;
Está lleno de errores lógicos sutiles al cambiar un modelo de datos que consta de varios archivos u hojas relacionados.
Estos problemas se pueden resolver fácilmente desarrollando módulos de software en el lenguaje de programación incorporado o mediante la integración con soluciones de software externas. Pero en este caso, Excel pierde su ventaja estratégica: la presencia de un usuario que combina al mismo tiempo las funciones de un administrador de tareas, un analista comercial, un probador y un usuario final. En cambio, aparecen al menos dos personas: un economista y un programador, que hablan sus propios idiomas, cada uno con un superior. Como resultado, cualquier tarea simple generalmente resuelta en la cabeza de una persona se convierte en un largo procedimiento burocrático.
Por lo tanto, cualquier sistema de software alternativo puede competir con Excel solo si puede expandir la lista de tareas que Excel puede resolver con fórmulas estándar sin programación adicional.
En los sistemas de inteligencia empresarial recientes, a pesar de las declaraciones fuertes, además de un sistema de informes más flexible, que se basa en el modelo de datos de la tabla dinámica de Excel, en general no hay nada (la tabla dinámica de Excel simplifica la selección de una sola solicitud plana una tabla con un escaneo de atributos y agregación de datos en varios campos horizontal y verticalmente). El elemento central de cualquier proceso presupuestario es el cálculo de los costos de producción y la formación de resultados financieros para los cuales el modelo de datos de tablas de resumen prácticamente no es aplicable.
La única alternativa a Excel hoy en día es la plataforma de modelado de código abierto JetCalc para sistemas económicos complejos, cuyo código fuente está disponible en GitHub . También contiene enlaces a documentación, una versión demo de trabajo y otros recursos adicionales. El sistema se distribuye bajo la licencia MIT y está abierto a cualquier oferta para participar en su desarrollo posterior para todas las partes interesadas.
Antes de pasar a los detalles de la arquitectura JetCalc, se debe decir que JetCalc es una versión gratuita del sistema implementado en el ecosistema de JavaScript basado en la arquitectura de sistema cerrado, implementado en tecnologías de Microsoft, que desde 2012 ha estado proporcionando presupuestos, análisis económicos y consolidación de la gestión y la información financiera. , incluso para la preparación de estados financieros consolidados de acuerdo con las NIIF, en una gran explotación metalúrgica con una facturación anual de más de $ 10 mil millones.
En JetCalc, como en Excel, todos los cálculos se basan en fórmulas desarrolladas y probadas por el usuario final. Al mismo tiempo, el sistema de cálculo JetCalc tiene una serie de propiedades únicas que facilitan la modificación de los modelos de datos utilizados y generan informes consolidados complejos en tiempo real.
Una característica clave del modelo de datos JetCalc es su forma de crear fórmulas de celda. Si en Excel se escriben fórmulas para cada celda, entonces en JetCalc las fórmulas se escriben para una fila o columna, y a nivel de celda, el sistema genera dinámicamente las fórmulas en el contexto de un documento abierto. Este enfoque reduce drásticamente el tiempo de cambio de fórmulas y elimina por completo la aparición de errores aritméticos. Además, las columnas individuales se combinan en encabezados (mayúsculas) para ciertos tipos de documentos, lo que le permite cambiar las fórmulas de columnas para varios documentos en un solo lugar.
Otra característica de JetCalc es la presencia de un mecanismo especializado para sumar valores de celda a través de líneas de documentos, que se basa en un árbol de filas, en el que la suma se realiza en filas secundarias para cada fila principal. Por lo tanto, en lugar de enumerar las celdas en Excel, que deben incluirse como argumentos en la fórmula SUMA (A1; A2; ...), en JetCalc es suficiente poner una marca de verificación en la línea de suma deseada en la interfaz web. Además, cualquier línea puede marcarse como no incluida en la cantidad, así como sumarse con el signo opuesto (es decir, restada). Al agregar nuevas filas, a diferencia de Excel, JetCalc no necesita cambiar ninguna configuración, ya que en el contexto de un documento abierto, las fórmulas de celda se volverán a formar automáticamente.
