El mes pasado, hablamos sobre la relación entre el cliente y el contratista. Continuamos nuestra discusión sobre la sesión informativa, sus componentes y las responsabilidades de los socios.
La implementación del portal es un proceso individual, no hay cuestionario para todas las ocasiones. Basado en N respuestas a preguntas específicas, es imposible comprender los dolores, necesidades y necesidades del cliente. Solo hay experiencia, acumulación de conocimiento y la capacidad de sumergirse en el negocio del cliente. A continuación, Maxim Schennikov, director comercial de nuestra agencia interactiva, y Pavel Meldazis, especialista líder en el departamento de soluciones corporativas, con base en 15 años de experiencia, comparten observaciones personales, comentarios y dificultades.
Debe aclararse que los aspectos y principios clave de la sesión informativa no tienen nada que ver con la plataforma de implementación.
Procesos ¿Por qué es todo esto?
Los procesos básicos se encuentran en todas las empresas: seguimiento del tiempo, noticias, directorio telefónico, empleados, sobre la empresa, documentos, calendario de ausencias, etc. Este conjunto de herramientas del portal corporativo está funcionando e incluso la ayuda del contratista puede no ser necesaria en su configuración. Sin embargo, debe recordarse que las funciones del portal son consecuencia de las metas y objetivos de implementación. De una forma u otra hablamos sobre las metas y objetivos en el primer artículo : debe comprender qué tan maduro es el cliente para la implementación. Si no está maduro, como regla general, escuchamos: "¡Oh, quiero la misma herramienta!". Y a las preguntas: "¿Por qué? ¿Cómo facilitará esto el trabajo? ¿Hay alguna necesidad? - La respuesta es difícil de obtener.
Un cliente "maduro" lee algo, sabe algo sobre capacidades, plataformas y formula preguntas específicas, y a veces incluso tareas formalizadas: queremos automatizar la evaluación de 360 grados, aquí están las regulaciones, aquí está la estructura de la encuesta. Esta es una rareza enorme y una ventaja para el implementador.
Una historia separada son los procesos individuales sin una declaración formal del problema. Nuestros socios, el Fondo de Desarrollo del Lejano Oriente, se han propuesto la tarea de automatizar un proceso de revisión de aplicaciones de extremo a extremo. Es necesario cambiar su camino hacia el sistema de TI, desde la presentación hasta el soporte de un proyecto en vivo. Puede ir de dos maneras: una larga, larga sesión informativa de cada participante en el proceso o solicitar regulaciones. El primero es laborioso para ambos lados. El segundo no puede sino estar en una compañía de este nivel. Después de todo, los empleados están entrenados de alguna manera, de acuerdo con ciertos parámetros, controlan el proceso de realización de proyectos.
En el caso del WFDF, esta fue una política especial que refleja la trayectoria del proyecto en el Fondo. Lo analizamos en detalle, identificamos puntos de referencia, hicimos preguntas para aclarar, mantuvimos varias reuniones con los responsables de diversos procesos. Como resultado, formamos una solución para el proyecto.
Entonces, ¿qué estamos discutiendo con el cliente?
- Procesos Qué tareas específicas debe resolver el portal. Este es un paso decisivo en la sesión informativa; se basa en una mayor inmersión en el negocio del cliente. El deseo de hacer que estos procesos sean más convenientes y fáciles es la razón para contactar a la agencia.
- Regulaciones Cómo funcionan los procesos aquí y ahora, antes de la implementación. En el camino, solicitamos a la empresa registros, cartas, cualquier descripción de lo que necesita ser automatizado.
- Decepciones. Lo que en los procesos actuales no conviene. Determinamos los hitos de los procesos de negocio objetivo (deseados) y su diferencia con los actuales.
Módulos Funcionales ¿Cómo debería funcionar todo?
Cada proceso de negocio forma la base de un módulo funcional separado que el desarrollador debe crear.
En este bloque de preguntas, el contratista ayuda al cliente a comprender en detalle y en detalle cómo debería ser el proceso de negocio objetivo dentro del portal, qué función y cómo lo realizará.
Desafortunadamente o con alegría, no todos los procesos que ocurren en vivo también ocurren en TI. La junta de honor en cualquier forma (fotografías en la entrada, envío mensual) es fácil de transferir a TI, el módulo tiene la misma forma.
Flujo de trabajo electrónico y papel: los principios parecen ser los mismos, pero en la práctica son diferentes. Nos enfrentamos al hecho de que el cliente imagina una parte específica del proceso y no la mira por completo. Por ejemplo, el procedimiento de aprobación del acuerdo.
Este proceso es muy diferente para todos inicialmente. La cadena de aprobaciones en el vacío: el acuerdo debe ser acordado con economistas y abogados para enviarle al jefe que le ponga una visa.
