Mira esta foto. En los procesos comerciales de muchas compañías, la misma situación es una gran cantidad de soluciones que pueden simplificar las acciones de los empleados, sin violar las reglas. Pero, ¿cómo ven los gerentes esta realidad dentro de la empresa?
La forma más fácil es contactar consultores. ¿Qué ofrece hoy el mercado de consultoría para resolver este problema? Realice entrevistas con los empleados y descubra cómo ven subjetivamente sus procesos. Y pueden verlo como el camino izquierdo en la imagen. O tal vez ni siquiera sepan cómo debería ser este camino. El problema surge: ¿cómo ver la realidad objetiva y no una interpretación del punto de vista de alguien? Esto se aplica a cualquier proceso comercial: compras, ventas, logística, etc.
En la línea de productos de SAP, hay una solución de SAP Process Mining separada que le permite ver los "pasos digitales" de los empleados de la empresa. De hecho, puede ver cualquier proceso desde cualquier sistema de información, realizar un seguimiento del cumplimiento de las acciones de los empleados con las políticas y estándares corporativos, y varios modelos de referencia. La escala de la empresa no importa aquí; lo principal es que el proceso en sí mismo se digitalice y no se enrolle en papel.
Por ejemplo, en la figura anterior, el usuario inicia transacciones en el proceso de creación de un pedido de ventas. Crea una orden de compra, redacta un envío desde el almacén, luego lo envía al cliente, le entrega la factura y recibe el pago. Tenga en cuenta que en el momento en que el usuario realiza transacciones en el sistema, aparece un registro de transacciones en él. Muestra que un determinado usuario en un determinado momento creó un número de pedido, cambió el precio y la dirección de entrega, cambió tales documentos, etc.
Y dichos registros se pueden recopilar de cualquier sistema, incluidos los archivos de texto y Excel autoescritos. La solución SAP Process Mining tiene sus propios algoritmos internos que pueden recopilar registros y convertirlos en gráficos. Estas son imágenes visuales (ver Figura 3), que muestran cómo se ve realmente el proceso sin la interpretación de nadie.
Fig. 3
Como resultado, puede ver cuellos de botella en cada proyecto. Por ejemplo, pedidos acumulados en alguna parte. El gerente no puede procesarlos rápidamente. La pregunta es: ¿por qué? O bien no hay suficientes recursos, o el proceso en sí está estructurado metodológicamente para que tenga que pasar mucho tiempo.
En la Figura 4, vemos un gráfico del proceso "Procesamiento de una solicitud de préstamo". Cada bola roja es una solicitud de préstamo. El tamaño de la pelota está determinado por el valor de la solicitud de préstamo (por la cantidad que reclama el solicitante). Mirando el gráfico, vemos que entre algunas actividades se forman colas de bolas: líneas rojas. Esto sugiere que en un momento específico, las aplicaciones se acumulan entre etapas o tardan mucho tiempo en procesarse. Las razones pueden ser diferentes: falta de recursos, personal, detalles de los procesos de regulación, calificaciones de los empleados y otras razones.
Fig. 4 4
Por cierto, los cuellos de botella se ilustran perfectamente en la adquisición. Especialmente en una explotación de varias sucursales, donde este proceso puede ser diferente en cada división. Tales procesos toman forma históricamente: puede haber diferentes sistemas de información, los procesos se llevan a cabo de acuerdo con diversas metodologías. En tal situación, tarde o temprano, la empresa matriz querrá llevarlos a una plantilla única para que sea más fácil de controlar. El objetivo de Process Mining es mostrar la diferencia entre el proceso de sucursal y el punto de referencia, así como lo que se debe hacer para llevar los procesos en las sucursales a un estándar único. La Figura 5 muestra un ejemplo de una comparación de dos ramas: a la derecha, la referencia, a la izquierda, que requiere cambio.
Fig.5
La minería de procesos es aplicable para tareas robóticas. Usando este método de control de procesos, puede ver dónde hay muchas tareas de rutina y pensar cómo se pueden robotizar.
Por ejemplo, una empresa a menudo ajusta los precios de los pedidos de ciertos proveedores y de ciertos grupos de materiales. ¿Y cuánto tiempo pasan los empleados ajustando los precios de 145 mil pedidos al año, cada uno de los cuales lleva 40 minutos? ¿Cuánto tiempo y recursos se pueden ahorrar si esta cantidad de trabajo se reduce al menos en un 30%? ¿Cuánto se reducirá la duración del ciclo de adquisición si este proceso es robótico? Como resultado, las personas serán libres de resolver tareas analíticas y de gestión. La Figura 6 muestra una tabla con una lista de proveedores para los cuales se produce una gran cantidad de ajustes manuales.
Fig.6
Process Mining le permite "atrapar" y escenarios con fraude (fraude). Supongamos que, en la empresa, cada gerente tiene un cierto territorio de ventas con tiendas en las que vender productos. A nivel del sistema NSI, esta conexión se fija y luego se transmite al sistema CRM y al sistema de informes.
¿Qué pasa a fin de año? El vendedor ingresa a este sistema y separa varias tiendas en las que no pudo vender los productos. Y resulta que su plan de ventas ahora se completa no al 80%, sino al 100%. Se le paga un bono porque hizo su plan. El tiempo pasa, comienza el nuevo año, y él vuelve a agregarse estas dos tiendas. Después de realizar una investigación interna utilizando Process Mining, resulta que los gerentes y sus colegas tenían derechos de acceso al sistema, la capacidad de cambiar datos y hacer ajustes. Un ejemplo de un informe de gestión de derechos y autoridad se muestra en la figura a continuación.
Fig. 7
En los siguientes artículos sobre Process Mining, hablaremos sobre escenarios de ventas y cuentas por cobrar, analizaremos ejemplos de aplicaciones en los procesos de adquisición y pago, y haremos una revisión detallada sobre la integración de datos y la carga con uno de nuestros socios.
Los autores del artículo: Ekaterina Tyuleneva, Arquitecto de soluciones empresariales de SAP, y Fedor Pavlov, Experto en soluciones de plataforma SAP.