Gestión del tiempo o gestión eficaz del caos

Todos, en un grado u otro, sintieron falta de tiempo, presión de los plazos, experimentaron estrés por una carrera forzada e hicieron una promesa: la próxima vez, definitivamente controlaré cuidadosamente el tiempo, puedo planificar todo por adelantado, no me dispersaré para muchas tareas o, por el contrario, me convertiré en Superman y rehacer todas las cosas a la vez. Entonces, ¿qué estrategia es más efectiva? ¿Correr o no correr? ¿Secuencial o en paralelo?

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Vuelo corto de superman

Recuerde las circunstancias en las que generalmente lamentamos nuestra propia ineficiencia. Cuando hay varias tareas prioritarias de grabación, el correo está lleno de mensajes nuevos, el teléfono inteligente no recibe llamadas y hay muchos mensajes no leídos en el mensajero. En esta situación, quiero aumentar la velocidad y trabajar más rápido, y el cerebro apenas piensa, tratando de concentrarse en las cosas más importantes.

Esto ocurre cuando hay demasiados "introductorios", lo que conduce a un exceso de nuestro cerebro. Por lo tanto, parece que por la necesidad de responder a todos los "introductorios" nosotros "nos vamos al techo". No olvidemos que, además del caos que rodea nuestro cerebro, genera caos en forma de pensamientos proactivos y reactivos.

El caos es cualquier introducción que requiere nuestra reacción.

Conoce, este es el Sr. Brain, y no ha cambiado en absoluto en los últimos 600 años, como lo demuestran nuestros queridos científicos británicos. El hemisferio izquierdo es responsable de la lógica, el hemisferio derecho es para los sentimientos, los lóbulos frontales son para la memoria de acceso aleatorio (planificación, toma de decisiones, establecimiento de prioridades), y la parte occipital es para la percepción visual.

Solo podemos mantener la atención en 7 (± 2) factores que requieren nuestra atención y un control mejorado. Todo lo que va más allá de esta cantidad es percibido por una persona como una amenaza, el cerebro emite una señal de alarma, bloqueando el pensamiento de los lóbulos frontales e inyectando adrenalina para acelerar. Este mecanismo ayudó al hombre de las cavernas a sobrevivir cuando fue necesario actuar rápidamente cuando se encontró con un tigre dientes de sable. Debido a la descarga de adrenalina, nuestro antepasado escapó huyendo, o actuó con decisión, atacando a un depredador. El cerebro no ha cambiado; todavía está respondiendo a los peligros. Ahora, tal reacción cerebral es desorganizadora y agotadora. Mientras trabajamos en un proyecto, a veces intentamos cubrir todos los introductorios, pero no podemos reconocerlos físicamente como resultado: al final de la jornada laboral seguimos sintiendo ansiedad, e incluso en casa nos molestan las nuevas notas introductorias.

El sentimiento de ineficiencia empuja a refinar, lo que solo empeora la situación. Una y otra vez, nos sentamos en el trabajo, tratando de ponernos al día con lo que nos parece perdido. Esto funciona bien en distancias de sprint (procesamiento de vez en cuando) y afecta negativamente a los maratones, cuando el procesamiento es permanente. Al encontrarnos en una situación así, a menudo no podemos salir de ella. Aparece adicción al trabajo.

Adicción al trabajo: una enfermedad similar al resfriado común, ocurre de vez en cuando en todos.

Más de una vez vi cómo los empleados se negaron a abandonar la oficina después del final de la jornada laboral, porque todavía había demasiado trabajo. Trabajaron durante 12 horas, aunque las últimas horas no fueron efectivas. ¡Mírense, camaradas adictos al trabajo! Mira tu día, retrospectivo y tu rendimiento.

Todo se encuentra en la superficie: la hiperresponsabilidad conduce a la adicción al trabajo con tanta frecuencia como a la adicción a la adrenalina para la generación de problemas. Una persona inconscientemente crea problemas para sí misma y, con valentía, los enfrenta con una nueva dosis de adrenalina. ¿Cómo reconocer la adicción al trabajo? Sí, es muy simple: los adictos al trabajo no tienen prisa por compensar sus horas extras, trabajan por el desgaste, no tienen tiempo para recuperarse y no deliberadamente, reducen la calidad de su trabajo y luego su productividad.

“Haz de tu trabajo una vida plena, no una vida un trabajo realizado”.
Stephen Covey

Sentarse en un proyecto desde el amanecer hasta el anochecer no es la mejor manera de mostrar lealtad a la compañía. El trabajo excesivo reduce la calidad y es costoso para todos. La compañía paga una compensación monetaria por el procesamiento y, posteriormente, por la pérdida de calidad.

