¿Y cómo son sus relaciones con la contabilidad y los contadores? ¿Quizás usted, como muchos especialistas de TI, encuentra difícil encontrar un lenguaje común con ellos y, como resultado, regularmente tiene conflictos de trabajo? ¿O usted, como contratista, siente constantemente hostilidad por parte del contador principal y, por alguna razón, sus facturas se pagan al final? ¿O tal vez los requisitos conflictivos de la administración de la compañía y el contador principal lo desconciertan como especialista en la implementación de un producto de software y no entiende qué hacer con él? Entonces este artículo es para ti.
Hoy decidí hablar sobre contabilidad, un contador y su papel en la organización. Está destinado, en primer lugar, a especialistas involucrados en la implementación de ERP, CRM, sistemas de contabilidad (por ejemplo, 1C) y otros productos de automatización de negocios. Y aquí quiero hablar sobre el factor humano y las reglas para interactuar con la contabilidad.
También aclararé que en este artículo hablaremos específicamente sobre empresas del sector empresarial, pero no sobre organizaciones gubernamentales.
El hecho es que los flujos financieros, incluida la aprobación de contratos y el pago de facturas en pequeñas y medianas empresas, a menudo son mantenidos por un contador. El propietario (jefe) de la empresa delega la autoridad contable, si se trata de todo lo relacionado con las finanzas. Las razones son obvias: el empleo del gerente, la necesidad de papeleo, competente en términos de informes contables y fiscales, al final, la necesidad de realizar directamente ciertas acciones relacionadas con el pago de facturas. Todo esto está en el área de responsabilidad de la contabilidad. Y si no puede encontrar un lenguaje común con el contador, es probable que ocurran problemas con la firma de documentos y el pago de facturas.
Además, al introducir cualquier sistema de contabilidad, seguramente se encontrará con la contabilidad primaria. Deberá averiguar cómo se organiza el trabajo de la documentación principal en la empresa y cómo se produce la interacción con la contabilidad (obtención de documentos para clientes, información sobre pagos, etc.). Y aquí, sin la benevolente ayuda de un contador especializado, corre el riesgo de tener muchas dificultades, malentendidos, como resultado, alteraciones y mejoras. Y, por supuesto, la insatisfacción del cliente.
Además, este artículo puede ayudar a los empleados de la empresa, por ejemplo, administradores de sistemas, ingenieros de servicio o especialistas del equipo de ventas, a establecer relaciones correctas y efectivas con la contabilidad.
En cualquier empresa, hay dos tipos de contabilidad:
- Gerencial. Es necesario para el control interno y la toma de decisiones por parte de la gerencia de la organización. Un ejemplo son los turnos de personal, las decisiones de adquisición de equipos, la planificación estratégica del desarrollo comercial, etc.
- Regulado Este tipo de contabilidad se utiliza para informar al estado. Esto incluye contabilidad, estadísticas y contabilidad fiscal.
¿Qué es la contabilidad?
Si comienza a estudiar directorios y documentación, hay muchas definiciones de contabilidad. Por ejemplo, Wikipedia sugiere esto:
La contabilidad es una unidad de personal de una entidad económica, diseñada para acumular datos sobre sus propiedades y pasivos.
En los libros de texto, en lugar de un texto breve pero difícil de leer, encontrará capítulos enteros dedicados a esta definición. Pero para un laico, tampoco aportan claridad.
De hecho, el departamento de contabilidad es responsable de las siguientes áreas:
- Contabilidad;
- Contabilidad fiscal.
De hecho, las actividades actuales de contabilidad están relacionadas con la correcta ejecución de documentos que muestran todos los movimientos de fondos y activos. Y el objetivo final es informar al estado: fiscal, financiero y estadístico.
Es posible mantener informes internos y contabilidad de gestión sin entradas contables, documentos e informes de un patrón específico. Si bien informar al estado está estrictamente regulado. La función principal de cualquier contabilidad está dirigida a esto.
