Knocking on Heaven: Gestión de compras en la nube con SAP Ariba

Hoy queremos hablar sobre la familia de soluciones SAP Ariba que ofrecen tecnologías interesantes para desarrollar el proceso de interacción entre empresas en el campo de las adquisiciones. En esta publicación, discutiremos los principios de funcionamiento de una solución relativamente nueva para Rusia en la plataforma SAP y hablaremos sobre un par de proyectos ya implementados con resultados listos.

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En resumen, en 2012, Ariba adquirió SAP. Y había buenas razones. La familia de productos Ariba se basa en Ariba Network, una red comercial global que demuestra una dinámica de alto crecimiento y ahora se ha arraigado en Rusia. Más de 2.5 millones de compañías están registradas en Ariba Network, y cada año pasan 50 mil millones de dólares en pagos. De acuerdo, ¿un activo curioso para trabajar internacionalmente? Sin embargo, nosotros, los especialistas de NORBIT , como integradores rusos que formamos parte del grupo LANIT y hacemos una gran contribución a sus primeros puestos en las calificaciones autorizadas del mercado de servicios de TI (por cierto, aquí están los resultados de la última investigación de IDC ), fue más interesante descubrir que SAP Ariba Puede ser útil en nuestro país.

Problema de adquisiciones

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En Rusia, el sector de adquisiciones es uno de los más regulados del mundo. A nivel legislativo, constantemente aparecen cambios y adiciones al marco regulatorio que se relacionan con la contratación pública y la contratación de empresas con participación estatal. Por lo tanto, es necesario actualizar constantemente los procesos comerciales y cambiar la interacción con los sistemas de información internos y externos. Como saben, esto requiere costos laborales y financieros significativos.

Los costos son significativos. Después de analizar los planes publicados de varias organizaciones para el desarrollo y el apoyo de los procesos de adquisición, llegamos a la conclusión de que las grandes empresas gastan de varios millones a varias decenas de millones de rublos al año en esto, y para algunos, superan los 100 millones de rublos para apoyar las actividades de adquisición. Y esto sin contar los costos adicionales de mantener un equipo de especialistas que brindan apoyo.


Pero el mayor problema es que se desperdicia un tiempo precioso y es imposible responder rápidamente a una situación cambiante. Como resultado, las empresas son rehenes de los complejos ciclos presupuestarios, los procedimientos de selección de proveedores y los requisitos de documentación (de acuerdo con GOST), incluso en el caso de refinamiento de las funciones de decisión individuales y optimizaciones. El énfasis existente en mantener el circuito operativo no permite concentrarse mucho en resolver otros problemas urgentes, y en este contexto, SAP Ariba puede ser una solución muy útil para cambiar las "reglas del juego".


La dinámica de los procesos comerciales en el sistema permite la modernización del procedimiento de adquisición, incluida la solución de las necesidades urgentes del departamento de adquisiciones:

• transición a una estrategia de adquisición unificada,
• reducción de costos debido a la automatización,
• soporte para la relevancia y precisión de los datos,
• búsqueda y calificación rápida de proveedores,
• Mayor eficiencia operativa
• capacitación en el lugar de trabajo.

El papeleo continúa prevaleciendo en las compañías rusas, en el mejor de los casos, los documentos intermedios se envían por correo y los documentos resultantes se escanean y se colocan en el sistema de gestión de documentos.

Debido a esto, existe la necesidad de desarrollar o implementar una herramienta única ya preparada para la gestión de compras y su integración con varios sistemas de TI de la empresa, desde ERP y contabilidad hasta almacén y logística. Y a menudo resulta que necesita cambiar toda la cadena de transferencia de datos y aprobaciones. Después de todo, si simplifica el proceso de adquisición típico, se verá más o menos así:


Como puede ver, trabajar con documentación muchas veces se mueve de un departamento a otro, se llevan a cabo varios ciclos de aprobación, el área de responsabilidad no siempre se formaliza y un intento de implementar una solución de TI que integre todos los procesos relacionados con las adquisiciones en su forma actual se convierte en un infierno. Sería mucho más simple crear un esquema en el que no se requieran múltiples transferencias de documentos entre sí y muchas aprobaciones, de modo que la herramienta de TI misma regule todos los procesos y ayude a realizar compras con mayor eficiencia.


