¿Qué necesita todo el equipo para trabajar? ¿Cómo arrastrar a todos al sistema de gestión de proyectos?

Durante el mes pasado, realicé 71 llamadas de capacitación de Skype con una variedad de compañías. La tarea consistía en presentar el sistema de gestión de proyectos que estamos desarrollando. La solicitud de todos los que aceptaron dicho formato es aproximadamente la misma: "¿Cómo atraer a un equipo al sistema de gestión del proyecto y al propio proyecto?". O simplemente decir: “ ¿Cómo hacer que todo funcione? "

El primer Skype fue largo y poco productivo, pero a partir del 15 sentí el guión y comencé a llenar una tabla de ofertas emitidas, dependiendo de la empresa y la situación.



Este artículo contiene 10 recomendaciones clave para atraer a un equipo a un proyecto. Todas las ideas expresadas a continuación son adecuadas para trabajar en cualquier sistema, pero se dan algunos ejemplos con las interfaces de nuestro YouGile .

Un hecho importante es que los participantes de las compañías después de una hora de Skype trabajaron en nuestro sistema 8.5 veces más activo en comparación con el usuario promedio. Y 2.3 veces más activo en comparación con aquellos que aceptaron skype, pero luego cancelaron el evento.

Para una comprensión general, daré a varias compañías y sus campos de actividad, en base a las cuales he compilado una lista de recomendaciones:

• Producción de video. 36 personas. Tiro publicitario y un metro corto.
• Planta minera de oro . 25 personas Están planeando una reorganización de la empresa.
• Web-studio / SMM-agency . 12 personas Implementación de proyectos de clientes.
• Diseño y organización de la construcción . 15 personas Desarrollo de proyectos para la reconstrucción de edificios residenciales.
• Los constructores de los baños. 28 personas. Realización de objetos.
• Empresa auditora. 20 personas Una hija de un gran banco, que realiza proyectos para la auditoría de divisiones.
• Universidad Nacional de Investigación. Departamento de soporte de 10 personas. Gestión de tickets e implementación de proyectos de modernización de redes.
• Desarrollo de TI en la industria bancaria. 110-135 personas. Escriben software interno.
• Construcción, alquiler y mantenimiento de complejos comerciales y de ocio. Unas 100 personas. Proyectos para la construcción de instalaciones, reparaciones, cobro de deudas.

10 recomendaciones para atraer a un equipo a un proyecto

1. Crear una estructura de junta que coincida con la lógica de los procesos de negocio.

Este elemento es el más importante y esta es la primera razón por la cual cualquier sistema de gestión no permanece durante mucho tiempo en la empresa.

Como regla general, la empresa no tiene ningún proceso prescrito. Si no fueron antes de la aparición del sistema de control, no aparecerán después. El caos persiste. Antes de la implementación, vale la pena sentarse y escribir todo lo que desea organizar como algoritmo. Y luego descubra cómo implementar esto en un sistema de tableros con columnas.

A menudo la situación se parece a esto. El PM “joven” (gerente de proyecto) forma tres columnas: “Nuevo”, “En el trabajo”, “Listo”, y le dice al equipo: “Comenzando”. Y ... El comando no funciona, al menos en el sistema. El proceso real siempre tiene muchos detalles, e incluso los procesos más simples de las tres columnas deben tener prioridades y responsables.

Aquí hay otro ejemplo típico de cómo no hacerlo.

Imagine el trabajo simple de un gerente de oficina, que se puede organizar claramente en un tablero en tres columnas:

• El líder agrega dos personas al proyecto: él y el gerente Lena.
• Hace tres columnas: "Nuevo", "En el trabajo", "Listo".
• Y él dice: "Agregaré tareas a" Nuevo "y debes hacerlas. Y sí, si ve que necesita algo, agregue la tarea y continúe. Lo más importante es que nuestra oficina debe ser muy buena y a todos les gustaría estar aquí constantemente. En resumen, debes hacer en casa ... ".

¡No funciona! ¡Este no es un proceso comercial!

Una semana después, Lena dirá que hizo todo, solo algo más que no tuvo tiempo de notar. En dos, habrá tareas que generalmente pasan. Después de tres semanas, todo volverá con seguridad al hecho de que el director general. vendrá regularmente a Lena y le dirá qué hacer. Si la empresa crece, intentará "delegar" esta responsabilidad, y ahora el líder de recursos humanos irá a Lena y le dirá qué hacer.

Para trabajar, necesita especificidad, precisión e iteración.