En que consiste el departamento de contabilidad
Aquí no consideraré unidades individuales subordinadas al departamento de contabilidad, los departamentos financiero y de recursos humanos (personal). En el contexto de los problemas de contabilidad, estos departamentos causan el menor número de problemas.
El departamento de finanzas se ocupa estrictamente del movimiento de fondos, y la interacción con él rara vez plantea preguntas. A menudo, los desarrolladores y técnicos no se cruzan con él en absoluto.
El departamento de personal, aunque se relaciona con la contabilidad, es, de hecho, una unidad separada con sus propios sistemas de automatización de contabilidad y otras características. Los recursos humanos están más bien relacionados con la contabilidad de gestión.
La composición principal de la contabilidad se divide en dos temas equilibrados:
- Jefe de contabilidad.
- Personal ordinario de contabilidad
Es imposible considerar el trabajo de cualquier departamento de contabilidad sin tener en cuenta al contador principal. Además, el contador principal es la persona clave, ya que él es personalmente responsable de informar al estado de manera correcta y oportuna.
De cómo el jefe de contabilidad comprende su responsabilidad y determina el grado de control personal sobre el flujo de trabajo, incluido el primario, todas las características del trabajo de contabilidad y su interacción con otros departamentos dependen directamente.
El personal ordinario del departamento de contabilidad en asuntos de organización del trabajo e interacción con varios especialistas está involucrado solo como subordinados, empleados esclavos. Y no juega un papel especial para construir una cooperación efectiva con la contabilidad.
Parecería que la organización del trabajo de otras unidades se construye de manera similar. De hecho, esto no es del todo cierto. Por ejemplo, en el departamento de ventas, además de la responsabilidad del gerente por el desempeño general, también existe una responsabilidad personal de cada gerente de interactuar con los clientes. Sin embargo, no existen reglas tan estrictas y responsabilidades claramente definidas por el jefe de la unidad. Por lo tanto, se permite mucha más iniciativa, diferentes enfoques de trabajo, etc.
Es importante comprender que en las empresas medianas y pequeñas, dos personas son responsables ante el estado de las actividades de la empresa, la presentación de informes y el pago de las contribuciones obligatorias (fiscales y sociales): el jefe de la empresa y el contador principal. Hablaremos sobre el líder más tarde, pero ahora nos centraremos en el contador principal.
Jefe de contabilidad
Entonces, el contador principal es un líder que tiene la responsabilidad no solo de la administración de la empresa, sino también del estado. En base a esto, los contadores en jefe generalmente desarrollan trabajo basado en tales enfoques:
- Dado que el contador principal es personalmente responsable del informe, y el informe se basa en los documentos principales con los que trata el departamento de ventas, significa que el contador principal tiene todo el derecho de controlar el trabajo del departamento de ventas y ejercer presión en caso de dificultades con los documentos.
Personalmente, vi grandes empresas con una alta rotación y el número de clientes, donde todo el departamento de ventas trabaja en 1C. Contabilidad. Sin usar ningún otro sistema de software o incluso configuraciones 1C. Esto significa que el contador tiene tanto miedo a las infracciones de flujo de documentos que logró convencer a la gerencia de que use solo 1C. Contabilidad. Aunque para el análisis de ventas y gestión, esto está lejos de ser la mejor solución.
- El contador principal en una de las etapas de trabajo con documentos nombra a su persona, es decir Uno de los contadores. Y ya un contable controla la corrección del flujo de trabajo primario actual.
Por ejemplo, se crean una cotización y documentos internos (reserva de bienes, pedido de ventas) en el departamento de ventas utilizando cualquier sistema conveniente. Pero la factura, los consumibles, el transporte, los documentos fiscales, los actos de trabajo realizados y otros documentos similares tienen derecho a emitir solo un contable.
La principal desventaja de la primera opción es que toda la contabilidad en la empresa se concentra alrededor de los intereses de la contabilidad. Se utilizan sistemas de automatización, principalmente destinados a la contabilidad y la presentación de informes al estado. Como resultado, la empresa pierde en contabilidad de gestión.