El mismo problema surge para las empresas rusas cuando interactúan con sus contrapartes. Para ello, suelen desarrollar y, durante muchos años, respaldar diversas soluciones para organizar la interacción con los proveedores: integración con plataformas electrónicas, desarrollo de portales de proveedores, conexión a ubicaciones de mercado, interacción con operadores de intercambio de información electrónica, etc. En cambio, el uso de la red SAP Ariba elimina intermediarios, reduce el costo de integración y mantenimiento de procesos complejos de interacción con proveedores, y forma un espacio de información único para la interacción de todos los participantes del proceso, tanto internos como externos.

¿Debería reinventar la rueda?

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SAP Ariba contiene plantillas que otras compañías ya han utilizado. El sistema se enriquece constantemente con nuevos enfoques de adquisición para empresas de diversos tamaños y sectores industriales, que los participantes almacenan como conjuntos de reglas comerciales. En otras palabras, SAP Ariba le permite realizar compras de acuerdo con las regulaciones existentes, pero teniendo en cuenta la experiencia positiva de adquisición por parte de otras organizaciones, así como automatizar los procesos de licitación y facturación. Como ejemplo de prácticas de adquisición ya establecidas, la siguiente es una estructura típica de la empresa con un sistema centralizado de gestión de adquisiciones basado en Ariba.


La ventaja es que no es necesario integrar nada aquí: todas las interfaces ya están implementadas y los procesos de coordinación son compatibles dentro del sistema. Por ejemplo, un grupo financiero bastante grande encontró problemas en la contratación. Históricamente, la organización ha desarrollado la práctica de varios enfoques para trabajar con contratos. Como resultado, su número llegó a 240 tipos, y el ciclo de conclusión de cada nuevo acuerdo comenzó a tomar varios meses. Además, la compañía actualmente tiene más de 6,000 clientes y más de 25,000 contratos activos que requieren administración.

Basado en SAP Ariba, pudimos cambiar gradualmente a contratos estándar, así como crear un registro único y transferirle todos los datos del contrato. De hecho, para resolver el problema, solo se utilizó un módulo de solución: SAP Ariba Contract Management. Junto con la formación de modelos de contratos y migración de datos, su implementación tomó solo 5 meses. Y después de un año, el 55% de los contratos en la compañía se convirtió en estándar, se crearon 6 esquemas de coordinación universal para ellos, y el tiempo para concluir los contratos se redujo en un promedio del 32%.


Otro ejemplo ilustrativo es una gran empresa de transporte con más de 6,000 empleados, incluidas las divisiones regionales. A medida que la organización creció, la ausencia de un esquema de adquisición digital único condujo a un aumento en los costos de servicio de pedidos y cuentas (que fueron alrededor de 250,000 y 420,000 por año). Para resolver los problemas de este cliente, ya se utilizaron cuatro componentes: Ariba Supplier Management, Ariba P2P con integración en el sistema ERP, Ariba Sourcing y Ariba Spend Visibility.


La implementación de todo el sistema tomó 6 meses, durante los cuales la empresa recibió una solución llave en mano para la adquisición electrónica y la optimización del trabajo con contratistas. En total, 350 usuarios se conectaron al sistema y los resultados fueron los siguientes: los costos disminuyeron un 8,5% durante el primer año de operación, el número de proveedores disminuyó un 14%, el tiempo de adquisición disminuyó un 48% y la eficiencia de los empleados aumentó un 40%.

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Si hablamos sustantivamente sobre los módulos implementados, entonces resuelven los siguientes problemas con el cliente.