Un hecho interesante: muchas personas que luego se hicieron famosas no dedicaron tanto tiempo a su vida laboral.

Trabajamos con mayor eficiencia y placer.

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"Si no sabe cómo administrar el tiempo, no podrá administrar nada más".
Peter Drucker, uno de los teóricos de gestión más influyentes del siglo XX.

Nuestro primer asistente en la gestión del tiempo y nuestros propios recursos es la planificación. Muchos, desafortunadamente, son descuidados. Con la planificación, es especialmente difícil para aquellos cuya energía golpea al límite: "¿Qué tipo de planificación?! ¡Necesito actuar! Solo en qué dirección correr, por qué y si será inútil, generalmente se imaginan vagamente.

Sucede que el líder prefiere resolver todo rápidamente sobre la marcha, porque "El tiempo es dinero" (en las mejores tradiciones de Hollywood), o simplemente no es dueño de la planificación, o tal vez es solo un gurú de gestión desde el nacimiento (esto también sucede). Pero la mayoría de las veces se refiere a este tipo de personas que quieren tener todo hoy, y los pensamientos sobre el mañana parecen inútiles. Otra excusa común es "Hay demasiada información para tratar de planificar y organizar todo". Esta es fundamentalmente la posición incorrecta.

La planificación en muchos grupos no se considera trabajo, no se le asigna tiempo, los empleados siguen al líder para esta importante actividad.

Sin embargo, la planificación ayuda a organizar el caos (al menos no habrá más en su territorio), construir delegación (la principal competencia del líder) y un sistema para monitorear la ejecución de tareas y tomar decisiones óptimas. Además, es muy bueno lograr sus propios objetivos y recibir una dosis de endorfinas bien merecidas.

La idea principal de la planificación es ver desde arriba su "campo de batalla": una imagen completa del mundo y la situación a su alrededor.

Las paradojas de la planificación.

¿Cómo se ve nuestro flujo de trabajo? Estamos ocupados con una tarea específica. Mientras tanto, el número de entradas aumenta y comenzamos a ponernos nerviosos, yendo más allá de las áreas de atención que son cómodas para el cerebro 7 + 2 y pierden el control de lo que está sucediendo. El cerebro, temiendo no llegar a tiempo, nos acelera a la fuerza. Trabajar a velocidades extremas reduce la concentración de atención y la calidad de nuestras decisiones. Hay más problemas, estamos aún más nerviosos. El círculo se cierra.


Hacer absolutamente todo es imposible, ya que el número de nuevas introducciones (nuevas circunstancias y los problemas que surgen en relación con ellas) solo crecerá. Por lo tanto, en ningún caso debe inspirar a los subordinados el deseo del ideal. El deseo de rehacer todos los casos y resolver todos los problemas perjudica el proceso general. Es críticamente IMPORTANTE priorizar y hacer solo tareas prioritarias en un momento dado.

A continuación, daré los principios básicos que ayudarán a ajustar el enfoque estándar descrito anteriormente.

• Si llegamos tarde, entonces comenzamos a perder el control, ¡es inmediatamente necesario FRENAR! Pare, compare prioridades, planifique la implementación de lo que es más crítico ahora.
  
• Comprenda que por unidad de tiempo, solo se puede hacer una cosa cualitativamente.
  
• No importa cómo intentes trabajar mucho más rápido que el especialista promedio, no funcionará (a menos, por supuesto, que seas un gurú).
  
• Nunca haga hoy lo que puede hacer SIN PROBLEMAS mañana. Lea este principio nuevamente. Piensa en eso. Comprender Y llegará a lo siguiente: debe hacer lo que es más crítico en este momento.
  

Grandes comedores del tiempo

Para pasar el tiempo de manera más eficiente, debe descubrir por qué se le escapa de las manos. ¿Quién y qué nos está robando? Le sugiero que reserve un día para el experimento y, desde temprano en la mañana hasta tarde en la noche, registre todas sus actividades con tiempo. Incluso si este día está un poco fuera de su vida cotidiana, todavía puede ver sus "trampas temporales clásicas".

Al recopilar información, recibirá una lista incompleta de lo que socava sus actividades. Daré a continuación los principales culpables de una disminución de la productividad en el curso de completar las tareas.

• Objetivos poco claros (cuando no conoce el propósito del trabajo realizado).
  
• No se acuerda la metodología para lograr el objetivo (cuando el trabajo se realiza de manera no óptima para la tarea).
  
• Sin prioridades de tareas (cuando te pierdes en tareas).
  