En los programas de contabilidad, no hay división en "Clientes potenciales" y "clientes"; no se proporcionan documentos como "pedido al proveedor", "solicitud (pedido) del comprador" u "oferta comercial". Como resultado, es imposible rastrear todas las etapas del trabajo con clientes, es imposible generar informes en muchos informes importantes para analizar la efectividad del trabajo, etc.
La segunda opción también tiene sus inconvenientes:
- La responsabilidad se borra. Un contador que se dedica a extraer ciertos documentos a menudo no sigue el ritmo de las acciones de los gerentes de ventas. Como resultado, él simplemente "cierra los ojos" al hecho de que los vendedores mismos forman y envían la documentación necesaria. Y luego este especialista resulta ser un "enlace adicional". Un contador simplemente no puede verificar toda la documentación que un equipo completo de vendedores genera diariamente. Y en caso de errores, es "culpable sin culpa". La gerencia es consciente de esto. Y se vuelve extremadamente difícil identificar al culpable del fracaso y las pérdidas relacionadas.
- Retrasos burocráticos y pérdida de beneficios. Si el contador muestra responsabilidad, surgen demoras y dificultades al enviar facturas de pago y otros documentos primarios al comprador. El cliente trabajó con el departamento de ventas o el centro de servicio, y de repente tiene que esperar hasta que el departamento de contabilidad escriba una factura. Y el contador puede ser cargado con otras solicitudes y documentos. Velocidad y nivel de servicio reducidos, es decir la empresa pierde (pierde) ganancias.
Existe otra versión del trabajo del contador principal, que creo que es óptima: la contabilidad no interviene en la contabilidad de gestión.
En este caso, los contadores se ocupan exclusivamente de los documentos contables (emiten cartas de abogados, controlan la exactitud de los documentos y la disponibilidad de los originales necesarios con sellos y firmas). Es decir La contabilidad ejerce un control general sobre la parte del flujo de trabajo que se requiere para la presentación de informes, así como también escribe documentos que nadie más puede escribir.
De lo contrario, la contabilidad de gestión y la gestión de documentos actuales no están dentro del alcance de los intereses y el control estricto por parte de los contadores. Esto le permite configurar de manera más flexible los sistemas de automatización para varios departamentos, para obtener todas las ventajas de la contabilidad de gestión de alta calidad. Y hasta la fecha, no he visto una mejor solución para un negocio efectivo.
Las razones de los diferentes enfoques.
Está claro que la elección de las opciones de flujo de trabajo depende del contador principal. El jefe de la empresa a menudo se elimina de la formación de procesos de interacción con la contabilidad, ya que cree que esta es el área de responsabilidad de los especialistas en contabilidad. El jefe del departamento de ventas puede tratar de influir en el contador principal, pero no toma la decisión.
Pero la elección de la opción de implementación de gestión de documentos depende directamente de la personalidad y el grado de profesionalismo del contador principal.
Si el contador principal de la empresa es un verdadero especialista en su campo, comprende claramente el propósito de la empresa, es decir, obteniendo ganancias, y desarrolla su trabajo de tal manera que ayuda, no interfiere con los negocios.
De hecho, ni siquiera necesita ser un contador para comprender que es imposible controlar toda la documentación primaria. Excepto cuando solo esos contadores participan en la extracción de estos documentos. Pero de esta forma se reduce la calidad y competitividad del negocio o se "infla" el personal de contabilidad a tamaños no rentables. Y ningún líder sensato lo hará más. Es mucho más fácil automatizar el intercambio de datos entre sistemas y controlar el flujo de trabajo a nivel de informes y verificaciones puntuales de los documentos más importantes.
También vale la pena entender que muchos contadores, incluso siendo especialistas con bastante experiencia, se esfuerzan por "vincular" tantos procesos como sea posible para convertirse en insustituibles en la empresa. Este es un deseo humano normal y comprensible para asegurar nuestro futuro y nuestros ingresos consistentemente altos. Y aquí es importante que tales deseos no vayan más allá de los límites razonables.
¿Por qué es tan difícil ser el contador principal?