Por ejemplo:

• Todos los lunes hasta las 11:00, deben aparecer exactamente cinco tareas en la columna "En el trabajo". La propia Lena necesita elegir tareas con tareas priorizadas de una gran lista de posibles trabajos. Si tiene tiempo, puede resolver otros problemas.
• Todas las tareas urgentes deben ser marcadas como "Urgentes" por quienes establecen la tarea.
• Todas las tareas que han estado en el trabajo durante más de una semana deben tener una fecha límite.
• Todos los viernes a las 5 p.m. hay una reunión entre el gerente y el gerente de la oficina, donde se discuten dos preguntas: "¿Qué se ha hecho?" y "¿Qué planeas hacer?" Con base en los resultados de la reunión de planificación, se compila y discute una lista de posibles trabajos y se establecen prioridades.

Por supuesto, este es solo un ejemplo posible, todo depende de la situación específica, incluso con un proceso tan simple como trabajar en la oficina. Como de costumbre, el diablo está en los detalles: “¿Qué especialista es Lena? ¿Cuántas personas hay en la oficina? ¿Qué hacen en la oficina? ¿Cuál es el criterio de un buen oficio? Cuantos pisos ¿Cuál es el clima afuera? Y así sucesivamente.

Los procesos deben especificarse con precisión. Definitivamente, también debe implementarlos en el sistema de control. Cómo hacer esto en procesos de desarrollo complejos, por ejemplo, "nuevos sistemas de perforación" es un tema separado que está más allá del alcance del artículo. En este manual de capacitación, nos limitamos al hecho de que la transición de procesos a un sistema de información comienza con la formulación de procesos.

Aquí hay un ejemplo de un tablero en el que puede decir de inmediato que el trabajo está en curso. Los detalles son visibles, todo está ordenado y puede comprender el proceso, incluso si ve el tablero por primera vez . En realidad, este es el criterio principal para una junta satisfactoria: una nueva persona debe comprender rápidamente en qué está trabajando en el proyecto y cómo se organiza todo aquí.



Como regla general, cuando un proceso está bien pensado, todo funciona y todo está en orden con la participación del equipo. Esto ocurre en aproximadamente el 10% de las organizaciones. Sería posible terminar en este punto, pero todavía hay preguntas sobre la efectividad del equipo y sucede que las empresas van demasiado lejos, fantasean demasiado y tratan de darse cuenta de lo que no es.

2. No te compliques. Reglas simples para todos los empleados.

No es necesario agregar de inmediato lo que no estaba en el proceso real. Un buen ejemplo de exceso puede ser la fecha límite. En la práctica, muy a menudo con el advenimiento de un sistema de gestión en una empresa, los plazos aparecen en todas las tareas, aunque antes no existían. Puede pensar que son los plazos los que caracterizan la buena gestión de la empresa, pero esto está lejos de ser siempre el caso. Es mejor repetir exactamente el proceso que se realizó en la empresa. Y si no hubiera plazos, no debe comenzar con esto simplemente por el hecho de que el sistema de control tiene esa opción.

La fecha límite es la forma más amada y controvertida de administrar el tiempo. Aunque solo sea porque comenzarán a funcionar cuando ya esté encendido o un poco más tarde. En más de la mitad de los casos en que se discutió el proceso, resulta que la fecha límite se agregó así, sin realmente tener plazos estrictos en los procesos. Cualquier sobrecarga con formalidades nuevas y no siempre agradables reduce en gran medida la probabilidad de una retracción exitosa del equipo.

Todas las reglas de cada empleado deben ser simples. Es genial si para cada tarea se puede formalizar y se reduce a borrar siempre algún tipo de columna con tareas.

Ejemplos de reglas de trabajo simples que eventualmente se vuelven tácitas:

• El empleado es responsable de garantizar que la columna esté vacía lo más rápido posible.
• El empleado es responsable de la transición de todas las tareas con la prioridad "¡Importante!" en la última columna al final de la semana.
• En todas las tareas, se puso el comentario "Entendido todo" (por ejemplo, en el tablero de entrenamiento).
• El empleado es responsable de la cantidad máxima de tickets tomados de la primera columna.
• El empleado es responsable de completar la columna con tarjetas con problemas descritos con precisión en la instalación. Y para el final de la semana es responsable del hecho de que no hay otros problemas.
• El empleado es responsable de adjuntar la foto el día que se completa el trabajo.

Por supuesto, no todos los empleados pueden hacer esto. Bueno, si funcionó con el 30% del equipo y con el tiempo se convirtió en reglas obvias.

Y por el contrario, algunos ejemplos de reglas que no funcionan:

• El empleado es responsable de mantener la junta.
• El empleado es responsable de la finalización oportuna de las tareas.
• El empleado es responsable de la calidad de la escritura de textos descriptivos.
• El empleado es responsable de vender y arreglar esto en el sistema.