Sin embargo, los contratos no se celebran en el vacío y surgen dificultades:
- Alguien no solicitó una visa, ¿en qué etapa regresa el contrato? Al principio o permanece en la corriente?
- ¿Cómo es la interacción con la persona con quien se celebra el contrato? ¿Quién se comunica con él? Debe haber un registro.
- Las notificaciones se envían en persona o es automática?
- Se requiere una discusión interna, ¿hay algún límite (temporal, licitación, adquisición)?
- ¿Se requiere el versionado de documentos?
- ¿Es la reconciliación en paralelo?
- ¿Es posible delegar a lo que un empleado ya ha sido delegado? ¿Es este un proceso automático o debe un empleado con una temperatura de 40 entrar en el portal y marcar la casilla, lo que transfiere la tarea? ¿O es responsabilidad del administrador?
Para aclarar todos los matices, es necesario estudiar las regulaciones prescritas y las prácticas reales.
En muchos de estos procesos, hay muchos trucos que ponen al cliente en un estado de estupor. La tarea de la agencia es hacer inmediatamente preguntas puntuales y hablar sobre posibles dificultades.
Por supuesto, el contratista, incluso con un millón de proyectos detrás de él, no puede conocer las diversas variaciones de los mismos procesos, sin mencionar la automatización personalizada. Una agencia de TI no es un gurú de la metalurgia, la construcción o la inversión.
Un análisis preliminar detallado de las funciones individuales más importantes ayudará a comprender si habla el mismo idioma y cuánto le interesa al cliente el proyecto, si está listo para sumergirse en el desarrollo, animarlo y popularizar el proyecto en la empresa. Hablamos sobre estos aspectos en un artículo anterior .
Pavel Meldazis, Especialista Líder, Departamento de Soluciones Corporativas
¿Qué estamos discutiendo en una conversación sobre características?
- Módulos realmente funcionales. Qué herramientas deberían resolver el problema. El conjunto y la complejidad de los módulos funcionales afecta directamente el costo, la duración y la complejidad del desarrollo.
- Trampas. Mostramos opciones para resolver problemas, explicamos la complejidad potencial de varias opciones para la implementación de funciones, si es previsible. Se pueden agregar secciones e implementaciones de aspecto sencillo a la composición así como sea, sin la atención adecuada. La tarea de la agencia no es enseñar, sino prestar atención a los cuellos de botella.
- Y de nuevo los materiales. Encontramos las descripciones existentes (¡y solo!) De procesos, instrucciones, cualquier material que ayudará a comprender la complejidad imaginaria u obvia de la automatización.
Derechos de acceso. ¿Todo es estándar?
RRHH durante la sesión informativa pregunta: "¿Y cómo aparecen las personas en el portal?" Este es uno de los temas absolutamente banales, pero frecuentes e importantes.
En la mayoría de los proyectos, el problema se resuelve mediante la integración con el cliente AD.
Parece ser un procedimiento estándar. Hay una puerta de enlace estándar. Pero, como de costumbre, surgen dificultades en el proceso de implementación. La aparente facilidad de integración es confusa para el cliente. Es importante aclarar dónde pueden surgir dificultades y cómo evitarlas. Por ejemplo:
- Los derechos de acceso están directamente relacionados con la jerarquía. En AD, no siempre es correcto: no hay dos subordinados. A veces la estructura se descarga de 1C: ZUP. Como resultado, de la tarea esencialmente pequeña de configurar los accesos en el portal, siguen dos integraciones: credenciales de AD, estructura de 1C: ZUP.
- Datos cerrados AD almacena la información completa de los empleados. Las reglas de seguridad no le permiten abrir información en Internet. A veces, debe ir a la oficina del cliente, sentarse en la red local y editar la estructura.
- Regulación de los derechos de acceso. Dentro del portal, a un usuario de cierto nivel se le asigna una lista de funciones y documentos disponibles. La matriz de roles nace en un gran debate. Hay situaciones en las que no se puede acceder a un empleado, pero está involucrado en este bloque en una determinada etapa en un rol pequeño y solo debe ver una parte. El proceso de configuración de accesos no es trivial.
Un extracto de la matriz de roles para uno de nuestros proyectos .
¿Qué más estamos discutiendo?
- Un grupo de grupos de usuarios que enumeran los accesos correspondientes. Qué agregar, renombrar, dónde cambiar los derechos.
- Sistemas que acumulan cuentas de empleados. Donde se muestra mejor la jerarquía, y dónde están los datos personales, con los que será necesario llevar a cabo la integración.
- El orden en la estructura AD. Para las necesidades de la empresa, se crean usuarios técnicos: una impresora, una secretaria condicional. No deberían estar en el portal. Entonces la estructura debe ser enderezada. ¿Quién hará esto? Cliente, por ejemplo, manos o código de contratista.
