Hay un dicho: "¿Quieres hacerlo bien? Hazlo tú mismo".Para mí, de hecho, será más rápido y más tranquilo. Sin embargo, cualquier gerente sabe que un gerente pobre es aquel que no sabe cómo explicar y delegar la autoridad. En consecuencia, la capacidad de dar instrucciones claras y un plan de acción es tarea de un buen líder. Y la "usabilidad" lo ayuda en esto. Tratemos con este concepto.
La usabilidad (de usabilidad en inglés) significa usabilidad, ergonomía y facilidad de comprensión.La instrucción para los empleados es efectiva y fácil si el resultado de su implementación es exitoso. Al preparar el artículo, se analizaron las instrucciones internas para los empleados publicados en el recurso interno de Wiki. Sin embargo, muchos de ellos dejan preguntas incluso con un estudio detallado del material.
Entonces, ahora directamente a lo principal.
La expresión: "Y así será" definitivamente no es para instrucciones.
1. Establecimiento de objetivos: para quién y para qué se destina la instrucción. Debe mencionarse aquí que la terminología no debe sobrecargarse con un memorando, de lo contrario se adjuntará un glosario de términos, una enciclopedia completa y, por desgracia, hay pocas posibilidades de que se lean.
2. No use mucha jerga en las instrucciones. Existe la posibilidad de que no todos los empleados lo entiendan.
Ejemplo: "Aclare con los gerentes si un artículo ha recibido una actualización". Por un lado, todo está escrito claramente, pero esa jerga no es adecuada para un documento oficial.
3. Diluimos el texto con capturas de pantalla. Es recomendable hacerlo en su computadora y en el programa o interfaz que tienen todos los empleados. Puede editar capturas de pantalla con flechas y resaltar elementos.
Ejemplos de capturas de pantalla con pasos comprensibles:
4. No omita los pasos que nos parecen demasiado simples. Deje que el empleado lea mejor las instrucciones y omita este paso él mismo.
5. No es deseable usar oraciones grandes en el texto. Brevemente: "Ir al menú", "Agregar un valor ...", "Seleccionar un parámetro ...", etc.
6. Para reducir la cantidad de texto, puede usar elementos gráficos. Por ejemplo
Conexión de área local -----> propiedades -> TCP / IPv4 -> propiedades.
7. El uso de las selecciones de fuente es aceptable. Esto llama la atención sobre puntos críticos.
8. No use nada de su experiencia personal al usar este o aquel producto o al usar el programa en las instrucciones. Para hacer esto, hay reuniones separadas con los empleados donde les transmites tu valiosa experiencia. Y la instrucción es una estructura lógica, que describe el "paso - acción" y nada más.
9. Sea preciso y lógico por escrito. Recuerde, si un empleado, trabajando de acuerdo con sus instrucciones, comete un error, entonces este será su defecto.
La instrucción efectiva y utilizable no es una simple formalidad, es uno de los pasos para el éxito y la automatización del flujo de trabajo. El efecto espejo de usabilidad es que recordamos cosas que están relacionadas con nuestra propia experiencia mejor que aquellas que no tienen nada que ver con nosotros. Por lo tanto, la redacción de instrucciones y notas bombea las habilidades gerenciales de los especialistas. Y esto, a su vez, va a la "alcancía de habilidades".