3. Asignar un administrador de procesos. Importante: ¡no deberían ser un líder!

Inmediatamente después de prescribir reglas simples, se necesita a alguien para monitorear esto. Por cierto, la necesidad de asignar a alguien a este rol garantiza que las reglas sean simples y fijas.

Incluso si el equipo tiene más de 5 personas, el nombramiento de una persona que supervisa simultáneamente la gestión del proyecto en el sistema ya está justificado, y no dedica más de 30 minutos al día en esto. Y lo más importante, ¡no debería ser un líder o un gerente de proyecto! Si el líder supervisa la asignación de prioridades, plazos, ordenamiento oportuno en la junta y otras formalidades, pierde rápidamente la oportunidad de discutir la calidad del trabajo realizado. Además, si en un pequeño estudio web esto, por ejemplo, lo hace un contador joven, entonces todo estará bien y el proceso de discusión de las tareas no se verá afectado.

Del mismo modo, se recomienda que el departamento de ventas seleccione a alguien que sea lo suficientemente amable como para dar seguimiento al llenado de tarjetas en CRM. Si el líder lo hace, la discusión sobre el producto o las formas de exprimir a los clientes quedará en segundo plano.

Lo más difícil aquí es elegir a la persona adecuada. En mi práctica, no demasiada práctica, esta es la persona del equipo más tranquila y agradable, con quien las personas más diferentes van a cenar. Cada solicitud de hacer algo en el tablero o en la descripción de la tarea es pronunciada por una persona tan neutral como sea posible o con pequeñas emociones positivas y nunca causa resistencia.

4. Introducir planificación iterativa

No hay nada nuevo para aquellos familiarizados con Scrum, Kanban y cualquier otro enfoque ágil. Según una encuesta de VersionOne , la planificación iterativa se utiliza en el 90% de los equipos. Incluyendo a aquellos que no consideran que trabajan con un enfoque flexible.



Si, independientemente de las circunstancias, tiene una revisión simple de todas las tareas y actualiza las prioridades cada dos semanas, esto es suficiente para decir que el equipo tiene un enfoque iterativo.

El principal beneficio desde el punto de vista de la retracción del equipo es que la imagen de la causa común de todos los miembros del equipo se actualizará y será claro para todos que el proyecto está vivo y que las tareas deben realizarse. Sobre "vivo" - esto no es una broma. Una de las principales razones para la inacción en un equipo grande es la incertidumbre: "¿Esta tarea sigue siendo relevante o no?" Por ejemplo, el marketing ha escuchado que hay problemas con el producto. En el interior surge una duda razonable: "¿Vale la pena promoverla concienzudamente en el mercado?"

En mi práctica de celebrar varios tipos de reuniones generales regulares, se encontró un problema. Con el tiempo, todos se acostumbran, las reuniones se convierten en una formalidad donde las tareas reales pueden no discutirse en absoluto. Todo entra en una confirmación grupal de la intención de trabajar de alguna manera. Todos informan y lo intentan para que no haya muchas preguntas y discusiones.

Hay un truco de trabajo: un moderador aleatorio. Cada vez, se nombra a una persona aleatoria del equipo a través del sorteo y hace las preguntas "¿Qué se hizo?" y "¿Qué se planea?". Y luego trata de organizar una discusión de los detalles para cada una de las áreas de las actividades del equipo. Con un cambio constante de roles, es imposible acostumbrarse y formar una relación formal. Todas las reuniones serán diferentes e incluso emocionales. Lo mejor es si el moderador es "estúpido" , pero, usando su posición temporal, hace preguntas. Entonces tienes que entender muy claramente qué y por qué vas a hacer.

5. Agregar a todos a los observadores de los demás

Dé la oportunidad de observar el departamento de desarrollo para el movimiento de tareas en el departamento de marketing o un capataz para ver a los ingenieros hacer el modelo del nuevo edificio. Por supuesto, el acceso debe darse solo para leer sin la posibilidad de estropear nada.

El acceso de lectura se usará de vez en cuando. Alguien con más frecuencia, alguien con menos frecuencia, pero en la empresa tales conversaciones comenzarán a aparecer: "Te vi lanzar un nuevo diseño allí ..." o "Leí, el problema se solucionó allí ...". Cada vez que alguien lo dice, se puede considerar que varias horas de la explicación del equipo de quién hizo lo que se guardó.

Si se establece la transparencia en la empresa, aparecerán muchas más ventajas adicionales: efecto competitivo, motivación para realizar tareas con precisión y también se facilitará la introducción de nuevos empleados. Es cierto que no es tan fácil implementar la transparencia, especialmente en una gran empresa. Al principio, a muchos no les gustará esto por varias razones. Vale la pena ponerse de acuerdo con el equipo en un experimento temporal, y después de un mes todo se arraigará.