• Incapacidad para decir "No" justificado a tareas inapropiadas (cuando asume tareas adicionales, sin hacer frente a las actuales).
  
• Una gran cantidad de tareas que requieren alta concentración (cuando no comprende en qué concentrarse).
  
• Las perspectivas de las tareas realizadas no son visibles (cuando no conoce los objetivos finales de la tarea).
  
• Falta de motivación personal (cuando no tienes ganas de hacer la tarea).
  
• Ruido en el lugar de trabajo (cuando el lugar de trabajo es incómodo).
  
• Llamadas telefónicas / correo electrónico durante el trabajo.
  
• Visitantes que vienen durante sus tareas y, a veces, vienen con nuevas tareas.
  
• Falta de coordinación con otros colegas (“brigadas de bomberos”: cuando todos a su alrededor intentan extinguir un incendio que ha surgido, tareas que debían resolverse antes, incluso con su participación).
  
• Delegación inadecuada de trabajo a subordinados (cuando haces todo tú mismo).
  
• Almacenamiento de información organizado de manera inadecuada (cuando pasa más tiempo buscando la información necesaria).
  
• Reuniones repentinas (cuando surgen con urgencia, sin la capacidad de prepararse adecuadamente para ellas).
  

Bueno, por supuesto, hay tres factores personales más importantes que dependen de cada uno de nosotros.

• La desorganización personal y la falta de autodisciplina son la raíz de todos los problemas.
  
• Conflictos latentes entre empleados / departamentos: debe deshacerse de ese legado al comienzo de la interacción con sus colegas.
  
• El deseo de recopilar TODA la información antes de tomar una decisión: el perfeccionismo es redundante, solo ralentiza la tarea.
  

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Aprendiendo a planificar

"Las cosas malas suceden, las cosas buenas requieren organización".
Diferentes personas inteligentes

Planear sus tareas para resolverlas de manera más eficiente en realidad no es difícil.

Primero necesitas arreglar todas las entradas. Para hacer esto, eliminamos toda la información de la cabeza para descargarla para el pensamiento estratégico. Por lo general, escribo todas las pequeñas cosas que pululan en mi cabeza, en papel o en una tarjeta de inteligencia (sobre esto en otro momento).

A continuación, agrupamos todas las tareas de acuerdo con características comunes. Recordamos que "se comen al elefante en partes" y descomponen los objetivos y las tareas al nivel del evento. La descomposición ayuda a calcular con mayor precisión los recursos y la duración de los procesos necesarios. Al dividir las tareas en eventos específicos, podemos delegarlas inmediatamente a los empleados y luego controlarlas. Los eventos, por supuesto, deben agregarse inmediatamente a su calendario personal.

Ahora tenemos ante nuestros ojos una secuencia de eventos que deberían conducir a la meta.

Pero la vida ciertamente hará ajustes incluso al plan más detallado. Tendremos que revisarlo más de una vez, y para no desviarnos del curso principal y alcanzar el final deseado, debemos priorizar. Además, esto tendrá que hacerse constantemente.

Para la planificación a corto plazo, la matriz Dwight Eisenhower es excelente. El trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos dividió la hoja en cuatro cuadrados e indicó en los ejes la urgencia e importancia de las tareas.

La realización de asuntos realmente importantes promete una gran ganancia. Y viceversa: ignorar asuntos importantes traerá grandes problemas. Por lo tanto, si es necesario, se deben atraer recursos adicionales para resolverlos.

En la matriz, determinamos las principales acciones que se deben realizar según la pertenencia de la tarea a los cuadrantes.

Una vez identificadas las prioridades, es necesario revisarlas periódicamente para no perder algo más importante. Para estos fines, hay "plataformas de visualización".

"Plataformas de observación"

La naturaleza de su actividad le dirá con qué frecuencia necesita planificar el trabajo. Definitivamente tengo un plan para un día, una semana. Planes personales (incluidos los familiares) para el mes y el año. Quizás también se ajuste a planes semestrales.

Una rutina debe planificarse por adelantado periódicamente. Si estamos hablando de repetir constantemente las tareas diarias, le aconsejo que las agrupe en bloques (trabaje con correo, llamadas, etc.) y las ejecute juntas como un grupo. El número óptimo de enfoques para trabajar con el correo es de 3 a 4 veces al día (usted no es secretario; siempre me sorprende cuando veo que el cliente de correo abre de manera continua, qué tipo de eficiencia se puede discutir aquí), pregunte: “¿Qué pasa con las cartas urgentes? ? " La respuesta es simple: "Para todo lo urgente, hay un teléfono y un contacto personal".