Uno de los mayores problemas de los contadores en jefe, que genera dificultades para interactuar con ellos, incluso en la automatización y optimización de los procesos comerciales, es la falta de correspondencia entre la responsabilidad del contable en jefe y su salario.
Por ejemplo, el jefe del departamento de ventas recibe una tasa más un cierto porcentaje, y es responsable de posibles errores en el trabajo solo para la administración de la empresa. El jefe del negocio también obtiene una cierta ganancia dependiendo del éxito de la empresa. El contador principal recibe solo la tasa (a veces con una prima fija) sin un componente "flotante" en general, y es responsable de posibles errores no solo para la administración, sino también para el estado.
Con base en este factor, es necesario construir relaciones con el contador principal. Recuerde su responsabilidad y relacione los intentos de "ir a lo seguro" con comprensión.
Causas de problemas al interactuar con la contabilidad
- Baja calificación de contadores. Hoy en día, a menudo se puede ver en compañía del jefe de contabilidad, que apenas posee los principios básicos de la contabilidad. Por paradójico que parezca, incluso una persona sin educación superior puede ocupar este puesto, simplemente al final de los cursos de contabilidad. La razón principal de tales decisiones de gestión es que el gerente selecciona un contador "para sí mismo". Lo que le importa a nuestros hombres de negocios no son las calificaciones de un contador, sino la capacidad de confiar en él.
- Baja calificación del jefe y empleados de la empresa. La falta de conocimientos básicos en el campo de la contabilidad entre el equipo directivo lleva al hecho de que los empleados no están particularmente ansiosos por capacitar a la contabilidad primaria. Sin embargo, muchos empleados no están particularmente interesados en esta área de conocimiento. Como resultado, el contador a menudo se ve obligado a tomar el diseño de todo el "primario" en sus propias manos, porque de lo contrario, se cometerán graves errores graves al preparar los documentos.
- Elevadas cargas de trabajo y responsabilidades de rendición de cuentas que no son proporcionales a los salarios. La compañía se está desarrollando, las ventas están creciendo, la cantidad de documentos e informes también. Y el salario de los contadores se mantiene al mismo nivel. Incluso las primas rara vez se aplican a esta unidad. Naturalmente, por un lado, el contador será reasegurado para protegerse de los errores. Los intereses de la empresa para él serán secundarios. Por otro lado, debido a la alta carga de trabajo, la preparación de la documentación primaria y el pago de las facturas se pospondrán "al final". Informes para el contador - en primer lugar.
Recomendaciones para especialistas en implementación y automatización
Es necesario proceder en comunicación con el contador principal de la empresa a partir de los problemas anteriores y comprender la gran responsabilidad de un especialista. Al mismo tiempo, existen recomendaciones simples que ayudarán a encontrar un lenguaje común para aquellos que, por una razón u otra, se ven obligados a interactuar con la contabilidad en el proceso de automatización de los procesos comerciales, la introducción de un nuevo software, servicio, etc.
- Lea al menos un poco sobre contabilidad. No seas demasiado vago para leer libros de texto y comprender al menos los conceptos básicos. Y si está involucrado en software, incluso para contadores de manera continua, incluso puede graduarse de cursos de contabilidad. Esto te ayudará a hablar el mismo idioma con ellos: entenderás sus problemas, son las soluciones que propones.
- Trate de mantener al mínimo el tiempo de consulta con los contadores. Recuerde sobre su alta carga de trabajo , y también que nadie paga extra por las consultas. Si tiene conocimientos básicos de contabilidad, estudie el trabajo de la empresa a nivel de documentos y consultas con empleados del mismo departamento de ventas, y solo entonces acuda al departamento de contabilidad para consultas y aprobaciones finales, se lo agradecerá.
Y lo más importante, recuerde: la contabilidad y la gestión de documentos en la empresa son creadas por el contador principal. Las características de la estructura en sí dependen de su personalidad. Y sobre cuánto logras encontrar un lenguaje común con esta persona, el éxito de tu cooperación con la empresa en su conjunto.