Cómo automatizamos la gestión analógica y cuánto
le costó al cliente
Si aún no sabe qué análogos hay en la "Nomenclatura" y por qué vale la pena guardarlos, lea
aquí.En el mismo artículo, hablaré sobre la experiencia de automatización de mantener análogos en una de las empresas más grandes de Rusia. Aquí encontrará una descripción del mecanismo específico implementado para la selección automática de análogos, cuyos beneficios y beneficios están en números específicos.
La esencia del proyecto y los problemas del cliente.
Por lo tanto, ante nuestro cliente durante mucho tiempo hubo varios problemas principales para mantener análogos para piezas de repuesto utilizadas en mantenimiento y reparación:
- Los análogos en los almacenes no se tuvieron en cuenta en el proceso de adquisición, porque la empresa no tenía información de que fueran análogos.
- El reemplazo del original con un análogo en el momento de la compra fue acordado cada vez por los técnicos especialistas de la compañía, ya que la información sobre los análogos, por regla general, no se almacenaba en el Sistema.
- La contabilización de los análogos comprados condujo a numerosas aprobaciones adicionales para agregar una nueva pieza o equipo al directorio de "Nomenclatura".
No es sorprendente que esto haya causado grandes pérdidas a la producción. Hubo una acumulación de existencias no reclamadas en almacenes, especialistas calificados realizaron el mismo trabajo varias veces, el proceso de coordinación de nuevos elementos del directorio se retrasó, lo que ralentizó la campaña de adquisiciones.
Entonces, por ejemplo, solo una unidad simple de equipo clave, debido a la imposibilidad de reemplazar rápidamente una pieza o seleccionar un análogo en los almacenes de la compañía, ¡resultó en pérdidas de 2-3 millones de rublos por día!
Objetivos del proyecto
En función de los problemas del cliente, nos planteamos tres tareas importantes:
- Asegúrese de que el Cliente conozca los análogos almacenados en sus almacenes o disponibles para la compra.
- Para reducir el tiempo de selección de análogos de nomenclatura, lo que significa automatizar el proceso de su selección.
- Elimine los procedimientos de aprobación innecesarios al seleccionar análogos.
Por supuesto, para esto era necesario estudiar y sistematizar
las prácticas existentes de mantenimiento de análogos , así como los detalles de la nomenclatura y los procesos comerciales del Cliente.
Como resultado, en esta etapa, hemos desarrollado nuestro enfoque para automatizar el mantenimiento de análogos directos por referencia de números de catálogo y lo probamos en el 10% de los datos de inventario del Cliente para evaluar la posibilidad de aplicar este enfoque al resto de la "Nomenclatura".
¿Cómo automatizamos los análogos directos?
Para el mantenimiento automático de análogos directos, hemos creado libros de referencia técnica especiales: una base de conocimiento, cuyos análogos directos se seleccionan sin la participación de especialistas técnicos.
- La primera es la "Matriz de sustituciones"
Esta es una tabla en la que los números de catálogo de los originales y los posibles análogos se almacenan en pares:
La actualización del enlace "original es un análogo directo" en el directorio "Nomenclatura" al mismo tiempo ocurre automáticamente de acuerdo con la tarea programada de esta manera:
Si, durante la tarea programada, el libro de referencia "Matriz de reemplazos" contiene el número del artículo original que no está en el libro de referencia "Nomenclatura", se crea automáticamente una aplicación para crear un nuevo registro para el recambio original con un enlace al análogo en el Sistema de Mantenimiento NSI.
La información sobre el análogo en el libro de referencia "Matriz de reemplazos" es actualizada por especialistas responsables y se descarga solo de fuentes oficiales.
- El segundo de ellos es el "Catálogo técnico".
Esta es una base de conocimiento para almacenar información sobre todos los números de catálogo de repuestos incluidos en un equipo específico con descifrado. Se forma sobre la base de datos de fuentes oficiales.
Dicho directorio es necesario para la verificación automática del número de catálogo correcto de la posición, el fabricante, la vinculación del número de catálogo a un equipo específico y la posible actualización de la "Matriz de reemplazos".
¿Cómo se ve la selección de análogos ahora?
Después de la introducción de la "Matriz de reemplazos" y el "Catálogo técnico", la compañía comenzó el proceso de selección de impuestos.
Ahora, la búsqueda y selección de análogos directos usando estos directorios se produce automáticamente al procesar cada solicitud para la compra de una pieza o equipo como este:
Este orden de selección de análogos le permite:
- excluir completamente la posibilidad de comprar productos similares en los almacenes de la compañía, incluso en la etapa de llenar la solicitud de compra;
- ahorrar el dinero del Cliente para la compra de piezas o equipos debido a la disponibilidad de información oficial relevante sobre contrapartes menos costosas;
- Mejorar el proceso de adquisición de repuestos debido a:
- almacenamiento de información sobre el análogo en la descripción de la pieza de repuesto;
- automatización de la creación de posiciones relevantes - análogos en el directorio "Nomenclatura"
Por lo tanto, el beneficio al mantener análogos es ahorrar dinero para la empresa cuando:
- empresas de compras centralizadas;
- compras únicas en reparaciones de emergencia debido a las existencias de análogos disponibles en almacenes.
¿Qué beneficio específico recibió el cliente?
Según las estimaciones del cliente, el efecto de la selección automática de análogos directos únicamente, basado en la comunicación almacenada de los números de catálogo, ascendió a más del 50% de la cantidad total de saldos en los almacenes de la compañía.
Y en esto consistían los ingresos y gastos del Cliente:
El cliente gastó X rublos en:- servicios de contratistas;
- refinamiento de los sistemas de información existentes;
- mantenimiento de oficina de proyecto propia.
El cliente obtuvo tal beneficio (al aplicar el enfoque al 10% de la nomenclatura piloto de repuestos):
Antes del inicio del proyecto, los almacenes de la compañía conservaron los restos de equipos originales y repuestos por valor de 3X rublos. En base a los resultados de la aplicación de este enfoque, se descubrió un total de 5X rublos de análogos en los almacenes de la compañía que antes eran desconocidos. No es difícil calcular que el Cliente ahorrará 2X rublos en la próxima empresa compradora.
En general, el cliente está contento y nosotros no lo somos menos, porque, como resultó, los beneficios recibidos del uso correcto de los análogos son significativamente más altos que los costos. ¡Y esto es solo de la automatización de los análogos directos en las relaciones de los números de catálogo!
Entonces tenemos (¡y espero que lo tengan!) Un campo de actividad aún más amplio. No hay límite para la perfección, y el campo de referencia de los análogos no es una excepción. Resuelva problemas de producción, aplique diferentes enfoques, y espero que nuestra experiencia le sea útil en esto.