Tenga en cuenta que se tarda unos 15 minutos en incluirse en la tarea. Agréguese este tiempo de "swing". Y piensa en tus biorritmos individuales. Si el pico de su actividad cae en la segunda mitad del día, no tiene sentido separarse estableciendo “tormentas cerebrales” a las 10 am, y después del almuerzo no tiene sentido establecer tareas altamente intelectuales: el cuerpo estará ocupado transformando los alimentos en energía y no tendrá que pensar en procesos.

TOP 3 trucos efectivos de vida

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Ranas

Identifique lo más desagradable, pero importante para hoy y "coma" al comienzo del día. Se sentirá más cómodo, todas las demás actividades serán mucho más agradables y no tendrá un rechazo tan brillante en su desempeño, porque ya ha hecho lo más desagradable.

Ancla

Decide por ti mismo el evento / acción que considerarás la clave para tu día exitoso. Y hágalo todos los días: sus días serán más exitosos. Con el tiempo, notará que si no completa esta acción, los días serán menos exitosos. Por lo tanto, convierte un pequeño evento en la clave de su éxito. Por ejemplo, tengo un ancla de una taza de café negro recién molido sin azúcar (durante más de 7 años).

Razonable No

No asumas obligaciones irreales adicionales, trata de controlar el caos y limita el número de aperturas a tu alrededor.

Rendimiento y nosotros

Después de analizar todos los procesos que deben implementarse en el camino hacia el resultado, seguramente encontrará aquellos que pueden estandarizarse y automatizarse. No descuide esto, libere a las personas para trabajos más importantes y ahorre mucho tiempo. En Japón, es costumbre optimizar procesos si los beneficios de la optimización dan al menos 3 segundos (un tiempo igual a un apretón de manos), lo que aumentará la productividad general de la empresa.

Qué determina la productividad laboral en la programación y qué no

Los resultados de sus muchos años de investigación compartieron Coding War Games .

Resultó que la productividad no se ve afectada de ninguna manera por el tamaño del salario (¡aunque parece!) Y la experiencia, si el especialista ha estado trabajando durante al menos seis meses. El lenguaje de código no es importante para los desarrolladores (excluyendo asm). El número de defectos durante la ejecución de tareas tampoco tiene relación directa con el rendimiento.

Sobre todo, nuestros colegas influyen en nuestra productividad: "en promedio en un hospital" nadie logra trabajar mucho mejor que todo el equipo (estadísticamente, la diferencia en productividad difiere en no más del 20% del valor promedio del departamento). Para un trabajo fructífero, el entorno es importante: el área del lugar de trabajo, el silencio, la soledad, la posibilidad de distracción por factores externos. Si el ambiente es incómodo, la gente comienza a buscar dónde puede "esconderse" para el trabajo normal. Es posible que haya notado cómo sus colegas se esconden en las salas de reuniones para trabajar solos; esto es una señal de un ambiente de trabajo incómodo. ¿Qué tan efectivo puede ser el ambiente de trabajo y cómo entenderlo? Un factor ambiental dará una respuesta.

Factor ambiental (C) = tiempo continuo / tiempo de presencia

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¿Cómo organizar tu propio ambiente fértil? Primero, preste atención al área de trabajo. Debe ser libre de navegar en el caos (existen tales apologistas) o el orden de su lugar de trabajo. Idealmente, seleccione no más de 7 zonas de trabajo (centros de atención), en cada una de las cuales organice sus propios grupos temáticos de materiales / herramientas de trabajo (monitores, zona de análisis estratégico, zona de acción táctica, zona de comunicación, etc.).

En segundo lugar, considere la organización conveniente de los documentos. Como, como ya descubrimos, el cerebro no puede mantener la atención en más de 7 objetos, no cree carpetas que sean demasiado voluminosas. En el interior debe haber 7 ± 2 archivos / subcarpetas.

En tercer lugar, debe tener suficiente espacio de trabajo para un trabajo cómodo y, como mínimo, debe poder salir a caminar o hacer deporte localmente en el lugar de trabajo (empujar, estirar, etc.).

Datos curiosos sobre el rendimiento (basados ​​en juegos de guerra de codificación)

• Los mejores empleados trabajan 10 veces más productivamente que los peores.
  
• El empleado más productivo es 2.5 veces más productivo que el promedio.
  
• La mitad más productiva de los empleados es 2 veces más productiva que la mitad restante.
  

Preparándose para las negociaciones

Con el tiempo y la experiencia adquirida, todos tienen un número creciente de reuniones y negociaciones comerciales.

Distribución del tiempo en diferentes niveles de la jerarquía de gestión.

Para que la organización de las negociaciones no consuma mucho tiempo, preparé el siguiente memo.

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