6. Observar los parámetros de compromiso

Dicen que es muy difícil perder peso / engordar sin pesas. Tengo suerte de que mi peso no haya cambiado en 15 años. Si también tiene suerte y su equipo también ha estado trabajando de manera constante durante muchos años, siéntase libre de pasar al siguiente párrafo o al siguiente artículo. En otros casos, vale la pena encontrar algún tipo de guía para la participación general del equipo en el proyecto. Aún así, idealmente, debe poder observar a cada empleado el grado de su actividad en el sistema, que, al final, está relacionado con su interés.

Por ejemplo, YouGile tiene una herramienta separada para esto: la capacidad de ver la actividad de cualquier acción en cualquier grupo de usuarios durante cualquier período de tiempo. El resultado puede mostrarse en forma de tabla o en forma de gráfico.

Así es como se ve la actividad de las acciones de nuestro equipo de desarrollo remoto durante las últimas 2 semanas:



Llama la atención que la comunicación es mucho más que otras acciones.

Cuando un equipo comienza a trabajar en un proyecto, el cronograma se ve así:



La mayoría de todas las tareas nuevas. Después de un tiempo, la imagen debería cambiar.

Otro ejemplo de actividad de monitoreo en el departamento de diseño. Tablero de archivos distribuidos, donde la actividad de proporcionar diseños es visible:



Por supuesto, no se puede considerar la eficiencia en el número de archivos cargados, así como el desarrollo en líneas de código escrito. Pero si nada se ha inundado durante una semana, entonces hay alguna dificultad. Si el proyecto durante varios días falló bruscamente el horario con la comunicación, lo más probable es que no haya tareas urgentes o alguien de vacaciones.

7. Ponga toda la versión de escritorio con ejecución automática

Este es el método más fácil para dar resultados instantáneos. Inmediatamente duplica la actividad de usar la herramienta de gestión de proyectos. Con solo poner la aplicación de escritorio del sistema de gestión para todos, inmediatamente se crearán el doble de tareas, se dejarán comentarios y solo vistas de información.

La participación del equipo es un proceso espasmódico. Al principio hay una barrera y es necesario trabajar para que el equipo comience a interesarse por la imagen general de la empresa, hacer preguntas sobre pequeños detalles. Pero en algún momento hay un salto brusco y el proceso transcurre sin esfuerzo adicional. Además, el equipo comienza a proteger y respaldar lo que anteriormente tenía que implementarse con esfuerzo.

Si cree que la implementación de procesos requiere superar la barrera en la etapa inicial, entonces una idea tan simple de cómo poner una versión de escritorio debería funcionar bien. Cada participante en la mañana verá el tablero actual con tareas y verá nuevos cambios en las tarjetas a las que está suscrito. Un hábito se formará más rápido.

8. Haz muchas preguntas

Haga cien preguntas en el próximo mes en las tarjetas de tareas. El equipo está garantizado para involucrarse. Independientemente del rol en el equipo, dígame cuántas declaraciones en su empresa dice, y cuántas preguntas. Si la mayor parte de la comunicación pasa por el sistema de control, entonces es posible seguir las discusiones y analizarlas.

Algunos ejemplos de comentarios sobre tareas, cada uno de los cuales tiene un efecto diferente en la participación de un empleado en un proyecto:

- "Lena, el diseño está mal hecho, sin alma, rehacerlo".
"Lena, ¿cuánto puedes soportar?" ¡Rehacer todo!
"Lena, ¿tal vez el diseño debería ser renovado?" ¿Es esta una opción que no parece funcionar?
"Lena, ¿cómo te gusta el resultado?" ¿Debería rehacerlo?
"¿Cómo te gusta el resultado?" ¿Se lo daremos al cliente?
“No puedo entender por qué no me gusta. ¿Se puede mejorar algo?
"Si pasas otras dos horas, ¿mejorará?"

Incluso si mañana se convierte específicamente en una cuestión humana, el nivel de gestión en la empresa aumentará. Los primeros en cerrar son las empresas donde se plantean demasiadas tareas , y aquellas en las que se plantean muchas preguntas se sienten mejor.

9. Destacar públicamente los resultados y elogiar el sistema.

Hay un buen dicho: "Negativo - verbalmente, positivo - por escrito, negativo - en persona, positivo - en público".

Al realizar proyectos en cualquier sistema de gestión donde pueda comunicarse, esto es especialmente cierto. Si pone un comentario positivo simple en cada tarea completada, todas las tareas se cerrarán en este sistema y lo más rápido posible.

Una práctica popular es crear una columna "Verificar" en el tablero con el proceso. Esa es una columna que no se ve muy bien para alguien que mueve sus tareas allí. , : “, , “”, “, ”.

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