La herramienta más importante para un gerente de proyecto es un plan de tiempo. Se puede construir de muchas maneras, pero a menudo se usa un diagrama de Gantt.
Sobre el diagrama de Gantt ya hubo muchas discusiones sobre Habré:
Alguien cree que el mejor plan de tiempo es el diagrama de Gantt, alguien incluso planifica proyectos ágiles utilizando este diagrama y, por el contrario, alguien no ve el punto y ofrece enfoques alternativos para la planificación y los planes de tiempo. .
Finalmente, descubramos por qué se necesita el diagrama de Gantt, cómo debe elaborarse y qué bueno es.
Lo que te espera en el artículoManual de gráficos de Gantt para desarrollar un proyecto web. No nos centraremos en una herramienta específica, discutiremos solo enfoques conceptuales y fundamentales. Se basa en doce años de experiencia en el mercado del desarrollo web personalizado. Durante este tiempo, pude lanzar más de 100 proyectos. Durante los últimos tres años he gestionado la producción en la agencia interactiva AGIMA.
¿Para quién es el artículo?El artículo será interesante para los gerentes de proyecto y para todos los que de alguna manera estén involucrados en la preparación y coordinación de cronogramas para el desarrollo, organización de procesos de producción para aplicaciones web e interacción con un cliente o cliente comercial.
Descargo de responsabilidadEste artículo no es una panacea, sino solo una opinión puramente personal del autor (
Evgeny Lobanov , Director Ejecutivo de
AGIMA ). El método de la cadena crítica a menudo es efectivo para la planificación del proyecto, pero en este artículo no lo abordaremos ni realizaremos ningún análisis comparativo.
¿Para qué son los planes de tiempo?
Se necesitan planes de tiempo para la planificación correcta de la carga y la gestión adecuada de las expectativas del cliente comercial.
Antes de comenzar cualquier tarea o proyecto en producción, debe tener el tiempo acordado con el equipo y el cliente comercial.
Además de gestionar las expectativas del cliente comercial y su equipo, el plan de tiempo es muy significativo desde un punto de vista moral. Creo que si el gerente del proyecto no tiene un plan de acción claro con puntos de control intermedios antes del inicio del trabajo, es muy probable que dicho proyecto esté dirigido al fracaso.
A menudo se utilizan dos planes de tiempo: externo e interno:
- interna se discute solo con el equipo e incluye riesgos planificados de la lista de riesgos obvios en el momento de la evaluación del proyecto;
- Se discute un plan de tiempo externo tanto con el equipo como con el cliente comercial; Además de los riesgos obvios, incluye desviaciones en términos de tiempo basadas en los riesgos proyectados para todo el período de trabajo en el proyecto.
Los planes de tiempo generalmente se presentan en forma de
un diagrama de
Gantt .
Consideremos qué acciones básicas deben realizarse para acercar nuestro plan de tiempo al realismo, es decir, al ideal.
Tanto como sea posible para detallar el proyecto en una etapa de evaluación
Una regla importante y una de las más fundamentales al planificar un proyecto es recordar que 20 horas por tarea son muchas. Dicha tarea no puede controlarse en todos los matices y lograrse regresar rápidamente al canal temporal del proyecto (es muy difícil minimizar los riesgos implícitos en el momento de la evaluación de la tarea, por lo general, estos riesgos se conocen en el momento de la fecha límite o el día anterior).
Por lo tanto, es importante poner todas las tareas en el día laboral del especialista (en nuestra empresa, esto es 6 horas de tiempo efectivo; se pueden encontrar más detalles en mi
artículo en la sección "procesos de trabajo"). Dichas tareas son más fáciles de controlar e influir, dejándolas en el canal temporal del proyecto.
Si la tarea se estima en más de 6-8 horas y no tiene resultados intermedios para detallar, entonces es necesario determinar los criterios para fijar el progreso.
Establezca el calendario de producción actual, verifique todas las excepciones, establezca un día laboral de seis horas
Muchas personas se olvidan de los calendarios de producción cuando crean horarios. Además del fin de semana "estándar", hay días festivos "flotantes" de año en año, reemplazándolos por días laborables, etc.
Su plan de tiempo será irrelevante si no utiliza un calendario de producción real.
Como regla general, para agregar un calendario de producción, debe usar las excepciones en la configuración del calendario de la herramienta con la que crea un diagrama de Gantt.
Crea todas las etapas necesarias del proyecto. Todas las actividades (tareas) se ingresan dentro de las etapas.
Es muy importante hacer la agrupación correcta para las actividades en nuestro plan de tiempo. Si el diagrama es simple, simplemente agrupe por etapas del proyecto, por ejemplo:
- análisis,
- diseño,
- diseño
- diseño
- desarrollo,
- pruebas,
- implementación.