- Transferencia de datos. Si el cliente está listo para transferir información personal a través de canales web seguros.
Entorno de TI. ¿Con qué más integrarse?
En términos de derechos de acceso, planteamos la cuestión de introducir el portal en la infraestructura general de TI de la empresa. Sin embargo, la infraestructura no es solo AD, puede ser SAP, varias configuraciones de 1C, LMS, calculadoras para bienes / servicios, sistemas autoescritos, etc. La integración con cada uno de ellos es un tema separado de conversación durante una sesión informativa con especialistas especializados del lado del cliente.
¿Qué estamos descubriendo?
- Disponibilidad de sistemas que pueden verse afectados por la implementación del portal. Estos pueden ser sistemas que transfieren parte de sus funciones. Por ejemplo, los conductores del sistema operativo que acceden a los discos locales se transforman en un "almacenamiento de archivos" de disco con la capacidad de enviar enlaces a colegas y socios de duración limitada y protegidos con contraseña.
- ¿Hay algo que no se adapte a los sistemas actuales? ¿Qué quieres cambiar a los hombros del portal? Por ejemplo, un foro sobre un motor desactualizado (sí, todavía viven) se moverá a "grupos de trabajo".
- Aparte es la capacidad de integrarse con la telefonía. Aquí debe hablar sobre varios escenarios de uso, que van desde CRM hasta comunicación interna y el reemplazo de la PBX actual.
- Proporcionar acceso a sistemas integrados. El cliente está listo para proporcionarlos, o sus especialistas organizan la descarga de los parámetros necesarios para obtener datos de los sistemas del cliente.
- ¿El cliente tiene especialistas que estén listos para llevar a cabo el trabajo en el lado de los sistemas involucrados en la integración, o al menos asesorar sobre la operación actual de estos sistemas?
- ¿El portal debe estar dentro de la red local o el acceso puede estar afuera (para usar tareas, grupos, una aplicación móvil, etc.)? ¿Cuáles son las restricciones por parte del departamento de seguridad de la información?
- ¿Están preparados los especialistas del cliente para organizar la infraestructura del servidor de acuerdo con los requisitos del desarrollador? ¿Podrán organizar una DMZ si es necesario?
Una pequeña parte de la infraestructura de TI de la cuenta personal de una entidad jurídica de uno de nuestros clientes, que muestra todos los elementos de sincronización para el correcto funcionamiento con sistemas externos.
Como ejemplo, veamos los cuellos de botella de las integraciones más comunes y "simples".
Sincronización con MS Exchange
Hay Outlook: correo, calendarios compartidos, contactos, un planificador de reuniones, una herramienta conveniente e indispensable en grandes empresas. Exchange: un servidor donde se almacenan las cuentas de los empleados y, en consecuencia, todos los datos de Outlook.
Trasplantar a los empleados de Outlook a calendarios personales y correo en el portal es una mala idea.
El primer argumento. Outlook es familiar. El programa cierra todas las tareas y la duplicación de funciones en el portal: tiempo extra, esfuerzo y dinero.
El segundo argumento. La posibilidad de una sincronización sin problemas y exitosa con el servidor de Exchange es una cuestión de su versión. La integración con las versiones 13 y 16 no es compatible en principio. Decimos abiertamente que esta herramienta en el portal no funciona, no existe un calendario de sincronización claro y bien establecido.
¿De qué estamos discutiendo?
- Versión de intercambio ¿Es posible integrarse en absoluto?
- Racionalidad de la sincronización. La sincronización con calendarios personales de empleados de Exchange convierte al portal en un agregador global de herramientas de trabajo. Pero esta integración a menudo no está justificada debido a su complejidad y falta de rentabilidad para el cliente.
- Sugerir una alternativa. Algunas tareas de Outlook cierran funciones estándar: el módulo de reserva de negociación de Bitrix, la correspondencia dentro del grupo de trabajo, una tarea específica, como un análogo de comunicación de correo sobrecargado.
Integración con 1C
1C es una herramienta flexible y personalizada que se adapta a las necesidades de la empresa. Es imposible cumplir con los mismos programas sintonizados, nadie usa la configuración estándar.
La situación surge: para la integración de 1C con el portal corporativo, existe un módulo estándar, pero 1C ya no es un módulo estándar y el módulo no funciona. La integración aún es posible, pero se está volviendo mucho más difícil.
La naturaleza limitada del servicio 1C también es confusa. La integración se lleva a cabo tanto en el lado del portal como en el lado 1C. Para el correcto funcionamiento de 1C, como regla, una empresa de terceros, un empleado interno, un empleado externo es responsable. Siempre es acceso a información comercial. Los cambios en 1C se llevan a cabo con una mano. Para una agencia de TI, este es un jardín extraño y está mal escalar allí, incluso si la agencia en el estado tiene excelentes odnosniks.