• Ariba Supplier Management le permite gestionar las relaciones con los clientes y se implementó en 3 meses.
• Ariba P2P, que proporciona interacción directa con los contratistas a través de la red Ariba, se implementó en 4.5 meses, incluida la integración con el sistema ERP del cliente.
• Ariba Sourcing es una solución que ayuda a buscar nuevos proveedores, y su implementación tomó 2.5 meses.
• El módulo analítico Spend Visibility se ha convertido en un elemento clave para reducir los costos, ya que le permite realizar un seguimiento de todos los gastos de la empresa en relación con la interacción con varios proveedores. Su integración en la infraestructura de la compañía tomó 3 meses.

Potencial interesante

En base a los resultados de proyectos ya implementados y en implementación, encontramos una característica interesante de SAP Ariba. Este sistema le permite optimizar rápidamente los procesos de gestión de compras, al tiempo que ofrece una serie de "extras" adicionales que podrían no ser implementados por las empresas, pero que resultan ser muy útiles en la práctica.


En primer lugar, Ariba proporciona acceso a procesos de adquisición internacional y permite a los proveedores ofrecer sus servicios a empresas en regiones en las que ni siquiera pensaban. A su vez, las empresas rusas pueden encontrar proveedores nuevos, pero al mismo tiempo ya verificados, por ejemplo, en China, y concluir contratos más rentables.

En segundo lugar, Ariba le permite evaluar los riesgos que pueden surgir debido a problemas con los proveedores. Un sistema inteligente analiza datos de más de cien mil fuentes e informa que uno de sus proveedores ha encontrado un problema. En particular, puede dejar de comprarle de inmediato para que un problema grave no afecte a su empresa.

En tercer lugar, las herramientas automáticas de preparación de contratos ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios según la región en la que opera la empresa, así como la facturación de acuerdo con las normas de las autoridades fiscales locales. El sistema de notificaciones y recordatorios ya creados por los desarrolladores informa sobre las acciones necesarias de todos los participantes en la coordinación y los auditores, reduciendo el tiempo requerido para los procedimientos burocráticos.

Lo cuarto que notamos es el proceso listo para usar de una transición gradual de la documentación en papel a los contratos electrónicos, y luego a la implementación de los llamados "contratos inteligentes". Al mismo tiempo, es posible trabajar con una variedad de proveedores de servicios de firma electrónica, incluidos los rusos, en total cumplimiento con los requisitos del FSB y otros reguladores.

Finalmente, la quinta ventaja es la capacidad de expandir las características de Ariba basadas en la plataforma SAP Cloud. Gracias a la plataforma en la nube de SAP, el sistema se puede adaptar a casi todos los detalles, y sin depender de una empresa en particular, que está realizando un refinamiento. Y el sistema de administración de procesos orientado a los negocios que ya está integrado en la solución le permite configurar e implementar procesos de negocios sin involucrar a especialistas del departamento de TI.

Al mismo tiempo, dado que las soluciones de SAP Ariba se han introducido recientemente en el mercado ruso, hay áreas en las que la funcionalidad de SAP Ariba puede requerir una adaptación adicional en las empresas rusas a los requisitos de los documentos reglamentarios. El sistema deberá estar finalizado cuando se organice un flujo de documentos legalmente significativo teniendo en cuenta los requisitos de la Ley Federal "Sobre Firma Electrónica Electrónica" y conectándose al operador de intercambio de documentos electrónicos. Además, Ariba tendrá que "fijar" los servicios de recopilación de información sobre proveedores que tengan en cuenta la práctica rusa (datos USRLE, información FTS, registros de proveedores sin escrúpulos, etc.).

Sin embargo, el sistema resultó tener muchas características interesantes, si una audiencia respetada de Habr quiere descubrir cómo se organizan los procesos de gestión de riesgos, transferencia de información, integración y otros elementos de la arquitectura de una solución exitosa en el mundo y suficientemente nueva para Rusia, hablaremos de ellos en lo siguiente publicaciones