Pero si el proyecto es complejo, entonces debe aplicar una agrupación más profunda de actividades; esto ayuda mucho al filtrar y orientar según un diagrama Gantt complejo. Por ejemplo, me gusta agrupar por componentes, dentro de las etapas de un proyecto, etc.
Ponga todas las actividades en la tabla
Obviamente, cuanto más detalladas sean las tareas comerciales para actividades específicas, más fácil y preciso podremos controlar el proceso de desarrollo.
Además de las actividades principales, no olvides ingresar:
- iteración de ediciones de acuerdo con el contrato (si estamos hablando de desarrollo personalizado);
- tiempo para la aprobación de la iteración por el dueño del negocio;
- tiempo para correcciones de acuerdo con comentarios y depuración de acuerdo con el contrato (si estamos hablando de desarrollo personalizado);
- 1-2 horas para tareas no contabilizadas para cada actividad;
- creación de contenido primario;
- relleno de contenido;
- pruebas en producción;
- pruebas de negocios;
- implementación
Mapa de riesgo
Debe tomar la plantilla de lista de riesgos utilizada para su tipo de proyecto (a menudo su uso está limitado al alcance de su organización).
Cada
riesgo tiene dos parámetros principales con respecto al proyecto:
- La probabilidad de que ocurra en el entorno del proyecto.
- El grado de influencia del riesgo en el curso del proyecto.
Debe determinar ambos parámetros para cada riesgo de la lista. A continuación, debe filtrar los riesgos por su impacto real en el proyecto; la forma más fácil de hacerlo es mediante el uso de un mapa de riesgos.
Cuando se identifican todos los riesgos obvios para el proyecto, es necesario tener en cuenta su minimización al construir el plan de tiempo en el diagrama de Gantt.
Comparto tres formas principales de minimizar los riesgos obvios que afectan el tiempo principal y las características presupuestarias del proyecto:
- duplicación de recursos;
- minimización de la funcionalidad en relación con el costo de desarrollo;
- la definición de "puntos de no retorno" con respecto a las actividades de terceros en forma de un hito basado en una fecha calendario.
Se pueden construir tres escenarios de gestión de riesgos: negativo, normal y positivo. Es más conveniente observar los tres escenarios del desarrollo del proyecto en el diagrama de Gantt.
Ingrese todos los puntos de control para el suministro de información del propietario de la empresa o del cliente.
Es importante no olvidar:
- especificaciones;
- talones o servicios de trabajo;
- libro de marca;
- todo el contenido necesario para la implementación;
- cerrar obras por actos (si hablamos de desarrollo personalizado);
- firma de documentos provisionales clave;
- prepago (si hablamos de desarrollo personalizado);
- otras obligaciones formales
Ingrese todos los recursos (incluido el tiempo de especialistas / empleados del cliente)
Esto le permitirá comprender los puntos máximos de la intersección de tiempo máximo del mismo especialista. Por lo tanto, verá cuántos hilos de desarrollo se pueden iniciar y probar en paralelo.
Además, puede ingresar el costo de los recursos y los presupuestos máximos, haciendo un pronóstico más preciso del costo del desarrollo del proyecto.
Indicar ruta crítica
Después de minimizar los riesgos en el diagrama y resolver todos los puntos críticos de intersección de los recursos, pudimos obtener la ruta crítica del proyecto.
Esencialmente, la ruta mínima del proyecto coincidirá con su sincronización interna. En el que ya hemos tenido en cuenta:
- horas de trabajo de especialistas;
- riesgos obvios que pueden ocurrir y el tiempo requerido para resolverlos;
- especialistas en carga con una distribución normal del tiempo de trabajo (excluyendo horas extras).
Que sigue
Posteriormente, desde el plan de tiempo interno, podemos hacer el externo, eliminando riesgos obvios, pero agregando desviaciones en términos de tiempo en función de los riesgos proyectados para todo el período de trabajo en el proyecto.
Y, sin embargo, el diagrama de Gantt es solo una herramienta. No es un objetivo, sino un medio. Si sabe cómo lidiar con los riesgos y los requisitos cambiantes, el diagrama de Gantt, junto con la
hoja de ruta , es una de las herramientas más efectivas para planificar un proyecto completo o iteraciones de desarrollo.
Es un plan de tiempo que al menos de alguna manera mostrará el tiempo realmente necesario para la implementación del proyecto. Por cierto, para calcular las desviaciones de tiempo en función de los riesgos pronosticados, a menudo puede usar el
Gráfico de quema . Te contaré en el próximo artículo sobre los parámetros con los que se puede construir, además de las "características de grabación" primitivas, y cómo recopilar estadísticas sobre las desviaciones. Estén atentos ...