Por lo tanto, el trabajo en el lado 1C debe ser realizado por el propio cliente, lo que agrega un paso adicional de interacción, complica el proceso y aumenta el tiempo de integración.
Y aquí el cliente debe pensar si es necesario o no. ¿Habrá una duplicación sin sentido del sistema? A menudo se requiere integración para coordinar cuentas, contratos e informes. Si los procesos asociados con la interacción instantánea con 1C no están incluidos en el portal, entonces no debe multiplicar entidades sin la necesidad.
Si trabajamos sobre la base de 1C-Biriks, el Cliente puede objetar: "1C y 1C-Bitrix son un campo de la empresa, no puede haber dificultades entre ellos". De hecho, nada en común desde un punto de vista técnico, no hay producto. Estas son soluciones absolutamente de terceros con un conjunto diferente de módulos.
¿De qué estamos discutiendo?
- La necesidad de integración. Si el portal es una herramienta de coordinación, aprobación de cuentas, contratos, entonces el procedimiento de integración tiene sentido. Esta es una tarea clara para una tienda en línea, pero controvertida para una intranet, que no siempre es primordial para interactuar con datos financieros.
- Carga de datos ¿Está el cliente listo para dar acceso a 1C, o él mismo descargará los campos necesarios del programa?
- Desarrollo adicional Para advertir que la puerta de enlace estándar para la transferencia de datos no es aplicable en la mayoría de los proyectos, se requiere su personalización.
Interfaces ¿Traeremos belleza?
El primer contacto del usuario con el portal.
La página principal es la primera impresión que recibirán los usuarios del portal. Si no entienden, difícil, inconveniente, entonces el trabajo en la implementación del portal puede hacerse en vano.
Una herramienta corporativa no volará, se abandonará y no se entenderá, porque la forma tradicional es más comprensible y más rápida. Por supuesto, una interfaz fácil de usar es solo una pequeña parte del proceso de implementación en la cultura corporativa, pero con su propia función separada.
La formación de la página principal no es solo una cuestión de experiencia del usuario, usabilidad y navegación, sino también las tareas de los clientes comerciales:
- ¿Por qué es necesario o no un bloque?
- ¿Qué tan profundo deben estar escondidos estos u otros instrumentos?
- ¿Qué notificaciones tienen prioridad?
Aquí puede construir sobre las necesidades del cliente. Necesitamos un rastreador de tareas (deducimos que no necesita nada más que noticias y un directorio telefónico), seguimos el mismo patrón.
¿De qué estamos discutiendo?
- Herramientas prioritarias. Las partes interesadas deben estar bien familiarizadas con el trabajo de rutina de sus subordinados, que será más fácil debido a la estructura competente de la página principal.
- Hipótesis ¿Qué debería convertirse en un hábito del usuario? Muchos elementos están ocultos para no presionar y simplificar la interfaz; esto es normal. Convertir una intranet en 1C, donde te pierdes y no entiendes qué hacer, no es práctico. Usando la Palabra, entiendes muy bien que tres guiones hacia la izquierda - alineación izquierda, y tres hacia la derecha - derecha. El usuario trabaja en el sistema todos los días y se acostumbra a nuevas soluciones rápidamente.
Marca
Trabaje diariamente en un espacio que refleje la identidad corporativa de la compañía, manteniendo un espíritu corporativo, cultura y un poco de orgullo. Los clientes y contratistas ven la identidad corporativa de diferentes maneras. De hecho:
- Cambiar fuentes, fondo, agregar un logotipo es una historia simple. No requiere costos adicionales. Nivel basico.
- Mover, eliminar, agregar bloques, widgets, cambiar una cuadrícula modular es otra historia y también sobre diseño. Nivel avanzado
Podemos modificar completamente la plantilla de diseño desde la página de autorización al botón "ok" al crear la tarea. Pero siempre necesita una respuesta a la pregunta: "¿Por qué?".
Una de las páginas del portal corporativo de First Freight Company. Para el proyecto, no solo se han cambiado las interfaces individuales, sino que también se admite su propio sistema de diseño.
¿De qué estamos discutiendo?
- Importancia y necesidad. Para la mayoría de los clientes, el rediseño es una tarea opcional. Se hace necesario para empresas muy grandes, donde se detallan y establecen problemas de cumplimiento de la identidad corporativa.
- Brandbooks, pautas, sistemas de diseño. ¿El cliente tiene al menos algo? Si no hay logotipo, eslogan, simbolismo o color corporativo, volvemos al primer elemento o recomendamos contactar a una agencia de marketing de marca.
- Marco para cambios visuales estándar. Designe lo que se incluye en el nivel básico del portal de cambio visual.
- Sutilezas y complejidades del profundo rediseño.
Enfoque de colaboración e implementación
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