La tercera característica importante de JetCalc es la recopilación de información en el contexto de objetos contables organizados en forma de árbol con una serie de atributos que le permiten realizar cálculos complejos sobre agregación y filtrado escribiendo fórmulas simples y comprensibles.
Por ejemplo, para la división de Empresas Metalúrgicas (código MET), que incluye la Planta Metalúrgica Ural JSC (código 201) y la Planta Ural Rolling Plant JSC (código 202), para calcular el total de la división, la fórmula de cualquier celda primaria en el contexto del documento se convertirá a:
$@#201? + $@#202?
La misma expresión se puede representar como una fórmula con una función de consolidación, que se expandirá automáticamente cuando se agreguen una o más empresas al grupo MET:
$@<<<(D:MET)?
El núcleo del sistema JetCalc también tiene un mecanismo incorporado para bombear automáticamente los valores en forma de entrada de datos, lo que puede reducir significativamente la carga en el sistema de cálculo al guardar los valores calculados por la fórmula en la base de datos como valores primarios en la base de datos una vez. Posteriormente, dichos valores almacenados pueden ser reutilizados por el sistema de cálculo en la formación de varios cálculos analíticos. Se utilizan las mismas fórmulas para configurar valores de bombeo automático que para establecer valores calculados dinámicamente.
La elección entre usar fórmulas dinámicas y valores auto-bombeados está completamente determinada por el usuario que configura el modelo de dominio, y consiste en elegir entre la facilidad de administración y la velocidad de cálculo de los indicadores del documento:
las fórmulas dinámicas son suficientes para configurar una vez, pero a medida que el modelo se vuelve más complejo y la cantidad de datos aumenta, la velocidad de los informes se reducirá gradualmente;
Las fórmulas de autobombeo le permiten reemplazar los valores calculados con los primarios, lo que aumenta drásticamente el rendimiento del sistema de informes, pero requiere más disciplina al modificar la estructura del documento, ya que los valores previamente bombeados pueden requerir un nuevo bombeo después de realizar cambios en la configuración del documento.
Puede encontrar más información sobre el sistema de liquidación JetCalc en .
Otro mecanismo interesante para aumentar la productividad de los economistas en JetCalc es el mecanismo de punto de control, que es una clase especial de fórmulas que también son configurables por el usuario, que deberían producir un valor cero cuando los datos primarios se ingresan correctamente. Si hay valores distintos de cero en los puntos de control, no se puede impedir que el documento ingrese datos, lo que significa que no se puede considerar oficialmente enviado a tiempo a una organización superior. Este enfoque le permite paralelizar el trabajo de identificar errores lógicos en cientos de empleados de organizaciones informantes en lugar de empleados individuales de una organización superior.
Y, por supuesto, JetCalc implementa características estándar como imprimir documentos o guardar informes en archivos PDF, generar documentos individuales como gráficos, crear documentación de temas para cada documento y mucho más.
De las cosas prometedoras que han demostrado ser prácticas en la práctica, uno puede destacar la posibilidad de distribuir modelos una vez creados a un número ilimitado de suscriptores a través de GitHub. Esta característica se basa en el almacenamiento de los modelos de dominio creados en la base de datos MongoDB y los valores en PostgreSQL. Por lo tanto, el modelo de dominio es un archivo JSON que es fácil de cargar en la base de datos MongoDB desde cualquier fuente.
En conclusión, me gustaría decir que en la actualidad el proyecto se está desarrollando como parte de la iniciativa personal de sus participantes y está listo para usarse en condiciones reales de "combate" en aproximadamente un 90%. Pero este 10% restante requiere un cuidadoso refinamiento del sistema a nivel comercial en todas las áreas, desde probar scripts de implementación, finalizar la funcionalidad del sistema de liquidación, mejorar la ergonomía de la interfaz web hasta escribir documentación, crear modelos de demostración, desarrollar formatos para guardar modelos y protocolos para intercambiar datos con externos sistemas y más.
Por lo tanto, todos los interesados en el desarrollo del proyecto están invitados a participar en el equipo de desarrollo, hoy compuesto por dos personas, trabajando en las cuales será posible encontrar personas de ideas afines, obtener un conocimiento único sobre un producto que no tiene análogos en el mercado y realizar sus ideas más fantásticas.